1. Blog
  2. Administratie bijhouden als zzp'er

Administratie bijhouden als zzp'er?

Deze checks moet je periodiek doen!

Je administratie bijhouden is niet de meest spannende of leuke activiteit die er bestaat in het leven van een ZZP’er. Maar het hoort er gewoon bij. Velen zien boekhouding als ZZP'er misschien als een vervelende taak, maar je administratie bijhouden kan juist veel rust en voldoening geven. 

Zeker als je het gestructureerd en regelmatig doet. 

Het is slim om vaste momenten in te plannen voor bepaalde taken, per week, maand of per kwartaal. Dat is goed voor de gezondheid van je bedrijf, en die van jezelf.

Hier vind je hoe je dit doet en welke checks je moet doen voor meer rust in de kop.

Arjan
Arjan
Appwiki expert

    Waarom een geordende ZZP administratie?

    Het spreekt voor zich dat het voor je bedrijf goed is om een geordende administratie en boekhouding te hebben. Daartoe behoren alle bedrijfsgegevens die je op papier of digitaal hebt vastgelegd. Deze gegevens heb je nodig voor je btw-aangifte en je aangifte inkomstenbelasting. 

    Een ZZP administratie moet op z’n minst bestaan uit:

    • Financiële administratie zoals grootboek, balans en debiteuren- en crediteurenadministratie
    • Voorraadadministratie (indien je goederen verkoopt)
    • In- en verkoopadministratie

    Een onvolledige administratie kan namelijk vervelende gevolgen hebben. Als de Belastingdienst de administratie van jouw eenmanszaak niet binnen de gestelde termijn kan inzien en controleren, of als gegevens ontbreken, hangen daar (hoge) boetes aan vast. 

    Een volledige administratie betekent bovendien niet alleen dat je alle vereiste gegevens verzamelt, maar ook dat je deze minstens 7 jaar bewaard. Let op: tot de bewaarplicht behoren ook agenda’s, bankafschriften, kassabonnen en contracten. 

    Je mag de gegevens ook digitaal bewaren. Dat is een hoop om te bewaren en daarom is het slim om een goed systeem te gebruiken voor het bijhouden van je boekhouding en opslaan van je bonnetjes en andere documenten. Zeker als je jouw ZZP administratie zelf wilt doen.

    Het is dan ook slim om een cursus boekhouding voor ZZP’ers te volgen...

    Download gratis

    Waar begin je met bijhouden?

    Voordat je begint met het bijhouden van de administratie van je eenmanszaak, heb je in ieder geval een zakelijke rekening en btw-nummer nodig. Naast bovengenoemde gegevens, bewaar je vervolgens ook het volgende: 

    Voor een overzichtelijke administratie, is het belangrijk dat je deze gegevens ordent. Het is aan te raden om voor de belangrijkste onderdelen van je administratie een zogenaamd ‘bakkensysteem’ te gebruiken. 

    Administratie bewaren in bakken

    Dit houdt in dat je een aantal onderdelen gescheiden van elkaar in bakken of (digitale) mappen bewaart. Zo kun je hier snel en makkelijk op terug vallen. In ieder geval zou je de volgende onderdelen moeten scheiden: inkoop, verkoop, bonnetjes, belasting/fiscaal, en documenten. Een goed alternatief voor het bewaren van je boekhouding in verschillende mappen op je pc, is het gebruik van een boekhoudprogramma of boekhoudsoftware.

    Plan je administratie bijhouden op vaste dagen

    Ondernemen bestaat onder andere uit analyseren, anticiperen en structureren. Dat geldt niet alleen voor de ontwikkeling van je producten of het benaderen van je klanten, maar ook voor het bijhouden van je administratie. 

    Als je hiervoor vaste momenten reserveert, kun je daar rekening mee houden en ga je het zien als een onlosmakelijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Los van het overzicht en de rust die je hiermee krijgt, wordt het zo makkelijker om je aan de deadlines van de Belastingdienst te houden. 

    Voor sommige zaken is het goed om een wekelijks moment in te plannen, andere kun je eens per maand of per kwartaal doen.

    Hieronder vind je een opsomming van periodieke checks die je zullen helpen bij het bijhouden van je ZZP administratie.

    Dagelijkse en wekelijkse checks

    Voor sommige zaken geldt dat je ze het beste zo snel mogelijk administreert, op het moment dat ze aan de orde zijn. Dit is je dagelijkse ZZP administratie. Hieronder vallen de volgende gegevens:

    Voor andere zaken is eens per week je administratie bijhouden voldoende:

    • Grootboekrekeningen bijwerken 
    • Inkomsten of verkoop
    • Uitgaven of inkoop (incl. inscannen van bonnetjes)
    • Interne transacties, van je lopende zakelijke rekening naar je zakelijke spaarrekening
    • Privé-uitgaven: transacties van je zakelijke rekening naar je persoonlijke rekening
    • Reiskosten
    • Kassa-uitdraai (indien van toepassing)
    • Voorraadadministratie (indien van toepassing)

    Maandelijkse checks

    Naast de dagelijkse en wekelijkse checks zijn er ook checks die je elke maand of elk kwartaal doet om ervoor te zorgen dat je administratie altijd up-to-date is.

    Checks per kwartaal

    En dan tot slot de kwartaalijkse controles:

    Slim bijhouden van je ZZP administratie met software

    Als ZZP'er moet je een hoop administratie bijhouden, dat is wel duidelijk. Met een goede planning is dit echter behapbaar en goed te overzien. Je kunt je administratie efficiënter maken door deze online bij te houden. 

    Administratie met Excel vs. online software

    Veel startende ZZP’ers gebruiken Excel voor het bijhouden van hun administratie, maar dat is tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Het is veel praktischer om gebruik te maken van software; voor vrijwel elke administratieve taak bestaat er een stuk boekhoud- of administratiesoftware, al dan niet geïntegreerd in een groter pakket. Wist je dat je het eerste jaar als ZZP'er gebruik kunt maken van een gratis boekhoudprogramma?

    Dagelijkse administratie eenvoudig bijhouden

    Dagelijkse administratie, zoals uren- en rittenregistratie, gaat tegenwoordig gemakkelijk en snel met handige mobiele apps of online software. Deze software werkt vrijwel automatisch, waardoor je een hoop tijd en gestuntel met Excel-sheets kunt voorkomen. Bovendien vergeet je zo minder snel uren of ritten te registreren. 

    Wekelijkse en maandelijkse administratie efficiënter maken

    Ook de wekelijkse of maandelijkse administratie kun je eenvoudig online bijhouden. Gebruik facturatieprogramma’s om snel en gemakkelijk facturen te maken. Je kunt deze zelfs automatisch laten versturen, op vaste momenten in de maand. Veel van deze programma’s beschikken bovendien over de functie om offertes te maken. Vaak kun je deze omzetten naar een factuur zodra een opdracht door de klant is geaccepteerd. 

    Een ander handig aspect van veel van deze facturatiesoftware, is dat het bijhoudt of een betaling binnenkomt of niet en je een waarschuwing ontvangt wanneer de betaaltermijn is verlopen. Zo hoef je zelf niet meer door je facturen en bankrekening te spitten om te zien of je al je geld hebt ontvangen. Wel zo efficiënt.

    Btw-aangifte doen

    En wil je zo snel mogelijk btw-aangiftes doen, bonnen in je administratie vastleggen en transacties op je bankrekening verwerken? Er zijn genoeg programma’s die een volledig pakket aanbieden, zodat je alles op een plek hebt. 

    Benieuwd hoe je de btw-aangifte makkelijker en daarme leuker maakt? Download dan onze btw-aangifte stoomcursus voor zzp'ers.

    Welke tools kun je gebruiken voor je administratie?

    We zetten hieronder een aantal tools voor je op een rij die het bijhouden van je administratie eenvoudiger maken:

    e-Boekhouden.nl

    Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

    Gratis voor starters!
    Belastingdienst Erkend
    Helpdesk, Cursus & App

    Prijs: Gratis
    Proefperiode: 15 maanden gratis! Daarna €7,95. Wordt niet automatisch verlengd!
    Reviews: 9.4/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Ficsus.nl

    Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

    Gratis en vrijblijvend
    Gratis helpdesk
    Belastingdienst-Link

    Prijs: Gratis
    Proefperiode:
    Reviews: 9.5/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Exact

    Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.

    Win veel tijd
    Eenvoudig factureren
    220+ koppelingen

    Prijs: maandelijks €39,00
    Proefperiode: 30
    Reviews: 8.2/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Visma

    Met Visma eAccounting bieden we je innovatieve en gebruiksvriendelijke software. Werk met een slim en compleet boekhoudpakket voor maar €18 per maand inclusief handige app, e-learnings en een uitstekende klantenservice. Boekhouden én factureren is altijd onbeperkt. Maak nu een gratis account aan en probeer het zelf!

    Uitstekend beoordeeld
    Snel aan de slag
    Met bankkoppeling

    Prijs: maandelijks €18,00
    Proefperiode: 30 dagen / 1 jaar gratis voor starters
    Reviews: 7.8/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    InformerOnline

    Informer maakt sinds 1993 boekhoudsoftware voor ondernemers en accountants. InformerOnline is een innovatief boekhoudprogramma gericht op ondernemers die zelf willen boekhouden.

    Betrouwbaar Boekhouden
    Meeste reviews
    MKB Proof Award 2021

    Prijs: maandelijks €12,00
    Proefperiode: 30 dagen
    Reviews: 8/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met administratie software

    Door je zzp administratie slim bij te houden met behulp van de juiste bedrijfssoftware én er een uitgekiende persoonlijke planning op na te houden, houd je het overzicht over alle onderdelen van je zzp administratie én onderneming. Straks ga je je administratie en boekhouding bijhouden zelfs nog leuk vinden! 

    Gerelateerde artikelen

    10 december 2020

    Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Wat past bij jou?

    Excel Boekhouding

    Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

    18 maart 2021

    De 10 beste boekhoudpakketten voor zzp'ers

    Administratie Boekhouding

    Als ZZP’er wil je het beste voor jouw bedrijf. Je wilt jouw administratie en boekhouding goed bijhouden. Wat zijn de 10 beste boekhoudpakketten voor ZZP'ers? Je leest het hier.

    11 februari 2021

    Voorkom boetes, bewaar je boekhouding volgens de regels

    Boekhouding

    Alles over de boekhouding bewaren voor startende ondernemers. Handige tips en tricks als je net gestart bent met je eigen bedrijf.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products