1. Blog
  2. Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Ga je zelf de salarisadministratie doen of toch uitbesteden?

Ooit begon je voor jezelf. In het begin was je nog in je eentje aan het zwoegen om van jouw onderneming een succes te maken. Al snel groeide je onderneming en hiermee de hoeveelheid werk. Om dit te kunnen opvangen nam je jouw eerste werknemer aan. Een heel mooi moment natuurlijk. Maar op het moment dat je onderneming groeit, groeit jouw verantwoordelijkheid mee.

Want wanneer je personeel in dienst hebt, ben je verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Omdat ook hier veel werk achter vandaan komt, zitten veel ondernemers met de vraag: ‘Zal ik de loonadministratie zelf doen of zal ik het uitbesteden.’

In deze blog geef ik je daarom een aantal voor- en nadelen van beide manieren in de hoop dat je de manier vindt die het beste bij je past. 

Jacqueline
Jacqueline
Appwiki expert

    Waarom je een loonadministratie moet opzetten

    Of je het nou wilt of niet, wanneer je één of meer mensen in dienst hebt ben je verplicht om een salarisadministratie op te zetten. Je moet immers elke maand jouw personeel betalen en de juiste bedragen afdragen aan de Belastingdienst. Hier komt nogal wat bij kijken. Op de site van de Belastingdienst staat een stappenplan over hoe je een loonadministratie opzet, die voldoet aan de fiscale eisen. Zo moet je, net als de rest van jouw administratie, de gegevens, zeven jaar bewaren. Ook vind je hier alle gegevens die op een loonstrook moeten staan. 

    Maar je zet ook een loonadministratie op voor jezelf. Op deze manier heb je namelijk alle gegevens van jouw personeel overzichtelijk op een rijtje. Zo krijgt je personeel op tijd betaald en kloppen alle bedragen (brutosalaris, nettosalaris, loonheffingen etc.)

    Wanneer salarisadministratie uitbesteden?

    Het hangt van een aantal factoren af of je beter zelf de salarisadministratie kunt doen of dit beter kunt uitbesteden. Over het algemeen geldt dat wanneer je net begonnen en nog weinig personeel in dienst heb én geen kennis hebt van de regels die bij de loonadministratie komen kijken, je dit beter kunt uitbesteden aan een externe partij.

    Ook wanneer je opziet tegen het papierwerk dat samengaat met de loonadministratie, is het verstandiger om iemand anders dit voor je te laten doen. Het administratiekantoor neemt niet alleen de salarisadministratie uit handen, maar zorgt er ook voor dat de loonstroken, jaaropgaven en de loonbelastingaangifte kloppen. 

    De salarisadministratie uitbesteden heeft veel voordelen

    De voordelen van de loonadministratie uitbesteden

    Omdat de externe partij veel werk van je uit handen neemt, hoef jij je geen zorgen meer te maken of alles wel klopt. Maar er zijn nog meer voordelen. 

    Je bespaart tijd

    Een voor de hand liggend, maar uiterst belangrijk voordeel is dat je met uitbesteding tijd bespaart. Het uitkeren van de lonen is een maandelijks terugkerend fenomeen, je bent dus elke maand wel een paar uur tijd kwijt aan het betalen van je personeel. Kostbare tijd, die bijvoorbeeld beter kunt steken in de verdere groei van jouw onderneming.

    Geen kennis van regels nodig 

    Een bijkomend voordeel van de salarisadministratie uitbesteden is dat je niet per se op de hoogte hoeft te zijn van de vele regels die bij de loonadministratie horen. Deze regels veranderen bovendien met regelmaat. Het salariskantoor weet alles van deze regels en zal dus geen fouten maken wanneer er weer een regel is veranderd.

    Support

    Wanneer je ervoor kiest om een externe partij te betalen om jouw loonadministratie te laten doen, dan krijg je er meestal ook support bij. Wanneer een werknemer een (moeilijke) vraag heeft, kan deze terecht bij de loonadministrateur. 

    Je mijdt financieel risico

    Wanneer je de loonadministratie uitbesteedt, geef je ook de verantwoordelijkheid van een ordentelijke administratie uit handen. Je loopt dus geen risico op eventuele boetes van de Belastingdienst. Deze loop je wel wanneer je de loonadministratie in eigen hand hebt en een fout maakt. Spreek wel van tevoren duidelijk af wie waar verantwoordelijk voor is. 

    Nadelen uitbesteden loonadministratie

    Er kleven ook enkele nadelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie. Vooral wanneer je niet veel geld hebt wanneer je net een onderneming bent gestart of een onderneming hebt met veel medewerkers. Uitbesteden heeft als grootste nadeel:

    Het kost geld

    De meeste salariskantoren of boekhouders vragen een vaste prijs per salarisstrook. Meestal liggen de kosten hiervan zo rond de tien euro (exclusief btw). Dus hoe meer mensen je in dienst hebt, hoe hoger de kosten. Hier komen bij de meeste kantoren nog aanmaakkosten bovenop (de kosten die het kantoor maakt om jouw bedrijfsgegevens in te voeren in hun eigen systeem). Bij elke nieuwe werknemer die je aanmeldt, worden ook kosten in rekening gebracht. Bij elkaar ben je toch al enkele honderden euro’s per jaar kwijt per medewerker.  

    Minder overzicht

    Omdat je de salarisadministratie en alle gegevens die erbij horen niet meer maandelijks zelf onder ogen hebt, betekent dat dat je minder inzicht hebt in de administratie. Wanneer je er behoefte aan hebt om regelmatig je administratie in te zien, kun je kiezen voor een kantoor met een online systeem, waarmee je jouw administratie op afstand kunt inzien. 

    Uitbesteding van verantwoordelijkheid

    Met uitbesteding geef je verder een belangrijk administratief onderdeel, en de bijkomende verantwoordelijkheid, uit handen. Je moet je externe partij er dus wel op vertrouwen dat zij de administratie goed doen. Het vinden van een betrouwbare partner kan tijdrovend zijn.

    Wanneer je salarisadministratie zelf doen?

    Wanneer je net je eerste werknemer in dienst hebt genomen is het natuurlijk niet per se nodig om de salarisadministratie uit te besteden. Het werk dat je spendeert aan je loonadministratie is nog te overzien, wanneer je één of twee mensen in dienst hebt. Ook wanneer je er meer werknemers voor jouw onderneming werken, kun je natuurlijk zelf de loonadministratie doen. Er gaat wat tijd inzitten, maar je hebt alles zelf in de hand. Je houdt het overzicht, ook over de financiën je weet namelijk precies wat je jouw personeel betaalt, toch wel de grootste kostenpost van jouw onderneming. 

    De (arbeids)wetgeving is aan verandering onderhevig. Je zult dus wel enige kennis in huis moeten hebben om zelf de loonadministratie te doen. Ook zul je op de hoogte moeten blijven van de nieuwe regels. 

    Wat zijn de voordelen van zelf de loonadministratie doen?

    Maar behalve het behoud van overzicht zijn er nog meer voordelen wanneer je zelf de salarisadministratie doet. 

    Met salarisadministratie software bespaar je geld

    Je bespaart geld

    Wanneer je de salarisadministratie in eigen beheer houdt, bespaar je veel geld op de uitbesteding van de administratie. Omdat je dit uitbesteedt aan professionals kunnen de kosten al snel oplopen. 

    Geen derde partij

    Omdat je alle gegevens in eigen beheer hebt, kun je makkelijk veranderingen doorvoeren of kleine details aanpassen. Wanneer je de administratie hebt uitbesteed, zul je eerst het salariskantoor moeten contacteren om jouw wensen door te spelen. Jij bent niet de enige klant die zij hebben, dus het kan zijn dat de aanpassingen die wilt doorvoeren op zich laten wachten.

    Hulp van salarisadministratie software

    Ook wanneer je zelf de loonadministratie doet, hoef je er niet alleen voor te staan. Tegenwoordig zijn er genoeg salarispakketten te vinden die je kunt aanschaffen om het salariëringsproces makkelijker en sneller te laten gaan. Je betaalt wel voor de software, maar de kosten zijn lager dan wanneer je de gehele salarisadministratie uitbesteedt. Het is dus een ideale tussenoplossing voor de ondernemer die niet de loonadministratie helemaal zelf wil doen, maar ook niet diep in de buidel wil tasten om de administratie uit te besteden.

    Voordelen salarisadministratie software

    Met salarissoftware profiteer je van de voordelen van het in eigen beheer houden van de loonadministratie: je bespaart op het uitbesteden en je bent niet afhankelijk van een derde partij. Maar er zijn nog meer voordelen.

    Automatisering

    Veel tijdrovende processen worden door de software geautomatiseerd. Zo kunnen medewerkers zelf verlof aanvragen of een declaratie indienen. Degene die dit moet goedkeuren krijgt automatisch een melding. Dit zorgt weer voor een soepel proces van deze processen. Verder geeft de salarissoftware een melding wanneer het tijd is om een evaluatiegesprek met een van de medewerkers te voeren of een contract te verlengen.

    Geen fouten

    Door de loonsoftware is het niet meer mogelijk gegevens fout in te voeren. Wanneer je namelijk iets foutief invoert, neemt de software dit niet over en geeft een foutmelding. En omdat de salarisberekening is geautomatiseerd, hoef je ook geen zorgen meer te maken over fouten bij het uitbetalen van je personeel.

    Koppelingen

    De salarissoftware is te koppelen met andere software. Dit heeft als voordeel dat er nog meer processen worden geautomatiseerd. Wanneer je bijvoorbeeld de software koppelt met een boekhoudprogramma, worden de loonjournaalposten (de betalingen en de inhoudingen en afdrachten waaruit het loon bestaat) automatisch verwerkt in je boekhoudprogramma. Ook kun je pro forma berekeningen maken om in te schatten wat voor financiële gevolgen het heeft wanneer je het salaris van één van je medewerkers verhoogt. 

    Je kunt ook de salarissoftware koppelen met je urenregistratie software. Met als voordeel dat de gewerkte uren automatisch worden ingeladen in jouw salarissoftware. Zo bespaar je tijd op het handmatig invoeren en voorkom je het maken van fouten wanneer je gebruikmaakt van een Excel-sheet om de uren in te laden.

    De juiste keuze maken

    Net als bij de keuze tussen zoveel andere dingen waar je als ondernemer tegenaan loopt, moet je jezelf de vraag stellen: “Wil ik tijd of geld spenderen aan het doen van de salarisadministratie?”  

    De keuze voor de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden is dus afhankelijk van in welke je situatie zit als ondernemer. Uitbesteden doe je wanneer je vindt dat je niet genoeg kennis hebt om zelf de loonadministratie te doen. Ook wanneer je niet genoeg tijd hebt, is uitbesteden de beste optie. Uitbesteden kan voor kleine ondernemers echter snel in de kosten lopen. De loonadministratie uitbesteden is dus de dure, maar tijbesparende optie.

    Zelf de salarisadministratie doen is dan ook het goedkope en meer tijdrovende alternatief. Het is vooral een goede optie wanneer je de kennis in huis en een simpele loonadministratie hebt. Bovendien is zelf de salarisadministratie doen tegenwoordig niet heel ingewikkeld meer sinds de komst van salarissoftware. Tegen een relatief kleine vergoeding kun je het hele proces van uitbetalen van je personeel automatiseren. Zo heb je het beheer van de loonadministratie in eigen hand én ben je er niet veel tijd aan kwijt. 

    Gerelateerde artikelen

    25 juli 2019

    Administratie bijhouden als zzp'er?

    Facturatie Algemeen Urenregistratie Rittenregistratie Boekhouding

    Je administratie en boekhouding bijhouden is niet altijd leuk. Maar wel heel belangrijk!

    29 mei 2019

    Wat zijn de beste uren apps als alternatief voor Excel?

    Urenregistratie

    Waarom doe jij je urenregistratie nog in Excel als je hier heel handige apps voor hebt? We zetten vijf handige urenregistratie apps op een rij.

    26 april 2019

    Het beste kassasysteem voor jouw organisatie kiezen!

    Kassasysteem

    Wat is het beste kassasysteem en hoe kies ik dit? Een goed werkend kassasysteem is hierin onmisbaar.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products