1. CRM
  2. Systeem

Het CRM systeem voor jouw situatie?

Het vinden van het juiste CRM systeem is een uitdagende klus. Al vrij snel zie je door de bomen het bos niet meer. Tenzij je er even goed voor gaat zitten. Hoe je dit doet en wat CRM (software) voor jou kan betekenen vind je in deze handige gids.

CRM systemen vergelijken

CRM systemen vergelijken

Zeker weten dat je de juiste keuze maakt? Vergelijk nu de verschillende ERP systemen en weet zeker dat het gekozen systeem bij jouw bedrijf past. 

CRM systemen vergelijken

Gratis CRM

Gratis CRM kiezen? 

Een CRM kan een kostbare aanschaf zijn voor je onderneming. Veel systemen kun je daarom als gratis CMS testen voor een proefperiode.

Gratis CRM

CRM praktijk

CRM in de praktijk

Je kan met een CRM systeem beter inspelen op de behoeften van je klanten en daar je producten en/of diensten op afstemmen. 

Lees het artikel

Het beginpunt voor het kiezen van een CRM systeem

Appwiki maakt het kiezen van een CRM systeem eenvoudiger. Hier brengen we alle informatie en inzichten op het gebied van CRM en CRM systemen samen. Denk aan vragen als waarom en wanneer gebruik je een CRM systeem, maar ook hoe je uiteindelijk het beste CRM systeem voor je bedrijf vindt.

Appwiki expert

Download gratis CRM checklist

Benieuwd welk CRM het beste bij jouw situatie past? Download onze gratis CRM checklist en ontdek welke functies je echt nodig hebt.

Download gratis checklist

1. Wat is CRM?

Eigenlijk kan geen enkel bedrijf zonder CRM (Customer Relations Management). CRM zorgt er namelijk voor dat de relatie met de klant wordt behouden en versterkt. Want, zonder klanten geen bedrijf. In deze blog neem ik je bij de hand en leg ik uitgebreid uit wat CRM precies is en wat het voor je kan betekenen. Na het lezen van deze blog ben je zowaar een expert op CRM software gebied.

Te beginnen bij het begin. Een bedrijf kan bestaan omdat het klanten heeft. Of een bedrijf nou één klant heeft of duizend, deze klanten zijn van levensbelang. Een goede relatie met een klant is dat dus ook. Customer Relations Management (CRM), de naam zegt het eigenlijk al, is het managen van de klantrelatie en zorgt ervoor dat de relatie met de klant wordt onderhouden en zelfs wordt versterkt. 

Bij CRM staat de klant centraal in de bedrijfsvoering. De klant moet tevreden zijn met de geleverde service en de klantgerichtheid van uw bedrijf. Zo bindt je de klant aan jouw bedrijf en blijven ze loyaal. Ze komen terug bij je, waardoor jouw omzet kan groeien.

De afkorting CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. Al zegt dit nog weinig over wat is CRM nu echt, vind je ook niet? Een veel gebruikte CRM definitie is: 

CRM is een werkwijze en ook een technologie waarbij klantgegevens worden geanalyseerd om de zakelijke relatie met klanten te verbeteren, met als doel om hen aan het bedrijf of organisatie te binden om zo de winst te vergroten.
 

Een CRM systeem is het achterliggende systeem waar je relatiebeheer mee uitvoert. Maar wat voegt een CRM systeem toe aan jouw organisatie? Lees snel verder en kom daar achter.

Wat is CRM marketing?

Marketing- en communicatie-uitingen verzenden zonder precies te weten aan wie is als schieten zonder te richten. Dit is niet meer van deze tijd. CRM marketing biedt je alle mogelijkheden om op het juiste moment de juiste boodschap af te leveren bij de juiste doelgroep. Verderop in het artikel lees je wat CRM software op marketinggebied precies voor je kan betekenen.

CRM marketing

CRM vs. CRM systeem

CRM (Customer Relationship Management) is dus een strategie waar de klant centraal staat en de relatie met de (potentiële) klant voorop staat. Met de CRM strategie bepaal je hoe de klant behandelt en bedient.

Met deze strategie speel je beter in op de klantbehoeftes en ga je klantgerichter te werk, omdat je de klant heel goed kent. Hierdoor kun je klanten beter helpen. Gewenst gevolg is een betere klantervaring en uiteindelijk een hogere omzet en winst per klant.

Een CRM systeem speelt hierbij een cruciale rol…
 

Wat is een CRM systeem en wat doet het?

Een CRM systeem is het systeem dat een CRM strategie faciliteert. Dit doet het systeem door een deels geautomatiseerde manier van klantrelatiebeheer. Zo houd je met een goed CRM pakket automatisch alle klantgegevens bij.

CRM systemen hebben twee fundamentele taken: 

  1. Centraliseren van klantgegevens
  2. Automatiseren van klantgerichte processen

Alle klantgegevens staan opgeslagen in één CRM systeem. Als je dus contact hebt met een klant, is alle informatie snel en eenvoudig beschikbaar voor iedereen in de organisatie. 

Wist je dat het gemiddeld vijf keer zo veel geld kost om een nieuwe klant te vinden dan een bestaande klant te houden? Vijf keer zoveel!

Daarom is het uiterst belangrijk dat je een goed CRM systeem hebt. Hiermee zorg je voor goed klantcontact en houd je de klant tevreden. Je kunt namelijk alle interactie die je hebt met klanten binnen je CRM systeem bijhouden. Met het beste CRM systeem is je relatiebeheer altijd tot in de puntjes verzorgd. 

Een CRM systeem zorgt dus voor:

  • Verbeterde klantrelaties
  • Het beter inspelen op klantbehoeften
  • Meer winst
  • Een win-win situatie voor jou en je klanten!

Een CRM systeem, dat wil jij toch ook?

 

Losse tools of één systeem?

Als het gaat om klantenbeheer kan je kiezen voor losse tools, maar een eenvoudig CRM systeem is veel handiger! Met CRM software combineer je alles in één overzichtelijk CRM systeem. Zodat je, waar je ook bent, op de hoogte bent van details van klanten, leveranciers en werknemers.   

Meer dan zestig procent van de ondernemers heeft behoefte aan persoonlijk contact. Persoonlijk contact die gebaseerd is op informatie. Dus niet een contact dat nergens op gebaseerd is, maar waarin vorige keer besproken zaken weer aan de orde komen. Deze informatie haal je - vaak met een druk op de knop - uit een CRM systeem Hierdoor kun jij veel effectiever contact hebben en houden met ondernemers en klanten. 

Met een CRM systeem maak je het iedereen makkelijker om te zien wie, wanneer en met welke klant gesproken heeft. Reden genoeg dus om een CRM systeem aan te schaffen en de klant persoonlijk aan te spreken!

Waarom een CRM systeem?

Maar waarom is hier software voor nodig? Is een Excel-bestandje niet voldoende? Wat zijn de voordelen van een CRM systeem? Dit zijn veelgestelde vragen, vooral bij ondernemers die net beginnen en nog een klein klantenbestand hebben. Toch is het van enorm belang, ook voor de kleine ondernemers en starters, om CRM software te gebruiken. 

Het onderhouden van klantrelaties kost namelijk veel tijd en werk. Daarom kan je bedrijf elke steun met het onderhouden van de klantrelatie wel gebruiken. Hier komt CRM software om de hoek kijken, want CRM software geeft jou deze benodigde steun.
 

Is een CRM niet alleen voor grote bedrijven?

De vraag wat is een CRM wordt vaak door kleine ondernemers gesteld. Zij denken ook vaak dat alleen grote bedrijven baat hebben bij een CRM systeem. Baat heeft iedereen bij een goed werkent simpel CRM systeem. Maar toegegeven, grotere bedrijven hebben vaker systemen, zoals een CRM.

Wil niet zeggen dat je als klein MKB-bedrijf geen CRM systeem kunt afsluiten. Als kleine(re) ondernemer is het vaak juist een goede zet om wel te investeren in een CRM systeem voor klein MKB. Want ook als je klantenkring wat kleiner is, heeft een CRM systeem veel te bieden. We kunnen ons voorstellen dat je hier nog meer vragen over hebt. Dit hebben we voor de ZZP, MKB en webshops even toegelicht. 

CRM voor ZZP 

Als ZZP’er kun je nog steeds veel klanten hebben. Al deze gegevens beheren kost veel tijd. Om nog maar te zwijgen van waar ga je het allemaal bijhouden en hoe. Tijd die je liever in je bedrijf wil steken. Een CRM systeem helpt je bij het snel organiseren van klantgegevens. Hoe meer je weet over je (potentiële) klanten hoe beter. Met een CRM systeem heb je altijd toegang tot deze gegevens en kunnen er zelfs soms zaken worden geautomatiseerd. Met een CRM systeem voor ZZP heb je alles overzichtelijk op een plek. Zo kun je de beste service leveren aan jouw klanten.

Als ZZP’er ben je vaak onderweg, daarom bieden sommige CRM systemen ook een mobiele app aan. Je kan dan nog gemakkelijker bij je klantgegevens. Sommige CRM leveranciers bieden de mogelijkheid om met de mobiele app eenvoudig een visitekaartje in te scannen. De app herkent de gegevens en deze komen in het klantaccount te staan. Deze kun je vervolgens toewijzen aan een bestaande of nieuwe klant.

CRM voor MKB

Een CRM systeem voor een MKB bedrijf is een win-win situatie. Je hebt de gegevens van je klanten op een plek. En ook hiervoor geldt de regel ‘hoe meer je weet over je (potentiële) klanten hoe beter’.
 
Als MKB bedrijf heb je natuurlijk te maken met personeel. Het grote voordeel van een CRM systeem voor MKB’ers is dat het meerdere processen samenbrengt. Denk aan:

​Zo kunnen diverse afdelingen en teams samenwerken in een CRM. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP komt op sommige vlakken overeen met CRM. In beide systemen wordt namelijk informatie verzameld, georganiseerd en gedeeld ten behoeve van efficiency en winstgevendheid.

Hoewel ERP en CRM elkaar dus op deze punten overlappen en het uiteindelijk verstandig is om de twee programma's volledig met elkaar te integreren, zijn er ook duidelijke verschillen aan te wijzen. Deze verschillen maken het belangrijk om de software in eerste instantie los van elkaar te zien en in te richten.

Het grootste verschil tussen deze twee systemen is de focus: klant of proces. ERP systemen dragen bij aan de winstgevendheid van een organisatie door standaardisatie en optimalisering van processen met het verlagen van de kosten als gevolg. De verzamelde gegevens in een CRM systeem worden gebruikt om nieuwe kansen bloot te leggen en bestaande contacten meer winstgevend te maken door een groter salesvolume.

Kort gezegd: vergroot je je winst door kostenreductie en optimalisering binnen je organisatie of door in te spelen op nieuwe kansen en bestaande relaties te optimaliseren?
Het is geen eenvoudige keuze te kiezen tussen CRM en ERP. Meer praktisch vertaald zou je de volgende keuze moeten maken: kies je voor een soepel lopende motor of een goed stuur voor je onderneming? 

CRM is de motor die een onderneming doet voortbewegen. Zonder klanten en sterke klantrelaties zou jouw bedrijf immers geen bestaansrecht hebben. ERP is het stuur dat ervoor zorgt dat alle neuzen van alle afdelingen dezelfde kant op wijzen. ERP systemen geven sturing aan je organisatie en helpt om de juiste route te bepalen.

Het belangrijkste is dat je door processen te automatiseren en bij te houden, wordt ontzorgd.
Doordat iedereen toegang heeft tot dezelfde actuele informatie, sluiten processen naadloos op elkaar aan. Dit zorgt voor een efficiënte manier van werken en optimale samenwerking. Daarnaast kan je ook bepaalde werknemers meer of minder rechten geven. Hierdoor weet je als MKB-ondernemer altijd dat je klantgegevens in goede handen liggen. 

Wil je snel en eenvoudig een CRM kiezen voor je MKB bedrijf, download dan hieronder onze gratis CRM tool checklist. Met deze gratis checklist wordt het kiezen van een CRM systeem dat bij jouw bedrijf past een stuk eenvoudiger. 

CRM tool checklist

CRM voor webshops

Een CRM systeem geeft je klantenservice een enorme boost. Het is voor klanten erg vervelend om steeds aan de klantenservice uit te moeten leggen wat hun vraag of opmerking is. Dit wil je als webshop natuurlijk voorkomen. Je wil dat de klant een aangename en persoonlijke ervaring heeft met jouw webshop. 

Met een CRM systeem voor webshops kun je eenvoudig een klantdossier maken en gegevens daarin opslaan. Zo weet je alles over de klant en zijn (bestel)historie. Elke medewerker kan hiermee de klant gemakkelijk en persoonlijk helpen.

Je kunt ook het klantenbestand analyseren en segmenteren zodat je hierop je marketing kunt afstemmen Daardoor kun je de klant doelgericht informatie sturen over producten en aanbiedingen van jouw webshop. Helemaal passend binnen de vragen die de klant vaak heeft. CRM software kan veel bijdragen aan je marketing

Welke processen ondersteunt een CRM systeem?

Het voordeel van een CRM systeem is dat je deze vaak kunt koppelen aan andere software of programma’s die je al gebruikt. Hierdoor zie je de volgende processen vaak terug in de moderne CRM software: 

In de video hieronder lichten we de diverse voordelen en processen kort toe.
 

Maar wat is CRM software dan en wat doet het nou concreet?

In eerste instantie onderhoudt CRM software het relatiebeheer. Alle klantgegevens worden hiermee vastgelegd. Bedrijven, contactpersonen, adresgegevens, personen en onderlinge relaties worden overzichtelijk voor je op een rijtje gezet. Dit klinkt vrij basaal, en dat is het ook. Maar CRM software kan nog veel meer.

CRM software houdt relatiegeschiedenis bij

In het klantcontact wordt de relatiegeschiedenis van de klant bijgehouden. De software verzamelt de klantgegevens uit alle afdelingen van de organisatie op één plek, zodat elke medewerker bij elk klantcontact een helder beeld heeft van de geschiedenis van de klant. Je kunt bijvoorbeeld je e-mail koppelen aan de CRM software. Zo wordt al het e-mailverkeer met jouw klant gearchiveerd, zodat er nooit belangrijke informatie verloren gaat en de juiste beslissingen genomen worden.

Zo profiteert niet alleen de salesafdeling van een passend CRM systeem, maar halen bijvoorbeeld ook de financiële administratie en servicedesk er hun voordeel uit. Wanneer bijvoorbeeld een klant dus al eerder heeft gebeld met een vraag over een product, heeft de serviceafdeling dit bijgehouden in het CRM. 

Mocht de klant een tweede keer bellen, of jij belt de klant, dan weet je dat de klant gebruik maakt van dit product en dat hij of zij er een vraag over heeft gesteld. Je kunt dus aan de klant vragen of hij of zij nog steeds tevreden is met het product en of er nog verdere vragen zijn. Kortom, CRM software zorgt ervoor dat voor iedereen in uw bedrijf de juiste informatie snel beschikbaar is.

Er gaat nooit informatie over een klant verloren!

Een goed voorbeeld van optimaal gebruik van CRM software op het gebied van klantcontact, is een zogenoemd stroomschema. Dit schema geeft medewerkers handvatten waarmee ze de dienstverlening van het bedrijf kunnen verbeteren. In het schema staan de exacte werkzaamheden uitgeschreven per functie. Door met elke medewerker zijn taken helemaal door te lopen, kom je erachter waar het klantproces niet efficiënt of effectief verloopt.

Appwik expert

Het beste CRM systeem voor jouw situatie?

Download gratis onze checklist om het beste CRM systeem te kiezen. Aan de hand van 8 vragen ontdek je waar je op moet letten en welke functies je echt nodig hebt.

Download gratis checklist

Wat zijn de voordelen van een CRM systeem volgens ondernemers?

Wat levert een CRM systeem concreet op? Uit onderzoek van MKB servicedesk blijkt dat veel ondernemers aangeven dat een CRM systeem zorgt voor twee belangrijke verbeteringen in hun onderneming, namelijk efficiëntie en klantgerichtheid. Hoe een CRM systeem hieraan bijdraagt leggen we graag uit. 

Efficiëntie

Met een alles-in-1 systeem sluiten verschillende bedrijfsprocessen goed op elkaar aan. Zo kun je bijvoorbeeld sales, HRM en facturatie optimaliseren. Dit scheelt tijd én geld. En zorgt er bovendien voor dat het gehele bedrijf efficiënter kan werken. Hierdoor sluiten CRM functionaliteiten en processen binnen je organisatie veel beter op elkaar aan. 

Voordelen CRM systeem

Klantgerichte bedrijfsvoering

Na invoering van een goed CRM systeem zijn werknemers met elkaar en de klant verbonden. Alle gegevens zijn hierbij beschikbaar voor iedereen, zodat iedereen de klant goed te woord kan staan. Dit zorgt ervoor dat als de vaste contactpersoon er even niet is, de klant alsnog goed te woord wordt gestaan. Zo zorg je voor de optimale service naar de klant.

Wist je dat je zelf gemakkelijk kan bijdragen aan het succes van het CRM systeem in jouw organisatie? Hoe meer gegevens je er in zet, hoe meer je uit je CRM kan halen. Zorg er daarom voor dat je medewerkers het bijhouden van het CRM zeer serieus nemen en dit zorgvuldig aanpakken. 

CRM software verbetert direct marketing

Een zeer handige functie van CRM software die daarbij helpt is de direct marketing functie. Nadat je, met behulp van CRM software, erachter bent gekomen in welk product jouw klanten zijn geïnteresseerd, kan CRM klanten selecteren waar je een mailing naar toe kan sturen. De respons wordt vervolgens ook vastgelegd door jouw CRM software. 

Zo kom je erachter of deze specifieke klanten wel of geen interesse hebben in het door jou aangeboden product zonder ze te bombarderen met een groot aantal e-mails.

CRM software helpt bij je omnichannel strategie

Tegenwoordig willen klanten een on-demand ervaring. Dit houdt in dat ze producten kunnen bekijken en vragen kunnen stellen wanneer en via welk kanaal het beste uitkomt. Een omnichannel strategie waarborgt dat de customer journey(begrip voor aanmaken) optimaal is. Veel ondernemers hebben daarom zowel een fysieke winkel als een webshop. 

CRM software zorgt ervoor dat beide uniform en gesynchroniseerd zijn om zo de klant zo goed mogelijk te bedienen in hun zoektocht naar een product. Wanneer er bijvoorbeeld een product is uitverkocht in de winkel, kan de klant het product alsnog online bestellen en andersom. CRM zorgt voor deze afstemming.

CRM software maakt bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever

CRM software heeft handige functies om bedrijfsprocessen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo bespaar je tijd.

  • Mobiele app: is het optimaliseren van de interne bedrijfsprocessen bij face-to-face contacten een aandachtspunt? Dan kun je denken aan een CRM met een mobiele app. Zo zijn je salesmedewerkers altijd op de hoogte en kunnen ze ook onderweg bij alle adressen en klantinformatie;
  • Accountmanager koppelen: komt er een lead binnen? Koppel dan meteen een accountmanager aan de lead zodat deze hier meteen mee aan de slag kan;
  • Visitekaartjes uploaden: accountmanagers kunnen verkregen visitekaartjes via een app direct uploaden in het CRM.

CRM verzorgt verkoopondersteuning

CRM helpt je met deze functie met het verkoopproces, van het begin tot het eind. Potentiële klanten worden voor je gevonden en krijgen de juiste mailings met gerichte aanbiedingen. Mocht er een product worden verkocht aan een klant, dan helpt de CRM software je met de producten registreren, offertes maken, de voortgang van het verkoopproces bewaken en orders vastleggen.

Ook helpt het verkopers om prioriteiten te stellen. Ze worden herinnerd aan bel- en vervolgafspraken. En doordat CRM software alle communicatie met klanten bijhoudt, weten verkopers precies wanneer zij contact met de klant moeten opnemen, bijvoorbeeld voor vervanging van een product of het aanbieden van nieuwe producten of diensten. Zo worden de geworven klanten niet vergeten.

Wanneer dit naar tevredenheid is verlopen, helpt online CRM software je met verkoopprognoses opstellen. Verwacht je dat de verkoop toe- of afneemt? Dan kan je dit verwerken met de CRM software. Ook kun je overzichtelijk de prognosecijfers bekijken en inzien in hoeverre deze worden behaald. Liggen de cijfers achter op de prognose? Dan weet je als manager of verkoper waar je je op korte termijn op moet richten.

CRM software helpt bij klachtenafhandeling

Mocht een klant, God verhoede, een klacht hebben dan assisteert CRM software je met het registreren en afhandelen van de klacht. Op basis hiervan kun je een veelgestelde vragenlijst (Frequently Asked Questions, FAQ) opstellen of de huidige FAQ optimaliseren. Zo kunnen klanten antwoorden op vragen makkelijk direct vinden en inzien. Zo worden veel hun vragen snel opgelost, zonder dat u zich overmatig hoeft in te spannen.

CRM software ondersteunt je bij telemarketing

Heb je een bedrijf met callcenteractiviteiten? Dan dan is de telemarketingfunctie zeer handig. Deze functie houdt de scripts en de gesprekken met klanten bij. Voor zowel en inbound als outbound helpt de software je de klant zo goed mogelijk te helpen. 

Binnenkomende gesprekken worden, afhankelijk van instellingen, automatisch doorgeschakeld naar de eerst vrije of meest geschikte medewerker. Door nummerherkenning zie je alle klantgegevens op het scherm nog voordat je de telefoon hebt opgepakt. Bij uitgaande gesprekken ondersteunt CRM in het uitzoeken van de juiste klanten en leads en wanneer er contact is gemaakt met het inzichtelijk maken.

Het hebben en bijhouden van een CRM systeem binnen jouw organisatie kent nog meer voordelen. 

Meer omzet genereren
Doordat een CRM systeem sales, cross- en upsell kansen bloot legt, helpt het systeem je meer omzet te genereren. Daarbij zullen loyale, tevreden klanten meer uitgeven. Zo zorgt relatiebeheer er dus indirect voor dat je meer gaat verdienen.

Persoonlijke aandacht geven
Hoe kun je persoonlijke aandacht aan je klanten besteden als je niet weet wie zij zijn? Dat kan niet. Een CRM systeem leert jou je klanten kennen en zorgt er zo voor dat service persoonlijker en beter kan. Telefonische vragen kunnen sneller en gerichter worden beantwoord en op deze manier gaat het service level van je organisatie omhoog.

Meer inzicht in potentiële klanten
En niet alleen je klanten profiteren van een goed CRM systeem. Ervaringen en meningen kunnen worden vastgelegd en worden gebruikt om ook potentiële klanten te benaderen ('cold calls').

Tijdwinst
Een CRM systeem integreert met je werkwijze en levert juist meer tijd op. Doordat processen efficiënter kunnen worden ingericht, gegevens centraal beschikbaar zijn en nooit dubbel ingevoerd hoeven worden helpt CRM software juist bij het ontzorgen van werknemers.

Stimuleer samenwerking
Het systeem brengt afdelingen samen en stimuleert samenwerking. Doordat samengewerkt wordt aan één doel, tevreden klanten, wordt het teamgevoel versterkt. Afdelingen als marketing, sales en klantenservice werken met dezelfde gegevens en zullen beter en duidelijker met elkaar communiceren.

CRM software

Wanneer heb je CRM software nodig?

Herken je het volgende? Je bent onderweg naar een van de laatste klanten van de dag, maar je weet zo snel niet meer met wie je precies een afspraak hebt en wat je echt niet moest vergeten in het gesprek. 

Veel ondernemers vergeten wel eens belangrijke klantgegevens. Maar wist je ook dat hier een heel simpele oplossing voor is? Je raadt het vast al, dé oplossing voor problemen zoals deze is een goed geïntegreerd CRM systeem. Helemaal met een eenvoudig CRM systeem 

Maar er zijn meer tekenen waar je aan kan zien dat het echt tijd is om over te stappen op een goed CRM systeem: 

  • Je sales loopt net niet helemaal lekker
  • Je hebt verschillende systemen voor verschillende afdelingen en projecten
  • Je verliest overzicht 
  • Je wil graag een omnichannel strategie toepassen
  • Je wil graag verschillende processen samenvoegen zoals facturatie, projectmanagement, uren, klantenservice en kassasystemen
  • Je wil graag verder groeien met je bedrijf

Al deze punten wijzen erop dat je organisatie meer overzicht nodig heeft op het gebied van klant- en leveranciersgegevens. Een eenvoudig CRM systeem kan dit voor jou voor elkaar krijgen. Nu je weet wanneer je een CRM nodig hebt, laten we verder kijken naar welk CRM systeem goed bij jouw onderneming zou passen.

2. Welke CRM systeem past bij mij?

Wil je een CRM voor zzp, CRM systeem MKB of speciaal een CRM voor jouw BV? Verschillende software systemen bieden een speciale CRM voor het type bedrijf. Benieuwd welk CRM systeem het beste bij jouw onderneming past? Lees dan de verhalen van andere ondernemers.

Bij ondernemers is een beeld ontstaan dat CRM software onbetaalbaar is voor kleinere bedrijven. Maar dat is niet zo. Zoveel ondernemers, zoveel verschillende CRM software. Van simpele software tot uitgebreide pakketten, voor ieder is er wat wils.

Maar hierdoor is het moeilijk door de CRM-bomen het bos te zien. Want waarop moet je letten?

  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak voor jezelf een eisen- en prioriteitenlijst van bepaalde functies. Wat wil je dat CRM software voor jou en de klant gaat betekenen?
  • Vergelijk CRM software met elkaar. Welk pakket voldoet het beste aan jouw eisen en wensen?
  • Maak een top-3 van meest geschikte software;
  • Kijk of de software gratis is te testen.

Vooral zzp’ers hebben niet per se een uitgebreid CRM pakket nodig. Toch is het voor zzp’ers zeker van toegevoegde waarde om CRM software te hebben. CRM software bewaakt en monitort voor hen het proces van lead tot klant. Ook als zzp’er kan je al snel een relatief groot klantenbestand hebben. Waarom zou je de software niet de administratieve rompslomp weg laten nemen?

Voor het MKB ligt dat anders. De ervaring leert dat het niet kostenefficiënt is een uitgebreid systeem aan te schaffen voor bedrijven met een man of dertig á veertig aan personeel. CRM software is hier dan de beste optie. Het is efficiënt, schaalbaar, kosten relatief weinig en ondersteunen daar waar nodig. Omdat de concurrentie moordend is in de wereld van de CRM software, zullen ze er alles aan doen jou altijd het nieuwste van het nieuwste te bieden. 

CRM oplossingen op een rij

Zoals je hebt kunnen lezen, gebruiken verschillende ondernemers een andere CRM oplossing. Maar welke soort past het beste bij jouw onderneming? Lees hieronder meer over Excel, SaaS en open source software. 

Excel gebruiken?

Ben jij een startende ondernemer en gebruik je veel Excel? Je bent niet de enige. Nog maar de helft van de ondernemers maakt gebruik van software voor CRM, zo blijkt uit cijfers van het CBS.

Excel heeft als grootste voordeel dat het een goedkope CRM oplossing is. Wanneer je over Excel beschikt is het namelijk gratis.

Nu hoeven we jou natuurlijk niet te vertellen dat er betere CRM oplossingen te vinden zijn. Excel is erg foutgevoelig, omdat je namelijk de gegevens voor een groot deel handmatig invoert. Daardoor kost het ook nog eens veel extra tijd. Even een tijdje niet bijwerken, betekent dat je gegevens al erg verouderd zijn. 

Online CRM

Met een CRM online heb je software die op elk device en overal gebruikt kan worden. De beste CRM systemen maken gebruik van cloud CRM

Er zijn grofweg twee soorten online CRM software.  

Open-source CRM
Met open source CRM software kun je gebruik maken van een open bron. Hiermee wordt bedoeld dat je de software kan verkrijgen en dat je er daarna direct zelf mee aan de slag kan. Hierdoor kan je de software zelf zo maken dat het perfect past bij jouw onderneming. 

Een nadeel hiervan is dat je daarvoor de juiste persoon in huis hebt of inhuurt. Je moet namelijk goed kunnen programmeren om het systeem te kunnen gebruiken en te onderhouden. 

SaaS CRM
SaaS software is een stuk makkelijker in gebruik. Met SaaS CRM huur je een licentie bij een aanbieder. Zo heb je de beschikking over een softwarepakket die je direct kan gebruiken. Je kan altijd en overal inloggen om zo gebruik te maken van je online CRM systeem software pakket. 

Zelf hoef je geen kennis te hebben van programmeren, de leverancier zorgt ervoor dat het pakket klaar is voor gebruik. Ook zorgt de leverancier ervoor dat je systeem up-to-date blijft. 

Appwiki expert

Overzicht met CRM systemen voor het MKB?

Benieuwd welke CRM systemen er zijn? Hier vind je een compleet overzicht van de populairste CRM systemen voor het MKB. 

Bekijk overzicht

Wanneer is het handig om te kiezen voor SaaS CRM software?

Niet alleen is een online CRM systeem veelal foutloos en efficiënt, het oogt ook nog eens een stuk professioneler. Maar ook als je er zeker van wilt zijn dat je gegevens veilig zijn opgeslagen, je effectiever wil communiceren én als je tijd wil besparen, kan een online CRM systeem een oplossing zijn.

Alle voor- en nadelen van de verschillende CRM systemen op een rij:

CRM in Excel

 SaaS CRM

Open-source software

 Leverancier houdt software up-to-date  Leverancier houdt software up-to-date  Software (deels) zelf up-to-date houden
 Geen programmeerkennis nodig  Geen programmeerkennis nodig  Programmeerkennis is vereist
 Geen automatische back-ups en beveiliging Automatische back-ups en beveiliging  Geen automatische back-ups en beveiliging
 Eenvoudig in gebruik  Eenvoudig in gebruik  Afhankelijk van systeem (ontwikkeling)
 Geen extra kosten voor updates en onderhoud  Geen extra kosten voor hosting, updates en onderhoud  Extra kosten voor hosting, updates en onderhoud
 Zelf CRM opzetten  Gebruiksklaar  Lange ontwikkeltijd
 Geen support/klantenservice  Support vanuit leverancier/klantenservice  Geen support/klantenservice
 Minder flexibel  Minder flexibel  Flexibel
 Gratis (als onderdeel van MS office)  Vanaf een paar euro per maand  Gratis via open broncode, maar hogere kosten door inhuur developers
 Geen Social CRM  Social CRM  Social CRM

Social CRM?

Ben jij of is je doelgroep veel online te vinden op sociale platformen? Kijk dan eens naar social CRM. Maar wat is een social CRM? In een social CRM is de interactie met klanten via sociale media geïntegreerd.

Maar wist je ook dat uit wetenschappelijk onderzoek van Harrigan blijkt dat:
Met social media kan je de marketing een enorme boost kan geven. Door de continue interactie met klanten via online platformen, krijg je veel inzicht in wat klanten echt willen en belangrijk vinden. Zo krijg jij de ‘customer journey’ goed in beeld en weet je wat klanten op welk punt in het aankoopproces van je willen.

3. Hoe kies ik het beste CRM systeem?

Je weet dat een CRM voor jouw bedrijf een goed idee is, maar hoe kies je een systeem die past bij je bedrijf? Er zijn een aantal dingen waar je aan moet denken als je gaat kiezen. 

Bepaal je wensen

Bedenk welke functies je nodig hebt. Klinkt als een logische eerste stap vind je niet? Maar dit wordt nog wel eens vergeten! Bedenk daarom altijd eerst: 

  • Wat je doelen zijn. Wil je bijvoorbeeld een betere klantenservice behalen of je sales laten toenemen.
  • Welke processen je wil stroomlijnen. Wil je bijvoorbeeld dat afspraken met klanten niet meer vergeten worden of is het van belang alle klantgegevens altijd makkelijk bij de hand te hebben.
  • Vind je hulp en ondersteuning belangrijk? Check dan altijd of er een goede helpdesk of klantenservice beschikbaar is. 
  • Wie gaat er aan de slag met het CRM systeem? Kan straks je hele bedrijf gebruikmaken van het CRM systeem? Dan is het handig dat het systeem gebruiksvriendelijk is, zodat iedereen er direct mee aan de slag kan.

Wat zijn de CRM systeem kosten?

Tegenwoordig heb je een SaaS CRM al vanaf minder dan vijf euro per maand per gebruiker. Als je medewerkers in dienst hebt of je bedrijf groeit, heb je al een CRM vanaf een paar tientjes per maand. De kosten van een CRM systeem zijn over het algemeen afhankelijk van twee factoren: 

  • De gewenste functionaliteiten of modules 
  • Het aantal gebruikers of licenties binnen het CRM

De prijzen per aanbieder lopen sterk uiteen. Wat bijna alle aanbieders wel gemeen hebben, is het feit dat je per gebruiker betaalt. Hoe meer werknemers gebruik gaan maken van een CRM pakket, hoe meer je voor de software betaalt. Maar er is goed nieuws, veel aanbieders bieden een CRM systeem gratis aan voor een proeftijd van een aantal weken.

CRM systeem kosten

Verder bestaat de kostenstructuur van een CRM systeem vaak uit eenmalige en periodieke kosten. 

Uit onderzoek van IT selector blijkt dat veel CRM systemen bestaan uit de volgende kosten: 

Eenmalige kosten

Periodieke kosten

Implementatie Licentie per gebruiker
Advies/consultancy bij implementatie Hulp en advies
Maatwerk: voor een specifiek CRM pakket,
dat precies past bij jouw onderneming
Onderhoud van het CRM systeem

Hogere kosten CRM systeem met extra functionaliteiten? 

Het verschilt per CRM systeem van welke extra functionaliteiten je gebruik kunt maken. Sommige aanbieders vragen een meerprijs voor extra modules, bijvoorbeeld een facturatiemodule of voor een lead scoring functie. Over het algemeen is het dus zo dat extra functies niet per se voor meer kosten zorgen, maar dat extra modules de kosten vaak wel verhogen. 

Ben je vaak onderweg?

Misschien is een CRM app dan wat voor jou! Een CRM app is een eenvoudig CRM systeem, waarmee je met elke device vanaf elke locatie bij je CRM gegevens kan. Daarnaast kun je met een CRM app eenvoudig visitekaartjes scannen en de klantgegevens in je database zetten. Naast dat het handig in gebruik is, kunnen ook al je medewerkers via hun smartphone direct bij de gegevens, waar ze ook zijn. Handig, want zo is iedereen altijd goed voorbereid, wanneer ze een afspraak hebben met een klant.

Drie gouden tips voor CRM keuze

Oké, heb je allemaal op een rijtje wat je wil? Dan nog even dit.

Tip #1: Lees reviews van andere gebruikers

Over bijna alle systemen zijn echte reviews te vinden en wat is nu een betere informatiebron dan een echte gebruiker? 

Tip #2: Vergelijk diverse aanbieders

Bekijk goed welke CRM pakketten geschikt voor jou bedrijfsvorm en branche. Vergelijk vervolgens diverse aanbieders op functies, prijs en reviews met ons CRM overzicht. Je kunt zelfs je persoonlijke top drie specifiek met elkaar vergelijken door ze toe te voegen aan de vergelijk tool. Vergelijk snel alle CRM systemen en maak de beste keuze. 

Tip #3: Probeer meerdere CRM systemen gratis uit

Gratis CRM systeem? Kost dat dan geen geld? CRM systeem kosten lopen aardig uiteen, maar vaak kun je eerst een CRM systeem gratis proberen. Verschillende aanbieders hebben een gratis proefperiode of je kunt een CRM systeem gratis proberen als starter. 

Wij adviseren om minimaal drie CRM systemen uit te proberen. Zo vind je sneller het systeem dat het beste bij jou past!

Bonus tip: De top 10 CRM systemen

Om de keuze zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we een top 10 lijst met de beste CRM systemen voor je opgesteld. Zo heb je een eenvoudig overzicht welke CRM systemen het beste zijn voor jouw bedrijf. 

4. CRM software implementeren

CRM pakket geselecteerd of geïnteresseerd in de volgende stap? Dan is is het tijd voor de implementatieproces. Wist je dat uit onderzoek van CapGemini in samenwerking met EY blijkt dat zeventig procent van de implementatie trajecten niet zijn uiteindelijke doel haalt?
Zeventig procent! Daarom is het essentieel dat je goed nadenkt over hoe je het CRM systeem in jouw bedrijf gaat implementeren.

Dit wordt ook wel het CRM implementatieproces genoemd.Laten we het implementatieproces daarom stap voor stap bij langs gaan. Het stappenplan is gebaseerd op verschillende onderzoeken.

Stap 1: Kies de juiste mensen

Het is belangrijk dat je draagvlak creëert onder je medewerkers. Kies geschikte mensen die zich bezighouden met de CRM implementatie. Geschikt personeel omdat ze kennis van zaken hebben én de implementatie zelf ook tot een succes willen maken.

Stap 2: Definieer je doel

Wat wil je nu eigenlijk bereiken met CRM implementatie? Beschrijf een doel dat voldoet aan SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdsgebonden). Zo weet je zeker dat je na een tijdje ook kan meten hoe het gaat en of je het doel echt bereikt hebt.

Stap 3: Inventariseer en maak een planning

Denk na over waar jouw organisatie nu staat en waar je naartoe wil. Breng de bedrijfsprocessen in kaart waar CRM invloed op krijgt. Zo krijg je precies in beeld wat je waar moet toepassen. Zo weet je zeker dat je CRM implementatie succesvol verloopt.

Stap 4: Data overzetten

Zorg ervoor dat je alle data in het systeem zet. Als je dit nauwkeurig doet, heb je daar later profijt van want: ‘slechte input geeft ook slechte output’. Zorg er dus voor dat als je van het ene CRM systeem naar een nieuwe gaat je de data alvast opschoont. Je zult zien dat je niet alle informatie nodig hebt of dat je nu overgaat naar nieuwe CRM functionaliteiten.  

Stap 5: Test het systeem

Voordat je er echt mee aan de slag kan, is het slim om het systeem eerst te testen. Doe je dit niet, dan kan dit later veel tijd en geld kosten.​ Door een projectgroep hiervoor aan te wijzen weet je zeker dat er niets vergeten worden als je bezig gaat met je CRM strategie. Projectmanagement binnen de CRM implementatie is een slimme zet, zodat je zeker weet dat je straks je CRM beheer goed kunt inzetten. 

Stap 6: Overtuig je medewerkers

Uit onderzoek blijkt dat je CRM implementatie staat of valt met de inzet van je medewerkers. Wat kan je doen om je medewerkers te overtuigen?  

  1. Laat ze het systeem testen
  2. Gebruik gemotiveerde medewerkers om het (nut van het) systeem uit te leggen
  3. Geef goede argumenten waarom CRM implementatie noodzakelijk is
  4. Neem bepaalde belangrijke mensen mee in het beslissingsproces, hierdoor creëer je draagkracht.

Stap 7: Koppel je systeem

Heb je een ander systeem voor bijvoorbeeld projectmanagement? Koppel ze aan je CRM! Gekoppelde systemen geven je de volgende voordelen: 
#1 Gebruiksgemak. Je kan makkelijker gegevens vinden. 
#2 Tijdwinst. Je hebt de juiste gegevens snel bij de hand.

5. CRM best practices

Maar hoe haal jij het maximale uit je CRM systeem? Zodat je de voordelen CRM systeem optimaal benut voor jouw onderneming. De volgende best practices hebben wij nog even op een rijtje gezet voor jou.Als je jouw CRM systeem optimaal wil gebruiken, hebben we nog één laatste tip van onze aanbieders. De gegevens die je erin stopt, bepalen de kwaliteit die een CRM systeem oplevert.

Processen automatiseren 

Wil je sneller werken met je CRM software? Automatiseer dan je CRM software. Dit kun je heel eenvoudig doen door verschillende software pakketten met elkaar te koppelen. Zo kunnen gegevens uit je CRM systeem bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt in je factuurprogramma. Maar ook koppelen met webshop software of projectmanagement software is mogelijk.

Samenwerking in je team verbeteren

Iedereen in je organisatie kan gebruikmaken van je CRM systeem. Klantgegevens en leverancier details zijn zo voor iedereen beschikbaar. Zo heb je geen miscommunicaties. Ook kan de interne communicatie verbeterd worden door de interne communicatie functie. Zo heb je altijd inzicht in de gespreksnotities en weet je wat een collega met een klant heeft afgesproken.

Meer uit je marketing en sales halen

Zoals al eerder genoemd, is een CRM uitermate geschikt om je marketing te boosten. CRM software geeft namelijk veel gegevens, waaronder de interesses van de klant weer. Met deze gegevens kan je inschatten wanneer een klant klaar is om via de marketing over te worden gedragen aan de sales afdeling. De gegevens worden als het ware gebruikt als aanwijzingen om te zien of de klant klaar is om een aankoop te doen. Dit proces wordt ook wel lead scoring genoemd. 

6. De volgende stap: integreren van je CRM

Je weet nu alles van een CRM, maar wist je dat het ook heel eenvoudig is om je CRM systeem te koppelen aan andere software pakketten? Hoe je dit doet leggen we je ook nog uit. Zo kun jij de beste keuze maken als jij aan de slag gaat om je CRM implementatie te initiëren.

Verschillende softwareleveranciers bieden meerdere functies per pakket aan. Daarnaast kan je ook extra modules aanschaffen of andere software die je gebruikt koppelen aan je CRM systeem. 

Boekhouding

Denk hierbij bijvoorbeeld aan je boekhoudpakket. Wanneer je bezig bent met de boekhouding, zou het toch handig zijn dat je alle klantgegevens uit je CRM direct kan verwerken. Of juist de financiële status van je klanten in het CRM terug ziet.

Offerte

Je kan ook je offerte software koppelen met je CRM. Zo heb je niet alleen een overzicht welke offerte een klant heeft gekregen, maar kan je ook eenvoudig een offerte met de juiste gegevens opstellen.

Facturatie

Of als je gebruikmaakt van facturatie software is het koppelen van je CRM aan deze software uiterst handig. Zo kan je met een paar drukken op de knop een factuur voorzien van de juiste klantgegevens. 

Maar heb je wel eens gedacht aan urenregistratie software, webshop software of projectmanagement? Allemaal kunnen ze aan je CRM systeem gekoppeld worden.

Een vliegende start met een CRM pakket

Je hebt deze guide succesvol doorgelezen.Nu is het aan jou! Zorg ervoor dat je het juiste CRM systeem kiest dat bij jouw bedrijf past. dat je rekening houdt met de CRM implementatie en de zes stappen doorloopt. Start met tijd besparen en zorg voor structuur en meer klantbinding. Maak je processen slimmer, flexibeler en sneller door de verschillende CRM systemen met elkaar te vergelijken! Dit doe je door diverse aanbieders te vergelijken op prijzen, reviews en functies.

Direct CRM systemen vergelijken met de keuzehulp?

Relevante artikelen

rawpixel-658248-unsplash.jpg
29 april 2020

De beste tools om HRM vanuit huis te managen

Hrm

Om je basis HR-processen vanuit huis op orde te krijgen en houden, inspireren wij je graag met top tools om geen tijd te verliezen.

Lees meer 
17 maart 2020

Hoe CRM jouw sales een boost geeft

OfferteCrm
4 maart 2020

De administratie voor MKB: eisen en tools

AdministratieBoekhouding
2 maart 2020

Administratie bijhouden als zzp'er?

AdministratieBoekhouding

De beste CRM systemen voor:

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products