Projectmanagement software overzicht

Stappenplan: Hoe vind ik de juiste projectmanagement software voor mijn bedrijf? 

Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over projectmanagement software. Je wilt immers zoveel mogelijk informatie inwinnen voordat je een keuze kunt maken. Pas als je deze informatie hebt ingewonnen weet jij welke project management software er bij jouw bedrijf kan passen. 

Voordat je een keuze maakt, wil je weten:

1: Wat is projectmanagement?
2: Welke soorten projectmanagement software zijn er?
3: Wat kan projectmanagement voor jou betekenen?
4: Wat kun je met een projectmanagement app?
5: Wat zijn de voordelen van projectmanagement software?
6: Welke overwegingen moet je maken bij je keuze?
7: Kan ik projectmanagement software gratis proberen? 

Volg het stappenplan en je vindt eenvoudig de beste projectmanagement software.

Wil je direct al kiezen uit de verschillende projectmanagement pakketten? Klik dan in het filter hierboven en zoek de beste project management software. We helpen je graag met het maken van een goede afgewogen keuze zodat jij de juiste kiest voor software projectmanagement.

Klik terug naar boven!

Stap 1: Wat is projectmanagement en team management?

Projectmanagement is het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. Veel bedrijven maken hier al gebruik van. Het gaat over de manier waarop taken van een project worden voorbereid, georganiseerd, gepland, uitgevoerd en afgerond. Elk bedrijf werkt projectmatig en doet daarmee aan projectmanagement. 

Met team management bereid jij je team voor op succes. Team management kan de samenwerking tussen teamleden verbeteren. Met goed teammanagement streeft je ernaar dat iedereen in het team meer zal bereiken dan dat hij of zij afzonderlijk zou doen. Kwaliteiten worden gebundeld waardoor het project succesvol uitgevoerd kan worden. 

Wat omvat projectmanagement en team management?

Projectmanagement is het werk van projectleiders, projectmanagers en medewerkers die bij het project betrokken zijn. Een project kan natuurlijk ook zijn opgedeeld in verschillende deelprojecten of in samenwerkingen met andere bedrijven. Dit maakt het managen van een project vaak een complexe taak, waarbij je snel het overzicht kan verliezen. Team management mag hierbij ook niet vergeten worden. Alle betrokkenen behoren tot het team en moeten daarom ook meegenomen worden bij de projectplanning en projectmanagement. Een goede project planning is dus uiterst belangrijk. Met de inzet van project management software beheers je eenvoudig het gehele project. Wel zo belangrijk want vaak valt of staat je project met de projectmanagement tools die je gebruikt. Vaak kun je projectmanagement software gratis testen, dan weet je zeker of je hiermee uit de voeten kunt om jouw projecten te beheersen. Over de kosten en baten van project management software later uiteraard meer!

Stap 2: Soorten projectmanagement software

Projectbeheer software is onder te verdelen in twee soorten software. Je hebt open source software en Software as a Service (SaaS). De keuze voor één van deze software soorten is afhankelijk van meerdere factoren waaronder de mate van expertise die je bezit of degene die het voor jou gaat doen. Om een goede keuze te maken voor project management software dat het beste bij je past leggen we de verschillen graag aan je uit. 

Open-source software ​​

Project management met open-source software bestaat uit een broncode die je vaak gratis kan downloaden en waar je aan kunt bijdragen. Met deze gratis project management tools is het belangrijk dat je verstand hebt van programmeren, omdat je dit verder zelf moet (laten) doen. De project management software open source is dus voornamelijk geschikt voor mensen die technisch beter onderlegd zijn, oftewel de programmeurs. Natuurlijk kun je ook een programmeur inhuren, maar dan is open-source projectmanagement software natuurlijk niet meer gratis. Afhankelijk van jouw wensen kunnen de (ontwikkel)kosten dan snel oplopen. Daarnaast zul je zelf de gedownloade project management software moeten onderhouden en updaten.

SaaS software

Een ander alternatief is SaaS software. SaaS staat voor ‘Software as a Service’ en betekent dat de project management software als online dienst wordt aangeboden. Je download dus geen broncode zoals bij open-source software. Het grote voordeel hiervan is dat het bruikbaar is voor mensen die weinig tot niet bekwaam zijn in het handmatig opzetten van een projectmanagement systeem. Je beheert je projecten in een online account die toegankelijk is via je browser of via een app. De leverancier zorgt ervoor dat alle functies gemakkelijk te gebruiken zijn en dat je online projectmanagement software altijd up-to-date is. Bovenstaande aanbieders bieden allen SaaS software oplossingen.

CRM software? 

Projectmanagement software is vaak onderdeel van een groter CRM software pakket. Handig want zo heb je verschillende administratieve taken in één systeem aan elkaar gekoppeld. Met de project management functie kun je binnen je softwarepakket eenvoudig en overzichtelijk het project weergeven en verschillende taken aan elkaar koppelen. Zo weet je binnen projecten niet alleen wat de status is, maar heb je de informatie uit je CRM ook gekoppeld binnen je project management software tool. Dat scheelt ontzettend veel uitzoekwerk en combinaties maken. Tijd is geld, dus een koppeling met het CRM software pakket biedt je veel tijdwinst.

Eenvoudig het juiste projectmanagement programma kiezen?

We kunnen ons voorstellen dat de juiste software kiezen best lastig is. Download daarom de projectmanagement checklist gratis. Deze checklist helpt je aan de hand van 10 overwegingen jouw wensenlijst samen te stellen. Met deze wensenlijst kies je eenvoudig de beste software die bij jouw bedrijf en werkwijze past. Download de gratis checklist hieronder.

Stap 3: Wat kan team management en projectmanagement software voor jou betekenen?

Je hebt nu een beetje een overzicht van de verschillende project management software systemen en wat er mogelijk is. Maar wat kan projectmanagement software jouw bedrijf opleveren? Hieronder zijn de verschillende aspecten weergegeven wat de software jou kan opleveren. 

• Planning 
• Taakmanagement
• Middelen en budget
• Time tracking
• Rapporteren
• Communicatie

Planning

Een van de belangrijkste redenen waarom je project management software zou moeten hebben is om een goede planning te kunnen maken. Wie projectmatig wil werken moet eerst het doel definiëren en daarna direct starten met plannen. Samen met je team maak je een planning voor je projecten en deel je projecten op in milestones en deadlines. Projectleden ontvangen automatische herinneringen of notificaties wanneer belangrijke wijzigingen zijn uitgevoerd of milestones en deadlines (bijna) aflopen. Zo kun je gemakkelijk de naderende deadline halen. Daarnaast kun je deze planning altijd blijven inzien en er lering uittrekken voor het volgende project. Door projectmatig te werken met goede projectmanagement software kun je leren van het verleden en dit weer gebruiken voor de toekomst. Zo worden je projecten nog planmatiger en gestructureerder.

Taakmanagement

Met taakmanagement kun je gemakkelijk in kleinere deelprojecten werken. Zo heb je overzichtelijk de taken bijeen. Daarna kun je ze op de juiste volgorde zetten om zo de workflows nog efficiënter te laten verlopen. Bovendien kun je gemakkelijk taken toewijzen aan de projectleden en er bepaalde data of deadlines aanhangen. Hierdoor weet je niet alleen welke taken er liggen, maar zie je ook wie het oppakt en wanneer.

Middelen en budget

Verschillende projectmanagement software hebben functies om alle middelen te beheren. Zo kun je bijvoorbeeld gemakkelijk een overzicht maken met alle geboekte vergaderzalen. Ook kun je een overzicht krijgen van je budget, wat je al hebt uitgegeven en wat je nog over hebt. Handig, want zo weet je precies welke ruimtes je nog kan boeken en voor welk bedrag. Veel project management software aanbieders bieden je deze handige handvatten en koppelingen. 

Time tracking

Ook met time tracking is het zo dat verschillende project management software dit als functie hebben. Met time tracking kun je heel gemakkelijk zien welke taken veel tijd en welke taken minder tijd kosten. Hierdoor kan je volgende projecten makkelijker managen omdat je weet welke taken veel of weinig tijd kosten. Maakt het plannen van je volgende project ook een stuk gemakkelijker, je kunt er immers dan rekening mee houden hoe lang sommige zaken duren. Met geavanceerde project management software is het daarbij soms mogelijk een time tracking functie aan te bieden waarbij je direct kan factureren. 

Rapporteren

Ook een belangrijke functie is het rapporteren. Met behulp van statistieken kan project management software inzicht geven in hoe je project verloopt. Zo zie je snel waar dingen mis gegaan zijn en wat je de volgende keer dus beter kan. De statistieken geven weer hoe je verschillende projecten verlopen en wat de resultaten zijn. Voordeel van projectmanagement software is hierbij dat jij als ondernemer er zelf niet diep in hoeft te duiken. Door een projectleider of -manager aan te stellen kan hij of zij dankzij de software uitkomsten rapporteren aan de directie. Zo weet iedereen de status, zonder alle details te hoeven weten. 

Communicatie

De laatste belangrijke functie is communicatie. Als je team management software goed in elkaar zit dan is het de plek voor al je projectinformatie. Dat is belangrijk omdat je op deze manier de informatie snel kan delen met je team. Met goede communicatie via de software kun je efficiënt werken zonder veel meetings.

Stap 4: Projectmanagement app

Naast de verschillende soorten projectmanagement software, bestaan er ook projectmanagement apps. Een handige functionaliteit is dat projectmanagement apps mobiel zijn. Zo kan je gemakkelijk overal inzicht krijgen in hoe je projecten ervoor staan. Daarnaast kunnen ook al je werknemers snel en eenvoudig het project bekijken en zien wat hun taken zijn. Een voordeel van een app is dat je deze altijd met je mee kunt dragen. Je hoeft dus niet perse op kantoor te zijn als je het project wilt inzien. Je kunt overal waar je internet hebt de app opstarten en de projecten inzien. 

Stap 5: De voordelen van projectmanagement software

Het inzetten van online projectmanagement en team management heeft vele voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat je met behulp van project planning software inzicht over de voortgang van een project hebt. Daarnaast brengt het een structuur aan in de verschillende werkzaamheden. De meest relevante informatie kan centraal worden vastgesteld in de projectplanning. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het gewenste resultaat.

Projectmanagement software heeft de volgende voordelen:

• Team management: Alle medewerkers binnen het project zijn direct op de hoogte waarvoor en waaraan zij moeten werken. Software project management is ook erg geschikt voor projecten waarbij met sprints wordt gewerkt. Dit werkt vaak erg motiverend voor zowel de projectleiders als de medewerkers. 
• Verder brengt de inzet van project management veel kennis en kwaliteiten van projectmedewerkers samen. Op deze manier kan elke projectmedewerker doen waar hij of zij goed in is en kan er succesvol worden samengewerkt. 
• Daarnaast kan project management software vaak online worden gebruikt. Dat heeft als voordeel dat zowel projectleiders als medewerkers op elk moment van de dag en op elke locatie inzage heeft in de voortgang van het project. Geen sprake meer van rondslingerend papierwerk, maar alle informatie rondom het project overzichtelijk in het project management systeem.
• Project management software kun je instellen en gebruiken in de taal waarin je werkt. Internationaal kun je de software Engels inrichten, maar je hebt ook tooling van project management software Nederlands. Deze software biedt alles in de Nederlandse taal. Internationaal wordt al veel gebruik gemaakt van software. Als ondernemer wil je waarschijnlijk wel dat deze in de taal wordt gebruikt waarin de dagelijkse gang van zaken ook worden geregeld. Kiezen voor projectmanagement tools en software Nederland betekent dat je altijd een tool in de juiste taal kunt zetten.

Stap 6: Projectmanagement systeem kiezen

Elk project management systeem is anders en het kan daarom lastig zijn om de juiste project software te vinden en te kiezen. Hier kun je verschillende tools met een projectmanagement functie vinden en vergelijken. De meeste systemen zijn geschikt voor alle verschillende computer systemen. Bedenk wel dat je projectmanagement software Mac anders werkt dan op Windows en dat je wel de juiste systeemvoorkeuren kiest. Zo kom je niet voor verrassingen te staan als je de software hebt aangeschaft. Er zijn ook meer algemenere project planning software pakketten beschikbaar. De eerste en belangrijkste stap bij het kiezen van software, is het bepalen van je wensen. Stel jezelf de vraag, wat verwacht ik van de projectmanagement software? 

De volgende vragen kunnen je helpen bij het kiezen van projectmanagement software:

Verder kun je jezelf de volgende vragen stellen om je wensen in kaart te brengen en vervolgens te bepalen welke online projectmanagement software geschikt is en welk projectmanagementsysteem het beste bij je past:

• Wat is de bedrijfsvorm?
• Hoeveel projectleiders en medewerkers zijn betrokken bij projecten?
• Hoeveel trainingstijd is per medewerker nodig?
• Wil je de vormgeving van de verschillende pagina’s kunnen aanpassen?
• Wil je foto’s en/of logo’s kunnen toevoegen aan bedrijven en/of personen?
• Wil je het project management systeem kunnen koppelen met andere systemen? Zo ja, welke systemen?
• Welke andere functies en/of mogelijkheden moet het projectmanagement systeem kennen? Bijvoorbeeld agenda, takenlijst etc.

​Stap 7: Gratis projectmanagement programma proberen?

Wanneer je alle wensen in kaart hebt gebracht, kun je de software projectmanagement die hieraan voldoen met elkaar vergelijken op deze pagina. Heb je een keuze kunnen maken, een top drie samengesteld maar twijfel je nog? Wil je project management software nederlands gratis testen zodat je zeker weet dat het bij jouw organisatie past? In de meeste gevallen kun je een project management systeem gratis proberen voor een bepaald aantal dagen. Een projectmanagement tool gratis proberen raden wij eigenlijk altijd aan, indien dit mogelijk is. Project planning tools kunnen namelijk ingewikkeld zijn en door het gratis te testen weet je zeker of de features bij je passen. 

Proefperiode?

Meestal is er een proefperiode van veertien of dertig dagen. Je ontdekt op deze manier kosteloos wat de mogelijkheden zijn van het door jouw gekozen project software. Na deze proefperiode kun je vervolgens besluiten om de project software wel of niet aan te schaffen. Mocht je niet tevreden zijn dan heeft het in ieder geval niets gekost. Het gebruikmaken van de proefperiode is vrijblijvend, je zit nergens aan vast. Bevallen de gekozen project planning tools niet? Probeer dan nog eens andere projectmanagement software, op deze manier weet je zeker dat jouw keuze aansluit bij de vastgestelde wensen.

Project management software aanschaffen

De juiste project software uitzoeken en aanschaffen gaat in zeven stappen. Je wilt weten wat het precies is, welke soorten projectmanagement software er is en wat je ermee kunt doen. Pas als je deze zaken weet en de vragen voor jezelf weet te beantwoorden kun je de beste overwegingen met elkaar vergelijken.

Project software gratis testen is daarbij een goede optie. Hierdoor weet jij wat je wel of niet bevalt aan de verschillende project planning tools die er zijn. Op die manier weet jij zeker dat je de projectmanagement tools online getest hebt en een overwogen keuze kan maken. Vergelijk de verschillende leveranciers hierboven en stel zelf je favoriete top drie samen.