Offertes maken met facturatie software

Naast het opstellen van een factuur is het met facturatie software ook mogelijk om offertes te maken. Een offerte stuur je naar een kant voordat je een samenwerkingsverband aangaat. In de offerte naar een klant staat onder ander een prijsvoorstel voor een bepaalde opdracht. Zo heeft de klant vooraf inzicht in wat de kosten zijn voor deze opdracht. Een offerte is geen officieel document. Je mag een offerte dus naar eigen believen inrichten. Maar over het algemeen zijn de aspecten die op een offerte staan overal hetzelfde. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de klant. Facturatie software zorgt ervoor dat de offerte er duidelijk en netjes uitziet.

Offertes maken met factuur software

Om de offerte er netjes uit te laten zien is de meeste software voorzien van voorgedefinieerde offerteregels. Je hoeft dus niet zelf een offerte helemaal op te stellen en in te richten. Je kunt eenmalig een standaardtekst maken en deze gebruiken voor alle offertes. Niet elke offerte is hetzelfde, het is dan mogelijk om de tekst aan te passen. Afhankelijk van de software kun je ervoor kiezen om te werken met een voorbeeldofferte of de offerte in je eigen stijl te maken. In beide gevallen kun je ervoor kiezen om het in dezelfde stijl te doen als de facturen die je verstuurt. Dit zorgt voor uniformiteit in opmaak en een zakelijke uitstraling van je documenten. Wanneer je tevreden bent over de offerte kun je deze via e-mail als PDF-bestand versturen naar de klant. Ook de begeleidende e-mail-tekst kun je met de meeste software standaardiseren

Hoe kies je het beste factuurprogramma waarmee je ook offertes kan maken?

Wat is verder jouw wensenlijst voor facturatie software, welke functies heb je nog meer nodig om snel en efficiënt te kunnen werken? Gebruik je daarnaast al software en andere apps? Start hieronder de keuzehulp en wij vergelijken voor jou de beste software. Zo vinden we de software die bij jou past.

Online offertes accepteren

Het is ook mogelijk om online offertes te accepteren. Bij de meeste software gaat dit als volgt: als eerst maak je een offerte met behulp van de software. Deze stuur je naar de opdrachtgever. Als je de offerte verstuurt, krijgt je klant een e-mail met de mogelijkheid om de offerte online te accepteren. Wanneer deze dat doet, ontvangen jij en je klant een e-mail met de geaccepteerde offerte met handtekening. In je facturatie software wordt de status van de offerte direct veranderd naar 'geaccepteerd'. Vervolgens kun je eenvoudig de geaccepteerde offerte omzetten in een factuur.

Voordelen van online offertes accepteren

• Offerte wordt sneller geaccepteerd. Dit zorgt voor een hogere conversie en dus omzet
• Tijdsbesparing. Omdat je de factuur niet meer handmatig hoeft over te typen, maar dit automatisch gebeurt, bespaar je tijd
• Makkelijk om te zetten naar factuur. Dit scheelt tijd, waardoor je de factuur uiteindelijk ook sneller krijgt betaald

Benieuwd welke factuur software deze functie ondersteunt? Kijk dan hier voor een compleet overzicht van factuur software met online offertes.

Omzetten offerte naar factuur met facturatie software

Met facturatie software is er de mogelijkheid om een goedgekeurde offerte om te zetten naar een factuur. Dit kan vaak zelfs zonder opnieuw de gegevens in te voeren. Zo wordt de kans op fouten door het handmatig overnemen van bedragen en gegevens verkleind. Daarbij weet je zeker dat de opmaak altijd consistent is en hoef je niet twee keer tijd te steken in het invoeren van dezelfde gegevens. Verder is deze functie handig, omdat de administratie zo centraal is geregeld en er dus een duidelijk overzicht is van de stand van zaken.

Voordelen omzetten offerte naar factuur

• Je bespaart tijd, omdat je niet meer handmatig offertes hoeft over te typen
• Minder/geen verwerkingsfouten
• Administratie is centraal geregeld

Benieuwd welke factuur software deze functie ondersteunt? Kijk dan hier voor een compleet overzicht van factuur software waarbij je offertes kan omzetten naar een factuur.