De administratie opzetten voor een eenmanszaak

Je loopt net het gebouw van de Kamer van Koophandel uit. Je hebt nu officieel een eigen bedrijf! Maar, je zit vol met vragen. Die vriendelijke KvK-medewerker heeft je namelijk op het hart gedrukt dat een overzichtelijke administratie opzetten voor je eenmanszaak heel belangrijk is.

Een overzichtelijke administratie. 

Niet iets waar je uitgebreid over hebt nagedacht toen je besloot voor jezelf te beginnen. Maar die KvK-medewerker heeft wel gelijk; een overzichtelijke administratie is heel belangrijk.

De administratie opzetten voor je eenmanszaak betekent dat je alles zelf moet doen. Je hebt geen financiële afdeling zoals een MKB dit wel heeft. Weet jij waar je moet beginnen met het opzetten van je administratie? En eenmaal opgezet, hoe ga je jouw boekhouding als starter bijhouden? 

Voor een ZZP’er geldt dat niet alleen moet denken aan het opzetten van je administratie, maar deze administratie ook moet bijhouden. Hoe je dit doet is aan jou. Je bent niet voor niets ‘eigen baas’. Bij Appwiki helpen we je graag een goede keuze te maken voor het opzetten van je administratie voor jouw eenmanszaak. Ben je er als ZZP’er klaar voor om jouw administratie op te zetten?

Hieronder vind je informatie over de volgende onderwerpen:

• Ondernemen betekent opzetten én bijhouden
• Hoe zet ik een overzichtelijke administratie op?
• Welke methode gebruik je voor het opzetten van je administratie?
• Een vliegende start bij het opzetten van je administratie voor je eenmanszaak

Ondernemen betekent opzetten én bijhouden

Vanuit de Belastingdienst ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden voor je boekhouding als ZZP’er. Deze heb je nodig om aan het einde van het jaar de belastingaangifte en elk kwartaal de BTW-aangifte te kunnen doen. Het is wettelijk verplicht om je administratie te verantwoorden en deze minimaal zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). De belangrijkste reden om jouw administratie op te zetten als eenmanszaak ben jezelf. Een overzichtelijke administratie geeft je namelijk een goed inzicht in de stand van zaken van jouw bedrijf.

Vooral wanneer je net begint als ZZP’er zit je krap bij kas. Elke euro die binnenkomt is mooi meegenomen. Het is dan ook van groot belang dat de facturen die je hebt verstuurd ook netjes worden betaald door jouw klanten. Als je een goed overzicht hebt over je facturen, weet je precies welke wel en welke niet zijn betaald. Misschien is er wel een hele goede reden waarom er niet genoeg geld binnenkomt. Je hebt slecht overzicht en geen idee wie er nog moet betalen. In het ergste wordt een factuur helemaal niet betaald, omdat jij hem bent vergeten.

De belangrijkste reden om een overzichtelijke administratie bij te houden is voor jezelf

Een vergissing die veel wordt gemaakt bij beginnende ZZP’ers is dat ze denken dat de administratie en de boekhouding hetzelfde is. Er is wel degelijk een verschil. De boekhouding omvat namelijk alleen het vastleggen van financiële gegevens (de financiële administratie), terwijl de administratie veel meer aspecten omvat.

Houd bij wat erin en eruit gaat

In de boekhouding houd je bij hoeveel geld er in je bedrijf stroomt en hoeveel eruit gaat. Alle (ja echt alle) gegevens van jouw onderneming horen thuis in jouw administratie. Of dit nu op papier of digitaal is. In de administratie vind je de verantwoording van de boekhouding terug. 

Als je de administratie voor jouw eenmanszaak gaat opzetten verwerk je dus de volgende aspecten:

• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken met klanten en leveranciers
• Urenregistratie
• Rittenregistratie
• Offertes
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• Agenda's met afspraken
• Correspondentie, meestal e-mails
• Software en databestanden
   

Hoe zet ik een overzichtelijke administratie op?

Een overzichtelijke administratie opzetten voor je eenmanszaak en dit doorvoeren in je boekhouding? Dit roept bij veel ondernemers de volgende vragen op:

• Hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
• Welke checks moet je regelmatig doen?
• Wat zijn de belastingregeltjes?
• En hoe bespaar je op een boekhouder?

Het opzetten van je administratie kan je doen in vier stappen.

Stap 1: Open een zakelijke rekening

De eerste stap die je neemt nadat je de deur van het KvK-gebouw achter je hebt dichtgetrokken, is een zakelijke rekening openen. Een belangrijke reden om dit te doen is om jouw privé-inkomsten en uitgaven te scheiden van jouw zakelijke inkomsten en uitgaven. Je hebt dan sneller en een veel beter beeld van hoe jouw zaak er financieel voorstaat. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer die boodschappenrekening of jouw stapavondje weg te strepen voordat je jouw zakelijke financiën kunt inzien.

Stap 2: Boekhouding vastleggen

Het vastleggen van jouw boekhouding komt neer op het vastleggen van de vijf boeken die je moet vastleggen (inkoop, verkoop, kas, bank en memoriaal). Helemaal wanneer je ZZP’er bent zijn dit voldoende boeken om jouw boekhouding overzichtelijk vast te leggen. 

Een extra tip: leg al vanaf het begin regelmatig deze boeken goed vast. Zo vind je makkelijk gegevens terug en behoud je overzicht.

Stap 3: Uren registreren

Beginnen als ZZP’er is niet makkelijk en er zijn risico’s aan verbonden. Niets voor niets stranden veel ZZP’ers in de eerste jaren van het ondernemerschap. Maar, als ZZP’er kun je ook profiteren van een aantal aantrekkelijke aftrekposten. Voorwaarde is wel dat je genoeg uren op jaarbasis werkt. Het is dus van belang dat je jouw uren goed bijhoudt om te voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar.

Wanneer je hieraan voldoet en de Belastingdienst jouw keurig bijgehouden uren goedkeurt, komt je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek. Toch weer ruim 7000 euro die je van je winst kunt aftrekken.

Het zorgvuldig registreren van uren doe je ook voor je klant of opdrachtgever. Zo kun je namelijk goed jouw factuurbedrag verantwoorden. Dit voorkomt eventuele discussies achteraf. Helemaal wanneer je netjes jouw werkzaamheden hebt genoteerd en beschreven.

Stap 4: Ritten registreren

Als ZZP’er moet je soms naar je klanten toe. Dit kun je doen met de auto van de zaak. Je kunt niet onbeperkt privékilometers rijden zonder dat je hiervoor meer gaat betalen aan de Belastingdienst (bijtelling). Je moet daarom de Belastingdienst kunnen aantonen dat je jouw auto van de zaak niet meer dan vijfhonderd kilometer per jaar voor privé-doeleinden hebt gebruikt. De beste manier om dit te doen is door jouw gereden kilometers zo nauwkeurig mogelijk te registreren.

Ook bij het registreren van gereden kilometers geldt dat je het niet alleen voor de Belastingdienst doet. In sommige gevallen wil je namelijk de ritten doorberekenen aan je klant of opdrachtgever. Net als bij urenregistratie voorkomt een nauwkeurige rittenregistratie discussies achteraf met een klant.

Welke methode gebruik je voor het opzetten van je administratie?

Nu je weet waarom je de administratie voor je eenmanszaak gaat opzetten en hoe je dit stap voor stap kunt aanpakken, is het zaak om de methode te kiezen hoe je jouw administratie gaat opzetten en bijhouden. ZZP’er kiezen hier vaak voor twee verschillende opties, namelijk zelf bijhouden of uitbesteden.

Uitbesteden doe je aan een boekhouder of accountant en betekent dat je jouw administratie geheel door een ander laat doen. Voor deze expertise betaal je een flink bedrag. Daarom kiezen ZZP’ers vaak voor het zelf doen in excel of met behulp van een boekhoudprogramma. Wist je dat je in het eerste jaar als starter gebruik kunt maken van een gratis boekhoudprogramma?

Opzetten in Excel

Het is helemaal niet zo gek wanneer je net als ZZP’er bent begonnen om jouw administratie bij te houden in Excel of een equivalent hiervan. Een groot voordeel is dat spreadsheetprogramma’s standaard op elke besturingssysteem staat. Bovendien zijn er online templates te vinden. Dit zijn sjablonen waarbij je alleen nog maar een aantal gegevens hoeft in te voeren.

Maar er kleven ook nadelen aan het gebruik van Excel voor je administratie. Zo heb je veel kennis nodig van het programma. Je moet bijvoorbeeld bekend zijn met de formules. Dit terwijl Excel niet is gemaakt als programma om jouw administratie in bij te houden. Bovendien is een fout in de formulering zo gemaakt, waarna het hele Excel-sheet onbruikbaar is geworden. En fouten, die wil je niet als je jouw administratie voor je eenmanszaak aan het opzetten bent. 

Administratie opzetten met eenmanszaak software

Nog moderner is de administratie bijhouden met behulp van bedrijfssoftware. Voor de boekhouding, de urenregistratie en voor de rittenregistratie is er software die dit een stuk makkelijker en overzichtelijker maakt. Maar het grootste voordeel: je bespaart veel tijd. Veel handmatige handelingen worden namelijk geautomatiseerd. Jij hebt er dus geen omkijken naar. 

Zo kun je jouw administratie automatiseren met boekhoudsoftware. En al doet de naam anders vermoeden, met boekhoudsoftware kun je jouw gehele administratie automatiseren. Je kunt makkelijk facturen opstellen en versturen die voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Zo weet je zeker dat jouw facturen er professioneel uitzien en jouw klanten de factuur snappen. Wil je zeker weten dat je het beste online boekhoudprogramma voor ZZP kiest?

Wees kritisch en vergelijk de verschillende aanbieders

Ook het doen van de BTW-aangifte wordt door een overzichtelijke administratie een stuk eenvoudiger en minder stressvol. Wanneer je aan het einde van het kwartaal nog de bonnetjes bij elkaar moet scharrelen is de kans groter dat je in de problemen komt met de Belastingdienst, dan wanneer je de boel op orde hebt.

Door heel gemakkelijk een foto te maken van je bonnetjes met een bonnetjes app en dit te koppelen met je administratie heb je altijd je bonnetjes digitaal bewaard en verwerkt in je boekhouding. Zo raak je nooit meer bonnen kwijt en hoef je voor de BTW- aangifte niet meer alle bonnen bij elkaar te zoeken.

Een vliegende start bij het opzetten van je administratie voor je eenmanszaak

Er zijn verschillende manieren om je administratie op te zetten en bij te houden. Maar op wat voor manier je het ook doet, begin er op tijd mee als startende ondernemer. Want wanneer je op tijd begint, heb je meteen grip op jouw bedrijf. Welke methode je ook wilt gebruiken. Maak je gebruik van excel? Bedenk wel dat je afhankelijk bent van je eigen skills en de formules die je maakt. Met het opzetten en bijhouden van je administratie wil je geen fouten maken. 

Je kunt jouw administratie ook bijhouden door gebruik te maken eenmanszaak software. Een hulpmiddel om jouw administratie op te zetten is een goed boekhoudprogramma. Vergelijk hieronder de beste programma's of maak je eigen top drie boekhoudprogramma's van de verschillende software leveranciers. 

Wanneer je dit als zelfstandig ondernemer doet, ben je verzekerd van een vliegende start.