Je hebt een goed product geleverd of op succesvolle wijze een opdracht voltooid. Eindelijk die verdiende factuur sturen naar je klant! Aan welke eisen moet je dan voldoen?
Als ondernemer zul je bij het maken van een factuur vooral gefocust zijn op een betrouwbare look&feel van je facturen, een duidelijk bedrag en betalingsmogelijkheden. Hoewel deze onderdelen belangrijk zijn, zijn dit niet de enige onderdelen die een goede factuur bevat. De Belastingdienst stelt een aantal wettelijke eisen aan een factuur.
Online factuur maken: overleg met de afnemer
Deze verplichte onderdelen van een factuur gelden niet alleen voor een papieren factuur, maar ook voor e-facturen die je online verstuurd. Een digitale factuur maken is wel op één punt anders: de ontvanger moet ermee akkoord gaan dat er geen geprinte factuur verstuurd wordt.
Toestemming voor e-factureren hoeft niet schriftelijk te gebeuren. Overleg en overeenstemming voorafgaand aan het versturen van de factuur is voldoende.
Een complete (e-)factuur
Voor zowel geprinte als digitaal verstuurde facturen geldt dat:
- Deze alle wettelijk bepaalde onderdelen moet bevatten;
- Je moet kunnen aantonen dat de factuur authentiek (door de afzender is gestuurd) en integer (niet veranderd) is. Bij kleine bedrijven kan dit door vergelijking van documenten, grote bedrijven zullen moeten werken met bijvoorbeeld een e-mailhandtekening.
- Facturen moeten kunnen worden gecontroleerd in de vorm waarin deze verstuurd zijn. Voor e-facturen is dit dus digitaal, overige facturen moeten geprint worden bewaard.
Factuur maken met software
Een factuur maken in Excel kan heel handig zijn als je een kleine klantenkring en een beperkt aantal opdrachten hebt. Ga je meer facturen sturen en groeit je organisatie? Dan wordt het al snel gemakkelijker om facturen te maken in een factuurprogramma. Voor een paar euro per maand profiteer je onder andere van online facturatie, verschillende templates en een duidelijk overzicht van gemaakte en verzonden facturen.
Online facturen maken
Veel factuurprogramma’s werken in de cloud en dus kun je altijd en overal een factuur maken. Het installeren van software is niet nodig en gegevens zijn op elk apparaat beschikbaar. Daarbij betekent online je factuur maken in de meeste gevallen ook online facturen versturen en laten betalen. Dit scheelt veel papierwerk en tijd.
Duidelijk overzicht van betalingen
Een factuur maken in Excel is geen enkel probleem. Maar wat als je meerdere facturen gaat maken? Hoe zorg je ervoor dat de opmaak van je facturen consistent is? Hoe houd je inzicht in betalingen en herinneringen? Vorm je unieke, oplopende factuurnummers? Een factuurprogramma kan je veel werk uit handen nemen. Een factuur maken is dan slechts een kwestie van gegevens invullen en de software doet de rest.
Lees ook het artikel met overige voordelen van een (online) factuurprogramma of begin meteen met factuurprogramma's vergelijken.
Factuur maken als visitekaartje
Je kunt een factuur zien als extra kans om je visitekaartje bij de klant af te geven. Je wilt graag een goede indruk achterlaten bij je klanten dus is het belangrijk om professionele factuur te maken. Daarbij moeten je facturen voldoen aan de wettelijke eisen aan een factuur. Verstuur facturen online met een online factuurprogramma en ontdek de vele voordelen. Overweeg je om facturen in Excel te maken? Probeer dan toch eerst online facturatiesoftware. Facturen maken met software is zoveel eenvoudiger en professioneler. Daarnaast heb je de factuur ook meteen in je administratie. Wel zo handig als je ook BTW aangifte moet doen.
Nu jouw factuur maken
Gebruik je software om je factuur te maken, dan kost factureren je weinig tijd en moeite. Niet alleen breng je met deze factuurprogramma's structuur aan in je administratie, ook houd je overzicht en voldoe je eenvoudig aan de eisen. Je maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden die een modern factuurprogramma je biedt. Plaats bijvoorbeeld een iDeal link op je factuur om sneller betaald te krijgen. Of automatiseer abonnementsfacturen, betalingsherinneringen en offerteprocedures. Want facturen maken is niet het enige wat je kunt doen, je maakt met de meeste factuurprogramma's ook online offertes.
