1. Blog
  2. Robotic Accounting: wat is de laatste stand van zaken?
  1. Blog
  2. Robotic Accounting: wat is de laatste stand van zaken?

Robotic Accounting: wat is de laatste stand van zaken?

Boekhouding 28 april 2017 Leestijd 5 minuten

Robotic accounting zingt al een tijdje rond in de boekhoudwereld. Het robotiseren van simpele, handmatige handelingen begint dan ook al serieuze vormen aan te nemen. Maar hoe ver zijn we met de ontwikkeling van robotic accounting? Wat is de laatste stand van zaken? Appwiki ging naar de seminar ‘Robotic accounting’ en zocht het voor je uit.

“Seminar Robotic accounting 19-4 al bijna volgeboekt met meer dan 200 deelnemers. Ongekend veel belangstelling,” twitterde Gerard Bottemanne, organisator van de seminar op 10 april. Waar Gerard rekende op zeventig man werden het er zelfs 230 en moest er zelfs worden opgeschaald naar een grotere zaal in het Expo-centrum in Hoevelaken.

Het robotiseren van simpele, handmatige handelingen begint serieuze vormen aan te nemen

Al deze mensen van divers pluimage, van accountant tot Rabobank-techneut, kwamen bijeen om te horen wat de laatste stand van zaken is van robotic accounting. Of zoals Gerard het omschreef in zijn uitnodiging: “Geïnteresseerden inzicht bieden in visie en oplossingen op het gebied van robotic accounting en gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Elektronisch factureren en -factuurverwerking en robotic accounting, PSD2, Instant payments en Blockchain.”

The cognitive world is upon us

Pepijn van Eck van KPMG trapte de dag af met een betoog over hoe robots boekhoudprogramma’s ondersteunen en de boekhouding kunnen vergemakkelijken. Hij onderscheidt hierin drie manieren van robotisering: ‘basic process automation’, ‘enhanced process automation’ en ‘cognitive automation’. Momenteel ligt de focus nog op de eerste manier van de boekhouding robotiseren, maar robots beginnen steeds slimmer te worden en dus te verschuiven naar ‘enhanced process automation’.

Wat is basic process automation?

Basic process automation houdt in dat de robots de basale taken van een accountant over kunnen nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken van facturen. Normaal kost het handmatig verwerken vijftien minuten. De robot doet dit in drie minuten. En wanneer de robot klaar is, krijgt de aanvrager een mail met daarin de boodschap dat alles is geregeld.

robotic-accounting-kpmg

Wat is enhanced process automation?

Enhanced process automation gaat weer een stapje verder dan basic process automation (BPA). Waar BPA alleen basale handelingen kan verrichten, kan EPA ongestructureerde data verwerken. Dit betekent dat EPA al een beetje voor zichzelf kan denken, zij het op een basaal niveau. Chatbots bijvoorbeeld, zijn gebaseerd op EPA. Zij kunnen antwoorden baseren op een grote hoeveelheid eerder gestelde vragen. EPA kan dus niet alleen data verzamelen, maar ook zo aan- en toepassen dat de gebruiker er wat aan heeft.

Wat is cognitive process automation?

Wanneer we het over cognitive process automation (CPA) hebben, praten we eigenlijk over een heel ander niveau van robotisering. CPA is namelijk in staat om op basis van een complex algoritme, AI, Natural Language Process en big data analyse te helpen bij het maken van besluiten. Deze robot kan dus voor zichzelf denken.

Een robot boekt een factuur in drie minuten. Normaal kost dit vijftien minuten

De voordelen van robots

Deze verwerking van facturen heeft, naast de snelheid, nog meer voordelen. Zo worden alle transacties gelogd. Je kunt dus precies achterhalen welke weg de factuur heeft afgelegd en wat er wanneer is gebeurd. Mocht een klant dus een vraag hebben over een factuur, dan is het antwoord makkelijk te achterhalen. Ook maakt de robot minder fouten bij het boeken van een factuur. Al met al kan de robot, na een investering van tienduizend euro, ongeveer zes tot acht fte besparen volgens Pepijn.

Maar het betekent ook dat een accountant minder tijd hoeft te spenderen aan deze simpele en repetitieve taken en er dus meer tijd vrijkomt voor echte business: de analyse. De rol van de accountant gaat dus veranderen blikt Pepijn vooruit. Maar ook de robots maken een snelle ontwikkeling door. Het zal niet lang meer duren of de robots kunnen al voor zichzelf denken. “The cognitive world is upon us”, aldus Pepijn.

Robotic accounting en veiligheid: Blockchain

Maar hoe zit het dan met de veiligheid? Op deze vraag gaven Arjan Nijdam en Ronald Dähne van Exact antwoord. Exact is één van de voorlopers op het gebied van de ontwikkeling van robotic accounting en volgens hun is er op het gebied van veiligheid van robotic accounting één onmisbaar element: blockchain.

Al met al kan de robot, na een investering van tienduizend euro, ongeveer zes tot acht fte besparen Pepijn van Eck, KPMG

In de blockchain wordt elke stap, om maar bij het voorbeeld van de verwerking van een factuur te blijven, vastgelegd. Wanneer deze stap is vastgelegd en gevalideerd, kan deze niet meer worden veranderd. Omdat de keten niet kan worden doorbroken schept dit zekerheid en vertrouwen tussen ondernemers, aldus Ronald.

Blockchain versimpelt audits

Daarnaast heeft het vastleggen van elke stap het voordeel dat het doen van een audit door een fiscale autoriteit veel makkelijker en sneller kan worden gedaan. Het enige wat er nog hoeft te worden gedaan bij de audit is de vastgelegde stappen nog een keer te controleren. Verder worden leningen via de banken en alternatieve financiers goedkoper en sneller verstrekt. De geldverstrekkers hebben immers een goed beeld van de financiële situatie, waardoor ze het financiële risico goed kunnen inschatten.

blockchain

Mede met de hulp van blockchain wil Exact de boekhouding zoveel mogelijk robotiseren. Want uit onderzoek blijkt dat nog steeds tachtig procent van alle facturen en veertig procent van alle banktransacties handmatig wordt geboekt. De elektronische postkoets noemen ze dit bij Exact gekscherend. Door het hele proces van factureren en transacties doen te centraliseren wil Exact van de postkoets een geautomatiseerde keten maken. Een eerste stap richting ‘no hands accounting’.

Uit onderzoek blijkt dat nog steeds tachtig procent van alle facturen en veertig procent van alle banktransacties handmatig wordt geboekt

Groot vertrouwen in no hands accountancy

Ook bij de deelnemers van de seminar bleek het vertrouwen in de toekomst van robotic accounting groot. Uit een poll onder de deelnemers bleek dat 56 procent gelooft dat er in 2020 75 procent van de administratie ‘no hands’ zal zijn. Bijna twintig procent gaf zelfs aan dat over drie jaar de administratie volledig uit handen kan worden gegeven. Bij de mensen die dachten dat dit percentage lager zal liggen, was vooral de adoptie van robotic accounting de grootste reden voor hun twijfel van het gebruik van robots. Opvallend genoeg werd er niet getwijfeld over de potentie van robotic accounting.

Uit een poll onder de deelnemers bleek dat 56 procent gelooft dat er in 2020 75 procent van de administratie ‘no hands’ zal zijn

Robotic accounting en veiligheid: Keurmerk Zeker-OnLine

Omdat veiligheid één van de belangrijkste aspecten van robotic accounting is, mocht Bianca Smit van het keurmerk Zeker-OnLine vertellen wat de grootste obstakels van het gebruik van robots zijn. Want nu het gebruik van robotics een vlucht gaat nemen moeten hier ook strengere eisen aan worden gesteld. Het gevraagde niveau van zekerheid onder gebruikers en autoriteiten wordt steeds hoger. Waar vroeger het ‘tell me-principe’ van toepassing was, geldt tegenwoordig het ‘show me-principe’. Binnenkort gaan we naar het ‘prove me-principe’ zegt Bianca. Dit houdt in dat softwareleveranciers niet meer kunnen voldoen aan de veiligheidseisen door te zeggen dat ze veilig zijn, ze moeten het echt gaan bewijzen.

robotic-accounting-bianca-smit

Van ‘show me’ tot ‘prove me’

Om zekerheid te geven, zijn enige tijd geleden de ISO-certificaten (zoals ISAE 3000, 3402 type 1) in het leven geroepen. Deze certificaten zijn gebaseerd op audits die kijken naar de opzet en het bestaan van de organisatie. Maar om meer te voldoen aan het ‘prove me-principe’ is ISAE 3000, 3402 type 2 ontwikkeld. Deze methode is gebaseerd op een oordeel dat meerdere malen de werking van veiligheid binnen de organisatie vaststelt. Zo moet een organisatie een half jaar lang voldoen aan de eisen van type 2. Bianca benadrukt dat het hier gaat om een ‘onderzoeksmethodiek’ en niet om een certificaat. “Want type 2 zegt alleen wat over de audit. De rapportages zijn alleen beschikbaar voor accountants. “Certificaat is daarom een loze term”, legt Bianca uit.

Deelnemersveld uitbreiden

Het doel van het keurmerk is om zoveel mogelijk partijen zover te krijgen om mee te doen, want dat zijn er volgens Bianca nog veel te weinig. Het is dan ook de bedoeling dat het deelnemersveld wordt uitgebreid met portals, salaris- en HR-applicaties en hosting providers. Het keurmerk streeft er namelijk naar dat hun openbare normenkader breed wordt geaccepteerd.

Softwareleveranciers kunnen niet meer voldoen aan de veiligheidseisen door te zeggen dat ze veilig zijn, ze moeten het echt gaan bewijzen

Want er is nu nog te veel onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit komt omdat veel verschillende partijen (SaaS, PaaS en IaaS) bij de beveiliging van data zijn betrokken. Het keurmerk wil dat er een zichtbaar veilige keten komt die de veiligheid van de data kan garanderen. Helemaal nu er steeds meer robots aan te pas komen. Momenteel zijn robotics nog niet apart meegenomen in het kader. “Maar als leveranciers dat willen, kunnen we ze erop auditen”, licht Bianca toe.

Robotic accounting in de praktijk: Crowe Horwath Foederer

Om de deelnemers een inzicht te geven in hoe robotic accounting in je voordeel kan werken, was Eva Verbaan van Crowe Horwath Foederer uitgenodigd. Zij werken met Smartbooqing, een systeem dat hen helpt de facturen te verwerken op basis van robotic accounting. Smartbooqing heeft voor Foederer een zelflerende database ontwikkeld, met een hoge herkenning. “Ik heb veel vertrouwen in Smartbooqing”, zegt Eva. “Gemiddeld verwerkt het programma driehonderd facturen per uur. Ook maakt het systeem een eigen debet- en creditbalans. Wat ook handig is, is dat Smartbooqing onthoudt wat je hebt gedaan. Zo kun je makkelijk al je stappen teruglopen. En tot slot bespaart het tijd bij het opmaken van de jaarrekening.”

robotic-accounting-robot

Robotic Proof

De immer kritische organisator van de seminar Gerard Bottemanne sloot de dag af. Hij wil de verschillende boekhoudprogramma’s langs zijn eigen gecreëerde Robotic Proof-lat leggen. Volgens hem zijn er nu nog te weinig boekhoudpakketten die volledig robotic accounting ondersteunen. “De leveranciers zeggen dat ze er mee bezig zijn. Maar echt toepassen kan nog niet. Ik wil ervoor zorgen dat alle pakketten Robotic Proof worden en wil de boekhoudpakketten functioneel maken.”

No hands accounting is binnen handbereik

De vraag die vooral werd behandeld, was dat niet óf de robots onze gehele boekhouding overnemen, maar wanneer. Momenteel kunnen robots eenvoudig een repetitieve taak van je boekhouding overnemen, maar het zal niet meer lang duren of robots kunnen al een analyse loslaten op de boekhouding.

Dit betekent twee dingen: veel tijdwinst op het doen van de boekhouding en een veranderende rol van de accountant. Deze zal steeds meer een analyserende en controlerende rol krijgen. Hij wordt als het ware een ‘piloot’, die aan de juiste knoppen moet draaien op het juiste moment.

Veiligheid speelt een belangrijke rol bij robotic accounting. Nu er steeds meer wordt gebruikgemaakt van robotic accounting, rijst ook de vraag of dit wel veilig gebeurt. Het keurmerk Zeker-OnLine wil dan ook dat zoveel mogelijk partijen zich bij het keurmerk aansluiten om de veiligheid van de gegevens van de gebruikers te garanderen.

Als ondernemer is het dus tijd om een goed naar de voordelen van robotic accounting te kijken en er alvast beginnen mee te werken. Want binnen een korte termijn is de robot zo alomtegenwoordig, dat je er niet meer omheen kan.

Populaire software

Gerelateerde artikelen

17 september 2018

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

Boekhouding Excel

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

31 oktober 2018

Wat zijn de beste zakelijke apps?

Boekhouding Urenregistratie Crm systeem Facturatie

Is de treincoupé ook jouw tweede huis geworden? Gaan de zaken goed en zit je hierdoor vaak in het buitenland? Doe jouw zaken met een business app!

15 september 2018

Boekhouden met een open-source boekhoudprogramma?

Boekhouding

Ben jij op zoek naar een open source boekhoudpakket? Bekijk dan hier de voor- en nadelen zodat je een goede keuze maakt.

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products