Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is onderdeel van Robotic Process Automatization (RPA). RPA automatiseert administratieve bedrijfsprocessen. Dat betekent dat menselijke handelingen worden vervangen door robots. Kortom, robotic accounting zorgt ervoor dat facturen zonder enige menselijke handelingen en dus ook zonder fouten, in het boekhoudsysteem terecht komen en worden verwerkt.

Hoe werkt robotic accounting?

Het robotic gedeelte is een algoritme die de eenvoudige werkzaamheden van de mens overneemt. Dat wordt gedaan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door de gegevens van een eerder gescande factuur te 'lezen' tot het volledig automatisch boeken van de factuur. Een robot kan dat allemaal ook, en nog veel sneller dan een mens.

Het belangrijkste doel van robotic accounting is het uitvoeren en afronden van handelingen zonder dat er enige menselijke handelingen aan te pas komen.

Deze robots zijn continu in ontwikkeling. Momenteel kunnen robots bedrijven helpen met basale boekhoudkundige taken, zoals het boeken van facturen. Maar de verwachting is dat robots op korte termijn meer voor zichzelf kunnen gaan denken en dus ook complexere taken gaan overnemen. Denk hierbij aan het opstellen van een jaarrekening en deze van een analyse voorzien.

Ontwikkeling van robotic accounting

Tot op de dag van vandaag komt een echte high tech robot wereld eigenlijk alleen voor in films. Toch zijn er ook in het hedendaagse leven al veel handelingen en werkzaamheden overgenomen door machines. Op het gebied van software is dit ook het geval. Ook binnen boekhoudsoftware gebeurt dit en dat bespaart veel bedrijven een hoop tijd. Maar de ontwikkelingen op het gebied van machines, automatiseren en robots staan natuurlijk niet stil. Zo komt ook de wereld van robotic accounting steeds dichter bij. Wellicht is er over een paar jaar wel een volledig geautomatiseerd boekhoudprogramma?!

Wat zijn de voordelen van robotic accounting?

Het gebruik van robotic accounting heeft meerdere voordelen:

• De snelheid bespaart tijd
• Het gaat foutloos
• Alle stappen worden gelogd. Zo krijg je meer grip op je uitgaven

Met snelheid bespaar je tijd

Met robotic accounting bespaar je veel tijd, omdat alles in een veel sneller tempo gaat dan bij een mens. Hierbij kun je denken aan gegevens aflezen van een factuur. De robot kan in een paar seconden alle belangrijke gegevens uit een factuur halen.

Dit gebeurt met OCR-technologie. Deze technologie zet bepaalde karakters van een PDF om naar leesbare data voor het boekhoudprogramma. Bovendien snapt een robot veel sneller de data die in een e-factuur staat. Een e-factuur is een XML-factuur.

De data die op een XML-factuur staat bevat meer dan alleen factuurdata. Een XML-factuur bevat ook markup language; de taal die nodig is om data te interpreteren en een robot kan dit sneller dan een mens. Verder is er de mogelijkheid om factuurdata (automatisch) te koppelen aan een bestelling of contract. Als de factuurgegevens overeenkomen met een bestelling, herkent de robot automatisch welke factuur bij welke bestelling hoort.

Zonder fouten

Een robot zorgt ervoor dat er geen fouten worden gemaakt. Dit komt omdat een robot precies de gewenste instructies opvolgt en alles geheel automatisch gaat. Dit werkt bijvoorbeeld als volgt:

Stap 1: Checken van ontvangsten

In eerste instantie checkt de robot bijvoorbeeld alle ontvangsten. Dit kan op basis van ordernummer of door middel van het bedrijf en de overige aantallen die op de factuur staan vermeld. Zodra de robot stuit op een fout in de factuur, dan wordt hier een melding van gemaakt.

Stap 2: Checken van contracten en bestellingen

Als er geen sprake is van een ontvangst, dan zoekt de robot verder en wordt er gekeken of er aanknopingspunten zijn met contracten. Als het contract al is goedgekeurd hoeft dit niet nogmaals te gebeuren voor de factuur. Is er geen sprake van een ontvangst of een contract, dan checkt de robot bijvoorbeeld eerdere bestellingen. De robot is dan afhankelijk van de bestellingsinformatie, zoals de omschrijving, de aantallen en de prijs. Komen deze gegevens overeen met een factuur dan is er een match. Vaak hoeft de factuur niet apart nog een goedkeuring te krijgen, maar soms gebeurt dit wel ter controle.

Stap 3: Checken van boeking voorstellen

Mochten al deze verschillende stappen niet werken, dan gaat de robot over naar het checken van de boeking voorstellen. Het boekingsvoorstel bestaat uit een set van vooraf gedefinieerde regels. Vaak is hierbij vooraf te bepalen welke stappen de robot in zo'n geval moet nemen.

Stap 4: Toevoegen aan takenlijst

Als al deze verschillende stappen niet werken of niet door de robot kunnen worden voltooid, dan kan worden teruggegrepen naar de takenlijst. De factuur komt dan weer terug in de takenlijst te staan. In zo'n geval moeten er dus toch menselijke handelingen aan te pas komen.

Meer grip op je uitgaven

Een ander zeer belangrijk voordeel is dat robotic accounting je meer grip geeft op je uitgaven. Daarnaast ben je ook klaar voor wat de toekomst je brengt. Veel soortgelijke processen zullen waarschijnlijk ook geautomatiseerd worden en de ontwikkelingen voor robotic accounting blijven ook in volle gang en alleen maar toenemen. Door nu al te starten met robotic accounting is je bedrijf in ieder geval klaar voor de toekomst.

Welke tools gebruiken robotic accounting?

Er zijn inmiddels diverse aanbieders die voor de accountancy branche diverse robotic accounting functies bieden. Hieronder vind je een aantal aanbieders die we kunnen aanbevelen: