Factuurverwerking: tips & tricks voor volledige automatisering

Zeg je ondernemen, dan zeg je facturatie. Factuurverwerking is net als het bijhouden van de boekhouding nou niet echt iets waar je als ondernemer over het algemeen blij van wordt. Toch hoort het er wel degelijk bij. Het hoort er niet alleen bij, het is zelfs verplicht. Toch kun je op verschillende manieren je facturen maken, accorderen en -verwerken. 

Hoe je dat precies doet en welke manier van factuurverwerking het beste bij jou past, is aan jou. Geen bedrijf is hetzelfde, waarom zou je factuurverwerking dan wel hetzelfde zijn. 

Hieronder vind je informatie over de volgende onderwerpen:

• Online een factuur maken en verwerken
• Voordelen en tips voor factuurverwerking
• #1 Koppelen aan andere systemen
• #2 Online accorderen
• #3 Geen fouten
• #4 Ruimte besparen
• #5 Alles digitaal betekent geen risico
• #6 Tijd is ook geld
• #7 Nooit meer zoeken en frustraties
• Verspil geen geld en tijd vergelijk boekhoudpakketten

Online een factuur maken en verwerken

Veel ondernemers maken gebruik van een online boekhoudprogramma om hun administratie en boekhouding in bij te houden. Sommige ondernemers doen het zelf anderen maken (dankbaar) gebruik van een boekhouder of accountant om alle zaken goed geregeld te hebben. Facturen maken deel uit van jouw boekhouding en administratie. Immers vanuit de Belastingdienst ben je wettelijk verplicht om bij te houden welke facturen je krijgt en welke je verstuurt. 

Dit kun je zelf allemaal netjes in een map bijhouden. Of je kiest voor factuurverwerking software die je hierbij helpt. Binnen het MKB wordt vaak gekozen voor een ERP systeem om bedrijfsprocessen te structuren, te ordenen en te automatiseren. Bovendien kunnen er dan koppelingen gelegd met andere programma’s en systemen. Dit vergemakkelijkt het bijhouden van processen ontzettend. 

Elektronische of digitale factuurverwerking

Een digitale factuur is niet hetzelfde als een elektronische factuur. Die ‘fout’ wordt vaak gemaakt, maar er zijn wel degelijk verschillen. Een digitale factuur verschilt van een elektronische factuur, doordat het een geheel andere manier van factuurverwerking heeft. Waar een digitale factuur niet meer is dan een papieren factuur die leesbaar is op een beeldscherm, is een elektronisch factuur een digitaal bericht in computertaal. Deze taal wordt UBL genoemd en zorgt ervoor dat de boekhouding minder tijd in beslag neemt. 

Voordelen en tips voor factuurverwerking

Hoe pak je dit nu precies aan en waar haal je voordelen uit? Een van die dingen is automatische factuurverwerking. Dit biedt als grote voordeel dat je zelf minder handelingen hoeft uit te voeren. Ook is er met automatische factuurverwerking minder ruimte om (menselijke) fouten te maken. Hiermee bespaar je dus tijd en geld, zoals we in voordeel zes ook toelichten.

#1 Factuurverwerking koppelen aan andere systemen

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden. Binnen die administratie houdt je de boekhouding bij en zorg je voor een goede factuurverwerking. Veel ondernemers kiezen ervoor om bijvoorbeeld gebruik te maken van een erp systeem om alle bedrijfsprocessen en verschillende afdelingen aan elkaar te ‘knopen’. 

Door factuurverwerking software te gebruiken, kun je deze koppelen met andere systemen. Bijvoorbeeld een koppeling leggen met je offline kassasysteem als je een winkel(keten) hebt. Hierdoor heb je meer inzicht in je facturen en kun je deze makkelijker verwerken. Zowel inkomende- als uitgaande facturen kun je op deze manier koppelen aan de systemen die je hebt om je boekhouding en/of administratie te verwerken.  

#2 Online accorderen

Met een online boekhoudprogramma kun je de gemaakte facturen accorderen. Je hoeft niet eerst een factuur te printen, te accorderen en daarna weer in te scannen en te versturen. Je hebt met één druk op de knop jouw factuur verwerkt en ondertekend. Tijd is ook geld en met het online accorderen verwerk je facturen veel gemakkelijker.

Bovendien gaat dit twee kanten op, want jij kan facturen online accorderen, maar hetzelfde geldt voor jouw klanten. Jij kunt aan digitale factuurverwerking doen en jouw klanten een factuur sturen dat gemakkelijk online is te ondertekenen. Op deze manier win je veel voor jouw bedrijf. Alle geaccordeerde facturen kun je snel inzien zonder dat je er een heel archief voor door moet ploeteren. 

#3 Geen fouten met factuurverwerking software

Online factuurverwerking en dan helemaal als je deze koppelt aan je boekhoudprogramma voor MKB betekent dat je de kans op fouten steeds kleiner maakt. En fouten, die wil je niet maken als je het als ondernemer hebt over factuurverwerking. Je wilt dat jouw facturen op de juiste momenten worden verstuurd en verwerkt en niet dat je achterop raakt. Door als ondernemer factuurverwerking software te gebruiken, loop je een stuk minder risico op fouten.

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in jouw administratie. Dat is verplicht, want de Belastingdienst wil deze facturen binnen je administratie controleren. Belangrijk hierbij is dat je de facturen bewaart in vorm waarin je deze hebt ontvangen. Tegenwoordig zijn steeds meer ondernemers zich bewust van het milieu en proberen zij duurzaam te ondernemen. Het digitaal versturen van facturen hoort hier veelal bij. Je bespaart een hoop aan verzending (ook voor het milieu, want er hoeft minder post verstuurd te worden) en aan papier. Bij digitale factuuverwerking mag je de facturen niet offline bewaren. Daar gaat de belastingdienst niet meer akkoord. Bovendien ben je verplicht om jouw facturen en administratie zeven jaar te bewaren. Daar heb je dan best wel een grote ruimte voor nodig als je dit offline wilt bewaren. 

#4 Ruimte besparen

Online je facturen maken, accorderen en verwerken betekent dat je het niet meer offline hoeft te bewaren. Dat scheelt dus enorm als ondernemer in het MKB, want zeven jaar lang alles offline bewaren, dat is nogal wat. Dat betekent - helemaal als je veel verschillende klanten en afnemers hebt - dat je flink wat kasten nodig hebt. Die kasten wil je bovendien brandveilig en inbraakveilig hebben, want je wilt niet het risico lopen dat je al je offline facturen kwijt bent. 

Een online boekhoudpakket biedt je de ruimte om alles veilig en online te bewaren. Kun je van de ruimte die je dan bespaart een leuke ontspanningsruimte van maken voor je medewerkers. 

#5 Digitale factuurverwerking betekent minder risico's

We zeiden het net al: offline factuurverwerking betekent dat je alles veilig moet bewaren en moet beschermen tegen invloeden van buitenaf, zoals brand of inbraak. Online loop je ook risico op inbraak, maar zijn je gegevens veel beter te beveiligen. Helemaal met een goede spywall en online beveiliging. Het hebben van factuurverwerking software of een online boekhoudprogramma betekent dat jij niet zelf verantwoordelijk bent voor het opslaan van je facturen en administratie. 

Deze staan op externe servers die door het online boekhoudprogramma beveiligd worden. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben dit als belangrijkste speerpunt, want jouw gegevens moeten veilig zijn. Zij zijn hier immers verantwoordelijk voor en kunnen hierbij geen enkel risico lopen. 

#6 Tijd is ook geld

Digitale factuurverwerking gaat veel sneller dan dat je dit zelf offline doet. Je hoeft immers niet verschillende mappen bij te houden en deze in kasten te bewaren. Je hoeft de facturen niet offline te verwerken en eventueel - om geen risico te lopen - ook nog in te scannen. Tijd is geld, dat is een gegeven als je ondernemer bent. Dan is het waardevol dat automatische factuurverwerking mogelijk is. 

Bovendien wil jij je als MKB-ondernemer helemaal niet bezighouden met het bijhouden van jouw facturen en de factuurverwerking. Ook al heb je hier een financiële afdeling voor, je wilt ontzorgd worden. Met een druk op de knop alles binnen jouw factuurverwerking inzien. Dat kan door te investeren in een online boekhoudpakket waarmee je dit bijhoudt en verwerkt. Op die manier bespaar je tijd en bespaar je dus als ondernemer geld. 

#7 Nooit meer zoeken en frustraties

Op zoek naar die ene factuur, maar weet je niet meer hoe wat waar je die hebt gelaten? Offline betekent zoeken door je papieren. Zoeken in die ene kast, in die andere kast. Nee toch niet, waar ligt nu toch die ene factuur?

Twintig minuten verder en je hebt de factuur eindelijk gevonden, op je bureau. Twintig minuten zoeken. Hierboven zeiden we het al tijd is ook geld. Want gevonden betekent nog niet verwerkt. Factuurverwerking kan zo 30 minuten duren als je het op deze manier moet zoeken en verwerken. Het kan vele malen sneller en effectiever als je de juiste factuurverwerking software gebruikt.

Verspil geen geld en tijd: vergelijk boekhoudpakketten

Factuurverwerking is niet leuk. Je boekhouding en administratie bijhouden is niet leuk. Als MKB-ondernemer kom je er echter niet onderuit. Maak het jezelf gemakkelijk, bespaar tijd en daarmee geld door je boekhouding voor MKB bij te houden in een geschikt boekhoudprogramma waarin factuurverwerking software is opgenomen. Nu kunnen wij ons voorstellen dat je niet zo goed weet welk pakket je dan zou moeten kiezen. Door de verschillende boekhoudpakketten voor het MKB te vergelijken bij Appwiki krijg je een duidelijk beeld. Zet de filters op dat wat voor jouw MKB-bedrijf geldt de maak de beste keuze. Op die manier kun je zelf jouw factuurverwerking binnen je boekhouding en administratie bijhouden en tijd en geld besparen voor andere zaken.