Boekhoudprogramma's voor accountants vergelijken?

Boekhoudsoftware voor accountants: eenvoudig administraties beheren

Als accountant heb je met veel verschillende klanten te maken. Hoe zorg je er nu voor dat je alle informatie van deze klanten goed bijhoudt, verwerkt én verantwoord? Met boekhoudsoftware speciaal voor accountants. Maar wat werkt nu wel of niet voor een accountantskantoor?

Tip: ga je net met een accountantskantoor beginnen? Bekijk hier een aantal handige tips en tools hoe je efficiënt nieuwe klanten werft, jouw kantoor onderscheidt in de markt en hoe je de beste tools kiest voor jouw kantoor.

Inhoudsopgave

• Wat is accountancy software en wat zijn de voordelen?
• Welke functies zijn onmisbaar?
• De beste optie voor jouw accountantskantoor kiezen.

Wat is accountancy software?

Accounting software wordt gebruikt voor het bijhouden en managen van de financiën van een organisatie. Een accountant is iemand die voor zijn beroep bezig is met het controleren van jaarrekeningen. Daarnaast is een accountant het aanspreekpunt voor financieel advies en administratie. Een accountant is niet hetzelfde als een boekhouder. Een boekhouder is iemand die voor een bedrijf de boekhouding bijhoudt. Een accountant is iemand die de financiële stukken van een organisatie controleert.

Met behulp van accountancy software wordt het werk makkelijker gemaakt van de accountant. De software maakt gebruikt van verschillende functies die dit ondersteunen zoals het in de gaten houden van projectkosten, financiële rapporten opstellen en het bijhouden van voorraad. Met de juiste accountancy software kun jij meer focus houden en krijgen op het financieel advies dat je geeft aan jouw klanten. Steeds meer van jouw klanten zullen zelf aan de slag gaan met hun boekhouding, door de juiste koppelingen met jouw software te maken zul je hen van beter advies kunnen voorzien.

Met accountancy software profiteer jij als accountant van een aantal voordelen.

1. Kostenbesparend

Veel bedrijven besteden de administratie vaak uit aan specialisten. Dit zijn extra kosten voor de organisatie. Met accounting software is het eenvoudig om zelf de administratie bij te houden. Zo heb je geen extra kostenpost.

2. Efficiëntie

Het bijhouden van de administratie vereist veel papierwerk en andere gegevens. Dit kost veel tijd om te verwerken en een foutje is snel gemaakt. Door het automatiseren van je administratie bespaar je dus niet alleen tijd, maar verminder je ook het maken van fouten. En fouten maken terwijl je bezig bent met jouw boekhouding kunnen duurbetaald zijn.

3. Makkelijker belasting doen

We kennen het allemaal, het doen van de belasting. Met accounting software heb je alle benodigde informatie in één overzicht en is de belastingaangifte zo gedaan. Je kunt binnen no time al jouw gegevens inzichtelijk hebben.

Welke functies zijn onmisbaar voor een accountantskantoor?

De boekhoudsoftware voor accountantskantoren hebben uitgebreide rapportagemogelijkheden en beschikken over vele automatiseringsfuncties. Denk aan:

• Automatische bankkoppeling
• E-facturatie (UBL)
• Elektronische IB/Vpb aangifte
• Elektronische BTW aangifte

Deze maken het beheer van meerdere administraties veel efficiënter waardoor je brutowinst stijgt. Hierdoor kun jij jouw klanten van advies voorzien zodat zij hun boekhouding en administratie goed bijhouden en verantwoorden. Er zijn echter meer functies onmisbaar.

Factuurverwerking automatiseren

Met één druk op de knop gemakkelijk een financiële rapportage uitdraaien voor je klanten. Hierbij is het scan en herken principe een must. Hiermee scan je facturen en worden de gegevens direct herkent. Zo hoef je zelf niets te doen. Ook de automatisering van de administraties van je klanten gaat veel verder bij online software. Administraties kunnen tegenwoordig grotendeels beheerd worden aan de hand van algoritmes (ook wel robotic accounting genoemd). De accountant heeft dan alleen een controlerende functie. Dit scheelt tijd, waardoor de accountants zich steeds meer kunnen focussen op (financieel) advies.

Hierbij kun je denken aan gegevens aflezen van een factuur. De ‘robot’ kan in een paar seconden alle belangrijke gegevens uit een factuur halen en deze ook verder verwerken. Zonder dat jij dus alles handmatig moet gaan bijhouden.

Bovendien heeft online software veel meer mogelijkheden op het gebied van automatisering. Het is eenvoudiger om diverse klantprocessen van je kantoor te automatiseren door bijvoorbeeld verschillende processen met elkaar te integreren. Denk aan integratie van boekhouding, CRM en projectmanagement. Deze manier van werken vergroot de efficiëntie van jouw accountantskantoor.

Aangiftes voor klanten

Met een rekeningensysteem maak en verstuur je rekeningen aan de hand van klantgegevens. Dit wordt meteen geregistreerd in de administratie. Hierdoor hoef jij als accountantsbureau niet moeilijk te doen en kun je voor jouw klanten alles gemakkelijk regelen. Of controleren als zij het zelf al hebben ingesteld. Hierdoor kun jij de aangiftes voor klanten eenvoudig controleren en doen zonder dat je er nog veel dingen voor moet doen.

Sowieso kun je met accountancy software alle financiële rapportages doen. Denk aan het maken van kloppende budgetten en jaarrekeningen tot prognoses voor de toekomst. Hiermee bied je jouw klanten net die extra handvatten die ze nodig hebben. Zo is het doen van de aangifte een stuk makkelijker geworden.

Een goed boekhoudprogramma voor de accountant moet heel flexibel zijn. Want je wilt namelijk niet afhankelijk zijn van een bepaalde computer om de boekhouding van je klanten te kunnen doen. Je wilt de mogelijkheid hebben om te e-factureren.

Je wilt je klanten goed informeren over de financiële staat van hun bedrijf. Het liefst wil je dat ook kunnen doen wanneer je je zakelijke computer niet voor je hebt. Naast flexibiliteit moet een accountant een beeld van een bedrijf kunnen weergeven. Hiervoor zijn goede rapportagemogelijkheden in het programma van essentieel belang. Je wilt je klanten een situatieschets van hun bedrijf kunnen geven zodat er op tijd een ingreep gedaan kan worden, indien nodig.

Koppeling met Referentie GrootboekSchema

Het Referentie GrootboekSchema (ook wel bekend als RGS) is onmisbaar voor elke accountant en accountantskantoor. In het RGS staan alle grootboekrekeningen die bedrijven nodig hebben voor de rapportages die je moet doen aan de overheid. Denk daarbij aan de Belastingdienst, maar ook overheidsinstanties als het CBS, aan banken en bijvoorbeeld de KvK. Zonder het RGS kom je dus als accountant niet heel ver.

Het grootboek is een onmisbaar onderdeel binnen elke boekhouding en de kern van het RGS is de referentiecode. De referentiecode is een unieke lettercode die is gekoppeld aan een bepaalde grootboekrekening. Dankzij deze code kun je de software koppelen en gebruiken in combinatie met andere software. Met RGS kun je jouw dienstverlening verbeteren, omdat je jouw klanten beter kunt adviseren en ondersteunen. Het opstellen van rapportages kost minder tijd en je verkrijgt meer inzicht.

Integraties met andere systemen

Als accountant werk je voor verschillende klanten, maar ook in verschillende systemen. Hoe gemakkelijk is het dan als jij jouw systeem kunt koppelen aan andere systemen? denk aan een koppeling met het CRM systeem zodat je alle gegevens van jouw klanten in één oogopslag kunt inzien. Of een koppeling met de salarisadministratie, zodat je zeker weet dat je de administratie voor jouw klanten goed verwerkt en verantwoord. Niet alleen makkelijk voor jou als accountant, maar ook voor jouw klanten. Zij kunnen zaken zien, die jij ook ziet. Zo werken jullie samen aan het succes van beide bedrijven.

Een flexibel accountancy software systeem is wat jij als accountant nodig hebt. Die meebeweegt met jouw kantoor en met jouw klanten. Maar hoe zorg je er nu voor dat je weet dat jij de beste software kiest die bij jouw accountantskantoor past?

Hoe kies ik de beste accounting software voor mijn kantoor?

Een vraag die we ontzettend goed begrijpen, maar het beste accounting software systeem voor jouw kantoor is het systeem dat bij jou past. Betekent niet dat we je niet op weg kunnen en willen helpen. Het tegenovergestelde is waar. De beste software voor jouw accountantskantoor kies je met het Appwiki stappenplan.

Stap 1. Bekijk de verschillende aanbieders

Stap een is ontdekken wat er allemaal in de markt te vinden is aan accounting software. Bovenaan de pagina zie jij een lijst met leveranciers gespecialiseerd voor accountantskantoren. Bekijk ze allemaal en bedenk wat jij wilt en nodig hebt. Scheelt je een hoop uitzoekwerk, de lijst hebben wij alvast voor je samengesteld.

Stap 2. Maak een voorselectie

Jouw kantoor, jouw wensen en eisen. Waaraan moet jouw software voldoen? Welke functies heb je nodig en welke zijn wat jou betreft onmisbaar? Maak een voorselectie en stel je eigen persoonlijke top drie samen.

Waarom drie? Drie geeft je een mooi beeld wat er mogelijk is, maar zorgt er niet meer voor dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Stap 3. Vergelijken

Vergelijk vervolgens die drie geselecteerde systemen met elkaar. Wat zeggen anderen over de tools en functionaliteiten? Vergelijk op prijs, funties en reviews en ontdek wat er bij jouw kantoor past.

Stap 4. Proberen en testen

Een jeans pas je ook eerst aan voor je die koopt. Hetzelfde doen we met de accounting software voor jouw accountantskantoor. De meeste accountancy software beschikt over een proefperiode. Gebruik deze proefperiode om te kijken welke software bij je werkwijze en je bedrijf past..

Stap 5. Evalueren en kiezen

Hoe is de proefperiode je bevallen? Goed? Dan kun je jouw accounting software pakket kiezen. Beoordeel de verschillende pakketten en kies dat wat het beste bij jou past.