Factuur app: altijd en overal factuur maken

Met een factuur app (mobiele facturatie app) kun je altijd en overal facturen maken en versturen vanaf je smartphone of tablet. Ideaal voor ZZP’ers en MKB’ers die veel onderweg zijn, want je hebt je administratie altijd bij de hand. Vergelijk gratis de beste facturatie apps en ontdek welke oplossing het beste bij jouw bedrijf past.

Waarom een facturatie app gebruiken?

• Altijd en overal factureren: Maak direct na oplevering van een klus of tijdens een afspraak een factuur, waar je ook bent. Je hoeft niet te wachten tot je op kantoor bent, zodat je sneller factureert en niets vergeet.
• Tijdsbesparing en gemak: Met een goede facturatie app automatiseer je veel invoer. Gegevens van klanten of producten worden vaak hergebruikt, waardoor je veel sneller klaar bent dan met handmatige facturen in Word/Excel. Volgens onderzoek scheelt dit al gauw 50% in tijd​. 
• Minder fouten: Een app genereert foutloze factuurnummers, berekent bedragen (zoals btw) automatisch en zorgt dat verplichte factuurgegevens niet ontbreken. Zo voorkom je administratieve fouten.
• Snellere betalingen: Voeg eenvoudig een betaallink toe (bijv. via iDEAL of PayPal) zodat klanten met één klik kunnen betalen. Ook kun je direct na de vervaldatum een herinnering sturen, bijvoorbeeld via WhatsApp of e-mail, wat bewezen leidt tot sneller betalen​. 
• Altijd inzicht in je administratie: Je hebt real-time zicht op openstaande en betaalde facturen via de app. Alle facturen staan overzichtelijk op één plek, vaak samen met andere onderdelen van je administratie (zoals offertes, uitgaven en urenregistratie). Dit geeft rust en overzicht – ook je boekhouder kan er eventueel eenvoudig bij als dat nodig is.

Belangrijke functionaliteiten van een facturatie app

Dat je met een facturatie app facturen kunt maken en versturen is duidelijk. Maar deze apps bieden meestal nog veel meer handige functies om je bedrijfsadministratie efficiënter en overzichtelijker te houden. Veel facturatie apps beschikken over extra functionaliteiten of koppelingen, zoals urenregistratie, boekhouding en het opstellen van offertes, zodat je meerdere administratieve processen vanuit één app kunt regelen​. Hieronder bespreken we een aantal belangrijke features die je in de meeste goede facturatie apps zult tegenkomen:

Periodieke facturatie

Veel ondernemers hebben terugkerende facturen, bijvoorbeeld voor abonnementen of maandelijkse diensten. Met periodieke facturatie automatiseert de app dit proces. Je stelt één keer in hoe vaak en op welke datum een factuur verstuurd moet worden (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, etc.). De facturatie app genereert en verstuurt vervolgens automatisch op die interval de factuur naar je klant. Zo hoef je niet telkens handmatig terugkerende facturen aan te maken en loopt de facturatie nooit achter. Je voorkomt dat facturen vergeten worden en zorgt dat je inkomstenstroom regelmatig blijft. Deze functie is ideaal als je bijvoorbeeld abonnementen verkoopt of diensten in abonnementsvorm aanbiedt – de app neemt het tijdrovende werk uit handen en alles gaat op tijd de deur uit​.

iDEAL-integratie

Maak het je klanten nóg makkelijker om je factuur te betalen door een iDEAL-betaallink toe te voegen. Bij veel facturatie apps kun je bij het maken van de factuur direct een betaalverzoek genereren. De klant ontvangt dan een factuur met een klikbare iDEAL-link of QR-code. Via die link kan de factuur meteen online voldaan worden via de vertrouwde bankomgeving. Dit is een fijne service voor je klanten én zorgt ervoor dat jij je geld sneller binnen hebt – een echte win-win. Je hoeft niet meer te wachten tot de klant zelf handmatig het bedrag overmaakt; de drempel om te betalen wordt aanzienlijk verlaagd​.

Voor jou betekent dit een betere cashflow, omdat rekeningen eerder betaald worden. Vooral voor ondernemers die direct na hun werk betaald willen krijgen, is deze functie onmisbaar. Het opzetten van iDEAL in de app is doorgaans eenvoudig: meestal hoef je alleen je bankgegevens of een payment provider te koppelen, wat je in enkele minuten geregeld hebt​.

PayPal-integratie

Heb je ook klanten in het buitenland of werk je veel online? Dan is een PayPal-integratie een handige functie. In Nederland is iDEAL de standaard, maar internationaal wordt PayPal veel gebruikt als betaalmethode. Met een facturatie app die PayPal ondersteunt, kun je een PayPal-betaallink meesturen op je factuur. Je buitenlandse klanten kunnen dan via PayPal direct betalen in hun eigen valuta of met hun PayPal-saldo. Ook dit versnelt de betaling, omdat je klanten een laagdrempelige manier krijgen om af te rekenen. Net als bij iDEAL wordt er automatisch een link of knop toegevoegd aan je digitale factuur. De klant klikt daarop en kan meteen afrekenen, zonder extra stappen. Dit is vooral handig als je in andere landen zaken doet of bijvoorbeeld digitale producten/diensten levert. Jij hebt je geld sneller binnen en je hoeft geen ingewikkelde internationale betaalprocessen op te tuigen​.

Versturen via verschillende kanalen

Naast e-mail bieden veel facturatie apps de mogelijkheid om je factuur via verschillende kanalen te versturen. Denk aan het direct delen van de factuur of betaalverzoek via WhatsApp, Slack, SMS of zelfs via een bericht op LinkedIn. Zo weet je zeker dat jouw klant de factuur opmerkt, en niet dat hij ongelezen onderin een overvolle mailbox blijft. Bovendien is het gebleken dat facturen die via een persoonlijker kanaal worden gestuurd vaak sneller worden betaald​. 

Je kunt in de app meestal eenvoudig een medium kiezen: selecteer bijvoorbeeld de WhatsApp-optie, kies de contactpersoon en de app verstuurt een bericht met de factuurgegevens of betaallink. Dit is handig wanneer je weet dat jouw klant op een bepaald platform actiever is. Deze multikanaal-benadering verhoogt de kans op snelle betaling en toont je flexibiliteit naar de klant toe.

Automatische betalingsherinneringen

Een veelgebruikte functie in facturatie apps is het automatisch versturen van betalingsherinneringen. Je stelt hierbij in na hoeveel dagen (bijvoorbeeld direct na het verstrijken van de betalingstermijn, of een week later) de app een herinneringsmail of -bericht moet sturen als de factuur nog niet betaald is. Dit bespaart je de moeite van handmatig debiteuren nabellen of schrijven. Vaak kun je de toon en inhoud van de herinnering zelf instellen, van een vriendelijke reminder tot een meer formele aanmaning na verloop van tijd. Sommige apps bieden ook meerdere opvolgingsstappen: eerst een herinnering, later automatisch een tweede herinnering of aanmaning. Door deze automation hoef je er niet voortdurend bovenop te zitten – de app doet het voor je. Je behoudt wel het overzicht, want je ziet in één oogopslag in de app welke facturen herinnerd zijn en welke nog openstaan. Uit ervaring blijkt dat zulke geautomatiseerde herinneringen het aantal laattijdige betalingen flink terugdringen​. Veel ondernemers vinden dit een van de meest waardevolle functies van een facturatie app: je krijgt sneller betaald zonder steeds zelf achter klanten aan te hoeven gaan.

Kosten van een facturatie app

De kosten van een facturatie app kunnen variëren per aanbieder en hangen vaak samen met de functionaliteiten die worden geboden. Over het algemeen geldt: hoe uitgebreider het pakket aan functies, des te hoger de prijs van de software. Betaal dus niet voor dingen die je niet nodig hebt. Bedenk vooraf goed welke functies voor jouw onderneming essentieel zijn, zodat je een pakket kiest dat daarbij aansluit. Heb je bijvoorbeeld alleen basisfacturatie nodig, dan volstaat een eenvoudig (en goedkoop) abonnement. Heb je behoefte aan uitgebreide koppelingen (bijvoorbeeld met je boekhouding of voorraadbeheer), dan kijk je naar een pakket dat dat biedt – ook al is dat misschien wat duurder.

Een facturatie app staat meestal niet op zichzelf; vaak is het onderdeel van een volledig facturatieprogramma of boekhoudpakket. Je betaalt dan voor het totale softwarepakket, inclusief de webapplicatie en alle functies, én krijgt daarbij toegang tot de mobiele app. Het voordeel hiervan is dat je naast de app ook via je laptop of PC je facturatie kunt doen met dezelfde software. Daarnaast beschikken zulke pakketten vaak over extra’s zoals een koppeling met je boekhoudprogramma of urenregistratiesysteem. Je krijgt dus een complete oplossing voor je administratie. Dit is handig, maar bedenk wel dat als jij bepaalde modules niet gebruikt, je daar mogelijk toch voor betaalt in een all-in pakket. Stel daarom eerst jouw wensenlijst op, zodat je gericht kunt vergelijken.

Gratis facturatie app?

Vraag je je af of er ook gratis facturatie apps zijn? Die zijn er zeker. Er zijn verschillende aanbieders met een freemium-model of speciale gratis versie voor kleine gebruikers. Afhankelijk van jouw eisen en bedrijfsomvang kan zo’n gratis facturatie app voldoende zijn. Vaak gelden er dan beperkingen – bijvoorbeeld een maximum aantal facturen per maand of minder functionaliteiten – maar voor startende ondernemers of zzp’ers met een klein klantenbestand kan dit prima werken. Betaal nooit voor iets wat je niet gebruikt: als een gratis app in jouw behoefte voorziet, is dat mooi meegenomen. En groeit je bedrijf, dan kun je meestal upgraden naar een betaalde versie met meer mogelijkheden.

Ter illustratie: e-Boekhouden.nl biedt nieuwe starters 15 maanden gratis facturatie en boekhouding aan​. Ook andere software, zoals Ficsus of Rompslomp, hebben gratis pakketten of proefperiodes voor basisgebruik. Maak hier gebruik van om te kijken of de app prettig werkt voor jou. Vrijwel alle aanbieders – betaald of gratis – bieden sowieso een proefperiode van bijvoorbeeld 14 of 30 dagen aan. Daarmee kun je de software uitgebreid testen, vaak met alle functies ontgrendeld. Zo ontdek je of het programma gebruiksvriendelijk is en aan al je wensen voldoet, zonder direct kosten te maken. Pas als het bevalt, ga je over tot een abonnement. Deze aanpak raden we iedereen aan: probeer gerust meerdere tools vrijblijvend uit voordat je de beste kiest​.