Een planning maken? Welke tool ga je gebruiken?

Een planning maken in Excel lijkt een logische keuze. Je hebt het programma al, het is overzichtelijk en je kunt snel een schema opzetten. Voor veel ondernemers is het de eerste stap om grip te krijgen op taken, roosters of projecten.

Maar zodra je planning groeit – met meer medewerkers, projecten of wijzigingen – merk je vaak dat Excel begint te knellen.

In dit artikel lees je:

• Wanneer een planning in Excel prima werkt
• Waar Excel beperkingen heeft
• Wanneer je beter overstapt op planning software
• Welke tools interessant zijn om te vergelijken

Waarom ondernemers starten met een planning in Excel

Excel is in feite een digitale versie van pen en papier, maar dan slimmer. Je kunt rijen en kolommen gebruiken om taken, data en medewerkers overzichtelijk te structureren.

Wat levert dat concreet op?

• Je ziet in één oogopslag wie wat doet en wanneer
• Je voorkomt dubbele afspraken
• Je houdt beter zicht op deadlines
• Je kunt eenvoudig aanpassingen doen
• Excel bevat kant-en-klare templates
• Je kunt meerdere tabbladen gebruiken (bijvoorbeeld per week of per project)
• De webversie van Office is gratis te gebruiken

Voor kleine teams of eenvoudige projecten is dat vaak meer dan voldoende.

De nadelen van plannen in Excel

Excel is flexibel, maar het is geen gespecialiseerde planningssoftware. Dit merk je vooral wanneer je organisatie groeit.

1. Geen realtime samenwerking

Werk je met meerdere mensen in één bestand? Dan ontstaan snel:

• Verschillende versies
• Overschreven wijzigingen
• Onduidelijkheid over de laatste planning

2. Geen automatische meldingen

Wijzig je iets? Dan moet je zelf iedereen informeren. Excel stuurt geen notificaties.

3. Beperkte schaalbaarheid

Hoe groter je planning wordt, hoe:

• Complexer het bestand
• Groter de foutkans
• Tijdrovender het onderhoud

4. Geen ingebouwde regels of controles

Planning software kan automatisch:

• Dubbele boekingen voorkomen
• Rusttijden controleren
• Capaciteit bewaken

Excel doet dit niet automatisch.

Wanneer kies je beter voor planning software?

Zodra je:

• Met meerdere medewerkers tegelijk plant
• Regelmatig wijzigingen hebt
• Inzicht wilt vanaf laptop, tablet én smartphone
• Urenregistratie, verlof en planning wilt combineren
• Minder handmatig werk wilt

Dan is planning software vaak efficiënter.

Het grote verschil zit in de cloud-werking.

Wat betekent dat concreet?

Cloudsoftware betekent dat je planning online staat. Hierdoor:

• Heeft iedereen altijd de meest actuele versie
• Zie je direct wijzigingen van collega’s
• Kun je overal inloggen
• Ontvangen medewerkers automatische updates

Bij personeelsplanning zijn er vaak ook mobiele apps beschikbaar. Medewerkers zien hun rooster direct op hun telefoon en kunnen beschikbaarheid doorgeven.

Planning in Excel of planningsoftware

Er is geen goed of fout. Het hangt af van je situatie.

Gratis planning software?

Wil je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken? Bekijk dan hier het complete overzicht met planning software.

Voordelen planning software (t.o.v. Excel)

De nadelen van Excel zijn de voordelen van planning software. Doordat dit soort software werkt in de cloud heb je overal toegang tot de planningen. In het geval van personeelsplanning bijvoorbeeld zou je zowel van je laptop op het werk, als je mobiele telefoon en je computer thuis kunnen bekijken wie wanneer aan het werk is. Dit maakt het gebruiksgemak uiteraard enorm hoog en zorgt voor een goede bijdrage aan de efficiëntie.

Een extraatje op het gebied van personeelsplanning is de werkrooster app. Deze is speciaal ontwikkeld om te gebruiken met een smartphone of tablet en draagt dus bij aan de toenemende vraag om altijd en overal inzicht te hebben in planningen. In het geval van bouwplanning kunnen kleine onverwachte vertragingen bijvoorbeeld onmiddellijk doorgevoerd worden in de planning software. Hierdoor krijgt iedereen die toegang heeft ook direct de vertragingen en daarbij komende veranderingen te zien. 

Planning in Excel of met planningsoftware?

Nu is waarschijnlijk jouw vraag: moet ik dan bij het nu nog veel gebruikte Excel blijven of overgaan op planning software die gebruikmaakt van de cloud? Natuurlijk is het altijd een kwestie van wat het beste bij jou en je bedrijf past. Geen van de opties met betrekking tot een planning maken in Excel is beter dan de ander. De keus is dus altijd aan jezelf.

Het is alleen natuurlijk wel zo dat je uit sommige opties meer voordeel kunt halen dan uit anderen. Planning software is op dit moment de tool waarmee je de meeste voordelen uit het maken van een planning kunt halen. De tijd die je bespaart hierdoor kun je dan weer gebruiken in belangrijkere activiteiten in je bedrijf.

Gratis planning software?

Veel planning software aanbieders bieden hun software gratis aan voor een bepaalde proefperiode. Mocht je dus kriebels hebben gekregen voor het gebruiken van planning software in je bedrijf, dan kan je het altijd eerst een tijdje gratis uitproberen. Dus wat ga jij kiezen?