Tips & tools om een goede factuur te maken

Stel, je hebt op een succesvolle wijze een opdracht voltooid voor jouw klant. Je hebt een goed product geleverd, hier ben je trots op! Eindelijk kun je die verdiende factuur naar je klant sturen. Maar...

• Aan welke eisen moet je factuur dan voldoen?
• Waarmee moet je rekening houden?
• Facturen opstellen, hoe doe je dat eenvoudig en snel?
• En welke gratis of betaalde tools helpen je hierbij?

Kijk hieronder voor een aantal handige tips en tools waarmee een factuur maken gemakkelijk wordt.

Bij het maken van jouw facturen zul je eerst vooral gefocust zijn op een betrouwbare look en feel van je facturen. Daarbij zijn een duidelijk bedragen en het benomen van de betalingsmogelijkheden ook van belang. Hoewel deze onderdelen belangrijk zijn, zijn dit niet de enige onderdelen die een goede factuur bevat. De Belastingdienst stelt een aantal wettelijke eisen aan een factuur.

Een complete (e-)factuur

Voor zowel geprinte als digitaal verstuurde facturen geldt dat:

• Deze alle wettelijk bepaalde onderdelen moet bevatten;
• Je moet kunnen aantonen dat de factuur authentiek (door de afzender is gestuurd) en integer (niet veranderd) is. Bij kleine bedrijven kan dit door vergelijking van documenten, grote bedrijven zullen moeten werken met bijvoorbeeld een e-mailhandtekening.
• Facturen moeten kunnen worden gecontroleerd in de vorm waarin deze verstuurd zijn. Voor e-facturen is dit dus digitaal, overige facturen moeten geprint worden bewaard.
• Factuur maken zonder kvk niet mogelijk is. Op wettelijke facturen vermeld je een kvk-nummer en die krijg je pas bij inschrijving.

Online factuur maken: overleg met de afnemer

Deze verplichte onderdelen van een factuur gelden niet alleen voor een papieren factuur, maar ook voor e-facturen die je online verstuurt. Een digitale factuur maken is wel op één punt anders: de ontvanger moet ermee akkoord gaan dat er geen geprinte factuur verstuurd wordt. Toestemming voor e-factureren hoeft niet schriftelijk te gebeuren. Overleg en overeenstemming voorafgaand aan het versturen van de factuur is voldoende.

Excel of online software? Facturen maken met de juiste tools

Een factuur maken in Excel kan heel handig zijn als je een kleine klantenkring en een beperkt aantal opdrachten hebt. Ga je meer facturen sturen en groeit je organisatie? Dan wordt het al snel gemakkelijker om facturen te maken in een factuurprogramma. Voor een paar euro per maand profiteer je onder andere van online facturatie, verschillende templates en een duidelijk overzicht van gemaakte en verzonden facturen.

Waarom online facturen maken?

Veel factuurprogramma’s werken in de cloud en dus kun je altijd en overal een factuur maken. Een btw factuur maken is zo gepiept. Het installeren van software is niet nodig en gegevens zijn op elk apparaat beschikbaar. Daarbij betekent online je factuur maken in de meeste gevallen ook online facturen versturen en laten betalen. Dit scheelt veel papierwerk en tijd.

Gratis factuur maken 

Wil je een gratis factuur maken? Dan zijn hier ook mogelijkheden voor. Het is niet altijd nodig om direct een abonnement af te sluiten. Veel aanbieders hebben gratis proefperiode's waar je gebruik van kunt maken. Bovendien is een factuur maken gratis en onbeperkt bij aanbieders als DigiBTW en Rompslomp. Het is ook een voordeel dat je bij deze aanbieders in de toekomst gebruik kunt maken van andere functies dan gratis facturen maken. Zo ben je goed voorbereid op de eventuele groei van jouw bedrijf.

Duidelijk overzicht van betalingen

Een factuur maken in Excel is geen enkel probleem. Maar wat als je meerdere facturen gaat maken? Hoe zorg je ervoor dat de opmaak van je facturen consistent is? Hoe houd je inzicht in betalingen en herinneringen? Vorm je unieke, oplopende factuurnummers?

Een factuurprogramma kan je veel werk uit handen nemen. Een btw factuur maken is dan slechts een kwestie van gegevens invullen en de software doet de rest.

Lees ook het artikel met overige voordelen van een (online) factuurprogramma.

Met welke tools kun je eenvoudig facturen maken en versturen?

Al overtuigd en wil je direct aan de slag? Hieronder vind je een aantal handige tools die we kunnen aanbevelen om je facturen te maken en versturen.

Factuur als visitekaartje

Je kunt een factuur zien als extra kans om je visitekaartje bij de klant af te geven. Je wilt graag een goede indruk achterlaten bij je klanten dus is het belangrijk om professionele factuur te maken. Daarbij moeten je facturen voldoen aan de wettelijke eisen aan een factuur. Verstuur facturen online met een online factuurprogramma en ontdek de vele voordelen.

Overweeg je om facturen in Excel te maken? Probeer dan toch eerst online facturatiesoftware. Facturen maken met software is zoveel eenvoudiger en professioneler. Daarnaast heb je de factuur ook meteen in je administratie. Wel zo handig als je ook BTW aangifte moet doen.

Nu jouw factuur maken..

Gebruik je software om je factuur te maken, dan kost factureren je weinig tijd en moeite. Niet alleen breng je met deze factuurprogramma's structuur aan in je administratie, ook houd je overzicht en voldoe je eenvoudig aan de eisen. Je maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden die een modern factuurprogramma je biedt.

Plaats bijvoorbeeld een iDeal link op je factuur om sneller betaald te krijgen. Of automatiseer abonnementsfacturen, betalingsherinneringen en offerteprocedures. Want facturen maken is niet het enige wat je kunt doen, je maakt met de meeste factuurprogramma's ook online offertes.