1. Blog
  2. Robotic Accounting: wat is het en wat kun je ermee?
  1. Blog
  2. Robotic Accounting: wat is het en wat kun je ermee?

Robotic Accounting: wat is het en wat kun je ermee?

Boekhouding 18 november 2016 Leestijd 5 minuten

Tot op de dag van vandaag komt een echte high tech robot wereld eigenlijk alleen voor in films. Toch zijn er ook in het hedendaagse leven al veel handelingen en werkzaamheden overgenomen door machines. Op het gebied van software is dit ook het geval. Ook binnen boekhoudsoftware gebeurt dit en dat bespaart veel zelfstandigen een hoop tijd. Maar de ontwikkelingen op het gebied van machines, automatiseren en robots staan natuurlijk niet stil. Zo komt ook de wereld van robotic accounting steeds dichter bij. Wellicht is er over een paar jaar wel een volledig geautomatiseerd boekhoudprogramma?!

Wat is robotic accounting?

Steeds vaker duikt de term robotic accounting op, maar wat houdt dat nou precies in? Robotic accounting zorgt ervoor dat facturen zonder enige menselijke handelingen en dus ook zonder fouten, in het boekhoudsysteem terecht komen. Het robotic gedeelte is in dit geval een algoritme die de eenvoudige werkzaamheden van de mens overneemt. Dat wordt gedaan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door de gegevens van een eerder gescande factuur te 'lezen' tot het volledig automatisch boeken van de factuur. Het grootste doel van robotic accounting is het uitvoeren en afronden van handelingen zonder dat er enige menselijke handelingen aan te pas komen. Een robot kan dat allemaal ook, en nog veel sneller dan een mens.

Wat zijn de voordelen van robotic accounting?

Er zijn drie belangrijke voordelen van robotic accounting. De grootste voordelen zijn:

  • De snelheid bespaart tijd
  • Het gaat foutloos
  • Je krijgt meer grip op je uitgaven

Met snelheid bespaar je tijd

Met robotic accounting bespaar je veel tijd, omdat alles in een veel sneller tempo gaat dan bij een mens. Hierbij kun je denken aan gegevens aflezen van een factuur. De robot kan in een paar seconden alle belangrijke gegevens uit een factuur halen. Dit gebeurt met de OCR-technologie. Deze technologie zet bepaalde karakters van een PDF om naar leesbare data voor het boekhoudprogramma. Daarnaast snapt een robot veel sneller de data die in een e-factuur staat. In veel gevallen is een e-factuur een XML-factuur. De data die op een XML-factuur staat bevat meer dan alleen factuurdata. Een XML-factuur bevat ook markup language; de taal die nodig is om data te interpreteren en een robot kan dit sneller dan een mens. Verder is er de mogelijkheid om factuurdata (automatisch) te koppelen aan een bestelling of contract. Als de factuurgegevens overeenkomen met een bestelling, herkent de robot automatisch welke factuur bij welke bestelling hoort.

Zonder fouten

Een robot zorgt ervoor dat er geen fouten worden gemaakt. Dit komt omdat een robot precies de gewenste instructies opvolgt en alles geheel automatisch gaat. Dit werkt bijvoorbeeld als volgt:

Stap 1: checken van ontvangsten

In eerste instantie checkt de robot bijvoorbeeld alle ontvangsten. Dit kan op basis van ordernummer of door middel van het bedrijf en de overige aantallen die op de factuur staan vermeld. Zodra de robot stuit op een fout in de factuur, dan wordt hier een melding van gemaakt.

Stap 2: checken van contracten en bestellingen

Als er geen sprake is van een ontvangst, dan zoekt de robot verder en wordt er gekeken of er aanknopingspunten zijn met contracten. Als het contract al is goedgekeurd hoeft dit niet nogmaals te gebeuren voor de factuur. Is er geen sprake van een ontvangst of een contract, dan checkt de robot bijvoorbeeld eerdere bestellingen. De robot is dan afhankelijk van de bestellingsinformatie, zoals de omschrijving, de aantallen en de prijs. Komen deze gegevens overeen met een factuur dan is er een match. Vaak hoeft de factuur niet apart nog een goedkeuring te krijgen, maar soms gebeurt dit wel ter controle.

Stap 3: checken van boeking voorstellen

Mochten al deze verschillende stappen niet werken, dan gaat de robot over naar het checken van de boeking voorstellen. Het boekingsvoorstel bestaat uit een set van vooraf gedefinieerde regels. Vaak is hierbij vooraf te bepalen welke stappen de robot in zo'n geval moet nemen.

Stap 4: toevoegen aan takenlijst

Als al deze verschillende stappen niet werken of niet door de robot kunnen worden voltooid, dan kan worden teruggegrepen naar de takenlijst. De factuur komt dan weer terug in de takenlijst te staan. In zo'n geval moeten er dus toch menselijke handelingen aan te pas komen.

Meer grip op je uitgaven

Een ander zeer belangrijk voordeel is dat robotic accounting je meer grip geeft op je uitgaven. Daarnaast ben je ook klaar voor wat de toekomst je brengt. Veel soortgelijke processen zullen waarschijnlijk ook geautomatiseerd worden en de ontwikkelingen voor robotic accounting blijven ook in volle gang en alleen maar toenemen. Door nu al te starten met robotic accounting is je bedrijf in ieder geval klaar voor de toekomst.

Populaire software

Gerelateerde artikelen

17 september 2018

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

Boekhouding Excel

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

31 oktober 2018

Wat zijn de beste zakelijke apps?

Boekhouding Urenregistratie Crm systeem Facturatie

Is de treincoupé ook jouw tweede huis geworden? Gaan de zaken goed en zit je hierdoor vaak in het buitenland? Doe jouw zaken met een business app!

15 september 2018

Boekhouden met een open-source boekhoudprogramma?

Boekhouding

Ben jij op zoek naar een open source boekhoudpakket? Bekijk dan hier de voor- en nadelen zodat je een goede keuze maakt.

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products