Hoe doe je de boekhouding efficienter?

Als ondernemer ben je (helaas) veel tijd kwijt aan de boekhouding. Tijd die je liever in je klanten steekt. Maar hoe krijg je dit voor elkaar?

Stel, je hoeft de volgende handelingen niet meer te doen: 

• inkomsten en uitgaven rubriceren
• bonnetjes bij elkaar zoeken en inscannen of overtypen
• betalingsherinneringen versturen
• BTW bedragen berekenen
• verwerken van betalingen uit je bankomgeving

Uit onderzoek blijkt dat een ondernemer gemiddeld maar liefst 17 uur per maand kwijt is aan het bijhouden van de boekhouding.

Gelukkig kan dit veel sneller en makkelijker!

Hoe?

In deze blog geven wij je vijf tijdbesparende boekhouding tips. Bespaar zo vier dagen in de maand door slimmer te boekhouden.

Tip 1: Gooi je Excel sheets aan de kant

Maak je nog gebruik van een spreadsheetprogramma om je boekhouding bij te houden? Je behaalt al een flinke winst door over te stappen op een online boekhoudprogramma.

Natuurlijk is Excel gratis, maar de kleine investering die je in het programma doet, heb je snel weer terugverdiend in tijd en geld. Voor starters zijn er zelfs volledig gratis boekhoudprogramma's.

Daarnaast heb je bij een online boekhoudprogramma zelf weinig kennis van de boekhouding nodig. De meeste stappen in het boekhoudprogramma wijzen zichzelf. En mocht je een vraag over je boekhouding hebben, dan kun je altijd bij de support afdeling terecht. 

Maar dat is niet alles...

De boekhoudsoftware koppel je eenvoudig aan je zakelijke rekening. De bankafschriften worden vervolgens automatisch overgenomen in de boekhouding. Jij bespaart tijd want je hoeft de afschriften niet meer over te typen.

Tip 2: Slim gebruik maken van je smartphone 

Tegenwoordig zijn we gewend om altijd en overal online te zijn. Als ZZP'er is je tijd kostbaar en wil je elke minuut van je werktijd zo goed mogelijk benutten. Het is dan ideaal als je toegang hebt tot een mobiele boekhoud app. De meeste softwareleveranciers bieden een gratis app aan. Zo heb je altijd en overal inzicht in de boekhouding.

Een boekhoud app werkt heel eenvoudig:

Heb je onderweg een kopje koffie afgerekend of zakelijk geluncht? Je maakt een foto van het bonnetje in de app en de app slaat de bon direct op in je boekhouding. Thuis of op kantoor kun je gelijk verder met het werk dat op je ligt te wachten. Een paar minuten tussen twee afspraken door, kun jij dus altijd optimaal benutten. 

Nog geen boekhouding app? We kunnen de onderstaande apps aanbevelen:

Scan en herken functie of app

Ben je helemaal klaar om online te boekhouden en heb je veel facturen en bonnetjes te verwerken? Kies dan voor een boekhoudprogramma met een scan en herken functie of een aparte scan en herken app. Met een scan en herken functie maak je eenvoudig een foto van je bonnetjes en facturen. Vervolgens neemt de software alle gegevens van de bon of factuur over en zet deze direct als boekingsvoorstel klaar in je boekhoudpakket. 

Het enige wat je dan nog moet doen, is de boeking controleren en goedkeuren. Hiermee bespaar je erg veel tijd op het overtypen van de factuurgegevens.

Meer weten? Bekijk hier de vijf beste scan en herken apps.

Tip 3: BTW-aangifte versturen met één druk op de knop

De meeste boekhoudprogramma's hebben al een kant-en-klaar btw-overzicht. Echter, je moet dan nog steeds inloggen in de omgeving van de Belastingdienst en de gegevens overtypen.

Maar ook dit hoeft niet meer!

Je kunt tegenwoordig de btw-aangifte rechtstreeks vanuit je boekhoudprogramma indienen bij de Belastingdienst. Wat je dan nodig hebt, is een boekhoudpakket met een elektronische btw-aangifte functie. 

Dit gaat als volgt:

De btw wordt berekend aan de hand van de inkoop- en verkoopfacturen die je verwerkt in de boekhouding. Op de factuurregels kun je verschillende btw-tarieven kiezen die van toepassing zijn. Deze bedragen worden ook in het btw-overzicht verwerkt. In het btw-overzicht kies je een tijdvak waarover je de btw-aangifte wilt doen. Het overzicht verschijnt direct op je scherm en vervolgens controleer je de gegevens. Dit formulier stuur je daarna met één klik naar de Belastingdienst.

Bekijk onderstaande video waarin we de tips nog even bij langsgaan.

Tip 4: Neem 1 keer de moeite om alles goed in te stellen

Een bekende valkuil voor veel mensen is uitstelgedrag. Boekhouden is niet altijd de leukste taak en zoals het nu gaat gaat werkt het ook.

Maar dat is nou net het probleem!

Om echt op lange termijn te kunnen profiteren van de software moet je één keer de moeite nemen om alles goed uit te zoeken en in te stellen. Geloof ons, je zult er geen spijt van krijgen.

Wacht niet langer en laat de software het werk voor je doen! 

Benieuwd welke software er is? Bekijk hier het complete overzicht met boekhoudprogramma's.

Tip 5: Zoek de software die bij je past

Zorg ervoor dat je de juiste software kiest. Dat betekent dat de software de functies heeft die jij werkelijk nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan:

• het mailen van digitale facturen naar je boekhoudprogramma zodat ze hierin meteen opgeslagen worden en (automatisch) verwerkt kunnen worden
• het automatisch versturen van betalingsherinneringen
• het maken van offertes en deze omzetten naar een factuur
• het verzamelen van betaalopdrachten in een batch, zodat deze bijvoorbeeld een keer per week via internetbankieren worden betaald

Welke overwegingen zijn nog meer van belang?

Geen bedrijf is hetzelfde. Het verschilt dan ook per bedrijf welk boekhoudprogramma het beste bij je past. Gebruik onze gratis boekhouding checklist en stel jezelf 10 vragen om het beste ZZP boekhoudprogramma voor jou te kiezen.

Met de checklist krijg je inzicht in:

• welke manier van boekhouden het beste is
• hoe je btw-aangifte wil doen
• hoe je bankmutaties wil verwerken
• hoe je inkomsten en uitgaven wil verwerken
• hoe je bonnetjes en inkoopfacturen wil verwerken
• welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn

Succes met het vinden van jouw ideale boekhoudoplossing!