Zelf boekhouden in 7 eenvoudige stappen

Zelf boekhouden is voor veel ZZP’ers een noodzakelijk kwaad. Daarom is het inhuren van een boekhouder misschien wel een van de eerste dingen die je doet. Maar wist je dat zelf je eigen boekhouding doen helemaal niet moeilijk hoeft te zijn? Volg het stappenplan in dit artikel en ontdek hoeveel kosten je kunt besparen! Wij vertellen jou alles over boekhouden.

Je vraagt je misschien af...

Waarom boekhouden nodig is?

Simpel: omdat je verplicht bent elk kwartaal een kloppende btw-aangifte in te dienen en jaarlijks een correcte aangifte inkomstenbelasting moet doen. Los daarvan heb je een boekhouding nodig om te zien hoe het met je bedrijf gaat. Als het financieel even iets minder gaat, kun je dankzij een goede boekhouding zien waar je moet ingrijpen.

Onderdelen van een goede boekhouding

Het is simpel om van je eenmanszaak de boekhouding te doen. In je boekhouding moeten sowieso alle crediteuren en debiteuren staan. Het is daarbij handig om al je facturen opvolgend te nummeren. Bewaar alle facturen die binnenkomen goed, net als betaalbewijzen van andere zakelijke kosten. Het is slim dit ook allemaal opvolgend te nummeren. Tot slot moet je bijhouden welke btw je ontvangen en betaald hebt.

In principe is dit genoeg informatie om de Belastingdienst tevreden te stellen. Je bent wel verplicht alle informatie over je bedrijf zeven jaar te bewaren. 

Zelf boekhouding doen: 4 redenen

We snappen dat zelf boekhouden niet het leukste aan ondernemen is, maar het is toch aan te raden het wel te doen. Zelf boekhouding doen heeft namelijk een aantal grote voordelen. 

Geld besparen

Een boekhouder kan jouw administratie doen, maar dat kost geld. Zeker als je net start als ondernemer, moet je goed nadenken waar je je euro’s aan uitgeeft. Een boekhouder kost je al snel zo’n € 1000,- per jaar, een goed boekhoudprogramma een paar tientjes per maand. Bedenk eens wat je met dat geld kunt doen! Wist je dat je in het eerste jaar als starter gebruik kunt maken van een gratis boekhoudprogramma?

Controle houden

Als je je eigen boekhouding doet, heb je maximale controle over je financiële situatie. Je kunt namelijk direct bijsturen als je problemen tegenkomt. Omdat een boekhouder meerdere klanten heeft, zal hij alleen maar periodiek in je cijfers duiken. Dus kom je eventuele problemen pas veel later tegen, waardoor ze misschien al van hele kleine tot hele grote problemen zijn uitgegroeid. 

Meer kennis over je bedrijf

Bijna elke succesvolle ondernemer is het erover eens dat het slim is om zelf je boekhouding te doen. Zeker als je net begint met een eenmanszaak of ZZP. Je boekhouding zelf doen levert je razendsnel kennis op over de financiën binnen je bedrijf. Je ziet bijvoorbeeld hoe inkomsten, uitgaven en de klantwaarde over het jaar fluctueren. Door je eigen boekhouding te doen, wordt het makkelijker je bedrijf gezond te runnen.

Je doet het toch al

Een hardnekkig misverstand is dat een boekhouder je al je administratie uit handen neemt. Dat is misschien zo als je hem 24/7 in dienst neemt, maar niet in een situatie waarin hij periodiek aan je administratie werkt. Dat betekent dat je een groot deel van je administratie toch al zelf doet, zoals het versturen van facturen en het inboeken van je zakelijke uitgaven. 

Kortom, genoeg redenen om zelf je boekhouding te doen. Want als je het grootste gedeelte van je boekhouding toch al zelf moet doen, waarom zou je het dan niet helemaal zelf doen? Dat bespaart niet alleen geld, maar geeft je ook meer inzicht in je financiën en controle over je bedrijf. 

En dat zelf boekhouden niet moeilijk is, laat ons stappenplan wel zien.

Alles over boekhouden stappenplan: in slechts 7 stappen zelf boekhouden

Je leest nog, dus je gaat waarschijnlijk zelf boekhouding doen. Goede keuze! Met dit stappenplan weet je precies wat je moet doen als je zelf gaat boekhouden.

Stap 1: boekhouding opzetten

Een goed begin is het halve werk, dus zet je eerst de basis van je boekhouding goed neer. Dat begint met het zogenaamde grootboekrekeningschema. En dat klinkt gelukkig veel spannender dan het is. Een grootboekrekening is niets meer dan een verzameling van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde categorie, zoals vervoersmiddelen, inventaris of je voorraad.

Een grootboekrekeningschema is een schema waarin je alle relevante grootboekrekeningen bij elkaar zet. Er zijn online genoeg voorbeelden te vinden van grootboekschema’s die je zo over kunt nemen. 

Stap 1,5: een startbalans maken

Voordat we naar stap 2 gaan, moet je nog een tussenstap zetten: het maken van de startbalans. Die wordt ook wel beginbalans of openingsbalans genoemd. Zoals de naam al zegt, is de startbalans het begin van je boekhouding. In de beginbalans maak je een overzicht van alle zakelijke bezittingen, eventuele schulden en het eigen vermogen.

Stap 2: verwerk de feiten

Een boekhouding is in feite niets anders dan een overzicht van veranderingen in je financiële situatie. Iets verwerken in je boekhouding begint dus altijd bij een bepaald feit: er is geld binnengekomen, je moet een factuur betalen of bent met een klant uit eten geweest. Bepaal in deze stap wat je gaat verwerken. Als je zelf wilt boekhouden, verwerk dan in ieder geval je:

• Inkoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Voorraadmutaties
• Kasmutaties

Stap 3: bepaal wat er verandert

Boekhouden gaat om balans: aan het einde van een periode moeten je in- en uitgaven met elkaar kloppen. Dat betekent dat er altijd minimaal 2 dingen moeten veranderen in je boekhouding als je een document verwerkt. 

Het is bijvoorbeeld niet genoeg om een verkoopfactuur te registreren. Je bent nu namelijk ook verplicht btw af te dragen, dus verwerk je die wijziging ook. En je verwacht geld van je klant, dat zal ook ergens vastgelegd moeten worden.

Stap 4: welke gevolgen heeft de verandering?

Afhankelijk van het document dat je verwerkt, zijn er gevolgen voor je balans of de winst-en-verliesrekening. Kosten en omzet hebben gevolgen voor de laatste, terwijl vorderingen en btw op de balans terecht moeten komen. 

Misschien klinkt dit allemaal te ingewikkeld en wil je toch niet meer zelf boekhouden, maar het valt echt mee. In de praktijk heb je namelijk vaak dezelfde zaken te verwerken. In het begin is het misschien even wennen, maar je zult er al snel handig in worden. 

Zodra je weet welk financiële overzicht verandert, kijk je of de post toe- of afneemt. Stuurt iemand jou een factuur, dan stijgen je kosten, de btw-vordering en je schuld aan de leverancier. Betaal je de factuur, dan daalt je banksaldo en neemt de schuld af. 

Stap 5: Maak een boeking

Na stap 4 ben je klaar om een boeking te maken. Dit is waar het echt interessant wordt. Je zet de boeking aan de goede kant van je balans. De linkerkant van de balans is namelijk de debetzijde waar de activa staan. Aan de rechterkant, de creditzijde, staan de passiva. 

Het is eenvoudig om te bepalen aan welke kant je een post moet wegboeken. Links staan al je bezittingen, inclusief nog te ontvangen geld en je banksaldo. Verandert daar iets, dan zet je het daar neer. Rechts staat vervolgens hoe die bezittingen betaald zijn: met eigen geld of geleend geld. Kortom: links staat wat je hebt, rechts staat hoe je het betaald hebt. Dat die 2 altijd in balans moeten zijn, is dus eigenlijk best logisch.

Bij het doen van een boeking komen ook de grootboeken weer om de hoek kijken. Je boekt je brandstofkosten bijvoorbeeld altijd onder dezelfde grootboekrekening, zodat je overzicht houdt.

Stap 6: checken, checken en nog eens checken

Je las het eerder al: 1 van de grote voordelen van zelf boekhouden is dat je de controle houdt. Dat betekent wel dat je regelmatig je balans en winst-en-verliesrekening moet checken. Klopt alles nog, ben je helemaal bij, zijn alle bonnetjes verwerkt? Veel ondernemers ervaren dit zelfs als een leuk klusje, zeker als je wat ervaring hebt! In veel boekhoudprogramma’s sla je je bonnetjes digitaal op, zodat je ze ook niet meer offline hoeft te bewaren.

Stap 7: belastingaangiftes doen

Maar oké, we doen dit uiteindelijk niet alleen maar voor de lol. Los van de financiële controle die je wilt hebben, heb je verplichtingen richting de Belastingdienst. Elk kwartaal doe je btw-aangifte. Een eitje, want jij hebt precies duidelijk hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen.

Daarnaast doe je elk jaar aangifte inkomstenbelasting. Een iets ingewikkelder klusje, maar met een sluitende boekhouding ook geen groot probleem. Kost je waarschijnlijk niet meer dan een uur.

Meer weten over het opzetten van de boekhouding?

Lees dan onze gratis "Stoomcursus boekhouden". In deze cursus vind je alles over boekhouden en zelf boekhouding doen, denk aan: 

• hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
• welke checks moet je regelmatig doen?
• wat zijn de belastingregeltjes?
• en hoe bespaar je op een boekhouder?

Download de cursus gratis!

Zelf boekhouding doen: wat heb je nodig?

In principe niets meer dan een schoenendoos voor je bonnetjes en facturen en een excel-sheet waar je alles in bijhoudt. Maar er zijn veel slimmere oplossingen, bijvoorbeeld online boekhoudprogramma’s voor starters. In sommige programma’s kun je ook facturen maken en versturen en alle relevante documenten uploaden, waardoor je verder niks meer nodig hebt. 

Kies jij voor slimme software, dan betekent dat meestal dat je maandelijks een (klein) bedrag kwijt bent aan abonnementskosten. Maar je bespaart op een boekhouder, dus dat kan er waarschijnlijk wel vanaf.

Meer over software om je eigen boekhouding te doen

Oh ja, voordat we het vergeten: online boekhoudprogramma’s hebben een groot voordeel. Zodra je je bonnetjes hebt geüpload, kun je ze namelijk weggooien. En dat uploaden kan vaak met een app. Zo verklein je de kans dat je een bon kwijtraakt en je met gaten in je boekhouding te maken krijgt. Tegelijkertijd kun je vanuit veel boekhoudprogramma’s je bonnetjes direct verwerken in je btw-aangifte.

Nog een laatste tip als je uurtje-factuurtje werkt: kies voor een oplossing waar je je urenregistratie kunt koppelen aan je factuurprogramma en bespaar nóg meer tijd. Automatiseren is het sleutelwoord!

Maar wacht, er is meer!

Je weet nu hoe je zelf je boekhouding kunt doen. Volg de stappen uit ons stappenplan en je bespaart niet alleen geld op een boekhouder, maar zult ook een betere ondernemer worden. Maar net als in die prachtige Tellsell-reclames van vroeger, willen we je nog iets geven. Een paar tips om je op wat valkuilen te wijzen:

• Zet geld apart voor de belasting die je moet betalen: het is verleidelijk om alle euro’s die binnenkomen direct uit te geven. Daar krijg je spijt van zodra je belasting moet betalen.
• Gebruik een zakelijke rekening: je eigen boekhouding doen is een stuk makkelijker als je al je zakelijke inkomsten en uitgaven op een aparte rekening boekt.
• Lees over aftrekposten en andere voordelen: er zijn verschillende regelingen die het leven van een ondernemer leuker maken. Verdiep je bijvoorbeeld in de kleine ondernemersregeling, de kilometervergoeding en zakelijke telefoonkosten.
• Plan elke maand een vast moment om je boekhouding bij te werken: als je zelf je boekhouding doet, is het aan te raden je boekhouding regelmatig te updaten. Bijvoorbeeld als je je facturen weer hebt verstuurd. Door er elke maand eventjes voor te zitten, voorkom je achterstand en fouten.

Ga je zelf boekhouden, of twijfel je nog? Bedenk eens hoe goed het voor je business is als je precies weet wat de financiële situatie van je bedrijf is. Hierdoor kun je slim investeren en heb je een groot voordeel tegenover andere ondernemers. En je bespaart ook nog eens geld! Een boekhouder kost je, zoals je eerder las, al snel € 1000,- per jaar. En dan moet je alsnog veel dingen zelf doen. Een goed boekhoudprogramma kost je daarentegen maar  zo’n € 250,- per jaar!

De vraag is eigenlijk niet of je je boekhouding zelf gaat doen. De vraag is waarom je nog niet begonnen bent. Veel succes!