1. Blog
  2. Administratie bewaren en beheren

Hoe moet je de administratie bewaren en beheren?

Harde schijven, USB-sticks, e-mail, postvakken, archiefkasten. Je kunt je administratie overal bewaren. Vaak wordt het onoverzichtelijk wanneer je belangrijke documenten op verschillende plekken bewaart.

De Belastingdienst hanteert een strenge bewaarplicht. Je moet er dus wel voor zorgen dat je de administratie op orde hebt, anders loop je onnodig tegen een boete aan.

In deze blog leg ik je daarom alles uit over het bewaren van je administratie en op welke manier je dit het beste kunt doen.

Arjan
Arjan
Appwiki expert

    Waarom moet je administratie bewaren?

    We snappen dat je, wanneer je de boekhouding als starter gaat doen, nog niet op de hoogte bent van alle regels en plichten vanuit de Belastingdienst. Daarom leggen we je uit waarom jij je bedrijfsadministratie moet bewaren. 

    In de eerste instantie moet je jouw administratie bewaren voor de Belastingdienst. Elke ondernemer heeft een bewaarplicht. De administratie moet op orde zijn, zodat de Belastingdienst jouw cijfers kan controleren binnen een redelijke tijd. Ook vormt je financiële administratie de basis voor de verschillende aangiftes die je moet doen.

    Een belangrijker reden om een administratie te bewaren is omdat het je een helder beeld geeft van hoe jouw onderneming ervoor staat: de omzet, de winst, de kosten, de inkomsten. Wanneer je dit duidelijk in beeld het, kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen. Heb je bijvoorbeeld veel winst gemaakt, dan kun je ervoor kiezen om een deel van je winst te investeren in een verdere groei van je onderneming door bijvoorbeeld extra personeel aan te nemen.    

    Ben je net begonnen als ondernemer? Ook dan moet je een administratie bewaren. 

    Hoe zet je een overzichtelijke administratie op?

    Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over boekhouden en het bijhouden van de administratie. Denk aan:

    • Hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
    • Welke checks moet je regelmatig doen?
    • Wat zijn de belastingregeltjes?
    • En hoe bespaar je op een boekhouder?

    In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden op deze vragen voor boekhouding starter, zodat je volledige controle krijgt op jouw administratie en boekhouding. Download de cursus gratis!

    Download gratis

    Hoe lang moet je administratie bewaren? 

    Zoals gezegd heeft iedere ondernemer een fiscale bewaarplicht. Voor de administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. 

    Volgens de bewaartermijn administratie moet je de volgende onderdelen zeven jaar bewaren:

    • het grootboek
    • de debiteuren- en crediteurenadministratie
    • de voorraadadministratie
    • de in- en verkoopadministratie
    • de loonadministratie

    Er zijn een aantal uitzonderingen op de bewaartermijn van zeven jaar. Zo moet je alle gegevens van onroerende zaken minimaal tien jaar bewaren. Deze termijn is langer in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden.
    Een andere uitzondering geldt voor wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatie levert. 

    Welke documenten nog meer bewaren?

    Naast de onderdelen die je verplicht moet bewaren, zijn er nog veel meer documenten die je moet bewaren. Denk hierbij aan contracten, overeenkomsten, belangrijke e-mails, maar ook digitale documenten waar meerdere collega’s tegelijkertijd in werken. Vooral bij de digitale documenten met meerdere bewerkers is het van belang dat deze goed worden beheerd. Dit heet versiebeheer. Hier ga ik zometeen verder op in. 

    Op welke manieren kun je documenten beheren?

    Je moet de administratie bewaren in de originele vorm, op papier of digitaal. Je mag alleen de gegevens op papier bewaren, wanneer je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren door de Belastingdienst. Wanneer je een kleine administratie hebt, is het ook toegestaan om bestanden die op de computer staan uit te printen en in te dienen.   

    Archiefkast

    Wanneer je een kleine administratie hebt, mag je deze dus op papier te bewaren. Wanneer je alles op orde wilt houden zul je dit in ordners moeten doen en deze in een archiefkast bewaren. Dit klinkt heel ouderwets, en dat is het ook. Je zult namelijk al snel merken dat je papieren kwijtraakt en dat de archiefkasten uitpuilen met alle documenten.

    Boekhoudprogramma

    Het is dan ook verstandiger om je administratie en documenten digitaal te bewaren. Voor het beheren en bewaren van jouw administratie kun je een boekhoudprogramma gebruiken. Je houdt hiermee overzicht en automatiseert een groot deel van handmatige handelingen. Zo kun je eenvoudig en snel je BTW-aangifte doen.

    Tip: Let er wel op dat wanneer je jouw gegevens digitaal bewaart, je ervoor moet zorgen dat de Belastingdienst jouw programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken. 

    Appwik expert

    Hoe kies je het beste boekhoudprogramma als zzp'er?

    Download gratis onze checklist om het beste boekhoudprogramma te kiezen. Aan de hand van 10 vragen, ontdek je waar je op moet letten en welke functies je echt nodig hebt.

    Download gratis checklist

    Uit welke boekhoudprogramma's kan ik kiezen?

    We hebben een aantal handige boekhoudprogramma's voor je op een rij gezet waarmee je de administratie digitaal bewaart. 

    e-Boekhouden.nl

    Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

    Gratis voor starters!
    Belastingdienst Erkend
    Helpdesk, Cursus & App

    Prijs: Gratis
    Proefperiode: 15 maanden gratis! Daarna €7,95. Wordt niet automatisch verlengd!
    Reviews: 9.4/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Ficsus.nl

    Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

    Gratis en vrijblijvend
    Gratis helpdesk
    Belastingdienst-Link

    Prijs: Gratis
    Proefperiode:
    Reviews: 9.5/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    fENNA factureren en boekhouden

    Bij fENNA vinden we dat de boekhouding voor je zelf moet zijn. Niet voor je boekhouder, niet voor de fiscus. We maken het daarom zó dat je het zelf kan, maar ook gemakkelijk met je adviseur kan. Inclusief offertes, facturen, bonnetjes-app, facturatie-planning, automatische betalings-verwerking en rapportages.

    Online factureren
    Herinneren en aanmanen
    Btw-aangifte

    Prijs: maandelijks €15,00
    Proefperiode: onbeperkt
    Reviews: 9.5/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Visma

    Met Visma eAccounting bieden we je innovatieve en gebruiksvriendelijke software. Werk met een slim en compleet boekhoudpakket voor maar €18 per maand inclusief handige app, e-learnings en een uitstekende klantenservice. Boekhouden én factureren is altijd onbeperkt. Maak nu een gratis account aan en probeer het zelf!

    Uitstekend beoordeeld
    Snel aan de slag
    Met bankkoppeling

    Prijs: maandelijks €18,00
    Proefperiode: 30 dagen / 1 jaar gratis voor starters
    Reviews: 7.8/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Twinfield

    Twinfield International is marktleider op het gebied van online boekhouden in Europa en onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wolters Kluwer is wereldwijd marktleider in fiscale, boekhoud- en auditdiensten. Online boekhouden via Twinfield is flexibel boekhouden voor zowel kleine als grote organisaties. Hierbij wordt op een efficiënte, veilige en directe manier een administratie gevoerd en kan informatie gedeeld worden met een administratie- of accountantskantoor.

    Persoonlijke service
    Consultancy en service
    300+ koppelingen

    Prijs: vanaf €59,50
    Proefperiode: 30 dagen vrijblijvend
    Reviews: 10/10
    Bekijk reviews  Ga naar de website 

    Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk het complete overzicht met boekhoudpakketten

    Document management software

    Voor de overige documenten is het uiteraard ook van belang dat je overzicht behoudt en ze goed beheert. Voor deze documenten maak je een digitaal dossier. Dit kun je het beste doen met document management software

    Wat is documentbeheer software?

    Omdat je als ondernemer wordt gebombardeerd met informatie, heb je hulp nodig deze informatiestroom te kanaliseren. Met documentatiebeheer software (DMS software) reguleer en automatiseer je deze documentenstroom. Met een DMS systeem bewaar je dus niet alleen alle documenten, je beheert ze ook. In andere woorden: je zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste persoon of bedrijf op het juiste moment terechtkomt.  

    Voordelen document management software

    Met automatiseren heb je het eerste voordeel van DMS software al te pakken. Maar er zijn nog meer voordelen waarvan je profiteert als je gebruikmaakt van een DMS:

    Archief digitaliseren

    Wanneer je optimaal de voordelen van DMS software wilt benutten, is het noodzakelijk dat je jouw archief digitaliseert. Ook dit is mogelijk met document management software. Met behulp van OCR (Optical Character Recognition) kun je papieren documenten scannen. De software herkent de getallen en de afbeeldingen die op het document staan en archiveert het document vervolgens. Bij de meeste DMS software is deze functie geïntegreerd. Je hoeft dus niet apart een PDF- of OCR-scanner aan te schaffen.

    Alles centraal opgeslagen

    Nu je alles goed hebt gearchiveerd, staan alle documenten centraal opgeslagen. Bovendien beschikt de het DMS systeem over een goede zoekfunctie. Jij en je werknemers hoeven dus niet langer archiefkasten door te spitten of tijd te verdoen aan het zoeken van informatie op individuele pc’s of laptops. 

    Realtime werken in hetzelfde document

    Omdat de software in de cloud staat, kan iedereen bij alle documenten. Het is ook mogelijk om tegelijk in hetzelfde document te werken. Je hoeft dus niet meer te wachten totdat een collega klaar is voordat je in een document kan werken. Heb je liever niet dat er in een bepaald document tegelijk wordt gewerkt? Dan kun je deze beveiligen met een check-in check-out-mechanisme. Je kunt dan dus niet in een document werken wanneer een collega is ingecheckt. 

    Versiebeheer

    Wanneer je tegelijkertijd in hetzelfde document werkt, is het wel van belang dat je een goed versiebeheer hanteert. Ook met versiebeheer helpt de DMS software mee. De software kan bijvoorbeeld geautomatiseerd een nummer aan een bestand geven om de juiste versie aan te duiden. Zo weet je dat je altijd in de goede, meest up to date versie van een document werkt. 

    Archief vernietigen

    Indien de bewaarplicht is verstreken, is het toegestaan documenten te vernietigen (voor sommige documenten geldt zelfs een vernietigingsplicht). Wanneer je documenten vernietigt, moet je volgens de wet jaarlijks een vernietigingslijst opstellen. Een document management systeem biedt ondersteuning bij het vernietigingsproces door deze lijst op te stellen.

    Contractmanagement software

    Eén van de belangrijkste documenten die onderdeel zijn van de administratie zijn contracten. In een contract zijn natuurlijk belangrijke afspraken vastgelegd, maar ze lopen ook af. Goed beheer is dus van belang. Je wilt immers voorkomen dat een contract stilzwijgend wordt verlengd. Sommige document management software zijn dan ook uitgerust met een contractbeheermodule. Ook is er aparte contract management software die je kunt koppelen aan je DMS systeem.

    Welke manier past het beste bij mij en mijn bedrijf?

    Er is geen foute manier van je administratie bewaren, zolang je het maar overzichtelijk voor jezelf en de Belastingdienst houdt. Je kunt al je documenten bewaren in een archiefkast, maar je zult al snel zien dat de archiefkast uitpuilt van alle papieren die je nodig hebt wanneer je je eigen onderneming runt. Helemaal bij een complexere boekhouding kom je dan zeker in de knoei. Je raakt papieren kwijt en je voldoet niet meer aan de bewaartermijn die voor je administratie geldt. 

    Wanneer je merkt dat je lang naar documenten moet zoeken of ze zelfs kwijtraakt, is het tijd om na te denken om document management software aan te schaffen. Een DMS systeem schept orde. Je weet zeker dat je aan de bewaartermijn voldoet en je hebt documenten in een oogwenk gevonden omdat alle documenten centraal zijn opgeslagen. Voor DMS systeem betaal je een maandelijks bedrag, maar je bespaart veel geld op tijdverslindende zoekacties. Je verdient je geld dus wel terug.

    Gerelateerde artikelen

    10 december 2020

    Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Wat past bij jou?

    Excel Boekhouding

    Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

    2 maart 2020

    Administratie bijhouden als zzp'er?

    Administratie Boekhouding

    Je administratie en boekhouding bijhouden is niet altijd leuk. Maar wel heel belangrijk!

    18 maart 2021

    De 10 beste boekhoudpakketten voor zzp'ers

    Administratie Boekhouding

    Als ZZP’er wil je het beste voor jouw bedrijf. Je wilt jouw administratie en boekhouding goed bijhouden. Wat zijn de 10 beste boekhoudpakketten voor ZZP'ers? Je leest het hier.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products