Een administratieve bewaarplicht is een termijn waarin de onderneming verplicht is de administratie te bewaren. Iedere ondernemer is verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Het gaat hierbij om de basisgegevens. Onder deze basisgegevens worden de volgende administratieve gegevens verstaan:
- Het grootboek;
- Debiteuren- en crediteurenadministratie;
- Voorraadadministratie;
- Loonadministratie
Deze basisgegevens zijn elk moment opvraagbaar door de Belastingdienst en moeten voor een goede bedrijfsvoering zorgvuldig worden verwerkt. Voor elk van de gegevens zijn softwareprogramma's beschikbaar die je perfect kunnen helpen bij het voeren van een goede administratie.
Digitaal en papier
Voor gegevens omtrent onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Dit houdt verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld bedrijfspanden. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Het is daarom belangrijk dat de controleurs zicht hebben op de digitale bestanden en programma's die je gebruikt voor de digitale administratie. Met het alleen bewaren van je administratie op papier voldoe je dus niet aan de bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt met een deftig woord conversie genoemd.
