Strategische personeelsplanning maken? Bekijk waarom en hoe!

Bedrijven zijn altijd in beweging. Verschillende trends en factoren zorgen ervoor dat bedrijven gedwongen worden om te investeren in effectiviteit, efficiëntie en flexibiliteit. Bij trends en factoren kun je bijvoorbeeld denken aan economische onzekerheden, een groeiende concurrentie en vergrijzing.

Een strategisch plan met het oog op de toekomst is dan van essentieel belang. Niet alleen het bedrijf moet hierin worden opgenomen, maar ook het personeel. Een personeelsplanning is daarom onderdeel van het strategisch plan en moet aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Als een strategische personeelsplanning wordt verankerd in de bedrijfsvoering, is het een essentieel middel dat leidt tot een optimale personeelsbezetting nu en in de toekomst.

Wat is een personeelsplanning?

Het begrip personeelsplanning is erg breed en beslaat zowel werkgever als werknemer. Een personeelsplanner heeft betrekking op de hele organisatie, elke dag. Op alle afdelingen binnen een bedrijf worden keuzes en beslissingen gemaakt die van invloed zijn op de personeelsplanning.

De personeelsplanning kan dus worden omschreven als het verband tussen personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid. Dit klinkt makkelijker dan dat het daadwerkelijkheid is. Het vinden van de balans tussen beide wordt vaak als moeilijk ervaren. Dit is vooral het geval wanneer een bedrijf parttime medewerkers in dienst heeft. Dé manier om personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid goed op elkaar af te stemmen, is door inzicht te krijgen in beide.

Personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid

De personeelsbehoefte ontstaat bij het inventariseren en inplannen van de verschillende werkzaamheden en taken. Vervolgens kan een inschatting worden gemaakt betreft het aantal in te zetten uren aan personeel. Daarna kan een verdeling worden gemaakt van het personeel over de verschillende afdelingen, teams en werkzaamheden. Naast de personeelsbehoefte is de personeelsbeschikbaarheid van het personeel van essentieel belang. De personeelsbeschikbaarheid omvat het personeel dat een bedrijf ter beschikking heeft.

Dit is al lastiger wanneer medewerkers in verschillende dienstverbanden werken zoals fulltime of parttime werk, maar ook een bijbaan of oproepbasis. Verder zijn ziekmeldingen, vakanties en wisselende openingstijden (verplichte vrije dagen) van belang bij de personeelsbeschikbaarheid. Kortom, veel verschillende aspecten, die allemaal op elkaar afgestemd moeten zijn. Met personeelsplanning software kun je dit eenvoudig handhaven en onder controle houden.

Voordelen van een personeelsplanning

Het maken en bijhouden van een strategische personeelsplanning kent vele voordelen:

• Een personeelsplanning geeft inzicht. Inzicht in de huidige situatie en de gewenste kwaliteit en kwantiteit van het personeel.
• Een planning draagt bij aan de effectiviteit, efficiëntie en flexibiliteit. Nu en in de toekomst.
• Met een personeelsplanner heb je een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid en de afwezigheid van personeel.
• Vaak kun je in de personeelsplanning, aan de hand van de ingeplande uren, ook de personeelskosten bijhouden en eenvoudig hiervan een overzicht opvragen.
• Met een online personeelsplanning kan het personeel, overal waar toegang is tot het internet, de planning raadplegen. Veel personeelsplanning software werkt namelijk in de cloud en is voorzien van een mobiele app voor op de smartphone of tablet.
• Mochten er veel en vaak herhalende diensten plaatsvinden, dan kun je de planning van deze taken automatiseren een personeelsplanning systeem. Elke week weer opnieuw dezelfde planning samenstellen is dan overbodig.

Welke personeelsplanning tools zijn er?

Tegenwoordig bestaan er verschillende personeelsplanning tools. We zetten hieronder een aantal handige online tools voor een personeelsplanning op een rij. 

Kortom, een planning maken en bijhouden kan eenvoudig en snel aan de hand van personeelsplanning software. Op deze manier bespaar je als werkgever een hoop tijd en geld.

Welke tool past bij jou?

Dit is voor ieder bedrijf verschillend. Belangrijk is dat je eerst je wensen scherp hebt. Oftewel, wat wil je kunnen doen met de tool? Om dit te ontdekken kun je:

• verschillende personeelsplanning voorbeelden bekijken
• eerst een personeelsplanning starten in Excel of Google Spreadsheet
• beginnen op een whiteboard aan de muur

Gaandeweg ontdek je dan wat je nodig hebt om efficient planningen te maken en beheren. Wanneer je jouw wensen duidelijk hebt, kun je verschillende tools proberen. Dit kan overigens vaak gratis. Veel aanbieders bieden een gratis en vrijblijvende proefperiode van 14 tot 30 dagen. Gebruik deze dan ook om te ontdekken of de tool voor jou lekker werkt.

Kortom, er zijn vele verschillende mogelijkheden voor het maken van een personeelsrooster; kies wat het beste bij jou past. Mocht de ene tool toch niet helemaal bij je passen, dan kun je eenvoudig switchen naar één van de andere personeelsplanning tools.