- Boekhouding
- Boekhouding tips
Wanneer je start met je eigen onderneming, voelt de wereld van boekhouding misschien aan als een doolhof waar je je weg doorheen moet vinden. Wij begrijpen dat boekhouding in het begin ingewikkeld en tijdrovend kan lijken, vooral zonder voorkennis. Met de juiste tips en tricks wordt het een stuk overzichtelijker. En om je op weg te helpen, hebben wij een aantal belangrijke tips voor je op een rij gezet. Met deze boekouding tips realiseer je snel en eenvoudig een gestructureerde boekhouding.
En wil je echt in de wereld van boekhouding duiken? Download dan onze cursus boekhouden!
Boekhouden tips, bekijk ze hieronder.
De omzet van december moet bijvoorbeeld worden geboekt in december i.p.v. januari. Op deze manier ontstaat er een helder en accuraat beeld van de omzetcijfers en zorg je er voor dat betalingen op tijd binnen komen. Je wilt niet het risico lopen dat uitgevoerde werkzaamheden te laat of zelfs niet gefactureerd worden. Je onderneming kan zo verdiende inkomsten mislopen door het niet of slecht bijhouden van de debiteuren administratie.
Bekijk ook: Wat is een debiteur?
Meer weten over debiteurenbeheer en software pakketten? Je leest het hier.
Door de crediteurenadministratie in een boekhoudprogramma bij te houden zorg je voor een tijdige boeking van je kosten. Zo kom je aan het eind van het kwartaal of jaar niet in de problemen. Een boekhoudpakket kan er voor zorgen dat de verschuldigde bedragen aan de crediteuren tijdig worden betaald. Zo voorkom je het risico van een betalingsachterstand. Te laat betaalde facturen kunnen daarnaast resulteren in een incassoboete, waar je als ondernemer niet op zit te wachten.
Bekijk ook: Wat is een crediteur?
Door wekelijks tijd te reserveren voor het bijhouden van de boekhouding, zorg je voor structuur in je eigen planning en een up-to-date boekhouding. Indien je de boekhouding blijft uitstellen, kost het steeds meer tijd om inkomsten en uitgaven goed te administreren. Door regelmatig je boekhoudpakket te raadplegen zorg je er tevens voor dat je op de hoogte blijft van de actuele (financiele) status van je onderneming.
Indien je regelmatig en tijdig je online boekhouding bijhoud, wordt het factureren of afsluiten van een kwartaal/jaar een stuk makkelijker. Dit geld ook voor het bijhouden van je uren. Het gebruik van een boekhoudprogramma kan hier bij helpen. Wanneer je elke dag begint of eindigt met zaken als - Wie heeft er vandaag betaald? Heb ik vandaag kosten gemaakt? Zijn er facturen waarvan de termijn is verlopen? Heb ik alles gefactureerd? - voorkom je problemen met de boekhouding en kun je veel tijd besparen.
Zoek je naar het beste boekhoudprogramma? Zorg er voor dat het boekhoudpakket voldoet aan de eisen die je er aan stelt. Stuur je voor je onderneming maar een beperkt aantal facturen per maand en heb je maar enkele debiteuren en crediteuren? Neem dan een boekhoudpakket die deze functies bezit en kies niet automatisch voor het meest uitgebreidere pakket, wanneer je deze ‘extra’ functionaliteiten toch niet gebruikt.
Op deze manier bespaar je geld dat elders weer in kan worden geïnvesteerd. Het kan zelfs zo zijn dat de wensen van je onderneming aansluiten met de specificaties dat een gratis boekhoudprogramma heeft. Bijvoorbeeld in het geval van een beginnende MKB ondernemer.
Wij helpen je het boekhoudprogramma te vinden die bij je past. Start de keuzehulp waarin je ons vertelt over je bedrijf en je wensen aangeeft. Wij vertalen dit naar jouw persoonlijke software top 3. Benieuwd welke aanbieders er zijn? Bekijk dan het overzicht.
Een van de boekhouding tips: het is een goed idee om de gewerkte tijd bij te houden. Zelfs als je een vast bedrag vraagt voor een project. In dit geval kan het alsnog zinvol zijn de tijd bij te houden. Bijvoorbeeld omdat je er zo achter kan komen dat het gefactureerde bedrag te laag is. De analyse van de gewerkte tijd kun je gebruiken als indicatie voor de prijs die je vraagt, maar ook om er achter te komen welke werkzaamheden het lucratiefst zijn.
Het bijhouden van de uren kun je handmatig doen, maar er is ook voldoende speciale urenregistratie software voor aanwezig. Daarnaast hebben veel boekhoudprogramma's ook een tijd- of urenregistratie feature. Facturatie van je werkzaamheden wordt hierdoor een stuk makkelijker.
Tenslotte kun je als ZZP-er in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek. Om hiervoor in aanmerking te komen dienen zelfstandigen 1.225 uren in hun onderneming te steken. Dit moet je kunnen aantonen aan de belastingdienst. Ook in dit geval is een urenregistratie dus handig.
Consistentie is een van de geheimen van een gezonde boekhouding. Als je maandelijks een factuur naar je klanten stuurt voor onderhoud of periodiek werk, doe dit dan bij voorkeur telkens op dezelfde dag. Wanneer je dit niet doet, weet een klant niet waar hij of zij aan toe is.
Ze kunnen zelfs de indruk krijgen dat ze een maand niet hoeven te betalen omdat ze geen factuur krijgen. Wanneer ze dan toch een factuur ontvangen, kan dit voor hen een onaangename verrassing zijn. Dit kan voor hen een reden zijn jouw factuur niet op tijd te betalen.
Een goed begin is het halve werk. Wanneer de verwachtingen tussen jou en je klant duidelijk zijn, kan dit een hoop klantenservice en administratieve problemen schelen. In je contract, offerte of je beleid moet het duidelijk zijn hoeveel je gaat factureren, hoe en wanneer er moet worden betaald en wat de verantwoordelijkheden van jou en de klant zijn.
Wanneer je een nota stuurt zonder informatie over hoe het bedrag tot stand is gekomen of hoe te betalen, kan de klant minder snel geneigd zijn deze (op tijd) te betalen. Zorg daarnaast dat je je aan de termijnen houdt. Wanneer er is afgesproken dat je op een bepaalde datum of na een bepaalde periode een factuur stuurt, doe dit dan ook. Je wilt immers niet dat hierover onduidelijkheid ontstaat. Hoe minder tijd je kan besteden aan het herhalen van afspraken of discussies over betalingen, des te meer tijd hou je over voor je werk (en daarnaast hou je ook je klanten tevreden).
De boekhouding is doorgaans niet het meest interessante onderdeel van je onderneming. Daarnaast neemt het tijd weg van de belangerijke zaken in je bedrijf, het werk waarmee je geld verdiend. Er zijn genoeg boekhouders en professionals die het opzetten van een administratie juist als uitdaging zien en je graag helpen een gezonde boekhouding te bereiken.
Beschikken over een goed boekhoudprogramma maakt je nog niet tot een goede boekhouder. Doe je je boekhouding met tegenzin, heb je er geen tijd voor of wordt het allemaal te complex? Overweeg eens een boekhouder of accountant in de arm te nemen. Het vinden van een betrouwbare en goede boekhouder kan lastig zijn, maar door het uitbesteden van (delen van) je administratie kun je geld, tijd en stress besparen.
Wanneer je de tijd neemt om je te verdiepen in de boekhouding en je de administratie consistent bijhoud, kun je er ook voor kiezen alleen de aangiftes en controles door een boekhouder te laten uitvoeren. Op deze manier houd je zelf vat op je financiele situatie, maar weet je zeker dat elk jaar correct wordt afgesloten.
De belastingdienst controleert je administratie aan de hand van de door jou aangeleverde cijfers. Om dit mogelijk maken doe je periodiek belastingaangifte, ook wel aangifte. Aan de hand van je omzetbelasting en inkomensbelasting aangifte kan de belastingdienst de verschuldigde of te ontvangen belasting vaststellen. Wanneer je dit niet op tijd of niet goed doet, kan dit vervelende gevolgen hebben.
De belastingdienst kan dan zelf je omzet en winst vaststellen. Op basis van dit vastgestelde bedrag wordt dan de belasting berekend. Je kan dit dan enkel tegenspreken met je administratie als bewijs. Daarnaast moet je een goede administratie kunnen laten zien om aanspraak te maken op diverse regelingen en voordelen. Voorkom deze problematiek door op tijd een belastingaangifte te doen.
Voordat je overgaat tot de aanschaf van een boekhoudsoftware is het van belang om je behoeften in kaart te brengen. Van welke functionaliteiten maak je gebruik en welke boekhoudsoftware past bij je onderneming? Daarna kun je op basis van de noodzakelijke functionaliteiten de verschillende boekhoudsoftware vergelijken. Sommige boekhoudprogramma's bieden een gratis versie of de mogelijkheid tot een proefabonnement.
Dit is een ideale manier om verschillende software te vergelijken en te testen. Wij hebben alvast een aantal gratis en goedkope boekhoudprogramma's voor je op een rij gezet. Zo weet je zeker dat je de juiste keuze maakt.
Download gratis onze checklist om het beste boekhoudprogramma te kiezen. Aan de hand van 10 vragen, ontdek je waar je op moet letten en welke functies je echt nodig hebt.
Download gratis checklistZodra het einde van het jaar nadert is het verstandig om te kijken of je nog kosten kunt maken of niet. Kijk wat je nog wilt uitgeven. Er zijn verschillende redenen waarom dit voordelig kan zijn:
Voor de overzichtelijkheid van je boekhouding is het essentieel om de financiën van werk en privé gescheiden te houden. Open daarom altijd een zakelijke rekening, zodat alle zakelijke transacties via die rekening lopen. Doe met deze bankpas dan ook alleen zakelijke aankopen. Zo voorkom je correcties in je administratie, hoef je geen onnodig werk te doen en bespaar je dus tijd.
Werk jij als ZZP'er altijd thuis? Ook dan is het belangrijk ervoor te zorgen dat je werk en privé gescheiden houdt. Je kan bijvoorbeeld een aparte werkkamer inrichten. Kan dit niet, zorg er dan voor dat je je werk echt afsluit. Ruim het op en ga iets anders doen, bijvoorbeeld koken of een wandeling maken. Zorg daarnaast ook voor een regelmatige dagindeling. Houd vaste tijden aan en plan pauzes in. Neem in je pauze ook echt pauze en besteed dan even geen tijd aan je werk. Lukt het nog steeds niet goed om werk en privé gescheiden te houden? Overweeg dan of je toch niet buiten de deur wil gaan werken. Je kunt bijvoorbeeld een aantal dagen werken op een flexplek. Een aantal dagen buiten de deur kan veel uitmaken.
Gebruik je voor je boekhouding een online boekhoudprogramma en heeft dit boekhoudprogramma de functie Scan & herken? Schakel deze dan direct in. De Scan & herken functie maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR) software. Deze software herkent de tekst op bonnetjes en facturen en zet dit om naar een digitaal boekingsvoorstel. Na het scannen van facturen, bonnetjes en ander papierwerk worden de documenten klaargezet om te verwerken. Bijna alle velden in het boekhoudprogramma worden automatisch ingevuld zodat je deze alleen nog maar even hoeft te controleren. Door middel van de Scan & herken functie automatiseer je een groot gedeelte van je administratie en hou je tijd over.
Na verloop van tijd wordt de stapel facturen, bonnen en contracten steeds groter. Bewaar je al deze papieren netjes in mappen, dan is het aan te raden om de documenten van datums te voorzien. Bij officiële documenten is dit natuurlijk vaak al het geval, maar controleer wel altijd even of de correcte datum erop staat vermeldt. ZZP'ers die de ZZP administratie niet maandelijks bijhouden, maar dit zo nu en dan doen of over een aantal maanden uitspreiden, kunnen bijvoorbeeld al wel alle documenten voorzien van een datum. Als je dan op een gegeven moment de boekhouding gaat doen, kun je dit gemakkelijk op volgorde van datum afwerken.
Er zijn maar weinig ZZP'ers die iedere maand met plezier de boekhouding doen. Toch is het wel aan te raden om regelmatig te checken hoe de zaken ervoor staan. Het regelmatig bijhouden van de boekhouding zorgt uiteindelijk voor een taak die veel minder tijd in beslag neemt. Bovendien kom je er door regelmatig checken snel achter welke rekeningen nog betaald moeten worden en van wie je nog geld ontvangt. Je voorkomt hiermee aanmaningen en irritaties. Ook kun je tijdig een herinnering naar een klant sturen en er op die manier als nog voor zorgen dat de rekening op tijd wordt betaald.
Meer boekhouding tips, uitgebreide achtergronden en nieuws over boekhouden vind je in onze artikelen. Lees onder andere:
Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Hier vind je de vijf administratie apps waarmee je eenvoudig en snel BTW-aangifte doet.
Lees meer