blog-boekhoudmanieren-excel-vs-software.png

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

Over het algemeen houden startende ondernemers hun boekhouding bij in Excel of met boekhoudsoftware. Het verschilt per ondernemer welke manier van boekhouden het beste bij hun onderneming past. Maar welke manier past het beste bij jou? In deze blog leg ik uit wanneer je het beste kunt boekhouden met Excel of juist met boekhoudsoftware. Na het lezen van de blog weet je precies welke manier van boekhouden geschikt is voor jou.

Boekhouden geeft inzicht

De boekhouding is voor vele startende ondernemers een doorn in het oog. Je bent net begonnen en de boekhouding kost sommigen veel tijd en moeite en stellen het daarom maar uit. Dat is zonde, want een overzichtelijke boekhouding levert wel degelijk wat op. Het geeft namelijk inzicht in je financiën en dus een goede indruk van hoe jouw onderneming ervoor staat. Er is ook niet per se een foute manier van boekhouden. In Excel of met boekhoudsoftware: zolang je het maar regelmatig doet en het overzicht behoudt.

Wanneer doe je de boekhouding in Excel?

Een Excel boekhouding is vooral geschikt voor ondernemers die nog een 'kleine' boekhouding hebben. Dat wil zeggen: je hebt nog niet zoveel klanten en daarom nog niet zoveel facturen te versturen. Er vinden niet zoveel bankmutaties plaats en een 24/7 inzicht is niet noodzakelijk. Je dient als ondernemer echter wel regelmatig de boekhouding te doen om de boekhouding overzichtelijk te houden en daarmee te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Wanneer je de boekhouding doet in Excel moet je er dus genoeg tijd in investeren én dien je te beschikken over enige boekhoudkennis.

Wanneer je de boekhouding doet in Excel moet je er genoeg tijd in investeren

Voordelen van boekhouding in Excel

Vooral voor de startende ondernemer kent een boekhouding opzetten in Excel voordelen. Het grootste voordeel: boekhouden in Excel is gratis. Er zijn vele manieren om aan een gratis boekhoudprogramma als Excel (of equivalenten daarvan) te komen. De meeste mensen beschikken namelijk al over een Office-pakket waar Excel bij zit inbegrepen. En bij Mac’s staat Numbers standaard op de pc. Je kunt ook kiezen voor een online-versie. Met Google Spreadsheets heb je een prima gratis boekhoudprogramma altijd bij de hand.

beginnen-met-administratie

De boekhouding doen Excel is voor beginnende ondernemers een goede oplossing

Je kunt een Excel-sheet op verschillende manieren gebruiken. Heb je geen kennis van Excel, dan zijn er online veel sjablonen en templates te vinden. Zo hoef je zelf niet een sheet te maken, maar kun je boekhouden in een Excel download. Wanneer je meer verstand hebt van Excel, dan kun je een sheet naar eigen smaak inrichten. Met de (geavanceerde) mogelijkheden die Excel biedt kun je vervolgens je administratie laten meegroeien met je onderneming.

De nadelen van een Excel boekhouding

De groei van jouw onderneming kan ook nadelen opleveren wanneer je de boekhouding doet in Excel. Of je dient je kennis mee te laten groeien, maar vaak wordt de boekhouding in Excel te moeilijk. Er wordt steeds meer van jouw kennis van formules gevraagd. En een support-desk heeft Excel niet. Je bent dus overgeleverd aan online hulp. Je kunt natuurlijk gaan rondstruinen op Youtube, maar vind maar eens snel een oplossing die specifiek op jouw boekhouding van toepassing is.

Excel heeft geen support-desk: je bent overgeleverd aan online hulp

Kans op fouten

Door de complexiteit van de formules, neemt de kans dat je een fout maakt ook steeds meer toe. Zo’n fout kan grote gevolgen hebben. Zonder dat je het doorhebt kan er een foutje in een formule sluipen en ervoor zorgen dat de hele Excel boekhouding onbruikbaar wordt.

Boekhouden in Excel is bovendien relatief tijdrovend. Dit komt doordat veel handelingen handmatig moeten worden gedaan. Zo dien je via de site van de Belastingdienst BTW-aangifte te doen en kun je de te betalen BTW-bedragen niet automatisch laten berekenen.

Wil je gaan boekhouden in Excel en ben je op zoek naar een handige template? Download dat het boekhouding-template hieronder:

  • We verstrekken dit adres niet aan derden

Wanneer gebruikmaken van boekhoudsoftware?

Wanneer je juist in het begin je helemaal wilt storten op je onderneming is elke minuut die je kunt besparen op de boekhouding mooi meegenomen. In dat geval is boekhoudsoftware een slimme keuze. Veel handmatige en repetitieve handelingen worden namelijk voor je gedaan door de software.

Wanneer je juist in het begin je helemaal wilt storten op je onderneming is elke minuut die je kunt besparen op de boekhouding mooi meegenomen

Ook wanneer je minder kennis hebt van boekhouden in Excel is werken met een boekhoudprogramma een verstandige keuze. Je hoeft namelijk niet te werken met ingewikkelde formules. Jij hoeft alleen maar de bedragen in te vullen en de software rekent alles voor je uit. Ben je toe aan boekhoudsoftware? Met dit stappenplan heb je zo het juiste boekhoudprogramma gevonden.

beginnen-met-administratie

Tijdsbesparing is het grootste voordeel wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware

De voordelen van boekhoudsoftware

Tijdsbesparing is één van de grootste voordelen van werken met boekhoudsoftware. Zoals gezegd worden veel taken die je met Excel wel moet doen, overgenomen door de software. Zo hoef je niet meer zelf facturen op te stellen of BTW-aangifte te doen via de site van de Belastingdienst. Het boekhoudprogramma rekent de BTW-bedragen automatisch voor je uit en omdat je elektronisch BTW-aangifte kunt doen, omzeil je aangifte doen via de site van de Belastingdienst en kun je binnen drie minuten de BTW-aangifte doen. Eén van de nieuwere technieken is elektronisch factureren. Hiermee wordt jouw factuurstroom in zijn geheel geautomatiseerd. Met al deze automatiseringen bespaar je veel tijd.

Een ander heel groot voordeel is dat je altijd op de hoogte blijft van jouw financiën ervoor staan. Wanneer je namelijk een bankkoppeling hebt, blijf je altijd op de hoogte van elke bankmutatie. Met sommige boekhoudprogramma’s is het zelfs mogelijk om te internetbankieren vanuit je boekhoudsysteem. Zo heb je een goed inzicht en 24/7 grip op je financiën.

Wanneer je een bankkoppeling hebt, blijf je altijd op de hoogte van elke bankmutatie

Boekhouden met een mobiele app

Ben je veel onderweg? Dan biedt ook hier boekhoudsoftware uitkomst. De software staat in de cloud. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding om bij je boekhouding te komen. En wanneer je boekhoudsoftware aanschaft krijg je er een gratis boekhouding app bij. Zo kun je met je smartphone altijd en overal boekhouden. De smartphone kun je overigens ook gebruiken om foto’s te maken van bonnetjes. Deze worden automatisch verwerkt in je boekhouding. Het papieren bonnetje kun je vervolgens weggooien: de Belastingdienst erkent digitale bestanden van bonnetjes als volwaardig. Dat betekent dus ook geen uitpuilende ordners meer.

beginnen-met-administratie

Met een boekhouding app kun je altijd en overal boekhouden

De nadelen van een boekhoudprogramma

In één van de voordelen schuilt eveneens een nadeel: omdat de boekhoudsoftware in de cloud staat zul je verbinding moeten hebben met internet. Wanneer je dit niet hebt, kun je dus ook niet bij je gegevens. Gelukkig heeft Nederland een hoge internetdichtheid en zal dit probleem zelden voorkomen.

En in tegenstelling tot Excel is boekhoudsoftware wel een betaalde dienst. Hoewel de kosten niet hoog zijn, zul je als startende ondernemer misschien op elke uitgave willen besparen. Verder kan het iets langer duren om te beginnen met online boekhouden. Je moet eerst de software aanschaffen en een account aanmaken voordat je aan de slag kan.

Ben je op zoek naar de boekhoudsoftware die bij jou past? Lees dan dit artikel

In tegenstelling tot Excel is boekhoudsoftware wel een betaalde dienst

Een Excel boekhouding of boekhoudsoftware?

En weet je voor welke optie je kiest? Zoals ik al zei: de ene manier van boekhouden is niet beter of slechter dan de ander. Maar wanneer je kiest voor de manier van boekhouden die bij je past, kun je er veel voordeel uit halen. Zo bespaar je geld op software wanneer je Excel-kennis en een overzichtelijke boekhouding hebt. Met een boekhoudpakket bespaar je juist tijd wanneer je een complexere boekhouding of niet genoeg boekhoudkennis hebt.

En ben je boekhouden in Excel toch echt ontgroeid? Dan is een overstap naar boekhoudsoftware geen grote horde om te nemen. Je kunt boekhoudsoftware namelijk gratis een proefperiode proberen. Bevalt het niet, dan kun je altijd terug naar de oude en vertrouwde Excel-sheet.

Populaire software

Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als online redacteur degene die de content van de websites creëert en waarborgt en in zijn blogs je wegwijs maakt in de materie van allerhande software. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Products