Eenvoudig debiteuren beheren met debiteurenbeheer software

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten om ervoor te zorgen dat uitstaande facturen ook daadwerkelijk aan jou worden betaald. Het in kaart brengen van wie er nog moeten betalen noem je de debiteurenadministratie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen en versturen van facturen en betalingsherinnering, maar ook sommeren en vorderingen versturen. Het gaat dus ook om de manier hoe je jouw debiteuren behandelt. Iedere onderneming heeft hierin een andere benadering van hun klanten. 

Met debiteurenbeheer software zorg je ervoor dat facturen sneller worden betaald, kun je alles overzichtelijk bijhouden en heb je een georganiseerd debiteurenbeheer. Hieronder vind je een handig overzicht van factuur software met een debiteurenbeheer functie.

Filter resultaten

ONDERNEMING
MEDEWERKERS
1
  • Automatische opvolging
  • Sneller betaald
  • Communicatie klanten

Payt automatiseert het debiteurenbeheer van uw organisatie. Dat doen we door de dialoog met uw klanten te faciliteren en volledig geautomatiseerd facturen en herinneringen te sturen.
info contact proefaccount
Proefperiode: 30 dagen
Prijs: Op aanvraag

Debiteurenbeheer, wat is het en hoe kies je de beste debiteurenbeheer software?


Dit is het stappenplan om je debiteurenbeheer snel en eenvoudig op de rit te krijgen. Deze stappen helpen je je klanten snel te betalen en zorgen dat je zo min mogelijk last hebt van wanbetalers. Hierdoor ben je niet alle tijd kwijt aan het achterna lopen van klanten met betalingsherinneringen en aanmaningen. Ook helpt dit stappenplan je bij het kiezen van de beste debiteurenbeheer software. Tot slot kun je een debiteuren programma gratis uitproberen. Dit wordt uitgelegd in de laatste stap. 

Debiteurenbeheer doe je snel met debiteurenbeheer software

Volg dit stappenplan en weet welke debiteurenbeheer software het best bij jouw onderneming past. Ben je nog niet zover en wil je alles lezen over debiteuren en crediteuren dan zit je hier ook goed. Ben je al klaar om een keuze te maken voor software, klik dan op de knop hieronder.

Klik terug naar boven!

Stap 1: Debiteurenbeheer en credit management, wat is het?

Je wilt jouw financiële stromen zo soepel mogelijk laten verlopen net als elke ondernemer. Hiervoor moet je grip hebben op jouw debiteurenbeheer. Maar wat zijn debiteuren en crediteuren precies? Wat is de rol van een credit managers precies en wat doet een goed georganiseerde debiteurenbeheer voor jouw organisatie?

Debiteuren crediteuren en debiteurenbeheer

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn de klanten waar je nog geld van moet ontvangen, jij bent in dit verhaal dus de crediteur. De debiteurenbeheerder ervoor zorgt dat verkoopfacturen snel worden betaald, moet het credit management zich ook vooruit kunnen kijken, overzicht behouden en zich kunnen aanpassen aan veranderlijke omstandigheden. De afdeling debiteuren crediteuren houdt nauw bij welke klant nog welk bedrag moet betalen aan jou als crediteur. 

Wat is debiteurenbeheer en credit management?

Debiteurenbeheer is een onderdeel van credit management. Credit management moet ervoor zorgen dat financiële stromen goed lopen. Een credit manager richt zich dus op een gestroomlijnde afhandeling van alle financiën binnen een onderneming. Hierbij staat het contact met zowel de debiteuren als de crediteuren centraal. Om een gestroomlijnde financiële stroom en inzicht te krijgen in alle lopende stromen, is het onmisbaar om debiteuren crediteuren georganiseerd te regelen.

Stap 2: Een goede debiteurenadministratie is cruciaal!

Hoe gaat het gehele betalingsproces in zijn werking? Aan welke punten moet je voldoen om een gestroomlijnd betalingsproces voor je klanten te organiseren? Nooit meer achter individuele klanten om een aanmaning te versturen bij wanbetaling. Zo houd je meer tijd over voor andere zaken binnen je organisatie. Een goede debiteurenadministratie is cruciaal.

Goede debiteurenadministratie

Een goed debiteurenbeheer begint bij jou en je bedrijf. Zorg ervoor dat wanneer je op je facturen een betalingstermijn van twee weken vermeldt, je niet pas na een maand gaat kijken of de facturen wel zijn betaald, dit is te laat. Je voert een goed debiteurenbeheer wanneer de totale som van uitstaande facturen laag is ten opzichte van jouw omzet. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dan jouw klanten überhaupt betalen, maar ook (zoveel mogelijk) op tijd hun factuur betalen en je zo weinig mogelijk aanmaningen hoeft te versturen. Belangrijk hierbij is dat je een goede debiteurenadministratie voert. Dat betekent dat je een goed inzicht hebt in welke facturAutomatische betalingsherinnering versturen versnelt het betalingsprocesen nog openstaan. 

Zelf debiteurenbeheer doen of uitbesteden?

De debiteurenadministratie kun je zelf doen, maar je kan er ook voor kiezen een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen zoals, een incassokantoor, een deurwaarder of een advocatenkantoor. Het overdragen van het debiteurenbeheer aan een bank of factormaatschappij wordt ook wel factoring genoemd. Naast het uitbesteden is het efficiënter om zelf het debiteurenbeheer in handen te nemen. 

Behoud je klanten

Je debiteuren zijn tegelijk ook je klanten. Een zorgvuldig opgebouwde relatie wil je graag behouden. Debiteuren zijn in de eerste plaats klanten die voor omzet zorgen, omzet die je ook niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wil je ook graag dat je klanten op tijd de facturen betalen. Je zult klanten dan ook af en toe moeten aanspreken op het betalingsgedrag. 

Stroomlijn de debiteurenadministratie

Maar het debiteurenbeheer is meer dan alleen achter (te) late betalers aan zitten en aanmaningen versturen. In eerste instantie is het belangrijk de debiteurenadministratie te stroomlijnen. Van de orderbon, het formuleren van betalingscondities, de algemene leveringsvoorwaarden tot het inboeken van de ontvangen betalingen. Het informeren naar de status van een betaling hoort hier ook vaak bij. Klanten die eenmalig laat betalen, zullen (in de meeste gevallen) steeds langer op zich laten wachten met de betaling. Zolang je je klanten vriendelijk herinnert aan het feit dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat jij de administratie op orde hebt en dat komt professioneel over.

Stap 3: Debiteurenbeheer, op elke manier kun je dit bijhouden?

Er zijn verschillende manieren waarop je jouw debiteuren kunt beheren. Het debiteurenbeheer kan handmatig met Excel worden verwerkt, of met slimme debiteurenbeheer software. Er zitten voor- en nadelen aan beide methoden. Beide methoden worden nader uitgelegd. Wanneer kies je voor debiteurenbeheer Excel en wanneer voor debiteurenbeheer software?

Hoe kun je jouw debiteuren beheren?

Je kunt je debiteuren op meerdere manieren beheren. Hierin kun je een grof onderscheid maken in het zelf doen en in uitbesteden. Zo kun je jouw debiteurenbeheer in zijn geheel uitbesteden aan een specialistisch bedrijf. Denk hierbij aan een incassobureau of een factormaatschappij. Zij nemen je debiteurenportefeuille van je over en verhogen de kans of garanderen dat jouw klanten jouw betalen. Uiteraard staat hier een vergoeding tegenover, vaak is dit een percentage van een uitstaande factuur. Maar je kunt natuurlijk ook je debiteurenbeheer ‘gewoon’ zelf doen. 

Je debiteurenbeheer structureren

Structuur aanbrengen in je debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de facturen. Het opmaken van de facturen is het begin van de communicatie in het debiteurenbeheer. Een factuur moet overzichtelijk zijn en klanten moeten direct kunnen zien welke informatie van belang is bij de betaling. 

Je debiteurenadministratie structureren doe je zo

Factuureisen

De factuur moet onder andere zijn voorzien van:

Algemene voorwaarden

Verder kan een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden er ook voor zorgen dat klanten sneller de factuur betalen. Heb je zelf geen Algemene Voorwaarden, dan kun je verwijzen naar de Algemene Voorwaarden van de branche waarin je werkzaam bent. Natuurlijk moet je er ook voor zorgen dat de factuur op tijd wordt verstuurd. Hoe later je de factuur verstuurd, hoe later de betaling rond is. Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Stuur geen '€˜eerste'€™ herinnering, een debiteur wacht dan op een '€˜tweede'€™. Hetzelfde geldt voor een aanmaning. De meeste bedrijven hanteren een cyclus van ongeveer 60 dagen; na 30 dagen volgt een herinnering en 14 dagen na de herinnering volgt een aanmaning.

Handmatig debiteurenbeheer in Excel

Zoals gezegd heb je voor een goed debiteurenbeheer overzicht nodig. Het is dus van belang dat je de gegevens van jouw debiteuren vastlegt in een overzichtelijk document. Wanneer je nog niet zoveel uitstaande facturen hebt en je nog een simpele boekhouding hebt, kun je dit handmatig in Word of een Excel-sheet doen. Je zult alles nog een keer moeten controleren of de herinnering of aanmaning wel klopt. Omdat dit handmatige handelingen zijn, gaat er relatief veel tijd in zitten.

Debiteurenbeheer software

Begint jouw onderneming te groeien en hiermee ook het aantal openstaande facturen? Dan kun je met debiteurenbeheer software het overzicht bewaren. Met debiteurenbeheer software automatiseer je namelijk veel van de bovengenoemde handelingen. 
 

Stap 4: Debiteurenbeheer software, hoe werkt dit?

Op welke manier werkt debiteurenbeheer software? Er zijn grofweg twee soorten manieren waarop de software kan werken. Namelijk cloud based of kunt je de software koppelen aan andere software.

Hoe werkt debiteurenbeheer software?

Cloud based

De meeste debiteurenbeheer software is cloud based. Dit betekent dat je alleen een internetverbinding nodig hebt om bij je gegevens te komen. Wanneer je als ondernemer veel onderweg bent kun je dus alsnog bekijken hoe het ervoor staat met jouw openstaande facturen, ongeacht waar je bent. De meeste debiteurenbeheer software is voorzien van een mobiele app. Je kunt dus ook je administratie op je smartphone of tablet.


Koppelen met boekhoudsoftware

Sommige debiteurenbeheer software kun je koppelen aan jouw boekhoudpakket. Op basis van de gegevens die in de boekhoudsoftware staan, kan de software automatisch facturen en herinneringen sturen. Je kunt ook een geautomatiseerd incassotraject starten, wanneer een klant niet betaalt.

Stap 5: Voordelen van debiteurenbeheer software

Debiteurenbeheer software heeft vele voordelen ten opzichte van handmatig het beheren van je debiteuren. Op deze manier zullen jouw klanten de facturen op tijd betalen en kamp je nooit meer met wanbetalers. 

Wat zijn de voordelen van debiteurenbeheer software?

Een aantal voordelen is al genoemd, maar er zijn nog meer voordelen wanneer je kiest voor debiteurenbeheer software. De voordelen op een rij:

Automatische betalingsherinneringen en aanmaningen

Waar je met een Excel-sheet nog veel handmatige handelingen moet verrichten en moet checken of alles klopt, automatiseer je met debiteurenbeheer software al jouw repetitieve taken. Het systeem weet precies wanneer er een herinnering of een aanmaning mag worden verstuurd, dus je hoeft ook niet meer te checken welke herinnering wel en welke niet de deur uit kan. Het hele proces kan in principe op de achtergrond draaien

Onderscheid maken in debiteuren

Een voordeel van debiteurenbeheer software is de automatische betalingsherinneringNiet elke debiteur is natuurlijk hetzelfde. Je gaat bijvoorbeeld anders om met een loyale klant dan met een klant die al vaker een factuur te laat heeft betaald. Je kunt met de software een onderscheid maken in wat voor toon je aanhoudt in de herinneringen. Met sommige software is het zelfs mogelijk om naar individuele eigenschappen en gedrag van een debiteur te kijken. Op basis hiervan kan de software jou aanwijzingen geven over hoe je het best kunt handelen 

Online facturen betalen, facturen sneller betaald

Met debiteurenbeheer software bied je de kans om jouw debiteuren online te laten betalen. Dit kan via iDeal, creditcard of automatische incasso. Op deze manier is het voor jouw klant een stuk makkelijker om de factuur te voldoen. Je zult al snel merken dat facturen vaker en sneller worden betaald 

Snel en altijd en overal realtime inzicht

Omdat de software cloud based is heb je altijd online inzicht. Je kunt dus ‘s avonds vanuit de luie stoel bekijken of die ene grote factuur al is betaald. Je hebt ook snel inzicht: log je in, dan zie je in één keer wat het totaal openstaande factuurbedrag is. Ook kun je de historie bekijken: wat is er wanneer gebeurd. Zo heb je een duidelijke tijdlijn voor ogen. Verder kun je nog rapporten uitdraaien die onder andere inzicht geven in wat de gemiddelde tijd is tussen wanneer een factuur is verstuurd en wanneer deze is betaald.

Stap 6: De beste debiteurenbeheer software gratis uitproberen?

Ben je al zover om debiteurenbeheer software uit te kiezen? Dan is het fijn om eerst een gratis proefperiode van meestal 30 dagen van de software uit te proberen. Op deze manier kun je zelf vrijblijvend ervaren of de debiteurenbeheer software voldoet aan jouw wensen en behoeften.

De beste debiteurenbeheer software gratis proberen?

Er zijn dus vele voordelen die debiteurenbeheer biedt. Maar er is een ruim aanbod in debiteurenbeheer software. De juiste kiezen is belangrijk, maar niet gemakkelijk. Ga voor jezelf na over welke functies de software moet beschikken. Je kunt de software altijd nog gratis voor een proefperiode gebruiken, de periode verschilt per aanbieder maar is meestal veertien of dertig dagen. In deze periode kun je voor jezelf beslissen of de software bij je past en kun je snel een overzichtelijke debiteurenadministratie opzetten. 

Ja, ik wil verschillende debiteurenbeheer software vergelijken en de beste selecteren!!

Products