wat-is-het-beste-boekhoudprogramma(1).png

Boekhoudprogramma kiezen? Volg deze 7 stappen

Of je nou net bent begonnen of al jaren een bedrijf hebt, je zal de boekhouding moeten bijhouden. De één doet dit fluitend, de ander ziet er als een berg tegenop. Er zijn dan ook verschillende manieren om je boekhouding te doen. Dit gaat van werken in een Excel-sheet tot aan de boekhouding over de schutting gooien. Maar welke boekhouding past het best bij je? In dit artikel lees je hoe je met behulp van het stappenplan de juiste boekhoudsoftware kiest.

Stap 1: Wat is een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma is een softwarepakket waarmee de boekhouding kan worden geautomatiseerd. Het is een hulpmiddel om je financiële administratie in te voeren en op orde te houden. Met een dergelijk programma zijn de dagelijkse boekhoudkundige werkzaamheden sneller in te vullen en wordt door het programma automatisch een balans en een resultatenrekening opgesteld. Ook archiveert een boekhoudprogramma je administratie zodat je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voldoet.

Een online boekhoudprogramma is altijd en overal te bereiken zolang je een internetverbinding hebt

Tegenwoordig zijn boekhoudprogramma’s steeds meer online, oftewel in de cloud. Dit heeft voordelen ten opzichte van een lokaal draaiend boekhoudprogramma (on premise). Een online boekhoudprogramma is altijd en overal te bereiken zolang je een internetverbinding hebt. Omdat de updates automatisch worden doorgevoerd, heb je altijd toegang tot de laatste versie. Verder worden er automatisch back-ups gemaakt. En je administratie wordt automatisch beveiligd en versleuteld opgeslagen.

Stap 2: Welke manieren van boekhouden zijn er?

Het spectrum van de boekhouding doen is heel breed. Om een goede beslissing te maken moet je al vroeg in je stappenplan voor jezelf nagaan of je, en hoeveel tijd en geld je in je boekhouding wilt steken.

Boekhouding doen in Excel

Ben je nog maar net begonnen en heb je nog niet al te veel klanten en facturen die je hoeft te sturen. Dan is Excel voor jou misschien wel de beste boekhoudoplossing. Zelf kun je met de templates die Excel aanbiedt balansen en jaarrekeningen opstellen. Een voordeel is dat Excel gratis is en nagenoeg op alle computers is geprogrammeerd. Dit betekent echter wel dat je een aantal formules dient te kennen en dat jij je moet verdiepen in de eisen die de Belastingdienst stelt aan de documenten die je moet inleveren wat betreft je boekhouding.

beste-boekhoudprogramma-werken-in-excel
Met Excel kun je gratis boekhouden

Boekhouding doen met een boekhoudprogramma

Je kunt ook je boekhouding doen met behulp van boekhoudsoftware. Een groot deel van je boekhouding wordt geautomatiseerd, echter betaal je hier wel abonnementskosten voor. Hiermee heb je nog steeds je boekhouding in eigen hand maar worden een heel aantal handelen voor je geautomatiseerd en ben je minder tijd kwijt.

Boekhouding laten doen door boekhouder

Dan heb je tot slot nog de totaaloplossing. Hiermee neemt de software-aanbieder jouw boekhouding over. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Deze manier van boekhouden is wel het duurst, maar op deze manier hoef je je helemaal niet meer druk te maken om je boekhouding. Het enige wat je moet doen is je bonnetjes en facturen inleveren bij de boekhouders van de aanbieder van de totaaloplossing.

Stap 3: Welk deel van de administratie doe je zelf?

Nu je hebt kunnen lezen over de verschillende soorten boekhoudprogramma’s is de volgende belangrijke vraag welke administratieve taken je zelf wilt uitvoeren. Verstuur en betaal je bijvoorbeeld alleen de facturen en laat je de rest door een boekhouder doen? Dan heb je misschien voldoende aan een facturatiepakket. Vanuit deze facturatiesoftware stuur je dan je boekhouding naar de boekhouder of accountant, die de rest voor je regelt.

beste-boekhoudprogramma-boekhoudsoftware
Met boekhoudsoftware automatiseer je jouw boekhouding

Geef je liever niet alles uit handen? Kies dan voor een boekhoudsoftware met een meekijkfunctie voor de boekhouder en bepaal voor jezelf wat je van hem verwacht. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat je een standaard behandeling krijgt. Wil je de complete boekhouding (inclusief jaarrekeningen en aangiftes) zelf doen? Kies dan voor een toegankelijk programma, met een overzichtelijke interface en uitgebreide functionaliteiten.

Stap 4: Waarom betaalde boekhoudsoftware?

Maar heb je geen handigheid en kennis van formules van Excel? Heb je een groeiend klantenbestand? Dan gaat er veel tijd inzitten om alle cijfers handmatig bij te houden. En heb je geen zin om veel geld uit te geven aan een dure boekhouder of accountant? In beide gevallen biedt betaalde software de uitkomst.

Wat doet boekhoudsoftware dan precies?

Dit begint al bij het bewaren van de administratie. Voor alle ondernemers geldt namelijk een fiscale bewaarplicht. Dit is de wettelijke plicht om een overzichtelijke administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren. Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je deze gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart en je dus aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Helemaal wanneer je in de cloud werkt, hoef je je dus nooit meer druk te maken of alles wel wordt bewaard, want van de gehele administratie wordt een back-up gemaakt. Ook de stoffige archiefkasten kunnen de deur uit.

Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart

Verder kan het programma assisteren bij het opstellen van facturen en geeft het een overzicht van de nog te betalen kostenposten (crediteurenadministratie) en nog te ontvangen inkomsten (debiteurenadministratie).

Stap 5: Wat voor functies heeft boekhoudsoftware nog meer?

Binnen de boekhoudsoftware is er een grote variëteit in aanbod. Zo is er de eenvoudige boekhoudsoftware die ‘alleen’ facturen en offertes voor je maken. Vaak zit er een limiet aan het aantal facturen dat je kunt versturen. Dit betekent wel dat je bijvoorbeeld nog zelf je balans moet maken, een BTW-overzicht moet opstellen en de belastingaangiftes moet doen. Hieronder staan de vier belangrijkste functies die boekhoudsoftware voor jouw kan vervullen: 

  • Rapportage mogelijkheden
    De rapportagemogelijkheden van boekhoudsoftware lopen sterk uiteen. Het is belangrijk om na te denken over hoe uitgebreid de rapporten uit je boekhoudpakket moeten zijn. Wil je in één oogopslag inzicht in inkomende en uitgaande bedragen? Dan kies je een pakket dat een balans voor je kan opstellen. Een eenvoudig overzicht van winst en verlies haal je uit een functionele winst en verliesrekening, terwijl je met een categorale winst en verliesrekening de verschillende bedragen uitsplitst naar verschillende categorieën.
  • Administratie
    Of een boekhoudpakket bij jouw onderneming past hangt daarbij af van de administratiemogelijkheden die de software biedt. Niet alle boekhoudsoftware geeft je de mogelijkheid om grootboekrekeningen aan te maken. En wil je graag bijhouden welke uitgaande en inkomende rekeningen betaald zijn? Dan kies je voor een pakket met slimme opties voor debiteuren- en crediteurenbeheer.
  • Inkoop/ Verkoop mogelijkheden
    Omdat je vaak niet alleen facturen verstuurt, maar ook inkopen doet en dus facturen ontvangt, is het verstandig om voor de optie van het boeken van inkoopfacturen te kiezen. Niet alle boekhoudsoftware ondersteunt het boeken van deze facturen, dus wanneer je een boekhoudpakket kiest zul je hier rekening mee moeten houden. Ook dingen als het direct online versturen en betalen van facturen, automatische periodieke facturering en het opstellen van offertes zijn niet standaard in elk pakket aanwezig. En wil je niet meer zelf hoeven nadenken over het versturen van herinneringen? Dan kies je boekhoudsoftware die automatisch betalingsherinneringen aanmaakt.
  • Gebruikers
    Ben je ZZP’er of freelancer dan zul je vaak de enige gebruiker zijn van je boekhoudsoftware. Toch is het belangrijk om na te denken over de toekomst. Groeit je bedrijf, dan is het handig als er meerdere gebruikers in het pakket kunnen werken. Kies dus voor een pakket dat je kunt uitbreiden met extra licenties, zonder gegevens te verliezen.

Boekhouder mee laten kijken

Er is ook nog de mogelijkheid om te kiezen voor een hybride vorm. De boekhouder kijkt dan met je boekhouding mee door middel van de meekijkfunctie. In dit geval kies je ervoor om zelf je boekhouding bij te houden met een boekhoudpakket en neem je een boekhouder in dienst die alleen aan het einde van het jaar even alle gegevens voor je checkt. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om alle data eenvoudig in te zien en hij of zij kan je vervolgens advies geven. Uiteindelijk kun je dus aardig in kosten besparen, omdat je een boekhouder alleen nodig hebt voor de laatste check.

Wat is e-facturatie?

Wanneer je jouw factuurstroom zoveel mogelijk wilt automatiseren biedt het nieuwste snufje op boekhoudgebied uitkomst: e-factureren. E-facturatie geeft je de mogelijkheid om geautomatiseerd een gestructureerde digitale factuur op te stellen en te versturen. Een e-factuur kan eenvoudig van het ene systeem automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Het vergemakkelijkt dus het facturatieproces met beperkte menselijke tussenkomst.

beste-boekhoudprogramma-e-facturatie
Boekhoudsoftware met e-facturatie automatiseert jouw factuurverwerking

Let er wel op dat de boekhoudsoftware moet wel UBL Ready is. UBL staat voor Universal Business Language. Dit is de taal die het mogelijk maakt om de verschillende software met elkaar te laten ‘praten’. Hierbij staan alle gegevens op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een UBL-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

Boekhoudsoftware die alles voor je doet

Aan het einde van het boekhoudspectrum zit de zogenoemde totaaloplossing. Wanneer je kiest voor een totaaloplossing hoef je zelf niet meer te boekhouden. Je hoeft alleen foto’s van je bonnetjes te maken of facturen te scannen en deze op te sturen naar je aanbieder. Deze heeft boekhouders in dienst, die dan de boekhouding voor je doen. Een boekhouder neemt dus je gehele administratie, van facturen inboeken tot belastingaangifte en tot aan de salarisadministratie, uit handen.

Stap 6: Wat kost een boekhoudprogramma?

Net als het aantal functies, lopen ook de kosten van een boekhoudprogramma uiteen. Wanneer je je boekhouding helemaal zelf doet met behulp van Excel, dan kost het je, naast tijd, helemaal niets.

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket. Van de eenvoudigere boekhoudprogramma’s, voor ZZP’ers en dus voor één gebruiker, zijn de kosten laag. Wanneer je kiest voor een wat uitgebreider pakket waarbij je bijvoorbeeld ook elektronisch aangifte kunt doen, dan zul je wat meer moeten betalen. Ook wanneer je een BV hebt en wilt dat er meerdere mensen gebruik kunnen maken van de software, dan zijn de kosten hoger.

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket

Wil je helemaal niet meer omkijken naar je boekhouding? Dan is de totaaloplossing dus een uitkomst. De maandelijkse kosten zijn iets hoger, maar je bespaart op een boekhouder of accountant en je kunt al je tijd stoppen in je onderneming. Je moet dus voor jezelf de overwewging maken hoeveel tijd of geld je wilt steken in de boekhouding.

Stap 7: Wat zijn de voordelen van een online boekhoudprogramma?

Nu ik je helemaal heb bijgepraat over de functies en de kosten van de boekhoudprogramma’s, is het tijd om voor jezelf de voordelen op een rijtje te zetten en af te wegen of het de kosten waard is om een boekhoudprogramma aan te schaffen.

  • Het bespaart tijd. Omdat je niet meer handmatig alle cijfers hoeft bij te houden, maar doordat dit digitaal gebeurt, bespaar je veel tijd
  • Overal toegang. Omdat het programma in de cloud staat heb je overal toegang tot je boekhouding. Als je maar een internetverbinding hebt
  • Toegankelijk. Je hoeft geen boekhoud-whizzkid te zijn om met boekhoudsoftware een gedegen boekhouding bij te houden
  • Eenvoudige koppelingen. Een koppeling met systemen webwinkel, CRM en urenregistratie gaat een stuk makkelijker via een webapplicatie. Dit komt doordat dit soort systemen zelf ook online beschikbaar zijn
  • Meekijkfunctie. Wanneer je toch nog een beetje onzeker bent of alles klopt, kun je je boekhouder een laatste check laten doen. Hij kan makkelijk je boekhouding inzien door middel van de meekijkfunctie

Stap 8: Hoe kies ik het juiste boekhoudprogramma?

Al de bovengenoemde functies en prijzen neem je mee in de keuze voor je boekhoudprogramma. Hoe meer functies de software heeft, hoe meer je kunt automatiseren. Over het algemeen betaal je dan dus ook meer voor een abonnement. En als je deze functies niet nodig hebt, betaal je onnodig veel abonnementskosten. Stel jezelf voordat je een keuze maakt daarom de volgende vragen:

  • Ben je veel onderweg en heb je je smartphone altijd bij je? Dan is boekhoudsoftware met een mobiele app een uitkomst
  • Wil je tijd besparen op het doen van de BTW-aangifte? Kies dan voor een pakket waarmee je elektronisch aangifte kunt doen
  • Wil je dat het factureren zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd? Dan kun je kiezen voor een factuurprogramma dat UBL Ready is of dat je offertes automatisch kunt omzetten naar een factuur
  • Bedrijf je ook handel buiten de EU-grenzen? Kies dan voor boekhoudsoftware die ook facturen in vreemde valuta kan opstellen of een pakket met een BTW verleggen-functie
  • Wil je je boekhouder nog een laatste check laten doen? Kies dan voor een boekhoudpakket met een meekijkfunctie
  • Heb je helemaal geen zin of tijd om te boekhouden en gooi je deze het liefst over de schutting? Kies dan voor een totaaloplossing

Tijd voor een keuze

Nu je al deze informatie op een rijtje hebt en deze hebt verwerkt, is het tijd om de keuze te maken. Welke boekhoudsoftware is de beste keuze voor jou? Welk boekhoudpakket past het beste bij jouw onderneming en werkwijze? Vaak bieden softwareleveranciers een gratis proefperiode aan van de software. Op deze manier kun je ervaren of de boekhoudsoftware bij jou past. Kies voor het beste boekhoudprogramma dat past bij jou werkwijze, en niks kan er meer fout gaan!

Populaire software

Rating:
Reviews: 66
Facturatie
Rating:
Reviews: te weinig reviews
Kassa
Rating:
Reviews: 123
Boekhouden

Appwatching Community

Meer weten of mee praten over dit onderwerp? word gratis lid van de Appwatching community

Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als hoofdredacteur van Appwatching degene die de content van de websites creëert en kwaliteit ervan waarborgt. Hij maakt je in zijn nieuwsartikelen, blogs en onderzoeken wegwijs in de materie van cloudsoftware. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Online marketeer
Iris Kluin
Online marketeer
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Je ontkomt er als ZZP'er niet aan: de BTW-aangifte....

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
urenregistratie-app-excel.png

7 handige apps als alternatief voor urenregistratie in Excel

Uren registreren voelt vaak als een verplichting. Maar waarom doe jij je urenregistratie dan nog in Excel...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products