Wat is een UBL factuur?

Een UBL factuur is een digitale factuur die volgens een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dit is een standaard opmaak en bestandsformaat die het mogelijk maakt om digitale facturen eenvoudig in te lezen en verwerken in een factuur- of boekhoudprogramma.
De UBL factuur zorgt ervoor dat het aantal handelingen om een factuur te verwerken afneemt.  

UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld door Ministerie van Economische Zaken. Een andere naam voor een UBL-factuur is een e-factuur. Het maken en versturen van e-facturen wordt ook wel e-factureren genoemd.

Hoe werkt een UBL-factuur?

Om een factuur te automatiseren moet een computer begrijpen welke gegevens er op de factuur staan. Daarom worden alle gegevens van een factuur in een XML-bestand opgebouwd waarbij ieder gegeven met een stukje code getagd is. Aan de hand van deze tagging of code kan een factuur- of boekhoudprogramma het bestand lezen en de factuurgegevens snel herkennen. Maar wat betekent dit nou concreet?

Doordat een programma de gegevens exact kan herkennen, hoef je dus zelf geen de factuur niet meer te verwerken in het programma. Dat doet de software voor je. En daarom stuur je een UBL-factuur rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van je klant. Deze factuur komt dan als boekingsvoorstel in het pakket van je klant. De klant hoeft dan alleen nog maar het boekingsvoorstel te controleren en te accorderen voor betaling. Dit zorgt voor een supersnel facturatieproces, waarbij je heel veel tijd bespaart!

Waarom gebruik maken van UBL-facturen?

In 2009 zijn digitale facturen door de Overheid gelijkgesteld aan papieren facturen. Je hoeft dus (wettelijk) geen facturen meer te printen en in een envelop te stoppen. Je kunt ze gewoon per mail versturen. Maar dan nog moet je klant nog steeds een factuur overtypen in zijn boekhoudprogramma.

Niet leuk voor de klant natuurlijk en het kan langer duren voor je betaald krijgt. Stuur je een UBL factuur dan wordt de kans op fouten in de administratie van de klant minimaal. De klant moet wel akkoord zijn dat hij een digitale factuur ontvangt, dus stem het even af voordat je begint met digitale UBL-facturen te sturen. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde: ontvang jij een UBL factuur van je klant dan komt deze meteen bij jou tussen je boeking voorstellen te staan.

Je hoeft dus geen post met facturen meer te verwachten of zelfs geen PDF bestanden in je mailbox. Je ziet de factuur van de klant direct in je 'nog te betalen' posten in je boekhoudprogramma. Voorwaarde is daarbij wel dat zowel jij als de klant een programma heeft dat UBL ondersteunt.

De belangrijkste voordelen op een rij:

  • UBL facturen scheelt veel handelingen om een factuur te maken. Je hoeft de factuur niet meer te downloaden, opslaan als pdf en vervolgens te mailen naar de klant.
  • Je krijgt online een duidelijke weergave van facturen. De facturen die door de klant nog betaald moeten worden en de facturen die je zelf nog moet betalen.
  • Bespaar op verwerkingstijd van inkoopfacturen zoals overtypen van factuurgegevensen en het inboeken onder de juiste post.

Voor wie is e-factureren geschikt?

Je denkt misschien: dit is alleen voor grote bedrijven die honderden facturen versturen, maar niet is minder waar. Juist ook kleine bedrijven of zelfstandigen kunnen veel winst behalen door gebruik te maken van e-factureren.

Mocht je net starten als zzp’er of freelancer. Bekijk dan vooral ZZPCentrum.nl, voor de laatste ontwikkelingen, zzp opdrachten, artikelen en voorbeelden voor een goede start met zelfstandig ondernemen.

Waarmee kan ik UBL-facturen maken en versturen?

Het maken van een UBL-factuur kan zowel met een boekhoud- of factuurprogramma. Ieder programma met een UBL-ready functie is hiervoor geschikt. Deze programma’s houden zich aan de UBL-standaard, waardoor ze de XML bestanden kunnen herkennen en verwerken.

De volgende UBL-ready factuurprogramma's bevelen wij aan:

Yoobi

Yoobi maakt en levert cloud software voor CRM, projectmanagement en registratie van uren, verlof- en afwezigheid, rusttijden, onkosten en kilometers. Wij optimaliseren het proces van urenregistratie naar facturatie. Meer controle met minder handelingen.

Bespaar tijd
Koppel met boekhouding
Flexibele software

Prijs: Op aanvraag
Proefperiode: 41 dagen
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

e-Boekhouden.nl

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

#1 Facturatieprogramma
GRATIS voor starters
Onbeperkt factureren

Prijs: Gratis
Proefperiode: 15 maanden gratis voor alle Starters, daarna €5,95 per maand, start direct! Wij helpen u mee!
Reviews: 9.2/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

SnelStart

SnelStart maakt boekhouden en factureren makkelijk! Voor elke administratieve vraag hebben wij een slimme oplossing. Eenvoudig zelf uw boekhouding doen, bonnetjes inscannen, online factureren. Onze software groeit mee met uw bedrijf! Alles in de administratie kunt u doen met SnelStart. Al 63.000 slimme ondernemers gingen u voor.

Voor mkb en zzp
Gratis ondersteuning
Voor €10,- per maand!

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode:
Reviews: 8.8/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

CoManage

CoManage is een online tool op maat van de moderne ondernemer, specifiek ingericht voor starters, ZZP'ers en het klein-MKB. Beheer online je klanten, facturen, offertes, producten en projecten in één gebruiksvriendelijke module. Toegankelijk vanaf je desktop, tablet en smartphone, waar en wanneer je maar wil. Dat voor de scherpe prijs van €10 p.m.

Voor starters en ZZP
Scherp geprijsd
Persoonlijke service

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode:
Reviews: 9.2/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Exact Online

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact Online dé keuze van ruim 9000 accountants.

Boekhouden en CRM in 1
Schrijf uren online
Meest gekozen

Prijs: maandelijks €125,00
Proefperiode: 30
Reviews: 8.3/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Bekijk hier het complete overzicht van UBL-ready factuurprogramma's

Hoe kies je het beste factuurprogramma dat UBL ready is?

De software aanbieders richten zich vaak met diverse pakketten op specifieke bedrijfsvormen en branches. Je bedrijfsvorm (en branche) bepalen dus al voor een groot deel welke software geschikt is. Hiermee maak je eenvoudig een voorselectie.

Vervolgens begint het kiezen van het beste programma voor facturatie met het inventariseren van je wensen en budget. Filter hierbij op de functie 'UBL ready' en bepaal wat je nog meer met het programma wilt doen en welke functies je hierbij nodig hebt. Vervolgens maak je een inschatting hoeveel tijd je met deze functies bespaart. De kosten die je hiermee bespaart bepalen vervolgens het budget.

Als je de wensen en het budget hebt bepaald, kun je een shortlist maken en de programma's gratis proberen voor een proefperiode. Zo kun je gratis en vrijblijvend het pakket ervaren en weet je zeker of het bij jou past.

Benieuwd welke software voor jou geschikt is? Vertel ons hieronder over je bedrijf en vergelijk factuurprogramma's op reviews, functies en prijzen!

Factuurprogramma's vergelijken?

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products