Vind de beste document management software

Wil je jouw document management optimaliseren? Dan biedt document management software (DMS) uitkomst. Met een DMS schep je orde in de chaos die grote hoeveelheden documenten kunnen veroorzaken.
 

We berekenen nu welke apps het beste bij jou passen.

De Appwiki Score geeft aan hoe goed een app past bij jouw wensen en bedrijf. We passen de altijd score aan op jouw laatste invoer.

Wat is document management?

Document management probeert zo goed en efficiënt mogelijk om te gaan met de informatiestroom die op je afkomt wanneer je ondernemer bent. Met document management breng je structuur in deze ongestructureerde data. Verder zorgt document management ervoor dat het samen werken aan documenten soepel verloopt en dat documenten snel beschikbaar en vindbaar zijn.

Op welke manieren kun je het best documenten beheren?

Wanneer je merkt dat je archiefkast uitpuilt is het tijd voor document management softwareJe kunt documenten beheren door deze te archiveren in een archiefkast. In dit geval gaat het om papieren documenten. Vooral wanneer je nog een overzichtelijke administratie hebt kun je op deze manier best je administratie beheren en bewaren. Wanneer je de documenten op papier beheert is het wel van belang dat je jouw archief op orde hebt. Ook moet je voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Je moet de papieren documenten dus minimaal zeven jaar bewaren.

DMS software

Wanneer je merkt dat je het overzicht verliest, is het verstandig te kiezen voor document management software. Met DMS software sla je namelijk al je gegevens centraal op en alles wordt ordelijk gearchiveerd. Zo raak je nooit meer een document kwijt.

Waarom document management software gebruiken?

Een document management systeem schept dus orde in de chaos. Maar een DMS heeft nog meer voordelen:

Efficiënt zoeken met documentbeheer software

De document management software indexeert jouw documenten, waardoor je heel gericht kunt zoeken (op criteria en inhoud). Dit bespaart nogal wat tijd in vergelijking met het zoeken naar een papieren document in een archiefkast.

Soepele workflows

Net als met workflow software kun je met DMS workflows inrichten. Dit is vooral een zeer handige functie wanneer je projectmatig werkt. Wanneer een medewerker klaar is met het bewerken van een document, krijgt de volgende in de workflow een melding en kan meteen verder. Zo blijft er nooit werk onnodig lang liggen. 

Contractbeheer

Heb je last van een wildgroei aan contracten? Dan kun je met DMS software eenvoudig deze contracten beheren. Zo vergeet je nooit meer een contract te verlengen of juist te beëindigen. Je krijgt namelijk automatisch een notificatie wanneer een contract afloopt.

Altijd en overal toegang tot documenten

DMS software is cloud based (ook wel DMS online), dit betekent dat documenten altijd en overal beschikbaar zijn. Bovendien kun je de documenten benaderen met alle devices (telefoon, tablet en computer). Mocht er spontaan een probleem ontstaan, dan kan dit snel worden opgelost. 

Het juiste DMS systeem kiezen

Er staat een groot aanbod van DMS online. Het is dus niet makkelijk om de goede te kiezen. Elke documentbeheer software heeft zijn sterke en zwakke punten. Probeer daarom, voordat je overgaat tot aanschaf, de software uit om er een feel mee te krijgen. Bekijk of het DMS beschikt over alle functies die jij nodig denkt te hebben.   
 

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products