Je salarisadministratie kun je het beste bijhouden met een goed salarispakket. Vaak zijn dit online pakketten waarmee jij eenvoudig jouw salarisadministratie kunt doen. Welk salarispakket het beste bij jouw onderneming past beslis je zelf.
Waar ga je voor? Ga je zelf aan de slag met jouw salarisadministratie of kies je ervoor om het uit te besteden? Ontdek de voor- en nadelen van beide opties in het artikel.
Wat zijn de kosten van salarisadministratie software en waar komen deze kosten vandaan? En is het dan juist goedkoper om het aan een salarisadministrateur in te schakelen?
Wat is nu de beste salarisadministratie software voor jouw bedrijf? Vergelijk de verschillende leveranciers, maak je persoonlijke top drie en probeer sommigen gratis.
Het bijhouden van je salarisadministratie is verplicht. Hoe je dit aanpakt is voor jezelf om te beslissen. Vaak heb je hiervoor een salarisadministrateur voor in dienst, die samen met jouw HRM-afdeling aan de slag gaat met alle administratie zaken. Veel ondernemers huren een externe hulp in, ook die mogelijkheid is er.
Je kunt er ook voor kiezen om met behulp van administratiesoftware jouw loonadministratie bij te houden. Wij kunnen ons voorstellen dat je hierover vragen hebt, lees snel verder, want in dit artikel vind je het antwoord op vragen als:
Vind je het te duur om jouw salarisadministratie uit te besteden? En heb je ondersteuning nodig bij zelf de loonadministratie doen? Kies dan voor salarisadministratie software. Het is goedkoper dan uitbesteden én je bespaart tijd op handmatig de salarisverwerking te doen. Wanneer je jouw loonadministratie software integreert met een HRM systeem, wordt het berekenen van de salarissen helemaal eenvoudig.
Salarisadministratie is te definiëren als het proces van alles rondom het uitbetalen van jouw medewerkers. Van het salaris zelf tot de juiste loonheffingen en belasting. In de salarisadministratie houd jij dit als ondernemer allemaal bij. Als ondernemer met medewerkers zorg jij ervoor dat jouw medewerkers elke maand hun loon op een vaste dag in de maand krijgen.
Voor veel ondernemers is dit altijd een flinke ‘kostenpost’, je betaalt immers in één keer een groot bedrag uit. Eigenlijk is het natuurlijk geen kostenpost, want als het goed is staat er tegenover het salaris ook inkomsten! Jij betaalt jouw medewerkers daar immers voor. Het goed berekenen van de salarisadministratie is een ingewikkeld proces als je dat zelf wilt doen.
Veel ondernemers gebruiken hier een salarisadministrateur voor of gaan er zelf mee aan de slag met salarisadministratie software. Welke keuze je zelf maakt is aan jou. Salarisadministratie wordt ook vaak vergeleken of in een en dezelfde adem genoemd met loonadministratie.
In de basis worden de woorden loonadministratie en salarisadministratie vaak door elkaar gebruikt. Ze verschillen echter wel met elkaar. Vaak wordt met de loonadministratie de documenten bedoeld en niet het proces van salarisadministratie. De loonadministratie bestaat uit verschillende documenten, zoals de loonstaat, de loonstrook en uiteraard als het jaar voorbij is de jaaropgave. Daarnaast bewaar en verzamel je andere documenten om je salarisadministratie kloppend te maken.
Denk hierbij aan zaken als:
Niet alleen voor werknemers is een loonstrook soms een ingewikkeld document. Ook ondernemers hebben soms moeite met een loonstrook en wat er allemaal op en in moet komen te staan. Voor een kloppende salarisadministratie zul je de onderdelen als brutoloon, belastingen, belastingaftrek en onkosten en vergoedingen op de loonstrook en in de -administratie terug moeten laten komen.
Veel ondernemers worstelen met hun salarisadministratie, daarom gebruiken ze vaak salarisadministratie software om hun loonadministratie bij te houden. Andere ondernemers schakelen een salarisadministrateur in.
Een salarisadministrateur is iemand die zich bezighoudt met het opzetten en verwerken van de administratie rondom de uitbetaling van het loon aan werknemers. Een salarisadministrateur wordt ook wel medewerker salarisadministratie of payroll-medewerker genoemd en zorgt ervoor dat ondernemers niet zelf verantwoordelijk zijn voor het verwerken van de salarissen.
Als ondernemer kun je ervoor kiezen om zelf een salarisadministrateur in dienst te nemen en hem of haar toegang te geven tot je software, of deze via een administratiekantoor in te huren.
Er zijn verschillende manieren waarop je de salarisadministratie bij kunt houden. Welke optie het beste bij jouw bedrijf past is aan jou. Hoe meer medewerkers je hebt, hoe groter je administratie zal worden. Houd er dus rekening mee dat wat je nu handig vindt als optie ook toekomstbestendig is voor jouw bedrijf.
We hadden het er net al even kort over. Als ondernemer heb je eigenlijk twee opties, namelijk je salarisadministratie zelf doen of uitbesteden. Uiteraard heb je binnen het zelf doen van je salarisadministratie de mogelijkheid om dit zelf te doen met bijvoorbeeld handige software.
Bedenk voor jezelf dat je een afdeling of medewerker wil inhuren die de salarisadministratie voor jou gaat bijhouden, of je zelf er tijd voor vrij wilt maken of dat je het echt uitbesteed. Tijd is ook geld, dus de meeste ondernemers leggen dit bij het HR-team neer. HR kan vervolgens al haar inspanningen meetbaar maken door middel van een HR dashboard. Zelf doen betekent dus niet dat je het zelf doet. Het zelf doen van je administratie betekent dat je weet wat gedaan wordt, zonder dat je het zelf doet.
Je hebt uiteraard ook nog de mogelijkheid tot het uitbesteden van je salarisadministratie aan bijvoorbeeld een gespecialiseerd administratiekantoor. Zij nemen je dan al het werk uit handen en zorgen er dan voor dat elke maand jouw medewerkers hun salaris krijgen. Bedenk wel dat jij wel de informatie aan zult moeten leveren die het administratiekantoor nodig heeft. Dus helemaal uitbesteden van je administratie zal helaas niet lukken.
Indien je ervoor kiest om je administratie zelf te doen dan kun je dit het beste online bijhouden door middel van software. Zelf de salarisadministratie doen kan complex en tijdrovend zijn. Loonadministratie software helpt jou het proces van het uitbetalen van jouw personeel gemakkelijker en sneller te maken.
Altijd het beste systeem voor jouw bedrijf kiezen? Maak je eigen persoonlijke top drie en vergelijk de verschillende salarisadministratie software pakketten via de Appwiki vergelijker.
De laatste wijzigingen op het gebied van wetgeving worden ook verwerkt in de salarissoftware door middel van updates. Deze aanpassingen worden automatisch doorgevoerd in de berekeningen, zonder dat je er tijd aan kwijt bent.
In de cloud veilig en online
Groot voordeel van online je salarisadministratie bijhouden en daarvoor een cloud oplossing te gebruiken is dat jij overal ter wereld jouw administratie kunt inzien. Daarnaast ben jij niet verantwoordelijk voor het opslaan van de data. Dat is de softwareleverancier die jouw data op de servers opslaat en veilig bewaard. Omdat de software in de cloud staat, kan iedere medewerker de software makkelijk benaderen en zelf gegevens opvragen.
Met de Employee Self Service (ESS, ook wel e-HRM genoemd) word jij als manager ontlast. Een medewerker kan namelijk altijd zijn salaris en loonadministratie online inzien. Ook kan hij zijn persoonlijke gegevens inzien en zonodig zelf aanpassen. Scheelt jou veel werk en onnodige frustratie omdat er zaken zijn die misschien niet kloppen, maar gemakkelijk snel aangepast kunnen worden.
Salaris software zorgt dus voor een flinke tijdsbesparing, wat jou dus eigenlijk ook geld oplevert. Ook hoef je niet te verdiepen in de complexe wetgeving.
Maar er zijn nog meer voordelen die het gebruik van salarisadministratiesoftware met zich meebrengt.
Het gebruik van software zorgt ervoor dat je veel processen kunt automatiseren. Denk hierbij aan het eenmalig opstellen van de loonstrook en die vervolgens elke maand geautomatiseerd versturen. Uiteraard dien je zelf wel aanpassingen door te voeren, zoals een loonsverhoging of eenmalige onkostenvergoeding. Administratiesoftware kan je daarnaast ook automatisch wijzen op een contract dat afloopt of een functioneringsgesprek dat gewenst is.
Meer weten? We hebben alle voordelen van het bijhouden van jouw salarisadministratie middels software voor je uitgewerkt in het complete artikel, inclusief vergelijkingstool.
Geen bedrijf is hetzelfde, waarom zouden de verschillende mogelijkheden voor salarisadministratie dat wel zijn?! Uiteraard is de basis voor elk bedrijf hetzelfde. Je bent immers vanuit de Belastingdienst verplicht om de loonadministratie op een juiste manier bij te houden. Daaraan zitten eisen verbonden, die voor elk soort bedrijf in elke branche gelden. Daarentegen kun je natuurlijk wel degelijk rekening houden met een bepaalde branche.
Laten we er iets dieper op ingaan.
Horeca werkt met onregelmatige tijden. Met oproepers, flexers, vaste medewerkers en tijdens feestdagen waarop het ‘normale’ bedrijfsleven gesloten is. Hierdoor kan het doen van de salarisadministratie voor de horeca nog wel eens lastig zijn. Bovendien wisselen medewerkers vaker in de horeca, omdat het vaak studenten zijn die een bijbaan hebben.
Horeca administratie voor vaste mensen is immers niet zo lastig. Dat is een keer goed neer zetten en eventuele extra gemaakte uren verwerken. Het in- en uittreden van medewerkers kan lastig zijn. Je wilt immers wel dat alles volgens de wet en de geldende CAO wordt bijgehouden. Door de verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken kun jij kijken of de salarisadministratie bij jouw horecazaak past.
Misschien denk je wel geen salarisadministratie te hoeven doen als ZZP’er, maar dan heb je het toch echt mis. Jij bent toch als ZZP’er jouw eigen medewerker. Ook als ZZP'er zul je dus een salarisadministratie ZZP moeten bijhouden.
Voor ZZP’ers geldt echter dat de enige die toegang nodig heeft, jij bent. Helemaal als je het zelf doet met salarisadministratie software. Je hebt niet te maken met in- en uittreders binnen je bedrijf. Die functionaliteiten heb je daarom ook niet nodig. Maar let op, als je met jouw bedrijf gaat groeien wordt jouw ZZP-onderneming misschien wel groter. Houd hier dus wel rekening mee als je aan de slag gaat met je loonadministratie ZZP.
Je wilt een passend systeem afnemen. Zou vervelend zijn als je jouw gekozen systeem niet kunt uitbreiden. Vergelijk de systemen en kijk welke salarisadministratie voor ZZP het beste bij jou past.
Bij een MKB-onderneming heb je net als met de horeca administratie te maken met meerdere medewerkers, verschillende contractvormen en in- en uittreders. Hierdoor kan het doen van de salarisadministratie voor het MKB erg ingewikkeld zijn. Een goed systeem specifiek voor het MKB kan je hierbij helpen.
Voordat je de keuze maakt hoe je de salarisadministratie bij gaat houden voor jouw onderneming is het van belang dat je van tevoren goed nadenkt over wat je wilt. Wil je het zelf doen? Ga je het uitbesteden? Of kies je toch voor een passend online pakket waarmee je aan de slag gaan met jouw salarisadministratie.
Wil je dat de software je de mogelijkheid biedt om verschillende rechten aan je medewerkers te geven en zij hun salaris online kunnen inzien? Of vind je het belangrijk dat de loonadministratie software is te koppelen met bijvoorbeeld jouw boekhoudprogramma? Of wil je graag overzichtelijke rapportages kunnen inzien.
Denk goed na over deze vragen, neem de tijd om deze te beantwoorden en maak dan pas een keuze wat het beste bij je past. Ga je voor de salarisadministratie software? Vergelijk de verschillende aanbieders met elkaar en probeer verschillende pakketten gratis uit. Zo weet je zeker dat jij de beste keuze maakt voor jouw bedrijf.
Om je basis HR-processen vanuit huis op orde te krijgen en houden, inspireren wij je graag met top tools om geen tijd te verliezen.
Lees meer