HRM: van definitie tot de primaire processen, tips en tools

Human Resource management is onmisbaar. Want de mensen maken het bedrijf! Het werven, opleiden en begeleiden van personeel is dan ook een vak apart. In deze gids nemen we je mee in de basics. Direct HR tools kiezen? Vergelijk functies en reviews!

HR Software Vergelijken

HRM software vergelijken

Als ondernemer wil je de beste HRM software voor jouw bedrijf. Dat beste HR systeem kies je door de verschillende HRM software leveranciers met elkaar te vergelijken. 

HRM software vergelijken

HRM Dashboard

HRM dashboard

HRM maak je meetbaar door aan de slag te gaan met HR analytics en je HR dashboard in te richten. Ontdek hoe je dit opzet in het artikel.
 

Lees artikel

E-HRM

E-HRM

Werknemers doen steeds meer zelf. En dat is mooi. E-HRM helpt je als ondernemer bij het online werken met HRM software. Ontdek hoe het werkt.
 

Ontdek E-HRM

Alles over HRM, processen en software

Als MKB-ondernemer heb je een HR-afdeling die alle zaken rondom HR en jouw medewerkers voor jou regelt en aanpakt. Je wordt als ondernemer ontzorgt, maar wil wel op de hoogte zijn van lopende zaken. Inzicht in HRM krijg je door bijvoorbeeld een HR systeem aan te schaffen, waarmee je processen verder kunt automatiseren. Maar welke HR zaken kun je automatiseren? Welke processen dien je in kaart te brengen en welke HRM software kan je hierbij helpen? 

Antwoord op deze vragen en meer, vind je hieronder!

Appwiki expert

Overzicht met HRM software voor het MKB?

Benieuwd welke HRM systemen er zijn? Hier vind je een compleet overzicht van de populairste HRM software voor het MKB. 

Bekijk overzicht

Wat is HRM?

HRM staat voor Human Resource Management. Als je dit letterlijk zou vertalen dan betekent het, het ‘beheer van menselijke productiemiddelen’. Dit zegt eigenlijk nog niet zoveel. Meestal hoor en gebruik je als ondernemer vaker de term personeelsbeleid of personeelszaken. Vaak wordt dit in een adem genoemd met HR. Echte verschillen zijn er niet tussen HR en HRM. HR wordt vaak gebruikt als we het over personeelsbeleid hebben en HRM wordt vaker als de strategie rondom het personeelsbeleid opgepakt. 

HRM draait hierbij om het managen van alle zaken rondom medewerkers en het meedenken van de strategieën daarbij. HRM houdt zich bezig met: 

  • Het werven, opleiden en uitstromen van personeel
  • Het registreren van verzuim 
  • Het registreren van gewerkte uren.
  • Het verwerken van salaris en verlofaanvragen

Om dit bij te houden en inzichtelijk te maken wordt hiervoor vaak gebruik gemaakt van HRM software

HRM software helpt met het automatiseren en optimaliseren van de processen van HR. Niet alleen de HR-afdeling heeft hier baat bij. Als ondernemer heb je altijd inzichtelijk wat jouw HRM-afdeling oplevert en doet. Hierbij kun je denken aan kosten versus baten en langetermijnvisie van het personeelsbeleid. 

HR zorgt ervoor dat deze taken efficiënt, op tijd en accuraat wordt uitgevoerd. Deze gegevens en data wil je als ondernemer inzien. Je wilt inzicht in jouw bedrijf. Zonder HRM software systeem kan het het uiterst moeilijk zijn om waardevol en bruikbaar inzicht te krijgen in jouw organisatie. Om van de tijdsinvestering nog maar te zwijgen. HRM wordt steeds digitaler, vandaar dat je tegenwoordig ook e-HRM hebt.

Wat is e-HRM?

E-HRM past helemaal bij het digitale tijdperk waarin we leven. Ook binnen HRM merk je dat steeds meer bedrijven technologie omarmen. Dit wordt ook e-HRM genoemd. Grote voordeel van e-HRM is dat jouw medewerkers zelf veel zaken kunnen bijhouden en registreren. Denk aan het bijhouden en registreren van uren, vakantieaanvragen. Enige dat de HR-afdeling dan hoeft te doen is het goed- of af te keuren. HRM software is een manier om e-HRM te bewerkstelligen. 

Welke HR processen zijn er?

Binnen de HR-afdeling heb je verschillende processen die je bijhoudt en registreert. HR administratie houdt dergelijke zaken bij en structureert de volgende processen: verlofregistratie, declaraties, ziekmeldingen, salarisadministratie, werving & selectie personeel, opleiding & ontwikkeling personeel, personeelsplanning, personeelsdossier, contractbeheer en de urenadministratie.

Verlof- en verzuimregistraties

Verlof- en verzuimregistratie kan gaan om vakanties, bijzondere redenen vanwege bijvoorbeeld begrafenissen of ouderschapsverlof.  Aanvraag- en goedkeuringsprocessen moeten worden gestroomlijnd en de resultaten moeten waar nodig in team kalenders worden verwerkt. Je wilt immers wel dat jouw afdelingen blijven functioneren. Het is makkelijker te stroomlijnen als je alles in één systeem vangt. Zo heb je met een klik op de knop inzicht in alle verlofregistraties binnen jouw organisatie. 

Salarisadministratie

Inzicht in salaris voor jouw organisatie is een must have. Je wilt immers weten hoeveel personeelskosten je maakt. Personeel moet eenvoudig uitbetaalt kunnen worden de de kosten heb je het liefst zo snel mogelijk in de boekhouding verwerkt. Een salarisadministratie systeem is dan een must om handelingen te automatiseren en efficient te doen!

Daarnaast wil je dit kunnen koppelen aan de mate van productiviteit. Dus hoeveel verlof neemt iemand op, wat wordt er opgeleverd en kan dit allemaal uit. Door de HRM processen aan elkaar te verbinden weet je als ondernemer precies hoe het met jouw personeel gaat. 

    Urenadministratie

    Wellicht ken je het nog wel, de prikklok. Inklokken en uitklokken met een stempelkaart. Inmiddels gaat dit steeds vaker digitaal.Naast de salarisadministratie is dit waarschijnlijk een van de langst bestaande HR-processen. Tegenwoordig zijn dergelijke processen online geregeld en worden ze direct in de HRM systeem gelogd. Hierdoor kunnen collega’s niet meer voor elkaar ‘inklokken’. 

    Veel voorkomende functies binnen de urenadministratie zijn onder andere:

    • Tracking van de aanwezigheid in het arbeidsproces
    • Beheer van de tijdklok
    • Functionaliteit van de medewerker
    • Naleving van de wetgeving (bv. minimale verplichte rustpauzes)

    Meer weten over urenregistratie? Hier vind een een urenregistratie overzicht met tools en tips.

    Hoe kun je HR processen automatiseren?

    HR-automatisering komt in steeds meer bedrijven voor. Ondernemers ondervinden de voordelen van het automatiseren van HR processen. Met de komst van online HR systemen kunnen zelfs kleinere bedrijven profiteren van geautomatiseerde processen. 

    Het automatiseren van HR processen kun je in vier stappen aanpakken.

    1. HR processen in kaart brengen
    2. HR processen standaardiseren
    3. HR processen digitaliseren
    4. HR processen automatiseren

    Door eerst in kaart te brengen welke HR processen je binnen jouw organisatie hebt weet je wat je moet gaan automatiseren. Bijkomend voordeel is dat je zult ontdekken dat sommige processen veel efficiënter kunnen. Deze kun je dan standaardiseren en optimaliseren. Vervolgens ga je in stap drie aan de slag met het digitaliseren van de processen. Heb je nog zaken die je offline bijhoudt, dan dien je deze eerst te digitaliseren. Daarna kun je jouw HR processen gaan automatiseren. 

    Het automatiseren van HR processen biedt een aantal positieve effecten op het functioneren en het beheer van de HR-functie.

    Nauwkeurigheid 

    Van goede wervings beslissingen tot prestatie-evaluatie en het uitvoeren van de maandelijkse salarisadministratie, HR is afhankelijk van nauwkeurige gegevens. Dat is waar menselijke fouten het grootste potentiële probleem vormen. 

    Ja, elke geautomatiseerd systeem functioneert alleen met goed ingevoerde informatie, maar met veel minder ruis op de lijn tussen mensen en de HRM gegevens is er minder kans op een fout.

    Het automatiseren van HRM processen leidt dus tot minder fouten en meer nauwkeurigheid. Dat levert weer tijdwinst op. Door HR-procesautomatisering kunnen alledaagse en terugkerende taken worden weggezet binnen het HR systeem. Hierdoor houdt de HR-afdeling meer tijd over voor complexe, mens-noodzakelijke problemen.

    Kosten 

    Een HRM systeem en het automatiseren van processen betekent minder kans op fouten en minder tijd kwijt aan randzaken. Deze effecten hebben op hun beurt weer een impact op de kosten van HR. Door processen te automatiseren heb je als ondernemer meer inzicht in kosten en kun je daardoor beter jouw HR budget beheren en bijsturen. 

    HR Processen

    Welke HR dashboards helpen om grip te houden?

    Niets is zo belangrijk als het meetbaar maken van processen binnen een organisatie. Je houdt rekening met ‘dat wat erin komt, en dat wat eruit gaat’. Als je wilt weten welke vooruitgang jouw organisatie boekt. Wat je prioriteiten zouden moeten zijn. Of om te ontdekken of de investering in HRM software uit kan. Dan zul je data moeten meten en bijhouden. 

    Het vormgeven van een HR dashboard biedt dan uitkomst. Op je HR dashboard kun je KPI’s bijhouden van je HRM-afdeling en hierop bijsturen. Denk aan KPI’s als:

    • Van vacature naar nieuw personeel
    • Verzuim 
    • Personeelsverloop 

    Meer weten over HR dashboards? Bekijk ook ons artikel hoe je HR activiteiten meetbaar maakt.

    Lees artikel

    HR Dashboard

    Welke software heb je hiervoor nodig?

    De voordelen van het automatiseren van HR processen zijn groot. Maar wat heb je er nu voor nodig? Wat is HRM software nu precies? Wat doet HRM software? En waarom waarom zou je HRM software gebruiken?

    Wat is HRM software? 

    HRM software is een hulpmiddel waarmee de HRM-afdeling personeelszaken automatiseert.  
    Het is dus een online personeelssysteem en heeft een centrale database waar alle gegevens zijn opgeslagen. Vroeger ging het voornamelijk om on premise software. Dus letterlijk op locatie. Tegenwoordig staat de software in de cloud. Hierdoor kan iedere werknemer met inlogrechten in het centrale systeem komen.

    Wat doet HR software voor jouw bedrijf?

    Zoals gezegd automatiseert HR software de HRM-processen. HRM software stippelt onder andere een vaste route voor het aanvragen van verlof uit.

     

    Elke keer wanneer een stap in de route is afgerond krijgt degene die actie moet ondernemen een melding. Zo lopen alle routes soepel en snel. Ook kun je een digitaal dossier van elke werknemer beheren. Je hebt dus alle informatie elektronisch in één dossier, waardoor je het overzicht behoudt. 

    Sommige HRM systemen ondersteunen je bij het wervings- en selectieproces van nieuwe werknemers. Zo kun je eenvoudig vacatures beheren en bijvoorbeeld de aantekeningen van een sollicitatiegesprek bewaren. Ook is er HRM software met een tijdregistratie module, waarmee je de gewerkte uren, overuren en afwijkende uurloon kunt bijhouden. Deze kun je bovendien koppelen aan een salarisadministratie module, waarmee je de gewerkte uren kunt omzetten in een digitale loonstrook.   
     

    Hoe kies je de beste HR tool?

    Hoe vind je de tool die bij jouw past? Door de verschillende HRM leveranciers te vergelijken en te kijken welke het beste bij jouw onderneming past. Om je hierbij te helpen hebben wij een stappenplan ontwikkeld, waarmee je eenvoudig de beste HRM tool kiest in vijf snelle stappen.

    HR Tool

    1. Bepaal je wensen

    Inventariseer goed wat je echt nodig hebt. Welke processen moet de tool ondersteunen? Wie gaat ermee werken? En hoe moet de tool deze processen kunnen ondersteunen? Welke inzichten heb je nodig? Stel jezelf deze vragen en maak een projectgroep. Op die manier ontdek je welke wensen iedereen heeft en welke HRM pakketten daar het beste bij passen.

    2. Bekijk de aanbieders en maak een voorselectie

    We hebben een overzicht met de beste HRM aanbieders voor MKB’ers voor je gemaakt. Selecteer je bedrijfsvorm, branche en bedrijfsgrootte. Geef vervolgens aan welke functies je nodig hebt met behulp van de filters. Niet elke ondernemer heeft alle modules nodig die je kunt aanschaffen, dus weer hier kritisch op als je een voorselectie maakt. 

    3. Vergelijk je persoonlijke top 3

    Na je voorselectie houd je een lijst over van potentiële leveranciers. Waar krijg je een goed gevoel over? Welke vallen toch eigenlijk af? Voeg de drie beste software toe aan jouw vergelijking en vergelijk deze op prijs, functies en reviews. Zo kun je het beste pakket kiezen dat bij jouw onderneming past. 

    HR Software

    4. Probeer de beste software

    Veel leveranciers bieden je een mogelijke proefperiode aan, zodat je de functionaliteiten kunt testen. Probeer gratis en vrijblijvend jouw software top drie. Door meerdere oplossingen te ervaren, weet je welke het beste bij je past.

    5. Evalueer en maak je keuze

    Vergelijk en beoordeel van jouw top drie de mogelijkheden, gebruiksgemak en support. Wat heb je ervaren na de proefperiode? heb je vragen die support goed beantwoord heeft? En heeft jouw HR-afdeling gemak ervaren van de software? Door je deze vragen te stellen weet jij dat je de beste keuze kunt maken. 

    Ervaar het gemak zelf

    Als ondernemer wil je de beste HRM software voor jouw bedrijf. Door HRM meetbaar te maken door HR dashboards in te richten en te analyseren. Door het beste HR systeem te kiezen door de verschillende HRM software leveranciers met elkaar te vergelijken. Het automatiseren van processen binnen HR kent vele voordelen. Vergelijk de beste HRM software leveranciers en maak een goede keuze. 

    Zo maakt Appwiki een HRM tool kiezen eenvoudig!
     

    De beste HRM systemen voor het MKB

    Relevante artikelen

    annie-spratt-604122-unsplash.jpg
    12 oktober 2020

    Hieruit bestaan de kosten voor salarisadministratie

    HrmSalarisadministratie

    Elke ondernemer moet zich bezighouden met salarisadministratie. Zelfs als ZZP’er zul je jezelf een bepaald salaris uitbetalen toch?! Het doen van salarisadministratie is iets dat aan eisen van de Belastingdienst moet voldoen. Deze eisen kun je nalezen en naleven, maar hoe zorg je ervoor dat die eisen...

    Lees meer 
    Products