blog-dms-software.png
Algemeen

Hoe moet je de administratie bewaren en beheren?

Harde schijven, USB-sticks, e-mail, postvakken, archiefkasten. Je kunt je administratie overal bewaren. Vaak wordt het onoverzichtelijk wanneer je belangrijke documenten op verschillende plekken bewaart. De Belastingdienst hanteert een strenge bewaarplicht. Je moet er dus wel voor zorgen dat je de administratie op orde hebt, anders loop je onnodig tegen een boete aan. In deze blog leg ik je daarom alles uit over het bewaren van je administratie en op welke manier je dit het beste kunt doen.

Waarom moet je administratie bewaren?

In de eerste instantie moet je jouw administratie bewaren voor de Belastingdienst. Elke ondernemer heeft een bewaarplicht. De administratie moet op orde zijn, zodat de Belastingdienst jouw cijfers kan controleren binnen een redelijke tijd. Ook vormt je administratie de basis voor de verschillende aangiftes die je moet doen.

Een belangrijker reden om een administratie te bewaren is omdat het je een helder beeld geeft van hoe jouw onderneming ervoor staat: de omzet, de winst, de kosten, de inkomsten. Wanneer je dit duidelijk in beeld het, kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen. Heb je bijvoorbeeld veel winst gemaakt, dan kun je ervoor kiezen om een deel van je winst te investeren in een verdere groei van je onderneming door bijvoorbeeld extra personeel aan te nemen.    

Ben je net begonnen als ondernemer? Ook dan moet je een administratie bewaren. Lees alles over een administratie opzetten in ons e-book.

Hoe lang moet je administratie bewaren? 

Zoals gezegd heeft iedere ondernemer een fiscale bewaarplicht. Voor de administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. 

Volgens de bewaartermijn administratie moet je de volgende onderdelen zeven jaar bewaren:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

Er zijn een aantal uitzonderingen op de bewaartermijn van zeven jaar. Zo moet je alle gegevens van onroerende zaken minimaal tien jaar bewaren. Deze termijn is langer in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden.
Een andere uitzondering geldt voor wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatie levert. 

Welke documenten nog meer bewaren?

Naast de onderdelen die je verplicht moet bewaren, zijn er nog veel meer documenten die je moet bewaren. Denk hierbij aan contracten, overeenkomsten, belangrijke e-mails, maar ook digitale documenten waar meerdere collega’s tegelijkertijd in werken. Vooral bij de digitale documenten met meerdere bewerkers is het van belang dat deze goed worden beheerd. Dit heet versiebeheer. Hier ga ik zometeen verder op in. 

Op welke manieren kun je documenten beheren?

Je moet de administratie bewaren in de originele vorm, op papier of digitaal. Je mag alleen de gegevens op papier bewaren, wanneer je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren door de Belastingdienst. Wanneer je een kleine administratie hebt, is het ook toegestaan om bestanden die op de computer staan uit te printen en in te dienen.   

Je kunt je administratie bewaren in een archiefkastArhiefkast

Wanneer je een kleine administratie hebt, mag je deze dus op papier te bewaren. Wanneer je alles op orde wilt houden zul je dit in ordners moeten doen en deze in een archiefkast bewaren. Dit klinkt heel ouderwets, en dat is het ook. Je zult namelijk al snel merken dat je papieren kwijtraakt en dat de archiefkasten uitpuilen met alle documenten.

Boekhoudprogramma

Het is dan ook verstandiger om je administratie en documenten digitaal te bewaren. Voor het beheren en bewaren van jouw administratie kun je een boekhoudprogramma gebruiken. Je houdt hiermee overzicht en automatiseert een groot deel van handmatige handelingen. Zo kun je eenvoudig en snel je BTW-aangifte doen.

Tip: Let er wel op dat wanneer je jouw gegevens digitaal bewaart, je ervoor moet zorgen dat de Belastingdienst jouw programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken. 

Document management software

Voor de overige documenten is het uiteraard ook van belang dat je overzicht behoudt en ze goed beheert. Voor deze documenten maak je een digitaal dossier. Dit kun je het beste doen met document management software

Wat is documentbeheer software?

Omdat je als ondernemer wordt gebombardeerd met informatie, heb je hulp nodig deze informatiestroom te kanaliseren. Met documentatiebeheer software (DMS software) reguleer en automatiseer je deze documentenstroom. Met een DMS systeem bewaar je dus niet alleen alle documenten, je beheert ze ook. In andere woorden: je zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste persoon of bedrijf op het juiste moment terechtkomt.  

Voordelen document management software

Met automatiseren heb je het eerste voordeel van DMS software al te pakken. Maar er zijn nog meer voordelen waarvan je profiteert als je gebruikmaakt van een DMS:

Archief digitaliseren

Met document management software kun je online jouw administratie bewaren

Wanneer je optimaal de voordelen van DMS software wilt benutten, is het noodzakelijk dat je jouw archief digitaliseert. Ook dit is mogelijk met document management software. Met behulp van OCR (Optical Character Recognition) kun je papieren documenten scannen. De software herkent de getallen en de afbeeldingen die op het document staan en archiveert het document vervolgens. Bij de meeste DMS software is deze functie geïntegreerd. Je hoeft dus niet apart een PDF- of OCR-scanner aan te schaffen.

Alles centraal opgeslagen

Nu je alles goed hebt gearchiveerd, staan alle documenten centraal opgeslagen. Bovendien beschikt de het DMS systeem over een goede zoekfunctie. Jij en je werknemers hoeven dus niet langer archiefkasten door te spitten of tijd te verdoen aan het zoeken van informatie op individuele pc’s of laptops. 

Realtime werken in hetzelfde document

Omdat de software in de cloud staat, kan iedereen bij alle documenten. Het is ook mogelijk om tegelijk in hetzelfde document te werken. Je hoeft dus niet meer te wachten totdat een collega klaar is voordat je in een document kan werken. Heb je liever niet dat er in een bepaald document tegelijk wordt gewerkt? Dan kun je deze beveiligen met een check-in check-out-mechanisme. Je kunt dan dus niet in een document werken wanneer een collega is ingecheckt. 

Versiebeheer

Wanneer je tegelijkertijd in hetzelfde document werkt, is het wel van belang dat je een goed versiebeheer hanteert. Ook met versiebeheer helpt de DMS software mee. De software kan bijvoorbeeld geautomatiseerd een nummer aan een bestand geven om de juiste versie aan te duiden. Zo weet je dat je altijd in de goede, meest up to date versie van een document werkt. 

Archief vernietigen

Indien de bewaarplicht is verstreken, is het toegestaan documenten te vernietigen (voor sommige documenten geldt zelfs een vernietigingsplicht). Wanneer je documenten vernietigt, moet je volgens de wet jaarlijks een vernietigingslijst opstellen. Een document management systeem biedt ondersteuning bij het vernietigingsproces door deze lijst op te stellen.

Contractmanagement software

Eén van de belangrijkste documenten die onderdeel zijn van de administratie zijn contracten. In een contract zijn natuurlijk belangrijke afspraken vastgelegd, maar ze lopen ook af. Goed beheer is dus van belang. Je wilt immers voorkomen dat een contract stilzwijgend wordt verlengd. Sommige document management software zijn dan ook uitgerust met een contractbeheermodule. Ook is er aparte contract management software die je kunt koppelen aan je DMS systeem.

Welke manier past het beste bij mij en mijn bedrijf?

Er is geen foute manier van je administratie bewaren, zolang je het maar overzichtelijk voor jezelf en de Belastingdienst houdt. Je kunt al je documenten bewaren in een archiefkast, maar je zult al snel zien dat de archiefkast uitpuilt van alle papieren die je nodig hebt wanneer je je eigen onderneming runt. Helemaal bij een complexere boekhouding kom je dan zeker in de knoei. Je raakt papieren kwijt en je voldoet niet meer aan de bewaartermijn die voor je administratie geldt. 

Wanneer je merkt dat je lang naar documenten moet zoeken of ze zelfs kwijtraakt, is het tijd om na te denken om document management software aan te schaffen. Een DMS systeem schept orde. Je weet zeker dat je aan de bewaartermijn voldoet en je hebt documenten in een oogwenk gevonden omdat alle documenten centraal zijn opgeslagen. Voor DMS systeem betaal je een maandelijks bedrag, maar je bespaart veel geld op tijdverslindende zoekacties. Je verdient je geld dus wel terug.

Appwatching Community

Meer weten of mee praten over dit onderwerp? word gratis lid van de Appwatching community

Algemeen
Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als hoofdredacteur van Appwatching degene die de content van de websites creëert en kwaliteit ervan waarborgt. Hij maakt je in zijn nieuwsartikelen, blogs en onderzoeken wegwijs in de materie van cloudsoftware. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Online marketeer
Iris Kluin
Online marketeer
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Je ontkomt er als ZZP'er niet aan: de BTW-aangifte....

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
urenregistratie-app-excel.png

7 handige apps als alternatief voor urenregistratie in Excel

Uren registreren voelt vaak als een verplichting. Maar waarom doe jij je urenregistratie dan nog in Excel...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products