Administratie bijhouden als zzp'er?

Deze checks moet je periodiek doen!

Je administratie bijhouden is niet de meest spannende of leuke activiteit die er bestaat in het leven van een ZZP’er. Maar het hoort er gewoon bij. Velen zien boekhouding als ZZP'er misschien als een vervelende taak, maar je administratie bijhouden kan juist veel rust en voldoening geven. 

Zeker als je het gestructureerd en regelmatig doet. 

Het is slim om vaste momenten in te plannen voor bepaalde taken, per week, maand of per kwartaal. Dat is goed voor de gezondheid van je bedrijf, en die van jezelf.

Hier vind je hoe je dit doet en welke checks je moet doen voor meer rust in de kop.

Waarom een geordende ZZP administratie?

Het spreekt voor zich dat het voor je bedrijf goed is om een geordende administratie en boekhouding te hebben. Daartoe behoren alle bedrijfsgegevens die je op papier of digitaal hebt vastgelegd. Deze gegevens heb je nodig voor je btw-aangifte en je aangifte inkomstenbelasting. 

Een ZZP administratie moet op z’n minst bestaan uit:

• Financiële administratie zoals grootboek, balans en debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie (indien je goederen verkoopt)
• In- en verkoopadministratie

Een onvolledige administratie kan namelijk vervelende gevolgen hebben. Als de Belastingdienst de administratie van jouw eenmanszaak niet binnen de gestelde termijn kan inzien en controleren, of als gegevens ontbreken, hangen daar (hoge) boetes aan vast. 

Een volledige administratie betekent bovendien niet alleen dat je alle vereiste gegevens verzamelt, maar ook dat je deze minstens 7 jaar bewaard. Let op: tot de bewaarplicht behoren ook agenda’s, bankafschriften, kassabonnen en contracten. 

Je mag de gegevens ook digitaal bewaren. Dat is een hoop om te bewaren en daarom is het slim om een goed systeem te gebruiken voor het bijhouden van je boekhouding en opslaan van je bonnetjes en andere documenten. Zeker als je jouw ZZP administratie zelf wilt doen.

Het is dan ook slim om een cursus boekhouding voor ZZP’ers te volgen...

Waar begin je met bijhouden?

Voordat je begint met het bijhouden van de administratie van je eenmanszaak, heb je in ieder geval een zakelijke rekening en btw-nummer nodig. Naast bovengenoemde gegevens, bewaar je vervolgens ook het volgende: 

• Urenadministratie
• Rittenadministratie en/of reiskosten
• Belastingaanslagen

Voor een overzichtelijke administratie, is het belangrijk dat je deze gegevens ordent. Het is aan te raden om voor de belangrijkste onderdelen van je administratie een zogenaamd ‘bakkensysteem’ te gebruiken. 

Administratie bewaren in bakken

Dit houdt in dat je een aantal onderdelen gescheiden van elkaar in bakken of (digitale) mappen bewaart. Zo kun je hier snel en makkelijk op terug vallen. In ieder geval zou je de volgende onderdelen moeten scheiden: inkoop, verkoop, bonnetjes, belasting/fiscaal, en documenten. Een goed alternatief voor het bewaren van je boekhouding in verschillende mappen op je pc, is het gebruik van een boekhoudprogramma of boekhoudsoftware.

Plan je administratie bijhouden op vaste dagen

Ondernemen bestaat onder andere uit analyseren, anticiperen en structureren. Dat geldt niet alleen voor de ontwikkeling van je producten of het benaderen van je klanten, maar ook voor het bijhouden van je administratie. 

Als je hiervoor vaste momenten reserveert, kun je daar rekening mee houden en ga je het zien als een onlosmakelijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Los van het overzicht en de rust die je hiermee krijgt, wordt het zo makkelijker om je aan de deadlines van de Belastingdienst te houden. 

Voor sommige zaken is het goed om een wekelijks moment in te plannen, andere kun je eens per maand of per kwartaal doen.

Hieronder vind je een opsomming van periodieke checks die je zullen helpen bij het bijhouden van je ZZP administratie.

Dagelijkse en wekelijkse checks

Voor sommige zaken geldt dat je ze het beste zo snel mogelijk administreert, op het moment dat ze aan de orde zijn. Dit is je dagelijkse ZZP administratie. Hieronder vallen de volgende gegevens:

• Urenregistratie
• Rittenadministratie

Voor andere zaken is eens per week je administratie bijhouden voldoende:

• Grootboekrekeningen bijwerken 
• Inkomsten of verkoop
• Uitgaven of inkoop (incl. inscannen van bonnetjes)
• Interne transacties, van je lopende zakelijke rekening naar je zakelijke spaarrekening
• Privé-uitgaven: transacties van je zakelijke rekening naar je persoonlijke rekening
• Reiskosten
• Kassa-uitdraai (indien van toepassing)
• Voorraadadministratie (indien van toepassing)

Maandelijkse checks

Naast de dagelijkse en wekelijkse checks zijn er ook checks die je elke maand of elk kwartaal doet om ervoor te zorgen dat je administratie altijd up-to-date is.

• Grootboek bijwerken
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Facturen versturen
• Facturen betalen
• Betalingsherinneringen versturen 
• Geld overmaken naar je privérekening voor je persoonlijke uitgaven
• Personeels- en salarisadministratie (indien van toepassing)

Checks per kwartaal

En dan tot slot de kwartaalijkse controles:

• Controle berekeningen
• Btw-aangifte overzicht controleren

Slim bijhouden van je ZZP administratie met software

Als ZZP'er moet je een hoop administratie bijhouden, dat is wel duidelijk. Met een goede planning is dit echter behapbaar en goed te overzien. Je kunt je administratie efficiënter maken door deze online bij te houden. 

Administratie met Excel vs. online software

Veel startende ZZP’ers gebruiken Excel voor het bijhouden van hun administratie, maar dat is tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Het is veel praktischer om gebruik te maken van software; voor vrijwel elke administratieve taak bestaat er een stuk boekhoud- of administratiesoftware, al dan niet geïntegreerd in een groter pakket. Wist je dat je het eerste jaar als ZZP'er gebruik kunt maken van een gratis boekhoudprogramma?

Dagelijkse administratie eenvoudig bijhouden

Dagelijkse administratie, zoals uren- en rittenregistratie, gaat tegenwoordig gemakkelijk en snel met handige mobiele apps of online software. Deze software werkt vrijwel automatisch, waardoor je een hoop tijd en gestuntel met Excel-sheets kunt voorkomen. Bovendien vergeet je zo minder snel uren of ritten te registreren. 

Wekelijkse en maandelijkse administratie efficiënter maken

Ook de wekelijkse of maandelijkse administratie kun je eenvoudig online bijhouden. Gebruik facturatieprogramma’s om snel en gemakkelijk facturen te maken. Je kunt deze zelfs automatisch laten versturen, op vaste momenten in de maand. Veel van deze programma’s beschikken bovendien over de functie om offertes te maken. Vaak kun je deze omzetten naar een factuur zodra een opdracht door de klant is geaccepteerd. 

Een ander handig aspect van veel van deze facturatiesoftware, is dat het bijhoudt of een betaling binnenkomt of niet en je een waarschuwing ontvangt wanneer de betaaltermijn is verlopen. Zo hoef je zelf niet meer door je facturen en bankrekening te spitten om te zien of je al je geld hebt ontvangen. Wel zo efficiënt.

Btw-aangifte doen

En wil je zo snel mogelijk btw-aangiftes doen, bonnen in je administratie vastleggen en transacties op je bankrekening verwerken? Er zijn genoeg programma’s die een volledig pakket aanbieden, zodat je alles op een plek hebt. 

Benieuwd hoe je de btw-aangifte makkelijker en daarme leuker maakt? Download dan onze btw-aangifte stoomcursus voor zzp'ers.

Welke tools kun je gebruiken voor je administratie?

We zetten hieronder een aantal tools voor je op een rij die het bijhouden van je administratie eenvoudiger maken:

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met administratie software. 

Door je zzp administratie slim bij te houden met behulp van de juiste bedrijfssoftware én er een uitgekiende persoonlijke planning op na te houden, houd je het overzicht over alle onderdelen van je zzp administratie én onderneming. Straks ga je je administratie en boekhouding bijhouden zelfs nog leuk vinden!