Hoe moet je de administratie bewaren en beheren?

Harde schijven, USB-sticks, e-mail, postvakken, archiefkasten: je administratie bewaren kan op veel verschillende manieren. Vaak wordt het onoverzichtelijk wanneer je belangrijke documenten op verschillende plekken bewaart.

De Belastingdienst hanteert een strenge administratie bewaarplicht. Je moet er dus wel voor zorgen dat je het op orde hebt, anders loop je onnodig tegen een boete aan.

In deze blog leg ik je daarom alles uit over het bewaren van administratie, hoe lang die bewaarplicht is, en wat de meest efficiënte manier is om dit te doen. 

Waarom moet je administratie bewaren?

We snappen dat je, wanneer je de boekhouding als starter gaat doen, nog niet op de hoogte bent van alle regels en plichten rondom administratie. Daarom leggen we je uit waarom het bewaren van administratie voor je bedrijf belangrijk is.

In de eerste instantie moet je jouw administratie bewaren voor de Belastingdienst. Elke ondernemer heeft een administratie bewaarplicht. Alles moet op orde zijn, zodat de Belastingdienst jouw cijfers kan controleren binnen een redelijke tijd. Ook vormt je financiële administratie de basis voor de verschillende aangiftes die je moet doen.

Een belangrijker reden om een administratie te bewaren is omdat het je een helder beeld geeft van hoe jouw onderneming ervoor staat: de omzet, de winst, de kosten, de inkomsten. Wanneer je dit duidelijk in beeld het, kun je goed geïnformeerde beslissingen nemen. Heb je bijvoorbeeld veel winst gemaakt, dan kun je ervoor kiezen om een deel van je winst te investeren in een verdere groei van je onderneming, bijvoorbeeld door extra personeel aan te nemen. Administratie bijhouden is zakelijk gezien dus geen overbodig klusje,

Ben je net begonnen als ondernemer? Ook dan moet je een administratie bewaren voor jouw bedrijf.

Hoe zet je een overzichtelijke administratie op?

Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over boekhouden en het bijhouden van de administratie. Denk aan:

• Hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
• Welke checks moet je regelmatig doen?
• Wat zijn de belastingregeltjes?
• En hoe bespaar je op een boekhouder?

In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden op deze vragen voor boekhouding starter, zodat je volledige controle krijgt op jouw administratie en boekhouding. Download de cursus gratis!

Bewaren administratie: hoe lang?

Dan is er nog de vraag hoe lang administratie bewaren officieel moet. Zoals gezegd heeft iedere ondernemer een fiscale bewaarplicht. Voor de administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. 

Om te voldoen aan de administratie bewaarplicht moet je de volgende onderdelen zeven jaar bewaren:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

Er zijn een aantal uitzonderingen op de bewaartermijn van zeven jaar. Zo moet je alle gegevens van onroerende zaken minimaal tien jaar bewaren. Deze termijn is langer in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden. Een andere uitzondering geldt voor wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatie levert. 

Welke documenten nog meer bewaren?

Naast de onderdelen die je verplicht moet bewaren, zijn er nog veel meer documenten die je moet bewaren. Denk hierbij aan contracten, overeenkomsten, belangrijke e-mails, maar ook digitale documenten waar meerdere collega’s tegelijkertijd in werken. Vooral bij de digitale documenten met meerdere bewerkers is het van belang dat deze goed worden beheerd. Dit heet versiebeheer. Hier ga ik zometeen verder op in. 

Op welke manieren kun je documenten beheren?

Je moet de administratie bewaren in de originele vorm, op papier of digitaal. Je mag alleen de gegevens op papier bewaren, wanneer je een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren door de Belastingdienst. Wanneer je een kleine administratie hebt, is het ook toegestaan om bestanden die op de computer staan uit te printen en in te dienen.   

Archiefkast

Wanneer je een kleine administratie hebt, mag je deze dus op papier te bewaren. Wanneer je alles op orde wilt houden zul je dit in ordners moeten doen en deze in een archiefkast bewaren. Dit klinkt heel ouderwets, en dat is het ook. Je zult namelijk al snel merken dat je papieren kwijtraakt en dat de archiefkasten uitpuilen met alle documenten. Dat maakt het niet de meest efficiënte manier van administratie bewaren voor je bedrijf.

Document management software

Omdat je als ondernemer wordt gebombardeerd met informatie, heb je hulp nodig deze informatiestroom te kanaliseren. Dit kun je het beste doen met document management software. Met documentatiebeheer software (DMS software) reguleer en automatiseer je deze documentenstroom. Met een DMS systeem bewaar je dus niet alleen alle documenten, je beheert ze ook. In andere woorden: je zorgt ervoor dat de juiste informatie bij de juiste persoon of bedrijf op het juiste moment terechtkomt.  

Boekhoudprogramma

Het is dan ook verstandiger om je administratie en documenten digitaal te bewaren. Voor het beheren en bewaren van jouw administratie kun je een boekhoudprogramma gebruiken. Je houdt hiermee overzicht en automatiseert een groot deel van handmatige handelingen. Zo kun je eenvoudig en snel je BTW-aangifte doen en voldoen aan de adminsitratie bewaarplicht.

Tip: Let er wel op dat wanneer je jouw gegevens digitaal bewaart, je ervoor moet zorgen dat de Belastingdienst jouw programma's en bestanden bij een controle kan gebruiken. 

Uit welke boekhoudprogramma's kan ik kiezen?

We hebben een aantal handige boekhoudprogramma's voor je op een rij gezet waarmee je de administratie digitaal bewaart. 

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk het complete overzicht met boekhoudpakketten. 

Administratie bewaren: welke manier past het beste bij mijn bedrijf?

Er is geen foute manier van je administratie bewaren, zolang je het maar overzichtelijk voor jezelf en de Belastingdienst houdt. Je kunt al je documenten bewaren in een archiefkast, maar je zult al snel zien dat de archiefkast uitpuilt van alle papieren die je nodig hebt wanneer je je eigen onderneming runt. Helemaal bij een complexere boekhouding kom je dan zeker in de knoei. Je raakt papieren kwijt en je voldoet niet meer aan de bewaartermijn die voor je administratie geldt. 

Wanneer je merkt dat je lang naar documenten moet zoeken of ze zelfs kwijtraakt, is het tijd om na te denken om document management software aan te schaffen. Een DMS systeem schept orde. Je weet zeker dat je aan de bewaartermijn voldoet en je hebt documenten in een oogwenk gevonden omdat alle documenten centraal zijn opgeslagen. Voor DMS systeem betaal je een maandelijks bedrag, maar je bespaart veel geld op tijdverslindende zoekacties. Je verdient je geld dus wel terug.