Facturatiesysteem vergelijken

Wat zijn de voordelen van facturatie software?

Een online facturatiesysteem (of facturatie software) is software waarmee je offertes en facturen kunt maken, versturen en beheren via internet. Voor veel ondernemers is factureren niet de leukste klus, maar het moet wel gebeuren om je inkomen binnen te krijgen. Met een online facturatiepakket digitaliseer je alles wat met je facturatie te maken heeft. Het programma automatiseert zoveel mogelijk taken rond het maken en versturen van facturen – van het genereren van factuurnummers tot het bijhouden van openstaande betalingen. Hierdoor heb je altijd inzicht in welke facturen je verstuurd en betaald hebt, zonder handmatig lijstjes bij te hoeven houden.

Met een online facturatiesysteem kun je snel een professionele factuur maken. Je hebt vaak de beschikking over handige sjablonen (templates) waarin je alleen nog de variabelen hoeft in te vullen. Logo en huisstijlkleuren kun je éénmalig instellen, zodat elke factuur er netjes en consistent uitziet. Dit zorgt voor een professionele uitstraling richting je klanten​.

Daarnaast biedt goede facturatiesoftware allerlei voordelen en functies die je met Word of Excel niet hebt:

• Tijdbesparing en minder fouten: Routinewerk zoals berekeningen en factuurnummering gebeurt automatisch. Zo hoef jij alleen nog de gegevens in te voeren en maakt de software geen rekenfouten. Minder handmatig werk betekent minder kans op fouten in je facturen​. Bovendien ben je met een factuurprogramma gemiddeld tweemaal zo snel klaar met je facturen als met een spreadsheet, bleek uit tests​. 
• Sneller betaald krijgen: Een factuurprogramma helpt je niet alleen bij het maken van facturen, maar ook bij het innen ervan. Je kunt vaak een betaallink (bijv. via iDeal of Paypal) toevoegen aan je digitale factuur, zodat klanten direct online kunnen betalen. Dat verlaagt de drempel voor de klant. Het gevolg is dat rekeningen doorgaans sneller voldaan worden. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat facturen via online software gemiddeld aanzienlijk sneller betaald worden dan traditionele facturen​. Ook kun je instellen dat het systeem automatische betalingsherinneringen stuurt zodra een factuur overtijd is, zodat je daar niet meer achteraan hoeft​. Dit alles zorgt ervoor dat je cashflow verbetert.
• Altijd overzicht en alles klaar voor de boekhouding: In het dashboard van je facturatiesysteem zie je precies welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan. Veel pakketten kunnen bovendien rapportages en overzichten genereren, bijvoorbeeld van je omzet per maand of kwartaal. Alle factuurgegevens staan centraal, wat het ook makkelijk maakt om je btw-aangifte of jaarafsluiting voor te bereiden. Als je de facturatie koppelt met je boekhoudpakket, worden verzonden facturen automatisch in de boekhouding verwerkt​. Hierdoor hoef je gegevens niet dubbel in te voeren en heb je op elk moment een actueel beeld van je financiën​.
• Flexibel en schaalbaar: Online facturatie software groeit met je bedrijf mee. Of je nu enkele facturen per maand verstuurt of honderden, de meeste systemen kunnen dat prima aan. Je kunt vaak facturen genereren op de manier die jij wilt: direct vanuit een gemaakte offerte, op basis van geregistreerde uren, of terugkerend voor abonnementen​. Heb je buitenlandse klanten? Dan is factureren in andere valuta meestal geen probleem – veel tools ondersteunen meerdere munteenheden en houden rekening met wisselkoersen​. Zo kun je internationaal net zo makkelijk factureren als nationaal. En dankzij de cloud heb je vanaf elke locatie toegang, eventueel via een app, dus je bent niet gebonden aan één computer of kantoor.

Kortom, een online factuurprogramma bespaart tijd, voorkomt fouten én geeft je rust en overzicht. Alles staat netjes klaar voor je belastingaangiftes, wat je elk kwartaal een hoop stress scheelt en je meer controle geeft​. Daarnaast bieden veel online facturatiesystemen extra’s zoals een mobiele app​, zodat je zelfs onderweg je facturen kunt beheren.

Benieuwd hoe jij nóg meer tijd kunt besparen op je facturatie? Veel softwareleveranciers hebben een korte demo-video of proefaccount beschikbaar waarmee je in een paar minuten ziet hoe het werkt. Zo ontdek je snel welke voordelen het jou oplevert.

Wat kost facturatiesoftware?

Bij het kiezen voor online facturatie heb je grofweg de keuze uit betaalde en gratis facturatie software. Er zijn enkele gratis factuurprogramma’s of open-source oplossingen op de markt. Deze zijn vaak prima voor zeer kleine bedrijven of startende ondernemers met minimale eisen. Denk bijvoorbeeld aan gratis tools waarbij je een beperkt aantal facturen per maand kunt maken, of waarbij bepaalde geavanceerde functies ontbreken. Gratis software heeft als voordeel dat je geen kosten hebt, maar houd er rekening mee dat de mogelijkheden beperkter kunnen zijn.

De meeste professionele facturatiesystemen werken op basis van een betaald abonnement. Je betaalt dan een vast bedrag per maand (of jaar) voor het gebruik van de software. De prijs kan variëren afhankelijk van het pakket dat je kiest. Vaak bieden leveranciers meerdere abonnementsvormen: een basispakket met de kernfunctionaliteit en duurdere pakketten met extra opties. Zo’n betaald facturatiesysteem heeft vaak meer functionaliteiten, zoals een automatische bankkoppeling, integratie met andere software (boekhouding, CRM), offerte- en voorraadbeheer, een factuur-app, et cetera​. Ook heb je bij betaalde pakketten meestal recht op updates, support en veilige data-opslag.

Wanneer je voor een betaald systeem kiest, sluit je doorgaans een abonnement af en betaal je periodiek (maandelijks of jaarlijks). Deze kosten kun je zakelijk opvoeren als bedrijfskosten, waardoor ze aftrekbaar zijn voor de belasting. Bovendien levert factureren met een goed systeem je vaak ook weer geld op: klanten betalen doorgaans sneller en je bespaart uren aan administratief werk, tijd die je weer productief kunt besteden. Zo verdient de investering in een facturatiesysteem zichzelf vaak terug en is het de kosten dubbel en dwars waard​.

Pro tip: Twijfel je tussen een paar tools? Veel aanbieders van facturatiesoftware kun je eerst gratis uitproberen middels een proefperiode. Vaak duurt zo’n gratis proef 14 tot 30 dagen​. Sommige software heeft zelfs een onbeperkte gratis versie met beperkte functies. Maak gebruik van die mogelijkheid om te testen of het pakket aan jouw verwachtingen voldoet. Je gaat dan pas betalen zodra je zeker weet dat het bevalt. Zo betaal je alleen voor een systeem waar je echt tevreden over bent.

Welk factuurprogramma past bij mijn bedrijf?

Facturatie is voor vrijwel iedere onderneming verplicht zodra je goederen of diensten levert aan een andere onderneming, stichting of vereniging. Vrijwel elke ondernemer heeft dus een vorm van facturatiesoftware nodig, maar welk factuurprogramma het beste bij jou past, hangt af van je situatie. Appwiki helpt je graag om het juiste facturatiesysteem voor jouw bedrijf te vinden. Breng daarom eerst je wensen en eisen in kaart om een goede keuze te kunnen maken.

Waar moet je op letten bij het kiezen van facturatiesoftware? 

Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij:

• Functionaliteiten: Bedenk vooraf welke functies je écht nodig hebt in een facturatieprogramma. Wil je bijvoorbeeld automatische betaalherinneringen kunnen versturen? Moet je offertes kunnen omzetten naar facturen of periodieke facturen kunnen instellen? Vind je het belangrijk dat er een mobiele app is, of dat je met meerdere gebruikers in het systeem kunt? Maak een lijst van functies die voor jou niet mogen ontbreken​. Zo kun je straks gericht vergelijken. Heb je geen idee waar je moet beginnen? Veel aanbieders tonen op hun website een overzicht van alle functies – loop die lijst eens door en markeer wat relevant is voor jouw bedrijf.
• Integraties: Gebruik je naast facturatie nog andere software in je bedrijfsvoering? Denk aan een boekhoudprogramma, een webshop-platform of een urenregistratietool. Controleer of het factuurprogramma dat je op het oog hebt kan koppelen met deze systemen​. Een koppeling tussen je facturatie- en boekhoudsoftware is bijvoorbeeld erg nuttig: verzonden facturen worden dan automatisch in de boekhouding geboekt, en eventueel kunnen betalingen teruggekoppeld worden. Ook integraties met betaalproviders (voor iDeal-betalingen bijvoorbeeld) of met je CRM-systeem kunnen belangrijk zijn. Als alles goed samenwerkt, scheelt dat jou weer tijd en dubbel werk.
• Gebruiksgemak & support: Hoe gebruiksvriendelijk is de software? Ga na of jij zelf de belangrijkste gebruiker zult zijn of dat bijvoorbeeld je boekhouder er voornamelijk mee werkt​. Als je zelf weinig administratieve kennis hebt, kies dan een programma dat intuïtief en niet te ingewikkeld is. Hoe meer functies een softwarepakket heeft, hoe ingewikkelder het soms kan worden in de bediening​. Je wilt voorkomen dat je tijd verliest omdat de tool te complex is of dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Kies dus een factuurprogramma dat aansluit bij jouw vaardigheden en behoeften (en die van je team, als meerdere mensen ermee werken)​. Lees bijvoorbeeld reviews om te zien wat anderen zeggen over het gebruiksgemak. Let ook op de beschikbaarheid van klantenservice of ondersteuning: is er een helpdesk die je kunt bellen of mailen bij vragen? Is er een uitgebreide handleiding of kennisbank? Een goede ondersteuning kan je veel frustratie besparen als je ergens niet uitkomt.
• Schaalbaarheid: Houd rekening met de omvang en groei van je onderneming. Een freelance ZZP’er met een handvol facturen per maand heeft andere eisen dan een MKB-bedrijf met honderden facturen en meerdere medewerkers die toegang nodig hebben. Sommige facturatiesoftware is vooral geschikt voor eenvoudige administraties met één gebruiker, andere pakketten richten zich op complexere organisaties. Heb je genoeg aan een simpel facturatiesysteem voor een paar facturen per maand, of heb je functies nodig als multi-user, meertalig factureren of beheer van meerdere bedrijfsentiteiten? Wees hier eerlijk over. Kies software die aansluit bij de complexiteit van jouw bedrijf en het aantal transacties. Voor een kleine eenmanszaak volstaat een simpel facturatie systeem, maar voor een complexer bedrijf met meerdere administraties of internationale klanten is een uitgebreider pakket geschikter​. Ook het aantal facturen per jaar en het aantal gebruikers/licenties kunnen bepalend zijn voor je keuze​. Zorg dat het pakket dat je kiest deze aantallen aankan en eventueel met je mee kan groeien.
• Budget: Last but not least, kijk naar je budget. Prijzen van facturatiesoftware lopen flink uiteen​. Er zijn gratis oplossingen, software voor een paar euro per maand, maar ook high-end systemen die tientallen euro’s per maand kosten. Bepaal wat je maximaal wilt uitgeven, maar kijk ook naar de prijs-kwaliteitverhouding. Het goedkoopste pakket is niet altijd voldoende voor jouw behoeften, terwijl het duurste pakket functies kan bevatten die je nooit gebruikt. Probeer een balans te vinden. Let ook op eventuele bijkomende kosten: moet je extra betalen voor gebruikers, voor bepaalde integraties, of voor modules zoals offertes of herinneringen? Transparantie is belangrijk​. Je wilt niet later voor verrassingen komen te staan dat je ineens moet upgraden omdat je tegen een limiet aanloopt. Veel software aanbieders vermelden duidelijk op hun site wat inbegrepen is per pakket en wat extra kost – lees dit dus goed door​. En onthoud: een iets duurder pakket dat je veel tijd bespaart en beter bij je past, kan uiteindelijk goedkoper uitpakken dan een goedkoper pakket waarin je ontbrekende functies moet omzeilen.

Heb je duidelijk welke eisen je stelt en welke punten voor jou het belangrijkst zijn? Dan is het tijd om de verschillende aanbieders van facturatiesoftware te vergelijken. Op Appwiki kun je eenvoudig alle populaire factuursystemen vergelijken op prijs, reviews en functionaliteiten. Vul linksboven je criteria in of gebruik onze keuzehulp om een persoonlijke top 3 samen te stellen. De Appwiki vergelijker toont direct welke software aan jouw wensen voldoet. Zo kun je overzichtelijk afwegen welk factuurprogramma voor jou het beste is.

Ben je er bijna uit maar twijfel je nog tussen twee of drie opties? Maak dan gebruik van de gratis proefperiodes: probeer de tools zelf uit in de praktijk. Zo ervaar je welke het prettigst werkt. Vergelijk nu de facturatie software en ontdek welk programma het beste aansluit op jouw bedrijf. Succes met het vinden van jouw ideale facturatiesysteem – en veel efficiënter factureren gewenst!