Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Leestijd 5 minuten
Algemeen
vliegendestart-adminstratie-opzetten.png

Hoe zet je als beginnende ondernemer een administratie op?

Je loopt net het gebouw van de Kamer van Koophandel uit. Je hebt nu officieel een eigen bedrijf! Maar, je zit vol met vragen. Die vriendelijke KvK-medewerker heeft je namelijk op het hart gedrukt dat een overzichtelijke administratie heel belangrijk is. Een overzichtelijke administratie. Niet iets waar je uitgebreid over hebt nagedacht toen je besloot voor jezelf te beginnen. Maar die vriendelijke KvK-medewerker heeft wel gelijk; een overzichtelijke administratie is heel belangrijk. Je bent namelijk niet alleen verplicht om een overzichtelijke administratie bij te houden, het geeft je ook een goed inzicht in hoe je er (financieel) voor staat en zorgt voor een vliegende start van jouw eigen bedrijf. In deze blog leg ik dan ook uit hoe je nou de perfecte administratie opzet zodat jij die kickstart kan maken.

Wat is een administratie?

Een vergissing die veel wordt gemaakt bij beginnende ZZP’ers is dat ze denken dat de administratie en de boekhouding hetzelfde zijn. Maar er is wel degelijk een verschil. De boekhouding behelst namelijk alléén het vastleggen van financiële gegevens, terwijl de administratie veel meer aspecten omvat.

beginnen-met-administratie
Een administratie omvat meer aspecten dan de boekhouding

Een administratie is geen boekhouding

In de boekhouding houd je bij hoeveel geld er in je bedrijf stroomt en hoeveel eruit gaat. Wil je dit overzichtelijk doen, dan kun je het beste een aantal ‘boeken’ gebruiken. Normaliter zijn dit er vijf:

  • Inkoop: Hierin registreer je al je inkoopfacturen
  • Verkoop: Hierin registreer je al je verkoopfacturen
  • Bank: Hierin registreer al je banktransacties
  • Kas : Al je contante verkopen en aankopen neem je op in het kasboek
  • Memoriaal: Hier worden vaak incidentele boekingen verwerkt die niet in de andere dagboeken thuishoren

Wil je meer weten over de boekhouding? Lees dan ons ebook over hoe je een moet boekhouding opzetten. Of bekijk deze video:

Administratie is uitgebreider dan boekhouding

De boekhouding is slechts een onderdeel van de administratie (namelijk alleen de financiële administratie). Want de administratie behelst nog een aantal andere zaken. Waar in de boekhouding alleen de ‘droge’ cijfers worden weergegeven, vind je in de administratie de verantwoording van de boekhouding terug. In de administratie staan dus ook:

  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken met klanten en leveranciers
  • Urenregistratie
  • Rittenregistratie
  • Offertes
  • Tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • Agenda's met afspraken
  • Correspondentie, meestal e-mails
  • Software en databestanden

Waarom moet ik een administratie opzetten?

In de eerste instantie, zoals ze je al hebben verteld bij de KvK, zet je een overzichtelijke administratie op en houd je deze goed bij voor de Belastingdienst. Deze heb je nodig om aan het einde van het jaar de belastingaangifte en elk kwartaal de BTW-aangifte te kunnen doen. Het is wettelijk verplicht om je administratie te verantwoorden en deze minimaal zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht).

Maar er is een veel belangrijkere reden: je doet het voor jezelf. Een overzichtelijke administratie geeft je namelijk een goed inzicht in de stand van zaken van jouw bedrijf.

Vooral wanneer je net begint als ZZP’er zit je krap bij kas. Elke euro die binnenkomt is mooi meegenomen. Het is dan ook van groot belang dat de facturen die je hebt verstuurd ook netjes worden betaald door jouw klanten. Als je een goed overzicht hebt over je facturen, weet je precies welke wel en welke niet zijn betaald. Er is dus misschien wel een reden waarom er niet genoeg geld binnenkomt: door een slecht overzicht heb je geen idee wie er nog moet betalen en in het ergste geval wordt een factuur helemaal niet betaald omdat jij hem bent vergeten.

De belangrijkste reden om een overzichtelijke administratie bij te houden is voor jezelf

Inzicht in betaalgedrag klanten

Je krijgt ook een goed inzicht in hoe snel klanten betalen en kunt hier je liquiditeit op aanpassen. Je moet immers jouw rekeningen ook nog kunnen betalen. Verder heb je een goed inzicht in je omzetontwikkeling. Je kunt dus zien of er genoeg geld binnenkomt om te groeien en of je de kosten nog wel in de hand hebt.

Als je een goed inzicht hebt, leidt dit tot een volgend voordeel: je kunt slimmere beslissingen maken op basis van dit inzicht. Je gaat als zelfstandige klusser bijvoorbeeld geen duur gereedschap kopen wanneer je net een aantal slechte maanden achter de rug hebt. Maar het geldt ook andersom. Wanneer je een goede periode hebt gehad, kun je dat geld voor het einde van het fiscale jaar investeren in die klusbus of laptop.

BTW-aangifte is zo gepiept

Ook het doen van de BTW-aangifte wordt door een overzichtelijke administratie een stuk eenvoudiger en minder stressvol. Wanneer je aan het einde van het kwartaal nog de bonnetjes bij elkaar moet scharrelen is de kans groter dat je in de problemen komt met de Belastingdienst, dan wanneer je de boel op orde hebt.

Hoe zet ik een overzichtelijke administratie op?

Nu je al bekender bent met de jargon, is het tijd om ‘to the point’ te komen: het opzetten van de administratie. Ik zet een stappenplan voor je uit, zodat je wanneer je deze volgt eenvoudig jouw eigen administratie kunt opzetten.

administratie-opzetten-zakelijke-rekening
Met een zakelijke rekening scheidt je jouw privé-inkomsten en uitgaven van jouw zakelijke inkomsten en uitgaven

Stap 1: Open een zakelijke rekening

De eerste stap die je neemt nadat je de deur van het KvK-gebouw achter je hebt dichtgetrokken, is een zakelijke rekening openen. Een belangrijke reden om dit te doen is om jouw privé-inkomsten en uitgaven te scheiden van jouw zakelijke inkomsten en uitgaven. Je hebt dan sneller en een veel beter beeld van hoe jouw zaak er financieel voorstaat. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer die boodschappenrekening of jouw stapavondje weg te strepen voordat je jouw zakelijke financiën kunt inzien.

Stap 2: Boekhouding vastleggen

Het vastleggen van jouw boekhouding komt neer op het vastleggen van de vijf boeken die ik eerder al heb genoemd (inkoop, verkoop, kas, bank en memoriaal). Helemaal wanneer je ZZP’er bent zijn dit voldoende boeken om jouw boekhouding overzichtelijk vast te leggen. Een tip: leg al vanaf het begin regelmatig deze boeken goed vast. Zo vind je makkelijk gegevens terug en behoud je overzicht.

Stap 3: Uren registreren

Beginnen als ZZP’er is niet makkelijk en er zijn risico’s aan verbonden. Maar, er zijn een aantal aantrekkelijke aftrekposten waarvoor jij in aanmerking kunt komen. Voorwaarde is wel dat je genoeg uren op jaarbasis werkt. Het is dus van belang dat je jouw uren goed bijhoudt om te voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar. Wanneer je hieraan voldoet en de Belastingdienst jouw keurig bijgehouden uren goedkeurt, komt je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek. Toch weer ruim 7000 euro die je van je winst kunt aftrekken.

Maar het zorgvuldig registreren van uren doe je ook voor je klant of opdrachtgever. Zo kun je namelijk goed jouw factuurbedrag verantwoorden. Dit voorkomt eventuele discussies achteraf. Helemaal wanneer je netjes jouw werkzaamheden hebt genoteerd en beschreven.

Wil je meer weten over waarom en hoe je het beste jouw uren kunt registreren? Lees dan dit artikel over de urenregistratie.

Stap 4: Ritten registreren

Als ZZP’er moet je soms naar je klanten toe. Dit kun je doen met de auto van de zaak. Maar je kunt niet onbeperkt privékilometers rijden zonder dat je hiervoor meer gaat betalen aan de Belastingdienst (bijtelling). Je moet daarom de Belastingdienst kunnen aantonen dat je jouw auto van de zaak niet meer dan vijfhonderd kilometer per jaar voor privé-doeleinden hebt gebruikt. De beste manier om dit te doen is door jouw gereden kilometers zo nauwkeurig mogelijk te registreren.

Ook bij het registreren van gereden kilometers geldt dat je het niet alleen voor de Belastingdienst doet. In sommige gevallen wil je namelijk de ritten doorberekenen aan je klant of opdrachtgever. Net als bij urenregistratie voorkomt een nauwkeurige rittenregistratie discussies achteraf met een klant.

Wil je meer weten over wat het verschil is tussen privé- en zakelijke ritten en hoe je deze het beste kunt bijhouden? Lees dan dit artikel over de rittenregistratie.

administratie-opzetten-pen-papier
Je kunt met pen en papier je administratie bijhouden, maar dat is hopeloos ouderwets

Hoe kan ik mijn administratie bijhouden?

Nu je zover bent om een overzichtelijke administratie op te zetten, is het tijd om uit te leggen op welke manieren je jouw administratie kunt bijhouden. Je kunt op drie manieren jouw boekhouding bijhouden. Je kunt het op papier doen. En je kunt vervolgens met rooksignalen jouw cijfers doorgeven aan de Belastingdienst. Een beetje flauw misschien, maar wat ik probeer te zeggen is dat deze manier allang achterhaald is. Bovendien heb je door jouw administratie bij te houden op papier geen goed inzicht in jouw cijfers. Voor elk dagboek heb je een aparte ordner. Een overzicht in één oogopslag over hoe de zaken ervoor staan is zo dus onmogelijk.

beginnen-administratie-excel
Wanneer je net begint is Excel een goede manier om je adminstratie bij te houden

Administratie in Excel

Een iets modernere manier, en helemaal niet zo gek wanneer je net als ZZP’er bent begonnen, is om jouw administratie bij te houden in Excel of een equivalent hiervan. Een groot voordeel is dat spreadsheetprogramma’s standaard op elke besturingssysteem staat. Bovendien zijn er online templates (vind onze Excel-templates hier) te vinden. Dit zijn sjablonen waarbij je alleen nog maar een aantal gegevens hoeft in te voeren.

Maar er kleven ook nadelen aan het gebruik van Excel voor je administratie. Zo heb je veel kennis nodig van het programma. Je moet bijvoorbeeld bekend zijn met de formules. Dit terwijl Excel niet is gemaakt als programma om jouw administratie in bij te houden, nog een nadeel. Bovendien is een fout in de formulering zo gemaakt, waarna het hele Excel-sheet onbruikbaar is geworden.

Administratie met behulp van bedrijfssoftware

Nog moderner is de administratie bijhouden met behulp van bedrijfssoftware. Voor de boekhouding, de urenregistratie en voor de rittenregistratie is er software die dit een stuk makkelijker en overzichtelijker maakt. Maar het grootste voordeel: je bespaart veel tijd. Veel handmatige handelingen worden namelijk geautomatiseerd.

administratie-opzetten-software
Voor de boekhouding is er software die het een stuk makkelijker voor je maakt

Zo kun je jouw administratie automatiseren met boekhoudsoftware. En al doet de naam anders vermoeden, met boekhoudsoftware kun je jouw gehele administratie automatiseren. Je kunt makkelijk facturen opstellen en versturen die voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Zo weet je zeker dat jouw facturen er professioneel uitzien en jouw klanten de factuur snappen.

Makkelijk BTW-aangifte doen

Maar de software maakt zelf ook automatisch een balans voor jou en rekent de te betalen en ontvangen BTW voor je uit nadat je jouw gegevens hebt ingevuld. Omdat de boekhoudsoftware is gekoppeld aan de Belastingdienst kun je bovendien makkelijk jouw BTW-aangifte elektronisch doen.

Voor elk onderdeel van de administratie is er wel geschikte software te vinden. Zo kun je ook je uren registreren met software. Het voordeel hiervan is dat je heel precies je uren kunt bijhouden met timers. Ook kun je achteraf rapporten opstellen, zodat je een goed beeld hebt van hoeveel tijd je hebt gespendeerd aan een bepaald project. Op basis hiervan kun je jouw offertes een stuk beter inschatten.

Ritregistratie met software

De urenregistratie software is ook voorzien van een module waarmee je makkelijk je ritten kunt registreren. Wanneer je bijvoorbeeld je reiskosten wilt doorberekenen aan je klant of opdrachtgever zul je deze gereden kilometers moeten verantwoorden. Een nauwkeurige rittenadministratie is dan ook noodzakelijk. Deze rittenregistratie module zorgt daar voor.

administratie-opzetten-rittenregistratie-app
Een administratie omvat meer aspecten dan de boekhouding

Omdat je ook met een mobiele app je ritten kunt registreren, kun je makkelijk de gereden kilometers op je telefoon invoeren. Op deze manier heb je altijd en overal een up-to-date overzicht van je rittenadministratie. Bovendien heb je je gewerkte uren en gereden kilometers in één handig overzicht.

Een vliegende start

Er zijn verschillende manieren om je administratie op te zetten en bij te houden. Maar op wat voor manier je het ook doet, begin er op tijd mee als startende ondernemer. Want wanneer je op tijd begint, heb je meteen grip op jouw bedrijf. Maak ook gebruik van de hulpmiddelen om jouw administratie op te zetten: download onze gratis templates of kies ervoor om software te gebruiken. Wanneer je dit als startende ondernemer doet, ben je verzekerd van een vliegende start.

Populaire software

Teamleader Logo

Teamleader

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
Teamleader
CRM
Yoobi Facturatie Logo

Yoobi Facturatie

Cijfer: 8.9
Reviews: 83
Bekijk software
Yoobi
Facturatie
WeFact (30 dagen gratis) - Bespaar op uw accountant Logo

WeFact (30 dagen gratis) - Bespaar op uw accountant

Cijfer: 10.0
Reviews: 16
Bekijk software
WeFact
Facturatie
SuperOffice - CRM voor het MKB Logo

SuperOffice - CRM voor het MKB

Nog niet genoeg reviews
Bekijk software
SuperOffice Benelux B.V.
CRM
e-Boekhouden.nl - Starters - (Als beste getest) Gratis Logo

e-Boekhouden.nl - Starters - (Als beste getest) Gratis

Cijfer: 9.4
Reviews: 434
Bekijk software
e-Boekhouden.nl
Boekhouden
Terug naar boven

Delen via:

Products