Wat is een CRM systeem?

Wat is de toegevoegde waarde van CRM systemen

Een CRM systeem is het systeem dat een CRM strategie faciliteert. Dit doet het systeem door een deels geautomatiseerde manier van klantrelatiebeheer. Zo houd je met een goed CRM pakket automatisch alle klantgegevens bij.

Steeds meer organisaties zien de toegevoede waarde van een CRM in. Inmiddels is de CRM markt al uitgegroeid tot een marktwaarde van ruim 40 biljoen per jaar.

Is een CRM ook geschikt voor het MKB? 

De vraag wat is een CRM wordt vaak door kleinere ondernemers gesteld. Zij denken ook vaak dat alleen grote bedrijven baat hebben bij een CRM systeem. Baat heeft iedereen bij een goed werkent simpel CRM systeem. Maar toegegeven, grotere bedrijven hebben vaker systemen, zoals een CRM.

Wil niet zeggen dat je als klein MKB-bedrijf geen CRM systeem kunt afsluiten. Als kleine(re) ondernemer is het vaak juist een goede zet om wel te investeren in een CRM systeem voor het MKB. Want ook als je klantenkring wat kleiner is, heeft een CRM systeem veel te bieden.

CRM systemen hebben twee fundamentele taken:

1. Centraliseren van klantgegevens
2. Automatiseren van klantgerichte processen

Alle klantgegevens staan opgeslagen in één CRM systeem. Als je dus contact hebt met een klant, is alle informatie snel en eenvoudig beschikbaar voor iedereen binnen de organisatie. CRM systemen zorgen ervoor dat je een goed klantcontact hebt en houd je de klant tevreden.

Welke verschillende CRM typen zijn er?

Grofweg, kun je deze verschillende vormen van CRM systemen gebruiken:

• CRM Excel template
• Open-source CRM systemen
• SaaS CRM systemen

We lichten hieronder deze verschillende type CRM tools kort toe.

CRM Excel template gebruiken?

Ben jij een startende ondernemer en gebruik je veel Excel? Je bent niet de enige. Nog maar de helft van de ondernemers maakt gebruik van software voor CRM, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Excel heeft als grootste voordeel dat het een goedkope CRM oplossing is. Wanneer je over Excel beschikt is het namelijk gratis.

Nu hoeven we jou natuurlijk niet te vertellen dat er betere CRM oplossingen te vinden zijn. Excel is erg foutgevoelig, omdat je namelijk de gegevens voor een groot deel handmatig invoert. Daardoor kost het ook nog eens veel extra tijd. Even een tijdje niet bijwerken, betekent dat je gegevens al erg verouderd zijn.

Open-source CRM systemen

Met open source CRM software kun je gebruik maken van een open bron. Hiermee wordt bedoeld dat je de software kan verkrijgen en dat je er daarna direct zelf mee aan de slag kan. Hierdoor kan je de software zelf zo maken dat het perfect past bij jouw onderneming.

Een nadeel hiervan is dat je daarvoor de juiste persoon in huis hebt of inhuurt. Je moet namelijk goed kunnen programmeren om het systeem te kunnen gebruiken en te onderhouden.

SaaS CRM systemen

SaaS software is een stuk makkelijker in gebruik. Met SaaS CRM huur je een licentie bij een aanbieder. Zo heb je de beschikking over een softwarepakket die je direct kan gebruiken. Je kan altijd en overal inloggen om zo gebruik te maken van je online CRM systeem software pakket. De leverancier zorgt ervoor dat het pakket klaar is voor gebruik en dat deze up-to-date blijft.

Niet alleen is een online CRM systeem veelal foutloos en efficiënt, het oogt ook nog eens een stuk professioneler. Maar ook als je er zeker van wilt zijn dat je gegevens veilig zijn opgeslagen, je effectiever wil communiceren én als je tijd wil besparen, kan een online CRM systeem een oplossing zijn.

Alle voor- en nadelen van de verschillende CRM systemen op een rij:

Wat zijn de CRM systeem kosten?

De kosten per CRM systeem lopen sterk uiteen. De kosten van een CRM systeem zijn over het algemeen afhankelijk van twee factoren:

• De gewenste functionaliteiten of modules
• Het aantal gebruikers of licenties binnen het CRM

Hoe meer werknemers gebruik gaan maken van een CRM pakket en CRM proces, hoe hoger de CRM systeem kosten. De CRM kosten lopen dus op naar mate je meer gebruikers en functionaliteiten toevoegt. Maar er is goed nieuws, veel aanbieders bieden een CRM systeem gratis aan voor een proeftijd van een aantal weken.

Het verschilt per CRM systeem van welke extra functionaliteiten je gebruik kunt maken. Sommige aanbieders vragen een meerprijs voor extra modules, bijvoorbeeld een facturatiemodule of voor een lead scoring functie. Tegenwoordig heb je een SaaS CRM al vanaf minder dan vijf euro per maand per gebruiker. Als je medewerkers in dienst hebt of je bedrijf groeit, heb je al een CRM vanaf een paar tientjes per maand.

Verder bestaat de kostenstructuur van een CRM systeem vaak uit eenmalige en periodieke kosten.

Hoe kies ik het beste CRM systeem?

Je weet dat een CRM voor jouw bedrijf een goed idee is, maar hoe kies je een systeem dat past bij je bedrijf? Er zijn een aantal dingen waar je aan moet denken als je gaat kiezen. Bedenk bijvoorbeeld welke functies je nodig hebt. Klinkt als een logische eerste stap vind je niet? Maar dit wordt nog wel eens vergeten! Bedenk daarom altijd eerst:

• Wat je doelen zijn. Wil je bijvoorbeeld een betere klantenservice behalen of je sales laten toenemen.
• Welke processen je wil stroomlijnen. Wil je bijvoorbeeld dat afspraken met klanten niet meer vergeten worden of is het van belang alle klantgegevens altijd makkelijk bij de hand te hebben.
• Vind je hulp en ondersteuning belangrijk? Check dan altijd of er een goede helpdesk of klantenservice beschikbaar is.
• Wie gaat er aan de slag met het CRM systeem? Kan straks je hele bedrijf gebruikmaken van het CRM systeem? Dan is het handig dat het systeem gebruiksvriendelijk is, zodat iedereen er direct mee aan de slag kan.

Op basis van het bovenstaande kun je een longlist met CRM systemen maken. Kortom een lijst met aanbieders die aan je minimale vereisten voldoen.

Van longlist naar shortlsit

Vervolgens probeer je van een longlist een shortlist te maken. Dit doe je door CRM systemen te vergelijken en daarbij te beoordelen in hoeverre ze aan je belangrijkste eisen voldoen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld uitgebreide CRM reviews te lezen.

Aan de hand hiervan kun je een top 3 maken die je zelf gaat testen. Dit kan vaak gratis binnen een bepaalde proefperiode. Deze proefperiode varieert per aanbieder, maar over het algemeen heb je hier in ieder geval 14 dagen de tijd voor.

CRM software iets voor jou?

Start met tijd besparen en zorg voor structuur en meer klantenbinding. Maak je processen slimmer, flexibeler en sneller door de verschillende CRM systemen met elkaar te vergelijken! Dit doe je door diverse aanbieders te vergelijken op prijzen, reviews en functies.