Eenvoudig factuur maken?

Wat zijn de factuureisen als je zelf een factuur gaat opstellen?

Een factuur is meer dan alleen een betaalspecificatie. Natuurlijk vermeld je hier de uitgevoerde werkzaamheden en de daarbij horende kosten. Maar een aantal gegevens kunnen absoluut niet op een factuur ontbreken. Hieronder vind je wat er op elke factuur moet staan.

De Belastingdienst heeft factuureisen opgesteld die nageleefd moeten worden:

Kop van de factuur

• Btw-nummer;
• KvK-nummer;
• Factuurdatum;
• Uniek factuurnummer.

Factuurregels

• Goederen en/of diensten;
• Aantallen;
• Leverdatum;
• Kosten per product of dienst;
• Totaalbedrag (inclusief btw en exclusief btw);
• Btw-tarief;
• Btw-bedrag.

Deze eisen gelden voor bijna alle facturen. Voor facturen van maximaal €100,- of wanneer de factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur, wordt vaak een uitzondering gemaakt. Dan heb je voldoende aan de volgende gegevens:

• Datum van (uitreiking van) de factuur;
• Naam en adres;
• De geleverde goederen en/of diensten;
• De btw;
• Indien nodig: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Naast de verplichte onderdelen van een factuur, zijn er ook een aantal gegevens die wellicht belangrijk zijn om te vermelden. Zoals de betalingsvoorwaarden, -termijn en de vervaldatum. Ook kun je aangeven welke betalingsomschrijving moet worden toegevoegd, zodat het facturatiesysteem de factuur herkent en automatisch verwerkt.

Welke manieren zijn er om een factuur te maken?

Je bent zelf vrij om te bepalen op welke manier je een factuur maakt. Als jij een factuur graag met pen en papier maakt, dan ben je vrij om dit op deze manier te doen. Welke manier voor jouw bedrijf geschikt is, hangt af van verschillende factoren; zoals het aantal facturen en aantal klanten waarvoor je werkt.

Sommige ondernemers gebruiken Excel voor het opstellen van een factuur. Als startende ondernemer is dit een prima programma voor het maken van facturen. Wanneer je bedrijf groeit, zal het aantal facturen ook omhoog gaan. In dat geval zal Excel niet meer voldoende zijn.

Wanneer je vaker een factuur moet opstellen is het verstandig om over te stappen op een (gratis) factuurprogramma. Je bespaart hierdoor namelijk veel tijd en loopt minder risico op het maken van fouten. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je regelmatig een creditfactuur moet maken als je per ongeluk een te hoog bedrag hebt gefactureerd.

Waarom zou je het jezelf moeilijker maken dan nodig?

Ontdek in één minuut hoe jij eenvoudig een factuur kunt maken en versturen.

Factuur maken met online programma

Met een online programma kun je eenvoudig zelf professionele facturen maken. En dat niet alleen je vergeet nooit meer een factuur te sturen. Een online facturatiesysteem is overal toegankelijk, je hebt daarom altijd en overal toegang en bent niet afhankelijk van één computer. Ook heeft een online factuurprogramma vaak een mobiele facturatie app, waardoor je zelfs op je smartphone toegang hebt tot je facturen.

Je facturen voldoen met een facturatiesysteem automatisch aan de gestelde factuureisen.

De gegevens van je onderneming en debiteuren kunnen in het facturatiesysteem worden opgeslagen. Hierdoor hoef jij de volgende keer alleen maar de uitgevoerde taken en de kosten in te vullen en is de factuur binnen een paar minuten verstuurd.

Ook zorgt een factuurprogramma ervoor dat je factuur er gestructureerd uitziet. Het opmaken van de factuur is daardoor een stuk makkelijker. Doordat je eenvoudig het logo van je bedrijf kan toevoegen, valt de factuur direct op bij de klant.

Wist je dat klanten sneller geneigd zijn om te betalen wanneer de factuur er professioneel uitziet? Een professionele factuur opstellen loont dus!

Het is ook mogelijk om extra’s toe te voegen aan je factuur, bijvoorbeeld een betaallink van iDeal of Paypal. Maak hiervoor gebruik van een bankkoppeling binnen jouw pakket. Zo maak je het nog eenvoudiger, en dus aantrekkelijker, voor de klant om de betaling te voldoen. Zo heb jij er nog minder werk aan!

Bovendien geeft het systeem je handige informatie over openstaande facturen en voor welk project je nog facturen moet maken.

Direct aan de slag met een factuur maken

Wil je gelijk aan de slag met facturen maken met een factuurprogramma? Dan is het belangrijk om een factuurprogramma te kiezen dat bij je bedrijf past. Welke functionaliteiten vind je bijvoorbeeld belangrijk en wil je terugzien in facturatiesoftware?

Wil je bijvoorbeeld een iDeal of Paypal integratie of gebruikmaken van een factuur app? Kies het systeem dat bij jouw bedrijf en bedrijfsvorm past, of je nu ZZP’er, MKB’er, stichting of vereniging bent. Zo zie je alleen factuurprogramma’s die voor jouw bedrijfsvorm geschikt zijn.

Appwiki tip: test de facturatiesoftware tijdens een gratis proefperiode, zo betaal je alleen voor een facturatiesysteem waar je 100% tevreden over bent.

Het beste factuurprogramma voor jouw bedrijf vind je eenvoudig via Appwiki. Maak je eigen persoonlijke top drie en vergelijk de verschillende online facturatie software via de Appwiki vergelijker. Zo kun jij direct je eerste professionele factuur maken!