Een ordelijke boekhouding is essentieel voor je bedrijf. Het maakt niet uit of je net begint met ondernemen of al een doorgewinterde ondernemer bent, als je wilt (blijven) groeien zal ook je administratie groeien. Het is belangrijk dat je boekhouding je niet remt in je ontwikkeling.
Met een goed boekhoudprogramma kun je prima zelf boekhouden en geeft je daarnaast de ruimte om te kunnen ondernemen. Aan de andere kant kan bij een complexe boekhouding een helpende hand best fijn zijn. Maar in hoeverre besteed je dan de boekhouding uit?
In dit artikel helpen we jou deze keuzes te maken.
Boekhouding uitbesteden: boekhouder en boekhoudpakket in één
Wanneer je er wel voor kiest om de boekhouding uit handen te geven kom je aan bij de zogenoemde totaaloplossing. Deze manier van online boekhouden wint steeds meer terrein, omdat je voor relatief weinig geld je boekhouding helemaal uit handen kunt geven. Een totaaloplossing is handig wanneer je jouw tijd wel beter kan besteden. dan de boekhouding te doen. Wanneer je kiest voor een totaaloplossing betaal je in principe niet voor boekhoudsoftware, maar betaal je voor een dienst.
Bij een totaaloplossing hoef je zelf niet meer te boekhouden. Het enige wat je hoeft te doen is foto’s van je bonnetjes te maken of facturen te scannen en deze op te sturen naar de aanbieders. Deze heeft ervaren boekhouders in dienst, die de boekhouding voor je bijhouden. Op deze manier combineer je het voordeel van online boekhouden met de kennis van een expert. Een boekhouder neemt dus je gehele administratie, van facturen inboeken tot belastingaangifte en tot aan de salarisadministratie, uit handen, maar dan online.
De totaaloplossing wint steeds meer terrein, omdat je voor relatief weinig geld je boekhouding helemaal uit handen kunt geven
Hoe werkt je boekhouding uitbesteden met een totaaloplossing?
Wanneer je er voor kiest om de boekhouding helemaal uit te besteden kies je dus voor een totaaloplossing. Omdat je de boekhouding overdraagt aan de aanbieder van de totaaloplossing, is het belangrijk dat de aanbieder jou en jouw boekhouding leert kennen. Dit gebeurt door middel van een intakegesprek. Zo leert ook de klant de aanbieder kennen. Hoe ze werken, en hoe hun software werkt. Heel persoonlijk dus.
In principe heb je wanneer je kiest voor een totaaloplossing weinig te maken met de software. Het enige wat je hoeft te doen, is een foto of scan te maken van een bonnetje of factuur met bijvoorbeeld je smartphone en deze op te sturen naar je leverancier. Via een persoonlijk account lever je vervolgens eenvoudig je BTW-bonnen en inkoopfacturen aan. Dit kan over het algemeen op drie verschillende manieren:
- Via de app. Je maakt met de camera op je telefoon een foto van een bonnetje. Deze kun je vervolgens met een druk op de knop uploaden. Eerder via de app verstuurde bonnetjes kun je altijd inzien
- Via online dashboard. Wanneer je inlogt op je persoonlijke dashboard van de website van de leverancier, kun je bestanden (bonnetje of factuur) uploaden
- Via de e-mail. Wanneer je een factuur binnen krijgt via de e-mail, dan kun je hier een scan van maken en deze doorsturen naar je persoonlijke e-mailadres van de softwareleverancier en de factuur staat meteen in je administratie. Er is ook nog de mogelijkheid om je leveranciers hun facturen direct te laten sturen naar je persoonlijke e-mailadres. De facturen komen dan direct in je online boekhouding zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen
Zelf de boekhoudig doen met een boekhoudprogramma?
Bijna alle ondernemers denken er hetzelfde over: administratie is de minst leuke kant van ondernemen. Dat hoeft met de komst van online boekhouden niet meer zo erg te zijn. Want hoe leuk is het om in de groei van je onderneming terug te kunnen zien in de cijfers? En gaat het even iets minder goed, dan wil je toch kunnen zien waar dat aan ligt? Boekhouden is geen straf als je werkt met een systeem dat bij je werkwijze aansluit. Het bijhouden van je administratie kost dan geen bloed, zweet of tranen, maar wordt onderdeel van je werkdag of -week.
Boekhoudprogramma’s zijn er in vele soorten en maten. Alle hebben een eigen verzameling functionaliteiten en prijskaartje. Het is dus belangrijk dat je de juiste keuze maakt, zodat je de mogelijkheden krijgt die je nodig hebt, maar niet betaalt voor onderdelen die je niet gebruikt.
Wanneer je zelf je boekhouding doet, zul je veel moeten bijhouden. Denk hierbij aan allerlei papierwerk, de urenregistratie en het bijhouden van betalingen en facturen. Maar ook het opstellen van de jaarrekening en de periodieke inkomstenbelasting- en btw-aangiftes moeten worden gedaan. Regelgeving m.b.t. belastingen en btw veranderen daarnaast regelmatig. Wanneer je hiervan niet op de hoogte bent kun je geld mislopen of kan het geld kosten. Een goed boekhoudprogramma ondersteunt je in deze taken.
Welk deel van de administratie doe je zelf?
De eerste en belangrijkste vraag bij het kiezen van een goed boekhoudprogramma is de vraag welke administratieve taken je zelf wilt uitvoeren. Verstuur en betaal je bijvoorbeeld alleen de facturen en laat je de rest door een boekhouder doen? Dan heb je misschien voldoende aan een facturatiepakket. Vanuit deze facturatiesoftware stuur je dan je boekhouding naar de boekhouder of accountant, die de rest voor je regelt.
Geef je liever niet alles uit handen? Kies dan voor een boekhoudsoftware met een meekijkfunctie voor de boekhouder en bepaal voor jezelf wat je van hem verwacht. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat je een standaardbehandeling krijgt. Wil je de complete boekhouding (inclusief jaarrekeningen en aangiftes) zelf doen? Kies dan voor een toegankelijk programma, met een overzichtelijke interface en uitgebreide functionaliteiten.
Zelf je boekhouding opzetten en bijhouden?
Ga je zelf aan de slag? Net als veel andere ondernemers heb je dan waarschijnlijk de volgende vragen:
- hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
- welke checks moet je regelmatig doen?
- wat zijn de belastingregeltjes?
- en hoe bespaar je op een boekhouder?
In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden op deze vragen, zodat je volledige controle krijgt op jouw boekhouding. Download de cursus gratis!
De belangrijkste functionaliteiten
Als je bepaald hebt welk gedeelte van je boekhouding je zelf wilt oppakken en welk deel je laat doen, kun je gaan kijken naar de functionaliteiten die je nodig hebt. De handigste en meest belangrijke zetten we hieronder voor je op een rij:
- Rapportage mogelijkheden
De rapportagemogelijkheden van boekhoudsoftware lopen sterk uiteen. Het is belangrijk om na te denken over hoe uitgebreid de rapporten uit je boekhoudpakket moeten zijn. Wil je in één oogopslag inzicht in inkomende en uitgaande bedragen? Dan kies je een pakket dat een balans voor je kan opstellen. Een eenvoudig overzicht van winst en verlies haal je uit een functionele winst en verliesrekening, terwijl je met een categorale winst en verliesrekening de verschillende bedragen uitsplitst naar verschillende categorieën. - Administratie
Of een boekhoudpakket bij jouw onderneming past hangt daarbij af van de administratiemogelijkheden die de software biedt. Niet alle boekhoudsoftware geeft je de mogelijkheid om grootboekrekeningen aan te maken. En wil je graag bijhouden welke uitgaande en inkomende rekeningen betaald zijn? Dan kies je voor een pakket met slimme opties voor debiteuren- en crediteurenbeheer. - Inkoop/verkoop mogelijkheden
Omdat je vaak niet alleen facturen verstuurt, maar ook inkopen doet en dus facturen ontvangt, is het verstandig om voor de optie van het boeken van inkoopfacturen te kiezen. Niet alle boekhoudsoftware ondersteunt het boeken van deze facturen, dus wanneer je een boekhoudpakket kiest zul je hier rekening mee moeten houden. Ook dingen als het direct online versturen en betalen van facturen, automatische periodieke facturering en het opstellen van offertes zijn niet standaard in elk pakket aanwezig. En wil je niet meer zelf hoeven nadenken over het versturen van herinneringen? Dan kies je boekhoudsoftware die automatisch betalingsherinneringen aanmaakt. - Gebruikers
Ben je ZZP’er of freelancer dan zul je vaak de enige gebruiker zijn van je boekhoudsoftware. Toch is het belangrijk om na te denken over de toekomst. Groeit je bedrijf, dan is het handig als er meerdere gebruikers in het pakket kunnen werken. Kies dus voor een pakket dat je kunt uitbreiden met extra licenties, zonder gegevens te verliezen.
Onmisbaar: koppelingsmogelijkheden
Om jouw boekhouding nog sneller en efficiënter in te kunnen richten is het essentieel om niet alleen naar de functionaliteiten binnen het pakket te kijken, maar ook naar koppelingsmogelijkheden. Door het koppelen van je boekhoudpakket zorg je ervoor dat je de functionaliteit ervan uitbreidt en gegevens zonder extra handelingen gebruikt voor meerdere handelingen.
Bekijk in je selectieproces de mogelijkheden om je boekhoudprogramma te koppelen met een factuurprogramma, urenregistratie software, CRM systeem of zelfs de Kamer van Koophandel (om NAW gegevens automatisch in te kunnen laden).
Probeer meerdere pakketten
Wanneer je de voorgaande stappen doorlopen hebt en alle boekhoudsoftware naast elkaar hebt gelegd, houd je één of meerdere pakketten over. In theorie heb je nu het boekhoudpakket of de pakketten gevonden die het beste bij je passen.
Toch raden we je aan nog één laatste ding te doen: probeer de software uit! Alleen door in te loggen, de opties te proberen en in de praktijk te kijken, kun je zeggen dat je echt de software hebt gevonden die het beste bij je past. Bij de meeste leveranciers kun je een boekhoudpakket gratis proberen.
