CRM: van definitie tot implementatie

Eigenlijk kan geen enkel bedrijf zonder CRM (Customer Relations Management). CRM zorgt er namelijk voor dat de relatie met de klant wordt behouden en versterkt. Want, zonder klanten geen bedrijf. In deze blog neem ik je bij de hand en leg ik uitgebreid uit wat CRM precies is en wat de voordelen van een CRM zijn. Na het lezen van deze blog ben je zowaar een expert op CRM software gebied.

Te beginnen bij het begin. Wat is de definitie van een CRM precies?

Een bedrijf kan bestaan omdat het klanten heeft. Of een bedrijf nou één klant heeft of duizend, deze klanten zijn van levensbelang. Een goede relatie met een klant is dat dus ook. Customer Relations Management (CRM), de naam zegt het eigenlijk al, is het managen van de klantrelatie en zorgt ervoor dat de relatie met de klant wordt onderhouden en zelfs wordt versterkt.

Bij CRM staat de klant centraal in de bedrijfsvoering. De klant moet tevreden zijn met de geleverde service en de klantgerichtheid van uw bedrijf. Zo bindt je de klant aan jouw bedrijf en blijven ze loyaal. Ze komen terug bij je, waardoor jouw omzet kan groeien.

Voor elk bedrijf is de relatie met een klant van levensbelang

Waarom een CRM?

Maar waarom is hier software voor nodig? Is een Excel-bestandje niet voldoende? Wat zijn de voordelen van een CRM systeem? Dit zijn veelgestelde vragen, vooral bij ondernemers die net beginnen en nog een klein klantenbestand hebben. Toch is het van enorm belang, ook voor de kleine ondernemers en starters, om CRM software te gebruiken. Het onderhouden van klantrelaties kost namelijk veel tijd en werk. Daarom kan je bedrijf elke steun met het onderhouden van de klantrelatie wel gebruiken. Hier komt een CRM om de hoek kijken.

In eerste instantie onderhoudt CRM software het relatiebeheer. Alle klantgegevens worden hiermee vastgelegd. Bedrijven, contactpersonen, adresgegevens, personen en onderlinge relaties worden overzichtelijk voor je op een rijtje gezet. Dit klinkt vrij basaal, en dat is het ook. Maar CRM software kan nog veel meer.

CRM software onderhoudt het relatiebeheer, maar kan nog veel meer

CRM software houdt relatiegeschiedenis bij

In het klantcontact wordt de relatiegeschiedenis van de klant bijgehouden. De software verzamelt de klantgegevens uit alle afdelingen van de organisatie op één plek, zodat elke medewerker bij elk klantcontact een helder beeld heeft van de geschiedenis van de klant. Je kunt bijvoorbeeld je e-mail koppelen aan de CRM software. Zo wordt al het e-mailverkeer met jouw klant gearchiveerd, zodat er nooit belangrijke informatie verloren gaat en de juiste beslissingen genomen worden.

Zo profiteert niet alleen de salesafdeling van een passend CRM systeem, maar halen bijvoorbeeld ook de financiële administratie en servicedesk er hun voordeel uit. Wanneer bijvoorbeeld een klant dus al eerder heeft gebeld met een vraag over een product, heeft de serviceafdeling dit bijgehouden in het CRM. Mocht de klant een tweede keer bellen, of jij belt de klant, dan weet je dat de klant gebruik maakt van dit product en dat hij of zij er een vraag over heeft gesteld. Je kunt dus aan de klant vragen of hij of zij nog steeds tevreden is met het product en of er nog verdere vragen zijn. Kortom, CRM software zorgt ervoor dat voor iedereen in uw bedrijf de juiste informatie snel beschikbaar is.

Er gaat nooit informatie over een klant verloren

Een goed voorbeeld van optimaal gebruik van CRM software op het gebied van klantcontact, is een zogenoemd stroomschema. Dit schema geeft medewerkers handvatten waarmee ze de dienstverlening van het bedrijf kunnen verbeteren. In het schema staan de exacte werkzaamheden uitgeschreven per functie. Door met elke medewerker zijn taken helemaal door te lopen, kom je erachter waar het klantproces niet efficiënt of effectief verloopt.

CRM software helpt bij gerichte marketingstrategie

Nu je de gegevens van de klant op een rijtje zijn gezet, een klantgeschiedenis hebt opgebouwd en een stroomschema hebt gemaakt, is het tijd dat je deze informatie inzet in je marketingstrategie. CRM software helpt jou als ondernemer, hoe groot of klein je bedrijf ook is, gegevens zo te ordenen dat je marketingstrategie erop kan worden aangepast en je dus effectiever kunt communiceren met klanten.

CRM software legt namelijk jouw marketingcampagnes vast. Alle aspecten van de campagnes worden op een rij gezet. Denk aan doelstellingen, activiteiten planning, budgettering, kostenregistratie en bewaking. Met deze informatie kan een marketingcampagne gericht worden opgezet. Een eenvoudige marketingcampagne bestaat bijvoorbeeld uit het polsen van de interesse bij klanten voor een bepaald product, responsverwerking en in het geval van een positieve respons het doen van een passende aanbieding. Alles bijgehouden door CRM software. Blijkt een eerdere campagne succesvol, de kosten zijn binnen de perken gebleken en dat veel klanten aansloegen op de campagne, dan kan je dit raamwerk gebruiken voor een volgende campagne. Je weet nu immers wat het kost en welke klanten geïnteresseerd zijn in welke van jouw producten. Zo voorkom je een tijdrovende nieuwe en ineffectieve campagne

Verder kun je door het analyseren van de verzamelde gegevens nieuwe klanten en markten ontdekken, processen stroomlijnen en je personeel effectiever inzetten. Zonder CRM software tast je in het duister. Want hoe kun je een klant bedienen die je helemaal niet kent? En hoe creëer je effectieve marketingcampagnes als je niet weet voor wie?

CRM software verbetert direct marketing

Een zeer handige functie van CRM software die daarbij helpt is de direct marketing functie. Nadat je, met behulp van CRM software, erachter bent gekomen in welk product jouw klanten zijn geïnteresseerd, kan CRM klanten selecteren waar je een mailing naar toe kan sturen. De respons wordt vervolgens ook vastgelegd door jouw CRM software. Zo komt u erachter of deze specifieke klanten wel of geen interesse hebben in het door jou aangeboden product zonder ze te bombarderen met een groot aantal e-mails.

CRM software helpt bij je omnichannel strategie

Tegenwoordig willen klanten een on-demand ervaring. Dit houdt in dat ze producten kunnen bekijken en vragen kunnen stellen wanneer en via welk kanaal het beste uitkomt. Een omnichannel strategie waarborgt dat de customer journey(begrip voor aanmaken) optimaal is. Veel ondernemers hebben daarom zowel een fysieke winkel als een webshop. CRM software zorgt ervoor dat beide uniform en gesynchroniseerd zijn om zo de klant zo goed mogelijk te bedienen in hun zoektocht naar een product. Wanneer er bijvoorbeeld een product is uitverkocht in de winkel, kan de klant het product alsnog online bestellen en andersom. CRM zorgt voor deze afstemming

CRM zorgt voor uniformiteit en synchronisatie in fysieke winkel en webshop

CRM software maakt bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever

CRM software heeft handige functies om bedrijfsprocessen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo bespaar je tijd.

• Mobiele app: is het optimaliseren van de interne bedrijfsprocessen bij face-to-face contacten een aandachtspunt? Dan kun je denken aan een CRM met een mobiele app. Zo zijn je salesmedewerkers altijd op de hoogte en kunnen ze ook onderweg bij alle adressen en klantinformatie;
• Accountmanager koppelen: komt er een lead binnen? Koppel dan meteen een accountmanager aan de lead zodat deze hier meteen mee aan de slag kan;
• Visitekaartjes uploaden: accountmanagers kunnen verkregen visitekaartjes via een app direct uploaden in het CRM.

CRM verzorgt verkoopondersteuning

CRM helpt je met deze functie met het verkoopproces, van het begin tot het eind. Potentiële klanten worden voor je gevonden en krijgen de juiste mailings met gerichte aanbiedingen. Mocht er een product worden verkocht aan een klant, dan helpt de CRM software je met de producten registreren, offertes maken, de voortgang van het verkoopproces bewaken en orders vastleggen.

Ook helpt het verkopers om prioriteiten te stellen. Ze worden herinnerd aan bel- en vervolgafspraken. En doordat CRM software alle communicatie met klanten bijhoudt, weten verkopers precies wanneer zij contact met de klant moeten opnemen, bijvoorbeeld voor vervanging van een product of het aanbieden van nieuwe producten of diensten. Zo worden de geworven klanten niet vergeten.

Wanneer dit naar tevredenheid is verlopen, helpt online CRM software je met verkoopprognoses opstellen. Verwacht je dat de verkoop toe- of afneemt? Dan kan je dit verwerken met de CRM software. Ook kun je overzichtelijk de prognosecijfers bekijken en inzien in hoeverre deze worden behaald. Liggen de cijfers achter op de prognose? Dan weet je als manager of verkoper waar je je op korte termijn op moet richten.

CRM software helpt bij klachtenafhandeling

Mocht een klant, God verhoede, een klacht hebben dan assisteert CRM software je met het registreren en afhandelen van de klacht. Op basis hiervan kun je een veelgestelde vragenlijst (Frequently Asked Questions, FAQ) opstellen of de huidige FAQ optimaliseren. Zo kunnen klanten antwoorden op vragen makkelijk direct vinden en inzien. Zo worden veel hun vragen snel opgelost, zonder dat u zich overmatig hoeft in te spannen.

CRM software ondersteunt je bij telemarketing

Heb je een bedrijf met callcenteractiviteiten? Dan dan is de telemarketingfunctie zeer handig. Deze functie houdt de scripts en de gesprekken met klanten bij. Voor zowel en inbound als outbound helpt de software je de klant zo goed mogelijk te helpen. Binnenkomende gesprekken worden, afhankelijk van instellingen, automatisch doorgeschakeld naar de eerst vrije of meest geschikte medewerker. Door nummerherkenning zie je alle klantgegevens op het scherm nog voordat je de telefoon hebt opgepakt. Bij uitgaande gesprekken ondersteunt CRM in het uitzoeken van de juiste klanten en leads en wanneer er contact is gemaakt met

Welk CRM past bij mij?

Bij ondernemers is een beeld ontstaan dat CRM software onbetaalbaar is voor kleinere bedrijven. Maar dat is niet zo. Zoveel ondernemers, zoveel verschillende CRM software. Van simpele software tot uitgebreide pakketten, voor ieder is er wat wils.

Simpel of uitgebreid pakket, er is voor ieder wat wils

Maar hierdoor is het moeilijk door de CRM-bomen het bos te zien. Gelukkig helpen we je bij het vergelijken en kiezen van de juiste CRM software voor jou. Maar waarop moet je letten?

• Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak voor jezelf een eisen- en prioriteitenlijst van bepaalde functies. Wat wil je dat CRM software voor jou en de klant gaat betekenen?
• Vergelijk CRM software met elkaar. Welk pakket voldoet het beste aan jouw eisen en wensen?
• Maak een top-3 van meest geschikte software;
• Kijk of de software gratis is te testen.

Vooral zzp’ers hebben niet per se een uitgebreid CRM pakket nodig. Toch is het voor zzp’ers zeker van toegevoegde waarde om CRM software te hebben. CRM software bewaakt en monitort voor hen het proces van lead tot klant. Ook als zzp’er kan je al snel een relatief groot klantenbestand hebben. Waarom zou je de software niet de administratieve rompslomp weg laten nemen?

Voor het MKB ligt dat anders. De ervaring leert dat het niet kostenefficiënt is een uitgebreid systeem aan te schaffen voor bedrijven met een man of dertig á veertig aan personeel. CRM software is hier dan de beste optie. Het is efficiënt, schaalbaar, kosten relatief weinig en ondersteunen daar waar nodig. Omdat de concurrentie moordend is in de wereld van de CRM software, zullen ze er alles aan doen jou altijd het nieuwste van het nieuwste te bieden. 

Wat zijn de kosten van een CRM?

Dit loopt erg uiteen. Het hangt er natuurlijk vanaf hoe groot je bedrijf is. Als zzp’er heb je vaak genoeg aan een eenvoudig pakket. Deze heb je al vanaf drie euro per maand. Heb je een groter bedrijf? Dan kan een uitgebreid pakket met alles erop en eraan kan oplopen tot 59 euro per maand. Maar wat vooral belangrijk is, is dat de CRM software meegroeit met jouw bedrijf. Mocht je klantbestand uitbreiden, dan loont het zeker om je softwarepakket ook uit te breiden.

Wat is het verschil tussen CRM en ERP?

Nu we het over de uitgebreidere pakketten hebben, komt al snel ERP om de hoek kijken. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP komt op sommige vlakken overeen met CRM. In beide systemen wordt namelijk informatie verzameld, georganiseerd en gedeeld ten behoeve van efficiency en winstgevendheid.

Hoewel ERP en CRM elkaar dus op deze punten overlappen en het uiteindelijk verstandig is om de twee programma's volledig met elkaar te integreren, zijn er ook duidelijke verschillen aan te wijzen. Deze verschillen maken het belangrijk om de software in eerste instantie los van elkaar te zien en in te richten.

Het grootste verschil tussen deze twee systemen is de focus: klant of proces. ERP systemen dragen bij aan de winstgevendheid van een organisatie door standaardisatie en optimalisering van processen met het verlagen van de kosten als gevolg. De verzamelde gegevens in een CRM systeem worden gebruikt om nieuwe kansen bloot te leggen en bestaande contacten meer winstgevend te maken door een groter salesvolume.

Het grootste verschil tussen CRM en ERP is de focus

Kort gezegd: vergroot je je winst door kostenreductie en optimalisering binnen je organisatie of door in te spelen op nieuwe kansen en bestaande relaties te optimaliseren?

Het is geen eenvoudige keuze te kiezen tussen CRM en ERP. Meer praktisch vertaald zou je de volgende keuze moeten maken: kies je voor een soepel lopende motor of een goed stuur voor je onderneming? CRM is de motor die een onderneming doet voortbewegen. Zonder klanten en sterke klantrelaties zou jouw bedrijf immers geen bestaansrecht hebben. ERP is het stuur dat ervoor zorgt dat alle neuzen van alle afdelingen dezelfde kant op wijzen. ERP systemen geven sturing aan je organisatie en helpt om de juiste route te bepalen.

Hoe werkt de implementatie van een CRM systeem?

Wanneer je een CRM systeem hebt aangeschaft, moet je de implementatie nog regelen. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar alles wat nieuw is wekt soms weerstand op. Ook is de kans er dat je beginnersfouten maakt. Om deze spanning en weerstand weg te nemen, hebben we een aantal tips op een rij gezet zodat je deze fouten minder snel zult maken.

Communiceer helder naar je medewerkers

Laat je medewerkers van tevoren weten dat je een nieuwe tool gaat gebruiken. Maak duidelijk wat de verwachtingen zijn. Je doelstelling moet voldoen aan het SMART principe. Kijk ook even kritisch of je budget toereikend is om je doelstellingen waar te kunnen maken.

Test de tool voor gebruik

Door de tool uitgebreid te testen onder een aantal medewerkers, voorkom je een stagnerend proces en gefrustreerde medewerkers. Deze ‘early adopters’ kunnen de frustraties die ze in de testfase tegenkomen vóór de uiteindelijke implementatie wegnemen, zodat je niet de hele organisatie hiermee belast

Neem je medewerkers mee in de verandering

Een veranderproces kan weerstand oproepen bij je team. Mensen willen vaak wel veranderen, maar niet als ze zich gedwongen voelen. Door je team te betrekken bij de verandering en het een project te maken van jullie samen, creëer je betrokkenheid in plaats van weerstand. De 8 fasen van Kotter kunnen je helpen bij een succesvolle implementatie. Leg uit aan je medewerkers waarom implementatie belangrijk is en laat je early adopters de andere medewerkers enthousiast maken voor verandering door ze op de voordelen van implementatie te wijzen.

Door medewerkers te betrekken, creëer je minder weerstand

Bekijk of het resultaat heeft

Tot slot dien je te monitoren of de vooraf opgestelde veranderingen daadwerkelijk worden uitgevoerd en welk resultaat dit oplevert. Dit klinkt misschien als een open deur, maar juist deze stap wordt in de praktijk vaak vergeten. Het kost wat discipline als manager, maar het monitoren van de resultaten is van cruciaal belang. Mocht je als manager er niet de tijd voor hebben, delegeer deze taak dan. Uiteindelijk betaalt de monitoring zich uit. Met online CRM software is het namelijk eenvoudig om leadtime, percentage gewonnen/verloren deals en leadbron te analyseren. Aan de hand van deze informatie kan bijvoorbeeld de marketing gerichter worden ingezet.

Even alles op een rijtje

Dit was even heel veel informatie om in één keer te verwerken. Om de gedachten te ordenen, zet ik daarom de belangrijkste voordelen en andere punten nog even op een rij.

• CRM is cruciaal voor elk bedrijf, ongeacht de grootte;
• CRM software helpt je bij het managen van je klantbeheer. Het ordent niet alleen de gegevens van je klanten, het helpt je bij het maken van een klantgeschiedenis en het opstellen van je omnichannel- en marketingstrategie;
• Er zijn veel softwarepakketten om uit te kiezen. Maak daarom voor aanschaf van een pakket een eisen- en prioriteitenlijst en test software uitgebreid uit;
• Wanneer je de software hebt gekocht, is het belangrijk dat de software goed wordt geïmplementeerd. Let er hierbij op dat je je medewerkers duidelijk maakt dat er verandering aankomt en neem hen mee in die verandering. Zo voorkom je frustratie en ergernissen. Want dat is zonde.

Op zoek zijn naar de juiste CRM software moet namelijk iets zijn waar je naar uitkijkt, want het helpt je bij het stroomlijnen van je bedrijfsproces. Een succesvolle implementatie van CRM software heeft namelijk zijn weerslag op je klantstrategie. Je hebt de regie in handen en kan de klant goed bedienen. Dit merkt de klant. Die voelt zich koning. Zoals het hoort.