Wat is een UBL factuur?

Een UBL factuur is een digitale factuur die volgens een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dit is een standaard opmaak en bestandsformaat die het mogelijk maakt om digitale facturen eenvoudig in te lezen en te verwerken in een factuur- of boekhoudprogramma.
De UBL factuur zorgt ervoor dat het aantal handelingen om een factuur te verwerken afneemt.  

UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld door Ministerie van Economische Zaken. Een andere naam voor een UBL-factuur is een e-factuur. Het maken en versturen van e-facturen wordt ook wel e-factureren genoemd.

Hoe werkt een UBL-factuur?

Om een factuur te automatiseren moet een computer begrijpen welke gegevens er op de factuur staan. Daarom worden alle gegevens van een factuur in een XML-bestand opgebouwd waarbij ieder gegeven met een stukje code getagd is. Aan de hand van deze tagging of code kan een factuur- of boekhoudprogramma het bestand lezen en de factuurgegevens snel herkennen. Maar wat betekent dit nou concreet?

Doordat een programma de gegevens exact kan herkennen, hoef je dus zelf geen de factuur niet meer te verwerken in het programma. Dat doet de software voor je. En daarom stuur je een UBL-factuur rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van je klant. Deze factuur komt dan als boekingsvoorstel in het pakket van je klant. De klant hoeft dan alleen nog maar het boekingsvoorstel te controleren en te accorderen voor betaling. Dit zorgt voor een supersnel facturatieproces, waarbij je heel veel tijd bespaart!

Waarom gebruik maken van UBL-facturen?

In 2009 zijn digitale facturen door de Overheid gelijkgesteld aan papieren facturen. Je hoeft dus (wettelijk) geen facturen meer te printen en in een envelop te stoppen. Je kunt ze gewoon per mail versturen. Maar dan nog moet je klant nog steeds een factuur overtypen in zijn boekhoudprogramma.

Niet leuk voor de klant natuurlijk en het kan langer duren voor je betaald krijgt. Stuur je een UBL factuur dan wordt de kans op fouten in de administratie van de klant minimaal. De klant moet wel akkoord zijn dat hij een digitale factuur ontvangt, dus stem het even af voordat je begint met digitale UBL-facturen te sturen. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde: ontvang jij een UBL factuur van je klant dan komt deze meteen bij jou tussen je boeking voorstellen te staan.

Je hoeft dus geen post met facturen meer te verwachten of zelfs geen PDF bestanden in je mailbox. Je ziet de factuur van de klant direct in je 'nog te betalen' posten in je boekhoudprogramma. Voorwaarde is daarbij wel dat zowel jij als de klant een programma heeft dat UBL ondersteunt.

De belangrijkste voordelen op een rij:

• UBL facturen scheelt veel handelingen om een factuur te maken. Je hoeft de factuur niet meer te downloaden, opslaan als pdf en vervolgens te mailen naar de klant.
• Je krijgt online een duidelijke weergave van facturen. De facturen die door de klant nog betaald moeten worden en de facturen die je zelf nog moet betalen.
• Bespaar op verwerkingstijd van inkoopfacturen zoals overtypen van factuurgegevensen en het inboeken onder de juiste post.

Voor wie is e-factureren geschikt?

Je denkt misschien: dit is alleen voor grote bedrijven die honderden facturen versturen, maar niet is minder waar. Juist ook kleine bedrijven of zelfstandigen kunnen veel winst behalen door gebruik te maken van e-factureren.

Mocht je net starten als zzp’er of freelancer. Bekijk dan vooral ZZPCentrum.nl, voor de laatste ontwikkelingen, zzp opdrachten, artikelen en voorbeelden voor een goede start met zelfstandig ondernemen.

Waarmee kan ik UBL-facturen maken en versturen?

Het maken van een UBL-factuur kan zowel met een boekhoud- of factuurprogramma. Ieder programma met een UBL-ready functie is hiervoor geschikt. Deze programma’s houden zich aan de UBL-standaard, waardoor ze de XML bestanden kunnen herkennen en verwerken.

De volgende UBL-ready factuurprogramma's bevelen wij aan: