Een planning maken? Welke tool ga je gebruiken?

Een planning maken in Excel is een veelgebruikte manier om onze drukke levens en overvolle agenda’s te ordenen. Iedereen kent het wel: je denkt dat je alles op een rijtje hebt totdat er onverwachts iets tussendoor komt en je planning weer in de war wordt geschopt. Een Excel planning maken helpt bij het krijgen van een overzicht van alle taken en werkzaamheden binnen je bedrijf. Een tijdsplanning maken in Excel kan dus eenvoudig zijn. Bovendien is Excel online gratis te gebruiken, met de webversie van Office.

Het zorgt uiteindelijk voor meer efficiëntie en dus tijdsbesparing. Laten dat nu net de belangrijke doelen zijn voor elk bedrijf. In Excel kun je in de basis een hele goede planning maken. Let er wel op dat Excel geen planning tool is en dus niet alles kan wat de planningsprogramma tool wel kan. Wil je meerdere planningen op elkaar mappen? Heb je met veel personen tegelijk te maken? Bedenk dan dat Excel niet zo goed kan werken en je misschien beter gebruik kunt maken van een echt planningsprogramma. Deze programma's zorgen voor een nog beter overzicht en je ziet eenvoudig wie welke afspraken heeft. 

Voordelen planning maken in Excel

Excel gebruiken om een planning te maken is tegenwoordig een goed alternatief op het ouderwetse pen en papier. Gratis planning maken in Excel (of de online versie Google Spreadsheets) is één van de voordelen die Excel met zich meebrengt. Het eindresultaat is een duidelijk overzicht van alle taken en werkzaamheden binnen je bedrijf.

Hierdoor is pen en papier vrijwel overbodig. Doordat Excel planning templates bevat, is het gebruik ook zonder veel kennis van de tool zeker goed te doen. Het maken van een planning in Excel kan worden verstaan in de breedste zin van het woord. Hieronder valt dus het maken van een bouwplanning, tijdsplanning of een personeelsplanning. Ook een jaarplanning maken in Excel hoort erbij. Het fijne hiervan is dat Excel helemaal gratis te gebruiken is en vooral kleinere bedrijven hiermee een prima tijdsplanning kunnen maken. Meer geavanceerde projecten hebben vaak wel echte planningssoftware nodig. 

Laten we eens naar vier voorbeelden kijken waarvoor een planning in Excel kan worden gemaakt, en waarvoor je dus geen planningsprogramma nodig hebt:

#1 Personeelsplanning maken in Excel

Een duidelijk beeld hebben van de beschikbaarheid van je personeel is natuurlijk cruciaal voor ieder bedrijf. Helaas is voor veel werkgevers het maken van zo’n personeelsplanning iets waar ze liever zo min mogelijk tijd aan besteden. Een personeelsplanning maken in Excel is een manier om gemakkelijk een werkrooster te maken.

Hierin kun je bijvoorbeeld voor elke dag aangeven welke werknemers aanwezig zullen zijn. Deze is dan iedere week opnieuw eenvoudig aan te passen. Daarnaast kun je het uitbreiden door extra tabbladen toe te voegen met informatie over het aantal gewerkte uren per werknemer, hoeveel iedere werknemer verzuimd heeft en nog veel meer.

#2 Transport planning maken in Excel

Bij bedrijven waarvoor transport een belangrijke activiteit is, is het handig om in kaart te brengen wanneer bijvoorbeeld de vrachtwagens volgeladen moeten zijn en waar ze vervolgens heen moeten rijden. Om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Maak daarom een transport planning in Excel.

Hierin is dan overzichtelijk alle informatie per transportmiddel te zien. Deze is ook makkelijk aan te passen voor een nieuwe week of in geval van onverwachte veranderingen.

#3 Bouwplanning in Excel

Een bouwplanning maken is zeker handig, helemaal als we het hebben over een meerjaren project. Zulke projecten bestaan vaak uit verschillende fasen en bevatten talloze mensen die een overzicht van het hele bouwproject goed kunnen gebruiken. Een project planning in Excel voor het bouwen van een huis kan.

Hierin zet je bijvoorbeeld een overzicht per week waarin staat wanneer je zou moeten beginnen met het aanleggen van de bedrading, het bouwen van de muren of het schilderen in de slaapkamers. Een bouwplanning in Excel zorgt voor overzicht zodat iedereen weet wat er te doen staat en wanneer.

#4 Productieplanning Excel voorbeeld

Ook bij productie komen een heleboel factoren kijken. Het gebruik van Excel bij het maken van een productieplanning zorgt ervoor dat het hele productieproces overzichtelijk in kaart kan worden gebracht. Er kunnen meerdere tabbladen gebruikt worden waarin duidelijk te zien is wanneer de productie moet starten.

Maar ook wanneer bepaalde onderdelen bij elkaar komen en wanneer het product af moet zijn. Daarnaast kunnen ook de kosten en andere belangrijke data zoals hoeveelheden worden toegevoegd.

Nadelen planning maken in Excel

De bovenstaande vier voorbeelden geven al aan hoe handig Excel kan zijn voor het maken van een planning. Maar elk voordeel heeft natuurlijk ook zijn nadeel. Het zijn deze nadelen waar wij ook even op in willen gaan. Ondanks dat Excel namelijk snel en eenvoudig een overzicht geeft van heel veel informatie, is het toch zo dat groei van je bedrijf tegelijkertijd meer complexiteit oplevert bij het onderhouden van de planning in Excel.

Complexiteit is juist datgene wat we met de overgang van pen en papier naar planningen maken in Excel wilden vermijden. Daarnaast is het zo dat veranderingen alleen te zien zijn in het document waar je op dat moment in werkt. Als je het document dus gedeeld hebt met meerdere mensen, zullen zij deze verandering niet merken. Dat is natuurlijk behoorlijk onhandig.

Wat in het huidige tijdperk misschien wel het grootste nadeel is, is dat je niet vanaf elke plek toegang hebt tot het Excel bestand waarin de planning staat. Dit maakt het dus echt onpraktisch om het Excel document alleen op je laptop te kunnen zien.

Planning software kiezen

Gelukkig is er tegenwoordig een nog beter alternatief dan Excel, waar werkgevers meer en meer gebruik van aan het maken zijn, namelijk planning software. In dit geval kan je denken aan zowel productieplanning software en bouwplanning software, als personeelsplanning software en transport planning software. Het eindresultaat van dit soort software is meer efficiëntie wat dus tijdsbesparing betekent.

Maar hoe kan het dat dit soort software nu zorgt voor meer efficiëntie en tijdsbesparing? Hieronder vind je de drie best scorende planningssystemen waarmee je tijd kunt besparen.

Wil je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken? Bekijk dan hier het complete overzicht met planning software.

Voordelen planning software (t.o.v. Excel)

De nadelen van Excel zijn de voordelen van planning software. Doordat dit soort software werkt in de cloud heb je overal toegang tot de planningen. In het geval van personeelsplanning bijvoorbeeld zou je zowel van je laptop op het werk, als je mobiele telefoon en je computer thuis kunnen bekijken wie wanneer aan het werk is. Dit maakt het gebruiksgemak uiteraard enorm hoog en zorgt voor een goede bijdrage aan de efficiëntie.

Een extraatje op het gebied van personeelsplanning is de werkrooster app. Deze is speciaal ontwikkeld om te gebruiken met een smartphone of tablet en draagt dus bij aan de toenemende vraag om altijd en overal inzicht te hebben in planningen. In het geval van bouwplanning kunnen kleine onverwachte vertragingen bijvoorbeeld onmiddellijk doorgevoerd worden in de planning software. Hierdoor krijgt iedereen die toegang heeft ook direct de vertragingen en daarbij komende veranderingen te zien. 

Planning in Excel of met planningsoftware?

Nu is waarschijnlijk jouw vraag: moet ik dan bij het nu nog veel gebruikte Excel blijven of overgaan op planning software die gebruikmaakt van de cloud? Natuurlijk is het altijd een kwestie van wat het beste bij jou en je bedrijf past. Geen van de opties met betrekking tot een planning maken in Excel is beter dan de ander. De keus is dus altijd aan jezelf.

Het is alleen natuurlijk wel zo dat je uit sommige opties meer voordeel kunt halen dan uit anderen. Planning software is op dit moment de tool waarmee je de meeste voordelen uit het maken van een planning kunt halen. De tijd die je bespaart hierdoor kun je dan weer gebruiken in belangrijkere activiteiten in je bedrijf.

Gratis planning software?

Veel planning software aanbieders bieden hun software gratis aan voor een bepaalde proefperiode. Mocht je dus kriebels hebben gekregen voor het gebruiken van planning software in je bedrijf, dan kan je het altijd eerst een tijdje gratis uitproberen. Dus wat ga jij kiezen?