1. Blog
  2. Factuurverwerking: tips & tools

Factuurverwerking: tips & tricks voor volledige automatisering

Zeg je ondernemen, dan zeg je facturatie. Factuurverwerking is net als het bijhouden van de boekhouding nou niet echt iets waar je als ondernemer over het algemeen blij van wordt. Toch hoort het er wel degelijk bij. Het hoort er niet alleen bij, het is zelfs verplicht. Toch kun je op verschillende manieren je facturen maken, accorderen en -verwerken. 

Hoe je dat precies doet en welke manier van factuurverwerking het beste bij jou past, is aan jou. Geen bedrijf is hetzelfde, waarom zou je factuurverwerking dan wel hetzelfde zijn. 

Hieronder vind je informatie over de volgende onderwerpen:

Arjan
Arjan
Appwiki expert

Online een factuur maken en verwerken

Veel ondernemers maken gebruik van een online boekhoudprogramma om hun administratie en boekhouding in bij te houden. Sommige ondernemers doen het zelf anderen maken (dankbaar) gebruik van een boekhouder of accountant om alle zaken goed geregeld te hebben. Facturen maken deel uit van jouw boekhouding en administratie. Immers vanuit de Belastingdienst ben je wettelijk verplicht om bij te houden welke facturen je krijgt en welke je verstuurt. 

Dit kun je zelf allemaal netjes in een map bijhouden. Of je kiest voor een tool die je hierbij helpt. Binnen het MKB wordt vaak gekozen voor een ERP systeem om bedrijfsprocessen te structuren, te ordenen en te automatiseren. Bovendien kunnen er dan koppelingen gelegd met andere programma’s en systemen. Dit vergemakkelijkt het bijhouden van processen ontzettend. 

Een digitale factuur is niet hetzelfde als een elektronische factuur. Die ‘fout’ wordt vaak gemaakt, maar er zijn wel degelijk verschillen. Een digitale factuur verschilt van een elektronische factuur, doordat het een geheel andere manier van factuurverwerking heeft. Waar een digitale factuur niet meer is dan een papieren factuur die leesbaar is op een beeldscherm, is een elektronisch factuur een digitaal bericht in computertaal. Deze taal wordt UBL genoemd en zorgt ervoor dat de boekhouding minder tijd in beslag neemt. Een elektronische factuur staat ook wel bekend als e-factuur en uiteraard leggen we bij Appwiki uit wat dat inhoudt. 

Elektronische Factuur

Voordelen en tips voor factuurverwerking

Hoe pak je dit nu precies aan en waar haal je voordelen uit? Je kunt facturen geautomatiseerd verwerken. Dit biedt als grote voordeel dat je zelf minder handelingen hoeft uit te voeren. Hiermee bespaar je dus tijd en geld, zoals we in voordeel zes ook toelichten.

#1 Koppelen aan andere systemen

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden. Binnen die administratie houdt je de boekhouding bij en zorg je voor een goede factuurverwerking. Veel ondernemers kiezen ervoor om bijvoorbeeld gebruik te maken van een erp systeem om alle bedrijfsprocessen en verschillende afdelingen aan elkaar te ‘knopen’. 

Door jouw factuurverwerking online te doen kun je deze koppelen met andere systemen. Bijvoorbeeld een koppeling leggen met je offline kassasysteem als je een winkel(keten) hebt. Hierdoor heb je meer inzicht in je facturen en kun je deze makkelijker verwerken. Zowel inkomende- als uitgaande facturen kun je op deze manier koppelen aan de systemen die je hebt om je boekhouding en/of administratie te verwerken.  

#2 Online accorderen

Met een online boekhoudprogramma kun je de gemaakte facturen accorderen. Je hoeft niet eerst een factuur te printen, te accorderen en daarna weer in te scannen en te versturen. Je hebt met één druk op de knop jouw factuur verwerkt en ondertekend. Tijd is ook geld en met het online accorderen verwerk je facturen veel gemakkelijker.

Bovendien gaat dit twee kanten op, want jij kan facturen online accorderen, maar hetzelfde geldt voor jouw klanten. Jij kunt jouw factuurverwerking online laten verlopen en jouw klanten een factuur online sturen en dat deze gemakkelijk online te ondertekenen. Op deze manier win je veel voor jouw bedrijf. Alle geaccordeerde facturen kun je snel inzien zonder dat je er een heel archief voor door moet ploeteren. 

#3 Geen fouten

Online factuurverwerking en dan helemaal als je deze koppelt aan je boekhoudprogramma voor MKB betekent dat je de kans op fouten steeds kleiner maakt. En fouten, die wil je niet maken als je het als ondernemer hebt over factuurverwerking. Je wilt dat jouw facturen op de juiste momenten worden verstuurd en verwerkt en niet dat je achterop raakt. Door jouw factuurverwerking online te doen loop je als ondernemer een stuk minder risico. 

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in jouw administratie. Dat is verplicht, want de Belastingdienst wil deze facturen binnen je administratie controleren. Belangrijk hierbij is dat je de facturen bewaart in vorm waarin je deze hebt ontvangen. Tegenwoordig zijn steeds meer ondernemers zich bewust van het milieu en proberen zij duurzaam te ondernemen. Het digitaal versturen van facturen hoort hier veelal bij. Je bespaart een hoop aan verzending (ook voor het milieu, want er hoeft minder post verstuurd te worden) en aan papier. Digitale facturen mag je niet offline bewaren. Daar gaat de belastingdienst niet meer akkoord. Bovendien ben je verplicht om jouw facturen en administratie zeven jaar te bewaren. Daar heb je dan best wel een grote ruimte voor nodig als je dit offline wilt bewaren. 

#4 Ruimte besparen

Online je facturen maken, accorderen en verwerken betekent dat je het niet meer offline hoeft te bewaren. Dat scheelt dus enorm als ondernemer in het MKB, want zeven jaar lang alles offline bewaren, dat is nogal wat. Dat betekent - helemaal als je veel verschillende klanten en afnemers hebt - dat je flink wat kasten nodig hebt. Die kasten wil je bovendien brandveilig en inbraakveilig hebben, want je wilt niet het risico lopen dat je al je offline facturen kwijt bent. 

Ruimte Besparen

Een online boekhoudpakket biedt je de ruimte om alles veilig en online te bewaren. Kun je van de ruimte die je dan bespaart een leuke ontspanningsruimte van maken voor je medewerkers. 

#5 Alles digitaal betekent geen risico

We zeiden het net al offline factuurverwerking betekent dat je alles veilig moet bewaren en moet beschermen tegen invloeden van buitenaf, zoals brand of inbraak. Online loop je ook risico op inbraak, maar zijn je gegevens veel beter te beveiligen. Helemaal met een goede spywall en online beveiliging. Het hebben van een online boekhoudprogramma betekent daarbij dat jij niet zelf verantwoordelijk bent voor het opslaan van je facturen en administratie. 

Veilige Factuurverwerking

Deze staan op externe servers die door het online boekhoudprogramma beveiligd worden. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben dit als belangrijkste speerpunt, want jouw gegevens moeten veilig zijn. Zij zijn hier immers verantwoordelijk voor en kunnen hierbij geen enkel risico lopen. 

#6 Tijd is ook geld

Online factuurverwerking gaat veel sneller dan dat je dit zelf offline doet. Je hoeft immers niet verschillende mappen bij te houden en deze in kasten te bewaren. Je hoeft de facturen niet offline te verwerken en eventueel - om geen risico te lopen - ook nog in te scannen. Tijd is geld, dat is een gegeven als je ondernemer bent. 

Bovendien wil jij je als MKB-ondernemer helemaal niet bezighouden met het bijhouden van jouw facturen en de factuurverwerking. Ook al heb je hier een financiële afdeling voor, je wilt ontzorgd worden. Met een druk op de knop alles binnen jouw factuurverwerking inzien. Dat kan door te investeren in een online boekhoudpakket waarmee je dit bijhoudt en verwerkt. Op die manier bespaar je tijd en bespaar je dus als ondernemer geld. 

#7 Nooit meer zoeken en frustraties

Op zoek naar die ene factuur, maar weet je niet meer hoe wat waar je die hebt gelaten? Offline betekent zoeken door je papieren. Zoeken in die ene kast, in die andere kast. Nee toch niet, waar ligt nu toch die ene factuur?

Factuurverwerking

Twintig minuten verder en je hebt de factuur eindelijk gevonden, op je bureau. Twintig minuten zoeken. Hierboven zeiden we het al tijd is ook geld. Want gevonden betekent nog niet verwerkt. Factuurverwerking kan zo 30 minuten duren als je het op deze manier moet zoeken en verwerken.

Verspil geen geld en tijd vergelijk boekhoudpakketten

Factuurverwerking is niet leuk. Je boekhouding en administratie bijhouden is niet leuk. Als MKB-ondernemer kom je er echter niet onderuit. Maak het jezelf gemakkelijk, bespaar tijd en daarmee geld door je boekhouding voor MKB bij te houden in een geschikt boekhoudprogramma. Nu kunnen wij ons voorstellen dat je niet zo goed weet welk pakket je dan zou moeten kiezen. Door de verschillende boekhoudpakketten voor het MKB te vergelijken bij Appwiki krijg je een duidelijk beeld. Zet de filters op dat wat voor jouw MKB-bedrijf geldt de maak de beste keuze. Op die manier kun je zelf jouw factuurverwerking binnen je boekhouding en administratie bijhouden en tijd en geld besparen voor andere zaken.

e-Boekhouden.nl Starter / ZZP'er 15 maanden gratis! (Best getest)

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

#1 Boekhoudsoftware
Belastingdienst erkend
Helpdesk, Cursus & App

Prijs: Gratis
Proefperiode: 15 maanden gratis en vrijblijvend voor startende zzp'ers. Daarna €7,95. Wordt niet automatisch verlengd!
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Ficsus.nl Boekhoudpakket voor Zzp'ers

Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link

Prijs: Gratis
Proefperiode:
Reviews: 9.5/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

DigiBTW Boekhouden voor zzp'er. Probeer Nu Gratis!

Online boekhouden speciaal voor zzp'ers. Het meest gebruiksvriendelijke en voordeligste systeem. Zelf boekhouden, zonder boekhouder. Zonder beperkingen, compleet met o.a. facturatie, uren, ritten en btw-aangifte. Probeer gratis.

Speciaal voor zzp'ers
Gebruiksvriendelijk
Super Voordelig

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode: 1 maand gratis
Reviews: 10/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Visma De meest gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware

Visma eAccounting is het meest complete online boekhoudpakket. Boekhouden én factureren is altijd onbeperkt. Voor maar €16 per maand heb je je boekhouding en facturatie geregeld, inclusief mobiele app, gebruiksvriendelijke software en uitstekende klantenservice. Maak vrijblijvend een gratis account aan en probeer het zelf!

#1 Gebruiksvriendelijk
Uitstekende helpdesk
Met bankkoppeling

Prijs: maandelijks €16,00
Proefperiode: Ja, 30 dagen / 1 jaar gratis voor starters
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

MoneyMonk Dé Totaaloplossing voor je ZZP-administratie!

Start 2020 met een goede administratie! All-in-One: Project Management & Online boekhouden! Klanten waarderen ons om onze eenvoud en fantastische support. Je kan met ons mailen, chatten en bellen. Persoonlijk, daar houden we van. Hulp nodig? We helpen je graag op weg. Start gratis!

ZZP Totaaloplossing
4x als beste getest!
Gratis Opstartservice

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode:
Reviews: 9.8/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Gerelateerde artikelen

25 juli 2019

Administratie bijhouden als zzp'er?

Administratie Boekhouding

Je administratie en boekhouding bijhouden is niet altijd leuk. Maar wel heel belangrijk!

31 januari 2019

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

Excel Boekhouding

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

4 maart 2020

De administratie voor MKB

Administratie Boekhouding

Een boekhouder MKB, heb je het nodig? En zijn er überhaupt verschillen tussen een boekhouder voor het MKB of een boekhouder voor ZZP?

Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products