1. Blog
  2. Voordelen online factuurprogramma

Wat zijn de voordelen van een online factuurprogramma?

Als je op zoek bent naar software om facturen te maken zul je merken dat je veel online factuurprogramma's tegenkomt. Dat is handig want dan heb je alleen een internetverbinding nodig om je factuurprogramma te gebruiken. De snelle opkomst van online factuurprogramma's laat ook zien dat steeds minder ondernemers zelf iets maken in Excel of Word.

En dat is niet voor niets, er zitten veel voordelen aan digitale online facturatie. Zo heb je overal toegang tot je gegevens, zelfs op je smartphone! Daarnaast wordt er continu aan de software ontwikkeld zodat de software zich steeds verbeterd en aanpast aan de eisen van deze tijd. Dit komt mede doordat je alleen maar een browser hoeft te hebben om het programma te gebruiken. Daarnaast komt er steeds meer factuursoftware met een eigen app.

En zo zijn er nog veel meer voordelen. We zetten ze hieronder allemaal voor je op een rij.

Arjan
Arjan
Appwiki expert

    Overal toegang tot je factuurprogramma

    Het meest opvallende voordeel van een online factuurprogramma ten opzichte van een offline factuurprogramma is dat je werkelijk overal toegang hebt tot de software. Of je nu werkt met Windows of Mac, welke merk smartphone je ook hebt of wat je favoriete browser ook is, je kunt overal inloggen in de webapplicatie en meteen je eerste factuur maken.

    Facturen versturen in eigen huisstijl

    Wil je dat je facturen herkenbaar zijn? Dan kies je voor een factuurprogramma dat je de mogelijkheid biedt om je facturen op te maken in je eigen huisstijl. Op die manier is je factuur een extra manier om je visitekaartje af te geven. Wil je een standaard factuur? Gebruik dan onze facturatie tool.

    Automatisch facturen en herinneringen verzenden

    Als je veel facturen verstuurt is het gemakkelijk om de mogelijkheid te hebben om automatisch facturen en herinneringen te versturen. Zo hoef je niet zelf bij te houden welke klanten al betaald hebben en welke niet. Dit verkleint het risico op wanbetaling en zorgt voor een duidelijk systeem in je facturatie. Zo weet ook de klant altijd waar deze aan toe is.

    Processen koppelen en automatiseren

    Integratie en koppeling met systemen van de belastingdienst, KvK of webwinkel gaat een stuk makkelijker via een webapplicatie, dat geld dus ook voor factuurprogramma's. Veel leveranciers van factuaratie software hebben zelf koppeling met andere softwareleveranciers van o.a.:

    Zo kun je van gewerkte uren direct een digitale factuur en de betaling verwerken in je boekhoudpakket. Door koppeling van de verschillende software pakketten verklein je de kans op fouten door handmatige overname van gegevens en minimaliseer je de tijd die je kwijt bent aan je administratie, doordat je alles maar één keer hoeft in te voeren.

    Welke koppelingen precies mogelijk zijn verschilt per factuurprogramma. Maar zelfs wanneer er geen standaard koppeling bestaat met je boekhoudsoftware, kan deze in sommige gevallen nog worden gemaakt via een API.

    Nog meer koppelingen...

    Daarnaast hebben veel programma's een koppeling met de bank zodat je makkelijk bankafschriften in je software kunt inladen, maar ook zodat je een iDeal link op je factuur kunt zetten (en de factuur sneller betaald krijgt). Koppel je je factuurprogramma aan de bank? Dan werkt het systeem automatisch bij welke bedragen al zijn voldaan en weet je dus altijd welke facturen er nog open staan.

    Een koppeling met de KvK is handig, zodat het systeem bedrijfsgegevens kan ophalen uit de database van de KvK, zodat je niet meer zelf contact- en bedrijfsgegevens in te voeren.

    Er komt ook steeds meer factuur software waarmee je direct vanuit je factuurprogramma de BTW-aangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Kortom, je kunt de tijd die je met administratie bezig bent flink inkorten.

    Benieuwd hoe je de BTW aangifte snel en eenvoudig doet? Bekijk dan deze gids!

    Digitale facturen maken en meteen versturen

    Eigenlijk is het tegenwoordig al de standaard: een digitale factuur maken en online naar je klant versturen. Niet alleen grote multinationals maar ook kleine zzp bedrijven doen niet meer anders. Je besoaart enorm veel tijd en kosten door je klanten een digitale factuur te sturen. Dit kan direct vanuit een factuurprogramma. Je hoeft dus niet via je eigen mailprovider maar verstuurt de factuur met een druk op de knop.

    Inkoopfacturen inboeken

    Naast het inboeken van verkoopfacturen, biedt de meeste facturatie software je de mogelijkheid om ook inkoopfacturen in te boeken. Zo creëer je overzicht in je administratie en verwerk je alle facturen op één centrale plek. Inkomende en uitkomende bedragen zijn verzameld en snel te overzien.

    Online software levert geld op

    Wat levert het nou in harde euro's op om online software te gebruiken in plaats van Word of Excel? Dat bereken je als volgt. Bekijk hoe lang je:

    • per factuur bezig bent om alle gegevens in een Word document te krijgen
    • zelf de BTW te berekenen
    • de factuur op te slaan als PDF bestand en dit bestand vervolgens te versturen via de mail.

    Doe dit maal het aantal facturen die je gemiddeld in de maand stuurt. De uitkomst daarvan vermenigvuldig je met je eigen uurtarief en je weet wat facturen maken met Word kost.

    Trek daar een tientje in de maand voor een online factuurprogramma vanaf en tel uit je winst. En dan hebben we nog niet eens over de rest van de administratie en het doen van de BTW aangifte.

    Makkelijk samenwerken met de boekhouder

    Een van de voordelen van het overal toegang hebben, is het makkelijker kunnen delen van informatie. Je kunt op verschillende manieren samenwerken met je boekhouder (of accountant). De makkelijkste manier is een directe koppeling tussen jouw factuurprogramma en de boekhoudsoftware van de boekhouder.

    Een andere goede manier is om je boekhouder gewoon toegang te geven tot jouw administratie. Hij kan er dan zelf uithalen wat hij nodig heeft voor belastingaangiften en rapportage.

    De derde manier is periodiek een export naar bijvoorbeeld CSV te maken en dit tekstbestand naar de boekhouder te sturen. Hij kan dit dan uploaden in zijn software.

    Factuurprogramma's vergelijken?

    Altijd alles bij de hand

    Wanneer of waar je ook in de administratie wilt kijken, het kan. Zo kun je direct inspelen op vragen van klanten bijvoorbeeld wanneer een factuur betaald moeten zijn of wanneer een offerte verloopt (ja, met veel factuurprogramma's is een offerte maken ook mogelijk). Belangrijker nog is dat je altijd inzicht hebt in de stand van je bedrijf. Je kunt overal zien hoe het gaat met de liquiditeit en winst. Dat geeft rust en overzicht, zodat je je volledig kunt richten op ondernemen.

    Automatische backups en alles veilig in de cloud

    Jouw softwareleverancier zorgt er voor dat je gegevens veilig zijn. En dat is wel zo prettig nu er ook veel te doen is om veiligheid van gegevens in de cloud. De softwareleverancier maken gebruik van de laatste technieken om te zorgen dat jouw gegevens goed worden opgeslagen en altijd voor je beschikbaar zijn. Dat is dus weer een zorg minder.

    Werk met de nieuwste technieken

    De concurrentie in de markt van online software is moordend. Daarom blijven alle programma's volop in ontwikkeling. Als ondernemer kun je daar van profiteren. Zo worden belangrijke nieuwe features altijd voor grote groepen ontwikkeld, waarmee de kosten voor een individuele gebruiker laag blijven.

    Verder maak je altijd gebruik van de laatste technieken. Doordat ontwikkelaars van online software met een online testomgeving naast de live omgeving werken kunnen nieuwe updates snel in korte tijd uitgerold worden. Dit maakt de programma's flexibel zodat ze altijd in kunnen spelen op wat de markt (jij dus als gebruiker) vraagt.

    De software groeit met je mee

    Als je net begint met ondernemen zul je niet dagelijks een factuur maken en dus met een kleine bundel toe kunnen. Maar als je groeit wil je niet je hele administratieve infrastructuur overhoop halen.

    Facturatie software speelt hier op in. Je kunt voor een lagere prijs beginnen met facturen maken en als je groeit kun je het pakket upgraden met een druk op de knop. Geen vertraging in de bedrijfsvoering dus.

    Offertes maken

    Vaak stel je een offerte op, voordat je aan een opdracht begint. De meeste factuurprogramma’s bieden je de mogelijkheid om ook offertes op te stellen. En doordat je deze vervolgens vaak eenvoudig kunt omzetten in een factuur, creëer je niet alleen eenheid in de opmaak van je documenten, maar voorkom je ook fouten door handmatig invoeren van gegevens.

    Wil je het hele proces automatiseren? Kies dan voor een factuurprogramma waarin offertes direct online geaccepteerd kunnen worden door de klant.

    Waarom een factuur- en boekhoudprogramma gebruiken?

    Waarom zou je een factuurprogramma aanschaffen als je al een boekhoudpakket hebt? 

    Ten eerste zijn de facturatie mogelijkheden vaak uitgebreider. Bij factuurprogramma's kun je vaak een ongelimiteerd aantal facturen maken en versturen. Bij een boekhoudpakket moet je dan vaak upgraden. Het kan voordeliger zijn om een los factuurprogramma en los boekhoudprogramma te nemen en deze vervolgens te koppelen. 

    Ten tweede bieden factuurprogramma's vaak meer mogelijkheden om je offertes en facturen te customizen naar je eigen huisstijl. 

    En tot slot werken veel kleine ondernemers vaak samen met een boekhouder waarbij de boekhouder de boekhouding verzorgt, maar de ondernemer nog wel facturen maakt, verstuurt en verwerkt. In dit geval kan de boekhouder een eigen boekhoudprogramma gebruiken en jij als ondernemer een los factuurprogramma. Uiteraard is het dan handig om je factuur software te koppelen met het pakket van je boekhouder. 

    Overtuigd van de voordelen?

    Er zijn veel online factuurprogramma's op de markt. Om jou te helpen de juiste software voor jouw bedrijf te kiezen hebben we een overzicht van veel gebruikte facturatie software gemaakt.

    Hoe weet je nu welke het beste bij jou past? Bedenk welke functies je in ieder geval nodig hebt en filter de resultaten daar op. Ga met de programma's die over blijven gewoon aan de slag. Ieder softwarepakket heeft een gratis en vrijblijvende proefperiode dus maak daar gebruik van!

    Gerelateerde artikelen

    25 juli 2019

    Administratie bijhouden als zzp'er?

    Facturatie Algemeen Urenregistratie Rittenregistratie Boekhouding

    Je administratie en boekhouding bijhouden is niet altijd leuk. Maar wel heel belangrijk!

    15 februari 2019

    Tijd winnen op het maken van facturen

    Facturatie

    Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk hier of jij tot deze groep behoort en ontdek hoe je het facturatieproces versnelt!

    5 februari 2019

    De beste tips om je factuurtijd te halveren!

    Facturatie tijd besparen

    Jouw onderneming is groeiende. Dat is goed nieuws. Maar het betekent ook: meer factureren en een toenemend tijdgebrek. Daarom geef ik je drie tips om je factuurtijd te halveren.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products