CRM systemen

Het vinden van het juiste CRM systeem is een uitdagende klus. Of toch niet? Je kunt namelijk eenvoudig het CRM systeem vinden dat bij je bedrijf. Hoe je dit doet en wat CRM voor jou kan betekenen vind je in deze handige gids.

Arjan
Arjan
Appwiki expert

Het beginpunt voor het kiezen van een CRM systeem

Appwiki maakt het kiezen van een CRM systeem eenvoudig. Hier brengen we alle informatie en inzichten op het gebied van CRM. Denk aan vragen als waarom en wanneer gebruik je een CRM systeem, maar ook hoe je uiteindelijk het beste CRM systeem voor je bedrijf vindt.

Wil je meer weten over CRM? Wij helpen je op weg.

1. Wat is een CRM systeem?

De afkorting CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. Een veel gebruikte CRM definitie is: 

CRM is een werkwijze en ook een technologie waarbij klantgegevens worden geanalyseerd om de zakelijke relatie met klanten te verbeteren, met als doel om hen aan het bedrijf of organisatie te binden om zo de winst te vergroten.

Maar wat voegt een CRM systeem toe aan jouw organisatie? Lees snel verder en kom daar achter.

Wat is een CRM en wat doet het?

Een CRM systeem is een deels geautomatiseerde manier van klantrelatiebeheer. Zo houd je met een goed CRM pakket automatisch alle klantgegevens bij.

CRM systemen hebben twee fundamentele taken: 

  1. Centraliseren van klantgegevens
  2. Automatiseren van klantgerichte processen

Alle klantgegevens staan opgeslagen in één systeem, als je dus contact hebt met een klant heb je snel alle informatie bij de hand. 

Wist je dat het gemiddeld vijf keer zo veel geld kost om een nieuwe klant te vinden als een bestaande klant te houden? Vijf keer zoveel!

Daarom is het uiterst belangrijk dat je een goed CRM systeem hebt. Hiermee zorg je voor goed klantcontact en houd je de klant tevreden. Met het beste CRM systeem is je relatiebeheer altijd tot in de puntjes verzorgd. 

Kortom, een CRM systeem zorgt voor:

  • Verbeterde klantrelaties
  • Het beter inspelen op klantbehoeften
  • Meer winst
  • Een win-win situatie voor jou en je klanten!

Dat wil jij toch ook? 

Losse tools of één systeem?

Als het gaat om klantenbeheer kan je kiezen voor losse tools, maar een eenvoudig CRM systeem is veel handiger! Met CRM software combineer je alles in één systeem. Zodat je, waar je ook bent, op de hoogte bent van details van klanten, leveranciers en werknemers.   

Wist jij dat meer dan zestig procent van de ondernemers behoefte heeft aan persoonlijk contact?

Reden genoeg dus om de klant persoonlijk aan te spreken!

Is een CRM niet alleen voor grote bedrijven?

Vaak maken grote bedrijven gebruik van een CRM pakket omdat het overzicht biedt in de vele klantrelaties. Dat neemt niet weg dat het ook een slimme zet is om als klein bedrijf te investeren in een CRM systeem. Want ook als je klantenkring wat kleiner is, heeft een CRM systeem veel te bieden.

Aan welke functies moet je dan denken?

Dit vind je vaak terug in de beste CRM software: 

Maar wist je ook dat je ook gebruik kan maken van een online CRM systeem wanneer je de marketing van je onderneming doet? Een CRM ondersteunt de marketing doordat alle klantgegevens centraal zijn opgeslagen. Met al deze gegevens kun je eenvoudig marketingcampagnes en klantgegevens analyseren.

Meer weten over CRM marketing? Lees dan ons blog over wat een CRM systeem voor je marketing kan betekenen

Wat zijn voordelen CRM systeem volgens ondernemers?

Wat levert een CRM systeem concreet op? Uit onderzoek van MKB servicedesk blijkt dat veel ondernemers aangeven dat een CRM systeem zorgt voor twee belangrijke verbeteringen in hun onderneming:

  • Efficiëntie: Met een alles-in-1 systeem sluiten verschillende bedrijfsprocessen goed op elkaar aan. Zo kun je bijvoorbeeld sales, HRM en facturatie optimaliseren. Dit scheelt tijd én geld. 
  • Klantgerichte bedrijfsvoering: Na invoering van een goed CRM systeem zijn werknemers met elkaar en de klant verbonden en zijn alle gegevens beschikbaar voor iedereen. Zo zorg je voor de optimale service naar de klant.

Wist je dat je zelf gemakkelijk kan bijdragen aan het succes van het CRM systeem in jouw organisatie? Namelijk, hoe meer gegevens je er in zet, hoe meer je uit je CRM kan halen.

Wanneer heb je CRM software nodig?

Herken je het volgende? Je bent onderweg naar een van de laatste klanten van de dag, maar je weet zo snel niet meer met wie je precies een afspraak hebt en wat je echt niet moest vergeten in het gesprek. 

Veel ondernemers vergeten wel eens belangrijke klantgegevens. Maar wist je ook dat hier een heel simpele oplossing voor is? Je raadt het vast al, dé oplossing voor problemen zoals deze is een goed geïntegreerd CRM systeem. 

Maar er zijn meer tekenen waar je aan kan zien dat het echt tijd is om over te stappen op een goed CRM systeem: 

  • Je sales loopt net niet helemaal lekker
  • Je hebt verschillende systemen voor verschillende afdelingen en projecten
  • Je verliest overzicht 
  • Je wil graag een omnichannel strategie toepassen
  • Je wil graag verschillende processen samenvoegen zoals facturatie, projectmanagement, uren, klantenservice en kassasystemen
  • Je wil graag verder groeien met je bedrijf

Al deze punten wijzen erop dat je organisatie meer overzicht nodig heeft op het gebied van klant- en leveranciersgegevens. Een eenvoudig CRM systeem kan dit voor jou voor elkaar krijgen. Nu je weet wanneer je een CRM nodig hebt, laten we verder kijken naar welk CRM systeem goed bij jouw onderneming zou passen.

2. Welke CRM oplossing past bij mij?

Wil je een CRM voor zzp, CRM systeem MKB of speciaal een CRM voor jouw BV? Verschillende software systemen bieden een speciale CRM voor het type bedrijf. Benieuwd welk CRM systeem het beste bij jouw onderneming past? Lees dan de verhalen van andere ondernemers.

CRM oplossingen op een rij

Zoals je hebt kunnen lezen, gebruiken verschillende ondernemers een andere CRM oplossing. Maar welke soort past het beste bij jouw onderneming? Lees hieronder meer over Excel, SaaS en open source software

Excel gebruiken?

Ben jij een startende ondernemer en gebruik je veel Excel? Je bent niet de enige. Nog maar de helft van de ondernemers maakt gebruik van software voor CRM, zo blijkt uit cijfers van het CBS.

Excel heeft als grootste voordeel dat het een goedkope CRM oplossing is. Wanneer je over Excel beschikt is het namelijk gratis.

Nu hoeven we jou natuurlijk niet te vertellen dat er betere CRM oplossingen te vinden zijn. Excel is erg foutgevoelig, omdat je namelijk de gegevens voor een groot deel handmatig invoert. Daardoor kost het ook nog eens veel extra tijd.

Online CRM

Met een CRM online heb je software die op elk device en overal gebruikt kan worden. De beste CRM systemen maken gebruik van cloud CRM

Er zijn grofweg twee soorten online CRM software:  

  • Open-source CRM:
    Met open source CRM software kun je gebruik maken van een open bron. Hiermee wordt bedoeld dat je de software kan verkrijgen en dat je er daarna direct zelf mee aan de slag kan. Hierdoor kan je de software zelf zo maken dat het perfect past bij jouw onderneming. Een nadeel hiervan is dat je daarvoor de juiste persoon in huis hebt of inhuurt. Je moet namelijk goed kunnen programmeren om het systeem te kunnen gebruiken en te onderhouden. 
  • SaaS CRM:
    SaaS software is een stuk makkelijker in gebruik. Met SaaS CRM huur je een licentie bij een aanbieder. Zo heb je de beschikking over een software pakket die je direct kan gebruiken. Je kan altijd en overal inloggen om zo gebruik te maken van je online software pakket. Zelf hoef je geen kennis te hebben van programmeren, de leverancier zorgt ervoor dat het pakket klaar is voor gebuikt. Ook zorgt de leverancier ervoor dat je systeem up-to-date blijft. 

 

Wanneer is het handig om te kiezen voor SaaS CRM software?

Niet alleen is een online CRM systeem veelal foutloos en efficiënt, het oogt ook nog eens een stuk professioneler. Maar ook als je er zeker van wilt zijn dat je gegevens veilig zijn opgeslagen, je effectiever wil communiceren én als je tijd wil besparen, kan een online CRM systeem een oplossing zijn.

Jacqueline
Jacqueline
Appwiki expert

Eenvoudig de beste CRM software kiezen?

Bekijk het overzicht met alle CRM software aanbieders. Maak eenvoudig een voorselectie door je wensen aan te geven. Vergelijk de aanbieders vervolgens op prijs, functies en reviews. Wat CRM kan betekenen voor jouw business? Check dan ons artikel hoe je sales boost met CRM.

Bekijk alle aanbieders Boost sales met CRM

Alle voor- en nadelen op een rij:

CRM in Excel

 SaaS CRM

Open-source software

 Leverancier houdt software up-to-date  Leverancier houdt software up-to-date  Software (deels) zelf up-to-date houden
 Geen programmeerkennis nodig  Geen programmeerkennis nodig  Programmeerkennis is vereist
 Geen automatische back-ups en beveiliging Automatische back-ups en beveiliging  Geen automatische back-ups en beveiliging
 Eenvoudig in gebruik  Eenvoudig in gebruik  Afhankelijk van systeem (ontwikkeling)
 Geen extra kosten voor updates en onderhoud  Geen extra kosten voor hosting, updates en onderhoud  Extra kosten voor hosting, updates en onderhoud
 Zelf CRM opzetten  Gebruiksklaar  Lange ontwikkeltijd
 Geen support/klantenservice  Support vanuit leverancier/klantenservice  Geen support/klantenservice
 Minder flexibel  Minder flexibel  Flexibel
 Gratis (als onderdeel van MS office)  Vanaf een paar euro per maand  Gratis via open broncode, maar hogere kosten door inhuur developers
 Geen Social CRM  Social CRM  Social CRM

 

Social CRM?

Ben jij of is je doelgroep veel online te vinden op sociale platformen? Kijk dan eens naar social CRM. Maar wat is een social CRM? In een social CRM is de interactie met klanten via sociale media geïntegreerd.

Maar wist je ook dat uit wetenschappelijk onderzoek van Harrigan blijkt dat:

Met social media kan je de marketing een enorme boost kan geven. Door de continue interactie met klanten via online platformen, krijg je veel inzicht in wat klanten echt willen en belangrijk vinden. Zo krijg jij de ‘customer journey’ goed in beeld en weet je wat klanten op welk punt in het aankoopproces van je willen.

3. Hoe kies ik het beste CRM systeem?

Je weet dat een CRM voor jouw bedrijf een goed idee is, maar hoe kies je een systeem die past bij je bedrijf? Er zijn een aantal dingen waar je aan moet denken als je gaat kiezen. Bekijk de onderstaande video waarin we kort vertellen hoe je dit doet. Meer weten? Lees dan verder. 

Bepaal je wensen

Wat moet je echt niet vergeten:

  • Bedenk welke functies je nodig hebt. Klinkt als een logische eerste stap vind je niet? Maar dit wordt nog wel eens vergeten! Bedenk daarom altijd eerst: 
    • Wat je doelen zijn. Wil je bijvoorbeeld een betere klantenservice behalen of je sales laten toenemen.
    • Welke processen je wil stroomlijnen. Wil je bijvoorbeeld dat afspraken met klanten niet meer vergeten worden of is het van belang alle klantgegevens altijd makkelijk bij de hand te hebben.
       
  • Vind je hulp en ondersteuning belangrijk? Check dan altijd of er een goede helpdesk of klantenservice beschikbaar is. 
     
  • Wie gaat er aan de slag met het CRM systeem? Kan straks je hele bedrijf gebruikmaken van het CRM systeem? Dan is het handig dat het systeem gebruiksvriendelijk is, zodat iedereen er direct mee aan de slag kan.

Hulp nodig bij het kiezen van een CRM systeem?

Plan dan een gratis adviesgesprek. In het gesprek vertel je ons over je bedrijf, inventariseren we jouw wensen en ontvang je binnen vijftien minuten een persoonlijke top 3.

    Kosten CRM systeem? Gratis CRM systeem proberen!

    Het is natuurlijk ook belangrijk om te weten wat de kosten zijn van een CRM pakket. Tegenwoordig heb je een SaaS CRM al vanaf minder dan vijf euro per maand per gebruiker. Ook als je medewerkers in dienst hebt of je bedrijf groeit, heb je al een CRM vanaf een paar euro per maand.

    De prijzen per aanbieder lopen sterk uiteen. Wat bijna alle aanbieders wel gemeen hebben, is het feit dat je per gebruiker betaalt. Hoe meer werknemers gebruik gaan maken van een CRM pakket, hoe meer je voor de software betaalt. Maar er is goed nieuws, veel aanbieders bieden een CRM systeem gratis aan voor een proeftijd van een aantal weken.   

    Verder bestaat de kostenstructuur van een CRM pakket vaak uit eenmalige en periodieke kosten. Uit onderzoek van IT sector blijkt dat veel CRM systemen bestaan uit de volgende kosten: 

    Eenmalige kosten

    Periodieke kosten

    Implementatie Licentie per gebruiker
    Advies/consultancy bij implementatie Hulp en advies
    Maatwerk: voor een specifiek CRM pakket,
    dat precies past bij jouw onderneming
    Onderhoud van het CRM systeem

     

    Hogere kosten CRM systeem met extra functionaliteiten? 

    Het verschilt per CRM systeem van welke extra functionaliteiten je gebruik kunt maken. Sommige aanbieders vragen een meerprijs voor extra modules, bijvoorbeeld een facturatiemodule of lead scoring. Over het algemeen is het dus zo dat extra functies niet per se voor meer kosten zorgen, maar dat extra modules de kosten vaak wel verhogen. 

    Ben je vaak onderweg?

    Misschien is een CRM app dan wat voor jou! Een CRM app is een eenvoudig CRM systeem, waarmee je met elke device vanaf elke locatie bij je CRM gegevens kan. Daarnaast kun je met een CRM app eenvoudig visitekaartjes scannen en de klantgegevens in je database zetten. Naast dat het handig in gebruik is, kunnen ook al je medewerkers via hun smartphone direct bij de gegevens, waar ze ook zijn. Handig, want zo is iedereen altijd goed voorbereid, wanneer ze een afspraak hebben met een klant.

    Bekijk hier alle CRM pakketten met een mobiele app

    Wil je eerst meer weten over CRM apps? Bekijk dan de onderstaande video!

    Drie gouden tips voor CRM keuze

    Oké, heb je allemaal op een rijtje wat je wil? Dan nog even dit.

    Tip #1: Lees reviews van andere gebruikers

    Over bijna alle systemen zijn echte reviews te vinden en wat is nu een betere informatiebron dan een echte gebruiker? 

    Tip #2: Vergelijk diverse aanbieders

    Bekijk goed welke CRM pakketten geschikt voor jou bedrijfsvorm en branche. Vergelijk vervolgens diverse aanbieders op functies, prijs en reviews met ons CRM overzicht. Je kunt zelfs je persoonlijke top 3 specifiek met elkaar vergelijken door ze toe te voegen aan de vergelijk tool.

    Vergelijk alle CRM aanbieders

    Tip #3: Probeer meerdere CRM systemen gratis uit

    Gratis CRM systeem? Kost dat dan geen geld? CRM systeem kosten lopen aardig uiteen, maar vaak kun je eerst een CRM systeem gratis proberen. Verschillende aanbieders hebben een gratis proefperiode of je kunt een CRM systeem gratis proberen als starter. Wij adviseren om minimaal 3 CRM systemen uit te proberen. Zo vind je sneller het systeem dat het beste bij jou past!

      4. CRM software implementeren

      CRM pakket geselecteerd of geïnteresseerd in de volgende stap? Dan is is het tijd voor de implementatieproces.

      Wist je dat uit onderzoek van CapGemini in samenwerking met EY blijkt dat zeventig procent van de implementatie trajecten niet zijn uiteindelijke doel haalt?

      Zeventig procent! Daarom is het essentieel dat je goed nadenkt over hoe je het CRM systeem in jouw bedrijf gaat implementeren.

      Het CRM implementatieproces

      Laten we het implementatieproces daarom stap voor stap bij langs gaan. Het stappenplan is gebaseerd op verschillende onderzoeken.

      Stap 1: Kies de juiste mensen

      Het is belangrijk dat je draagvlak creëert onder je medewerkers. Kies geschikte mensen die zich bezighouden met de implementatie. Geschikt personeel omdat ze kennis van zaken hebben én de implementatie zelf ook tot een succes willen maken.

      Stap 2: Definieer je doel

      Wat wil je nu eigenlijk bereiken met CRM implementatie? Beschrijf een doel dat voldoet aan SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdsgebonden). Zo weet je zeker dat je na een tijdje ook kan meten hoe het gaat en of je het doel echt bereikt hebt.

      Stap 3: Inventariseer en maak een planning

      Denk na over waar jouw organisatie nu staat en waar je naartoe wil. Breng de bedrijfsprocessen in kaart waar CRM invloed op krijgt. Zo krijg je precies in beeld wat je waar moet toepassen.

      Stap 4: Data overzetten

      Zorg ervoor dat je alle data in het systeem zet. Als je dit nauwkeurig doet, heb je daar later profijt van want: ‘slechte input geeft ook slechte output’.

      Stap 5: Test het systeem

      Voordat je er echt mee aan de slag kan, is het slim om het systeem eerst te testen. Doe je dit niet, dan kan dit later veel tijd en geld kosten.​

      Stap 6: Overtuig je medewerkers

      Uit onderzoek blijkt dat je CRM implementatie staat of valt met de inzet van je medewerkers. Wat kan je doen om je medewerkers te overtuigen?  1. Laat ze het systeem testen.  2. Gebruik gemotiveerde medewerkers om het (nut van het) systeem uit te leggen. 3. Geef goede argumenten waarom implementatie noodzakelijk is.

      Stap 7: Koppel je systeem

      Heb je een ander systeem voor bijvoorbeeld projectmanagement? Koppel ze aan je CRM! Gekoppelde systemen geven je de volgende voordelen: #1 Gebruiksgemak. Je kan makkelijker gegevens vinden.  #2 Tijdwinst. Je hebt de juiste gegevens snel bij de hand.

      5. CRM best practices

      Maar hoe haal jij het maximale uit je CRM systeem? Zodat je de voordelen CRM systeem optimaal benut voor jouw onderneming. De volgende best practices hebben wij nog even op een rijtje gezet voor jou.

      Optimaal CRM systeem

      Als je jouw CRM systeem optimaal wil gebruiken, hebben we nog één laatste tip van onze aanbieders. De gegevens die je erin stopt, bepalen de kwaliteit die een CRM systeem oplevert.

      Processen automatiseren 

      Wil je sneller werken met je CRM software? Automatiseer dan je CRM software. Dit kun je heel eenvoudig doen door verschillende software pakketten met elkaar te koppelen. Zo kunnen gegevens uit je CRM systeem bijvoorbeeld automatisch worden verwerkt in je factuurprogramma. Maar ook koppelen met webshop software of projectmanagement software is mogelijk.

      Samenwerking in je team verbeteren

      Iedereen in je organisatie kan gebruikmaken van je CRM systeem. Klantgegevens en leverancier details zijn zo voor iedereen beschikbaar. Zo heb je geen miscommunicaties. Ook kan de interne communicatie verbeterd worden door de interne communicatie functie. Zo heb je altijd inzicht in de gespreksnotities en weet je wat een collega met een klant heeft afgesproken.

      Meer uit je marketing en sales halen

      Zoals al eerder genoemd, is een CRM uitermate geschikt om je marketing te boosten. CRM software geeft namelijk veel gegevens, waaronder de interesses van de klant weer. Met deze gegevens kan je inschatten wanneer een klant klaar is om via de marketing over te worden gedragen aan de sales afdeling. De gegevens worden als het ware gebruikt als aanwijzingen om te zien of de klant klaar is om een aankoop te doen. Dit proces wordt ook wel lead scoring genoemd. 

      6. De volgende stap

      Je weet nu alles van een CRM, maar wist je dat het ook heel eenvoudig is om je CRM systeem te koppelen aan andere software pakketten? Hoe doe je dit?

      Het CRM systeem integreren met andere processen

      Verschillende softwareleveranciers bieden meerdere functies per pakket aan. Daarnaast kan je ook extra modules aanschaffen of andere software die je gebruikt koppelen aan je CRM systeem. 

      Boekhouding

      Denk hierbij bijvoorbeeld aan je boekhoudpakket. Wanneer je bezig bent met de boekhouding, zou het toch handig zijn dat je alle klantgegevens uit je CRM direct kan verwerken. Of juist de financiele status van je klanten in het CRM terug ziet.

      Offerte

      Je kan ook je offerte software koppelen met je CRM. Zo heb je niet alleen een overzicht welke offerte een klant heeft gekregen, maar kan je ook eenvoudig een offerte met de juiste gegevens opstellen.

      Facturatie

      Of als je gebruikmaakt van facturatie software is het koppelen van je CRM aan deze software uiterst handig. Zo kan je met een paar drukken op de knop een factuur voorzien van de juiste klantgegevens. 

      Maar heb je wel eens gedacht aan urenregistratie software, webshop software of projectmanagement? Allemaal kunnen ze aan je CRM systeem gekoppeld worden.

      Een vliegende start met een CRM pakket

      Nu is het aan jou! Je hebt deze guide succesvol doorgelezen. Dus start met tijd besparen met een CRM systeem en maak je processen slimmer, flxibeler en sneller! 

      Hulp nodig bij het kiezen van een CRM systeem?

      Plan dan een gratis adviesgesprek. In het gesprek vertel je ons over je bedrijf, inventariseren we jouw wensen en ontvang je binnen vijftien minuten een persoonlijke top 3.

      Relevante artikelen

      rawpixel-423658-unsplash.jpg
      6 augustus 2018

      CRM: van definitie tot implementatie

      Crm systeem

      CRM van definitie tot implementatie Eigenlijk kan geen enkel bedrijf zonder CRM (Customer Relations Management). CRM zorgt er namelijk voor dat de relatie met de klant wordt behouden en versterkt. Wa...

      Lees meer 

      Dit is Appwiki

      Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

      Appwiki werkt voor jou

      Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

      En zo werkt Appwiki

      We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

      Products