Eenvoudig een factuur maken als ZZP'er met deze programma's

Facturen sturen hoort bij het leven van een zzp’er – na al je harde werk wil je natuurlijk snel beloond worden. Toch schiet factureren er vaak bij in tot ’s avonds laat, zeker als je handmatig in Word of Excel een factuur in elkaar knutselt. Dan is de kans groot dat je op het nippertje ontdekt dat het factuurnummer niet klopt of de datum nog verkeerd staat​. Kan dat niet makkelijker? Jazeker! Met een goed facturatieprogramma voor ZZP maak en verstuur je jouw facturen snel en foutloos, zodat je sneller betaald krijgt en meer tijd overhoudt voor je onderneming.

Factuur maken in Word of Excel vs. een facturatieprogramma

Je kunt natuurlijk ook zónder speciaal programma je eigen facturen maken, bijvoorbeeld in Word of Excel. Voor startende zzp’ers met weinig klanten is dat in het begin een optie. Je moet dan zelf een factuursjabloon maken of downloaden en handmatig alle verplichte gegevens invullen – zoals je bedrijfsnaam/adres, btw-nummer, KvK-nummer, factuurnummer, datum, omschrijving en bedrag​. 

Let op dat je elke factuur opslaat met een uniek bestandsnaam en nummer, en dat je de berekeningen (subtotaal, btw, totaal) correct uitvoert. In Excel kun je formules gebruiken om bedragen automatisch te laten optellen, maar in Word moet je alles zelf uitrekenen​. Dit handmatige werk maakt de kans op fouten groter, vooral wanneer je haast hebt.

Daar komt bij dat het maken van facturen in Word/Excel al snel tijdrovend wordt zodra je regelmatig moet factureren. Je bent veel tijd kwijt aan knippen, plakken en controleren, tijd die je eigenlijk liever besteedt aan je eigenlijke werk​. Ook hou je minder overzicht; met tientallen losse documentjes is het lastig bij te houden wie wel of niet betaald heeft. Kortom, het kán wel handmatig, maar het is omslachtig. Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Een factuurprogramma automatiseert dit hele proces juist zodat jij minder werk hebt​.

Alle belangrijke gegevens staan er automatisch op, de bedragen kloppen, en elke nieuwe factuur krijgt zonder gedoe een opvolgend factuurnummer​. Jij hoeft alleen nog de specifieke gegevens van de levering in te voeren – de rest regelt het programma. Zo stuur je in enkele minuten een foutloze factuur de deur uit​.

(Tip: Wil je toch eerst een paar facturen in Word of Excel maken? Gebruik dan een gratis factuurtemplate om geen details te vergeten​. Maar onthoud dat je vroeg of laat zult willen overstappen op software om tijd te besparen.)

Belangrijke functies bij het kiezen van een facturatieprogramma

Er zijn tal van factuurprogramma’s voor zzp verkrijgbaar​. Hoe kies je de juiste? Let vooral op de volgende punten en functionaliteiten:

• Gebruiksgemak: Je wilt minder tijd kwijt zijn aan je administratie, dus zoek software die intuïtief werkt​. Een ingewikkeld programma met te veel toeters en bellen is frustrerend – als zzp’er heb je geen weken de tijd om een systeem te leren. Kies een factuurprogramma dat bekend staat als gebruiksvriendelijk, zodat je er meteen mee aan de slag kunt.
• Functionaliteiten op maat: Bepaal welke functies jij echt nodig hebt. Wil je alleen simpel facturen kunnen sturen, of heb je ook behoefte aan extra’s? Veel zzp’ers vinden bijv. automatische betalingsherinneringen belangrijk (scheelt gedoe als een klant te laat is)​. Anderen willen periodieke facturatie (abonnementen) instellen​. Veel programma’s bieden ook de mogelijkheid om offertes te maken en deze om te zetten naar facturen​. Denk ook aan functies als urenregistratie, rittenregistratie, voorraadbeheer of een kassakoppeling als die voor jouw werk relevant zijn. Eenvoudig hoeft niet te betekenen dat het programma weinig kan – de kunst is de juiste balans te vinden tussen een simpel gebruik en voldoende mogelijkheden​.
• Factuur sjablonen & huisstijl: Een goede facturatiesoftware laat je facturen opmaken in je eigen huisstijl. Kijk of er professionele factuursjablonen beschikbaar zijn die je kunt aanpassen (logo, kleuren, taal)​. Daarmee oogt elke factuur verzorgd en consistent. Als je zowel nationaal als internationaal factureert, is het handig als het programma meerdere talen en valuta ondersteunt​. 
• Koppelingen en integraties: Controleer of het factuurprogramma kan koppelen met andere tools die je gebruikt. Een bankkoppeling is erg waardevol – je banktransacties worden dan automatisch in het systeem ingelezen, zodat betaalde facturen direct worden afgevinkt​. Ook een koppeling met je boekhoudprogramma is nuttig: de facturen worden dan meteen in je boekhouding verwerkt, wat scheelt bij de btw-aangifte en inkomstenbelasting​. Sommige programma’s herkennen bovendien KvK-gegevens: voer de bedrijfsnaam of KvK-nummer van je klant in, en de software vult adresgegevens automatisch aan​. Denk ook aan integratie met een CRM-systeem of projectmanagement-tool als je die gebruikt. Hoe beter de aansluiting op jouw workflow, des te meer tijd je straks bespaart.
• Mobiele app: Ben je vaak onderweg of werk je op locatie bij klanten? Dan is een mobiele app onmisbaar​. Hiermee kun je via je smartphone of tablet offertes omzetten naar een factuur, direct ter plekke een betaalverzoek sturen of even snel checken of een klant al betaald heeft. Kies een pakket dat een goede app heeft (voor iOS/Android), zodat je altijd en overal kunt factureren​.
• Veiligheid en ondersteuning: Je vertrouwt je financiële gegevens toe aan de software, dus veiligheid is belangrijk. Kijk of het programma voldoet aan de wettelijke eisen (bijv. factuureisen van de Belastingdienst) en je data goed beveiligt (encryptie, back-ups)​. Bekende aanbieders als e-Boekhouden.nl en Rompslomp hebben een goede reputatie op het gebied van gegevensbescherming​. Lees ook gebruikerservaringen: zijn andere zzp’ers tevreden over de support en betrouwbaarheid van de software? Een programma dat up-to-date blijft en goede klantenservice biedt, geeft vertrouwen.

Door op deze punten te letten, krijg je een beeld welk factuurprogramma het beste bij jouw wensen aansluit. Maak eventueel een lijstje van must-have functies voor jouw situatie, zodat je gericht kunt zoeken.

Zijn er gratis factuurprogramma’s voor ZZP?

Ja, er zijn zeker gratis facturatieprogramma’s (of versies) voor zzp’ers beschikbaar. Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode aan, zodat je hun software kunt uitproberen. Daarnaast bestaan er een paar factuurprogramma’s die in een basisvariant gratis te gebruiken zijn:

• Rompslomp: een populair factuurprogramma 100% gericht op zzp’ers – heeft een gratis pakket waarmee je onbeperkt facturen kunt maken​. Dit is ideaal voor startende ondernemers die eerst zonder kosten ervaring willen opdoen. Wil je later meer functies (bijvoorbeeld offertes of uitgebreide boekhouding), dan kun je bij Rompslomp upgraden naar een betaald pakket vanaf ongeveer €5 tot €15 per maand, afhankelijk van wat je nodig hebt​.
• DigiBTW: ook een eenvoudige tool voor zzp – biedt eveneens gratis online factureren​. Je kunt er kosteloos facturen mee versturen; voor extra functionaliteiten is er een premium versie (rond €10 per maand voor meer mogelijkheden)​.
• e-Boekhouden.nl: bekend als boekhoudpakket – heeft een speciale actie voor starters: ben je korter dan 15 maanden ingeschreven als ondernemer, dan mag je het pakket 15 maanden lang gratis gebruiken​. Daarin zit ook de facturatiemodule. Ben je al langer bezig, dan kun je e-Boekhouden.nl alsnog 14 dagen gratis proberen​.

Naast deze zijn er nog enkele andere partijen met gratis basisversies of proefperiodes. Let wel op: “gratis” betekent vaak dat de functionaliteit wat beperkter is. Voor niets gaat de zon op – geavanceerde functies of onbeperkt gebruik vragen meestal om een betaald abonnement. Toch kun je met de bovenstaande opties als zzp’er al een heel eind komen zonder meteen in de buidel te tasten. En bevalt zo’n gratis programma, dan is upgraden naar de betaalde versie vaak zo geregeld.