Factuur programma: eenvoudig online factureren

De kosten van een factuurprogramma verschillen per software. Sommige facturatie systemen zijn zelfs gratis en vrijblijvend. Dan kun je alle onderdelen eerst uitproberen voordat je tot aanschaf overgaat.

Een betaald factuurprogramma heeft in vergelijking tot gratis software vaak meer functionaliteiten en een goede back-up. Je betaalt dan vaak maandelijks abonnementskosten, die ook weer zakelijk aftrekbaar zijn. Vaak geldt: hoe duurder het factuurprogramma, hoe meer functies. Bedenk daarom goed welke functies je echt nodig hebt bij een factuur programma.

Over het algemeen wegen de voordelen van een facturatie programma meer op tegen de kosten. Uiteindelijk kan het zelfs geld opleveren; je bent namelijk een stuk minder tijd kwijt aan je bedrijfsadministratie en tijd is geld. Basis factuur software kan al starten vanaf € 5,95 per maand. Nou, daarvoor hoef je niet eens zoveel extra facturen te versturen!

Appwiki tip: is het een betaald factuurprogramma? Test de facturatie software dan eerst gratis.

Functionaliteiten factuur programma

Een facturatie programma is niet alleen handig voor het versturen van facturen. Een factuurprogramma kan over verschillende functionaliteiten beschikken waarmee je nog meer tijd kunt besparen op factureren.

• Offerte maken en versturen
• Urenregistratie
• Boekhouding
• CRM-systeem
• Bankkoppeling
• Inkoopfacturen inboeken
• Bankafschriften importeren
• Btw-aangifte overzicht
• Betalingsherinneringen

Daarnaast kun je jouw eigen huisstijl toevoegen, zodat al jouw facturen dezelfde opmaak hebben.

Urenregistratie

Wanneer je als ondernemer aan een urencriterium voldoet, levert dit belastingvoordelen op. Werk je bijvoorbeeld minimaal 1.225 uur in een kalenderjaar? Dan heb je recht op aftrekposten zoals startersaftrek en zelfstandigenaftrek.

Bij verschillende facturatie software kun je eenvoudig je uren registreren. Hierdoor heb je inzichtelijk hoeveel uren je in een kalenderjaar hebt besteed aan je onderneming.

Boekhouding

Je facturen zijn onderdeel van je boekhouding. Vaak is een factuurprogramma gekoppeld aan een boekhoudprogramma. Wanneer je een factuur verstuurt, wordt deze gelijk in de boekhouding verwerkt. Heb je een kleine onderneming? Dan is een boekhoudprogramma niet altijd nodig en kun je de boekhouding bijhouden in een factuurprogramma.

Filter deze extra functionaliteiten bij het vergelijken van factuurprogramma’s.

CRM-systeem

Als ondernemer is het belangrijk om je klantgegevens vast te leggen zodat je deze makkelijk kunt raadplegen wanneer je een factuur gaat opstellen. Maak het jezelf makkelijk en leg de koppeling met een CRM-systeem of kies voor software voor je facturen die dit zelf ondersteunt.

Zo blijft het overzichtelijk en voeg je de gegevens eenvoudig toe aan een factuur. Bovendien kun je met en CRM ook zien of jouw digitale facturen die je per e-mail verstuurt wel geopend worden.

Bankafschriften importeren

In plaats van een bankkoppeling, kun je ook bankafschriften importeren. Hierbij importeer je de bankafschriften handmatig in het factuurprogramma. De facturatie software linkt deze bankafschriften dan aan de juiste betaling.

Btw-aangifte overzicht

Btw is de belasting die je betaalt over jouw omzet. Hoeveel je betaalt aan btw is natuurlijk afhankelijk van jouw omzet. Met een facturatie programma kan dit ontzettend makkelijk gedaan worden en heb je veel meer inzicht. Zo kun je het hele kwartaal zien hoeveel btw er op jouw (zakelijke) rekening is binnengekomen. Dit kun je op elk moment raadplegen, zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.

Voordelen van een factuurprogramma

Er zitten veel voordelen aan factuurprogramma's. Zo heb je overal toegang tot je gegevens, zelfs op je smartphone! Daarnaast wordt er continu aan de software ontwikkeld zodat de software zich steeds verbeterd en aanpast aan de eisen van deze tijd. Dit komt mede doordat je alleen maar een browser hoeft te hebben om het programma te gebruiken. Daarnaast komt er steeds meer factuursoftware met een eigen app.

En zo zijn er nog meer voordelen:

Overal toegang tot je factuurprogramma

Het meest opvallende voordeel van een online factuurprogramma ten opzichte van een offline factuurprogramma is dat je werkelijk overal toegang hebt tot de software. Of je nu werkt met Windows of Mac, welke merk smartphone je ook hebt of wat je favoriete browser ook is, je kunt overal inloggen in de webapplicatie en meteen je eerste factuur maken.

Facturen versturen in eigen huisstijl

Wil je dat je facturen herkenbaar zijn? Dan kies je voor een factuurprogramma dat je de mogelijkheid biedt om je facturen op te maken in je eigen huisstijl. Op die manier is je factuur een extra manier om je visitekaartje af te geven. 

Automatisch facturen en herinneringen verzenden

Als je veel facturen verstuurt is het gemakkelijk om de mogelijkheid te hebben om automatisch facturen en herinneringen te versturen. Zo hoef je niet zelf bij te houden welke klanten al betaald hebben en welke niet. Dit verkleint het risico op wanbetaling en zorgt voor een duidelijk systeem in je facturatie. Zo weet ook de klant altijd waar deze aan toe is.

Processen koppelen en automatiseren

Integratie en koppeling met systemen van de belastingdienst, KvK of webwinkel gaat een stuk makkelijker via een webapplicatie, dat geld dus ook voor factuurprogramma's. Veel leveranciers van factuaratie software hebben zelf koppeling met andere softwareleveranciers van o.a.:

• boekhoudprogramma
• webwinkel 
• CRM software
• webshop software
• ERP software
• urenregistratie software

Zo kun je van gewerkte uren direct een digitale factuur en de betaling verwerken in je boekhoudpakket. Door koppeling van de verschillende software pakketten verklein je de kans op fouten door handmatige overname van gegevens en minimaliseer je de tijd die je kwijt bent aan je administratie, doordat je alles maar één keer hoeft in te voeren.

Welke koppelingen precies mogelijk zijn verschilt per factuurprogramma. Maar zelfs wanneer er geen standaard koppeling bestaat met je boekhoudsoftware, kan deze in sommige gevallen nog worden gemaakt via een API.

Inkoopfacturen inboeken

Naast het inboeken van verkoopfacturen, biedt de meeste facturatie software je de mogelijkheid om ook inkoopfacturen in te boeken. Zo creëer je overzicht in je administratie en verwerk je alle facturen op één centrale plek. Inkomende en uitkomende bedragen zijn verzameld en snel te overzien.

Online software levert geld op

Wat levert het nou in harde euro's op om online software te gebruiken in plaats van Word of Excel? Dat bereken je als volgt. Bekijk hoe lang je:

• per factuur bezig bent om alle gegevens in een Word document te krijgen
• zelf de BTW te berekenen
• de factuur op te slaan als PDF bestand en dit bestand vervolgens te versturen via de mail.

Doe dit maal het aantal facturen die je gemiddeld in de maand stuurt. De uitkomst daarvan vermenigvuldig je met je eigen uurtarief en je weet wat facturen maken met Word kost.

Trek daar een tientje in de maand voor een online factuurprogramma vanaf en tel uit je winst. En dan hebben we nog niet eens over de rest van de administratie en het doen van de BTW aangifte.

Makkelijk samenwerken met de boekhouder

Een van de voordelen van het overal toegang hebben, is het makkelijker kunnen delen van informatie. Je kunt op verschillende manieren samenwerken met je boekhouder (of accountant). De makkelijkste manier is een directe koppeling tussen jouw factuurprogramma en de boekhoudsoftware van de boekhouder.

Een andere goede manier is om je boekhouder gewoon toegang te geven tot jouw administratie. Hij kan er dan zelf uithalen wat hij nodig heeft voor belastingaangiften en rapportage.

De derde manier is periodiek een export naar bijvoorbeeld CSV te maken en dit tekstbestand naar de boekhouder te sturen. Hij kan dit dan uploaden in zijn software.

Welk factuurprogramma past bij mijn bedrijf?

Elke ondernemer heeft baat bij hulp. Hulp in de vorm van informatie of bijvoorbeeld goede software. Appwiki helpt je graag om in slechts een paar minuten het juiste factuurprogramma voor jouw bedrijf te vinden. Er zijn immers heel wat programma’s om uit te kiezen.

Voordat je een keuze voor een facturatie programma kunt maken, is het belangrijk om in kaart te brengen wat je wensen en eisen zijn. Stel jezelf verschillende vragen om hier inzicht in te krijgen.

Appwiki tip: Test facturatie software eerst tijdens een gratis proefperiode.

Over welke functionaliteiten moet het factuurprogramma bijvoorbeeld beschikken? Vind je iDeal of Paypal integratie handig? werk je met een mac of Windows-systeem? Of wil je een factuurprogramma met een factuur app? Ook kun je filteren op je branche en bedrijfsvorm. Zo blijven er alleen factuurprogramma’s over die bij jouw bedrijf passen.

Maak je persoonlijke top drie en vergelijk deze factuurprogramma’s via de Appwiki vergelijker. Zo vind je eenvoudig het beste factuur programma voor jouw bedrijf.