Wat is een grootboek?

Een grootboek omvat een verzameling van alle grootboekrekeningen. Er wordt van elke grootboekrekening afzonderlijk een overzicht bijgehouden wat betreft de wijzingen die gedurende een bepaalde periode plaats hebben gevonden. Deze wijzigingen worden veelal geregistreerd in dagboeken en vervolgens automatisch verwerking in het grootboek.

De balans aanpassen wanneer er een mutatie in één van de posten plaatsvind is tijdrovend en de kans op onherstelbare fouten is groot. Daarom wordt er gewerkt met een grootboek. Het grootboek helpt je bij het opstellen van een balans en een winst- en verliesrekening

Grootboekrekeningen

Een grootboek is opgesteld uit verschillende grootboekrekeningen, waarmee inzicht wordt gegeven in de kosten en opbrengsten van een onderneming. Iedere grootboekrekening heeft een uniek nummer en omschrijving. De grootboekrekeningen worden onderverdeeld in balansrekeningen en resultatenrekeningen. Voorbeelden van balansrekeningen zijn: gebouw, machines en afschrijvingen. Voorbeelden van resultatenrekeningen zijn: omzet, BTW en inkoopkosten.

Voorbeeld grootboekrekening balans

Zoals vermeld heeft elk grootboekrekening een apart nummer en dient een grootboekrekening als input voor het opstellen van de balans en winst- en verliesrekening. Er wordt voor de nummering een lijst van rekeningschema’s gebruikt. Zo beginnen bijvoorbeeld de rubrieken die verband houden met de voorraadrekening met een 3, waarbij een verdere onderverdeling in deze rubriek kan worden gemaakt. Zou kan de post voorraad grondstoffen 300, voorraad onderdelen 301 en voorraad hulpstoffen 302. De mutaties die plaatsvinden in deze posten zorgen gezamenlijk voor de mutaties in de post voorraden (3). Deze post voorraden vind je dan weer terug in de uiteindelijke balans.

Voorbeeld grootboekrekening winst- en verliesrekening

Het nummer gebruikt voor omzetten is bijvoorbeeld 80 (onderdeel van de hoofdrubriek verkoopresultaat welke 8 heeft). Deze omzetten worden bijvoorbeeld verder weer onderverdeeld in de grootboekrekeningen nummer 800, omzet installatieafdeling en nummer 801, winkelomzet. Deze grootboekrekeningen worden uiteindelijk gebruikt om de winst- en verliesrekening op te stellen. 

Journaalposten

Om de grootboekrekeningen op te kunnen stellen die het grootboek vormen, wordt er gebruik gemaakt van journaalposten. Een journaalpost geeft aan welke grootboekrekeningen gedebiteerd en gecrediteerd moeten worden. Elke keer als er een financiële actie wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld de verkoop van een machine en dus de toename van liquide middelen, wordt dit door middel van een journaalpost vermeldt. Een journaalpost moet altijd in evenwicht zijn, net zoals bij een balans en een grootboek. De debet- en creditzijde zijn dus gelijk. 

Voorbeeld journaalpost

Er wordt een bedrag van € 2.000 uit de kas naar de girorekening gestort.
De transactie wordt als volgt geboekt. De kas is een bezit en deze wordt door de transactie minder en zal gecrediteerd moeten worden. De girorekening is ook een bezit, maar neemt toe in dit voorbeeld. De girorekening wordt met € 2.000 gedebiteerd. In journaalposten wordt altijd eerst de gedebiteerde post weergegeven en vervolgens de gecrediteerde post.

De journaalposten beginnen hier beiden met een 1. Dat komt omdat ze beiden onder het grootboek nummer 1 vallen, de grootboek Financiële rekeningen. Kas en de girorekening zijn subgroepen van de rubriek Financiële rekeningen. Kas heeft als grootboeknummer 100 en de girorekening heeft als grootboekrekening 111. 

Resumé 

In bovenstaande voorbeeld van de journaalpost zie je dat de journaalposten, de financiële transactie, van invloed is op de verschillende grootboekrekeningen (kas en girorekening). Deze vormen op hun beurt weer de rubriek financiële rekeningen. Het grootboek blijft zo up to date en uit het grootboek kan informatie worden geraadpleegd die tot de vorming van de uiteindelijke balans en winst- of verliesrekening zal leiden.