Boekhoudprogramma kiezen in 5 stappen

Of je nou net bent begonnen of al jaren een bedrijf hebt, je zal de boekhouding moeten bijhouden. De één doet dit fluitend, de ander ziet er als een berg tegenop.

Er zijn dan ook verschillende manieren om je boekhouding te doen. Dit gaat van werken in een Excel-sheet tot aan de boekhouding over de schutting gooien.

Maar welke boekhouding past het best bij je? In dit artikel lees je hoe je met behulp van het stappenplan de juiste boekhoudsoftware kiest. 

Stap 1: Oriënteren: Welke manieren van boekhouden zijn er?

Het spectrum van de boekhouding doen is heel breed. Om een goede beslissing te maken moet je al vroeg in je stappenplan voor jezelf nagaan of je, en hoeveel tijd en geld je in je boekhouding wilt steken.

Geld besparen: boekhouding doen in Excel

Ben je nog maar net begonnen en heb je nog niet al te veel klanten en facturen die je hoeft te sturen? Dan is Excel voor jou misschien wel de beste boekhoudoplossing. Met Excel templates maak je balansen en jaarrekeningen. Een voordeel is dat Excel gratis is en dat het programma, of varianten daarvan, nagenoeg op alle computers is geprogrammeerd. Nadeel is wel dat je een aantal formules moet kennen én dat je je moet verdiepen in de eisen die de Belastingdienst stelt aan de documenten die je moet inleveren.

Tijd besparen: boekhouding doen met een boekhoudprogramma

Wil je tijd besparen? Maak dan gebruik van boekhoudsoftware. Je automatiseert een groot deel van je boekhouding, denk aan het doen van de BTW-aangifte en een handige bankkoppeling. Tegelijkertijd heb je nog steeds je boekhouding in eigen hand. Voor een online boekhoudprogramma moet je wel betalen, maar vaak haal je de kosten er al snel uit.

Uitbesteden: de boekhouding laten doen door een online boekhouder

Heb je liever geen omkijken naar je boekhouding? Kies dan voor een online boekhouder. Hiermee neemt de software-aanbieder jouw boekhouding over. Deze manier van boekhouden is wel het duurst, maar op deze manier hoef je je helemaal niet meer druk te maken om je boekhouding. Het enige wat je moet doen is je bonnetjes en facturen inleveren bij jouw online boekhouder.

Stap 2: Verdiepen: Wat doet boekhoudsoftware precies?

Dit begint al bij het bewaren van de administratie. Voor alle ondernemers geldt namelijk een fiscale bewaarplicht. Dit is de wettelijke plicht om een overzichtelijke administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren. Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je deze gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart en je dus aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Helemaal wanneer je in de cloud werkt, hoef je je dus nooit meer druk te maken of je alles wel goed bewaart. De software maakt van de gehele administratie namelijk een back-up. Ook de stoffige archiefkasten kunnen de deur uit.

Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart. Verder assisteert het programma bij het opstellen van facturen en geeft het een overzicht van de nog te betalen kostenposten (crediteurenadministratie) en nog te ontvangen inkomsten (debiteurenadministratie).

Het beste boekhoudprogramma kiezen als ZZP'er

Geen bedrijf is hetzelfde. Het verschilt dan ook per bedrijf welk boekhoudprogramma het beste bij je past. Gebruik onze gratis boekhouding checklist en stel jezelf 10 vragen om het beste zzp boekhoudprogramma voor jou te kiezen. Je krijgt inzicht in:

• welke manier van boekhouden het beste is
• hoe je BTW aangifte wil doen
• hoe je bankmutaties wil verwerken
• hoe je inkomsten en uitgaven wil verwerken
• hoe je bonnetjes en inkoopfacturen wil verwerken
• welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn

Wat voor functies heeft boekhoudsoftware nog meer?

Binnen de boekhoudsoftware is er een grote variëteit in aanbod. Zo is er de eenvoudige boekhoudsoftware die ‘alleen’ facturen, offertes en een balans voor je maken. Met name bij de gratis versies van boekhoudsoftware zit er een limiet aan het aantal te versturen facturen. Dit betekent wel dat je bijvoorbeeld nog zelf een BTW-overzicht moet opstellen en de belastingaangiftes moet doen. Hieronder staan de vier belangrijkste functies die boekhoudsoftware voor jouw kan vervullen: 

Rapportagemogelijkheden

De rapportagemogelijkheden van boekhoudsoftware lopen sterk uiteen. Het is belangrijk om na te denken over hoe uitgebreid de rapporten uit je boekhoudpakket moeten zijn. Wil je in één oogopslag inzicht in inkomende en uitgaande bedragen? Dan kies je een pakket dat een balans voor je kan opstellen. Een eenvoudig overzicht van winst en verlies haal je uit een functionele winst en verliesrekening, terwijl je met een categorale winst en verliesrekening de verschillende bedragen splitst naar verschillende categorieën.

Administratie

Of een boekhoudpakket bij jouw onderneming past hangt daarbij af van de administratiemogelijkheden die de software biedt. Niet alle boekhoudsoftware geeft je de mogelijkheid om grootboekrekeningen aan te maken. En wil je graag bijhouden welke uitgaande en inkomende rekeningen betaald zijn? Dan kies je voor een pakket met slimme opties voor debiteuren- en crediteurenbeheer.

Inkoop- en verkoopmogelijkheden

Omdat je vaak niet alleen facturen verstuurt, maar ook inkopen doet en dus facturen ontvangt, is het verstandig om voor de optie van het boeken van inkoopfacturen te kiezen. Niet alle boekhoudsoftware ondersteunen het boeken van deze facturen, dus wanneer je een boekhoudpakket kiest zul je hier rekening mee moeten houden. Ook dingen als het direct online versturen en betalen van facturen, automatische periodieke facturering en het opstellen van offertes zijn niet standaard in elk pakket aanwezig. En wil je niet meer zelf hoeven nadenken over het versturen van herinneringen? Dan kies je boekhoudsoftware die automatisch betalingsherinneringen aanmaakt.

Gebruikers

Ben je ZZP’er of freelancer? Dan ben je vaak de enige gebruiker van je boekhoudsoftware. Toch is het belangrijk om na te denken over de toekomst. Wanneer je bedrijf groeit, is het handig dat er meerdere gebruikers in het pakket kunnen werken. Kies dus voor een pakket dat met je meegroeit. Let hierbij of er een optie is tot uitbreiding met extra licenties, zonder dat je jouw gegevens verliest.

Boekhouder mee laten kijken

Er is ook nog de mogelijkheid om te kiezen voor een hybride vorm. De boekhouder kijkt dan met je boekhouding mee door middel van de meekijkfunctie. In dit geval kies je ervoor om zelf je boekhouding bij te houden met een boekhoudpakket en neem je een boekhouder in dienst die alleen aan het einde van het jaar even alle gegevens voor je checkt. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om alle data eenvoudig in te zien en hij of zij kan je vervolgens advies geven. Uiteindelijk bespaar je dus aardig op je kosten, omdat je een boekhouder alleen nodig hebt voor de laatste check.

Wat is e-facturatie?

Wanneer je jouw factuurstroom zoveel mogelijk wilt automatiseren biedt het nieuwste snufje op boekhoudgebied uitkomst: e-factureren. Met e-facturatie verstuur en ontvang je automatisch gestructureerde digitale facturen. Een e-factuur verwerk je eenvoudig van het ene systeem automatisch in het andere systeem. Het vergemakkelijkt dus het facturatieproces met beperkte menselijke tussenkomst.

Lees meer over e-factureren.

Stap 3: Financieren: Wat kost een boekhoudprogramma?

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket. Van de eenvoudigere boekhoudprogramma’s, voor ZZP’ers en dus voor één gebruiker, zijn de kosten laag. Uit onderzoek van Appwiki blijkt dat ZZP’ers voor tien á vijftien euro per maand over een boekhoudprogramma met een goede prijs-kwaliteitsverhouding beschikken.

Wanneer je kiest voor een wat uitgebreider pakket waarmee je bijvoorbeeld ook elektronisch aangifte doet of een automatische koppeling hebt, dan zul je wat meer moeten betalen. Ook wanneer je een BV hebt en wilt dat er meerdere mensen gebruikmaken van de software, zijn de kosten hoger.

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket

Wil je helemaal niet meer omkijken naar je boekhouding? Dan is de totaaloplossing een uitkomst. De maandelijkse kosten zijn iets hoger, maar je bespaart op een boekhouder of accountant. Bovendien heb je meer tijd over om in je onderneming te stoppen. Je moet dus voor jezelf de overwewging maken hoeveel tijd of geld je wilt steken in de boekhouding.

Beste gratis en goedkope boekhoudprogramma's op een rij

Hieronder vind je de top vijf boekhoudprogramma's voor ZZP'ers op basis van prijs.

Benieuwd naar de andere aanbieders van boekhoudsoftware? Bekijk dan hier het complete overzicht van boekhoudprogramma's waar je de verschillende aanbieders met elkaar kunt vergelijken.

Tip: Twijfel je nog bij je keuze? Hier vind je een mooie vergelijking tussen bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl en Moneybird. Of bekijk hier een uitgebreide review van e-Boekhouden.nl met alle voor- en nadelen.

Stap 4: Afwegen: Wat zijn de voordelen van een online boekhoudprogramma?

• Het bespaart tijd. Omdat je niet meer handmatig alle cijfers hoeft bij te houden, maar doordat dit digitaal gebeurt, bespaar je veel tijd
• Meekijkfunctie. Wanneer je toch nog een beetje onzeker bent of alles klopt, laat je jouw boekhouder een laatste check doen. Hij checkt makkelijk jouw boekhouding door middel van de meekijkfunctie
• Overal toegang. Omdat het programma in de cloud staat heb je overal toegang tot je boekhouding. Als je maar een internetverbinding hebt
• Toegankelijk. Je hoeft geen boekhoud-whizzkid te zijn om met boekhoudsoftware een gedegen boekhouding bij te houden
• Eenvoudige koppelingen. Een koppeling met je webwinkel, CRM en urenregistratie gaat een stuk makkelijker via een webapplicatie. Dit komt doordat dit soort systemen zelf ook online beschikbaar zijn.

Lees hier verder over meer voordelen van online boekhouden. 

Stap 5: Kiezen: Hoe kies ik het juiste boekhoudprogramma?

Al de bovengenoemde functies en prijzen neem je mee in de keuze voor je boekhoudprogramma. Hoe meer functies de software heeft, hoe meer je automatiseert. Over het algemeen betaal je dan dus ook meer voor een abonnement. En als je deze functies niet nodig hebt, betaal je onnodig veel abonnementskosten. Stel jezelf voordat je een keuze maakt daarom de volgende vragen:

• Ben je veel onderweg en heb je je smartphone altijd bij je? Dan is boekhoudsoftware met een mobiele app een uitkomst
• Wil je tijd besparen op het doen van de BTW-aangifte? Kies dan voor een pakket waarmee je elektronisch aangifte doet
• Wil je jouw facturatieproces zoveel mogelijk automatiseren? Kies dan voor een factuurprogramma dat UBL Ready is of dat offertes automatisch omzet naar facturen
• Bedrijf je ook handel buiten de EU-grenzen? Kies dan voor boekhoudsoftware die ook facturen in vreemde valuta kan opstellen of een pakket met een BTW verleggen-functie
• Wil je je boekhouder nog een laatste check laten doen? Kies dan voor een boekhoudpakket met een meekijkfunctie
• Heb je helemaal geen zin of tijd om te boekhouden en gooi je deze het liefst over de schutting? Kies dan voor een online boekhouder

Tip: Probeer altijd een boekhoudprogramma uit. Zo kom je er pas echt achter of het programma bij je past. De meeste aanbieders hebben je een gratis proefperiode.

Tijd voor een keuze

Nu je al deze informatie op een rijtje hebt en deze hebt verwerkt, is het tijd om de keuze te maken. 

Wat is jouw wensenlijst bij het kiezen van software, welke functies heb je nodig om snel en efficiënt te kunnen werken? Gebruik je daarnaast al software en andere apps? Start de keuzehulp en wij geven je persoonlijk advies. Wij vergelijken voor jou de beste software. Zo vinden we het boekhoudprogramma dat bij jou past.