Een betalingsherinnering stuur je een paar dagen nadat de betaaltermijn van je factuur is verstreken. Houd hem kort en vriendelijk: noem het factuurnummer, de factuurdatum, het bedrag en een nieuwe betaaldatum, en stuur de factuur nog een keer mee. Ga ervan uit dat je klant de factuur gewoon is vergeten. In de meeste gevallen is dat ook zo.
Je bent zeker niet de enige die op zijn geld wacht. Uit onderzoek van Knab onder ruim zeshonderd zzp'ers blijkt dat bijna de helft (48%) in een jaar tijd te laat betaald kreeg. Gemiddeld kwam het geld 18 dagen na de afgesproken termijn binnen. Hieronder vind je voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken, en lees je hoe je herinneringen automatisch laat versturen.
Wat zet je in een betalingsherinnering?
Met een goede herinnering kan je klant meteen betalen, zonder eerst in zijn administratie te hoeven zoeken. Zet er daarom altijd in:
- het factuurnummer en de factuurdatum;
- het openstaande bedrag;
- de oorspronkelijke vervaldatum;
- een nieuwe, korte termijn om te betalen, bijvoorbeeld 7 dagen;
- je IBAN, of nog beter: een betaallink of QR-code;
- de factuur zelf als bijlage.
Een tip uit eigen ervaring: zet er nooit “eerste herinnering” boven. Daarmee geef je je klant het signaal dat er nog een tweede komt en dat hij zich nog niet hoeft te haasten.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur je herinnering een paar dagen na de vervaldatum. Wacht je langer, dan geef je je klant het idee dat het niet zo’n haast heeft. Een vast schema helpt je om dat elke keer goed te doen:
| Moment | Actie |
|---|---|
| Een paar dagen na de vervaldatum | Vriendelijke betalingsherinnering met de factuur als bijlage |
| Een week later | Even bellen: is de factuur goed aangekomen? |
| Na de nieuwe betaaldatum | Tweede herinnering of aanmaning met een laatste termijn |
Betaalt je klant daarna nog steeds niet? Lees dan ons stappenplan voor als een klant de factuur niet betaalt.
Betalingsherinnering voorbeelden
Gebruik deze voorbeeldteksten als basis en vul je eigen gegevens in tussen de haken. Pas de toon gerust aan op je klant: een vaste opdrachtgever spreek je anders aan dan een nieuwe klant.
Voorbeeld 1: vriendelijke betalingsherinnering per mail
Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer]
Beste [naam],
Bij het nalopen van onze administratie zag ik dat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog openstaat. Het gaat om een bedrag van € [bedrag], dat uiterlijk [vervaldatum] betaald had moeten zijn.
Waarschijnlijk is de factuur je even ontschoten. Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken? Dat kan direct via deze betaallink: [betaallink], of naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam] onder vermelding van [factuurnummer]. Voor het gemak stuur ik de factuur nog een keer mee.
Heb je inmiddels betaald? Dan is dit bericht niet meer nodig en hoef je niets te doen. Heb je vragen over de factuur? Laat het me gerust weten.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
[telefoonnummer]
Voorbeeld 2: tweede betalingsherinnering
Onderwerp: Openstaande factuur [factuurnummer]: graag betaling voor [datum]
Beste [naam],
Op [datum herinnering] stuurde ik je een herinnering voor factuur [factuurnummer] van € [bedrag]. Tot nu toe heb ik de betaling nog niet ontvangen.
Ik vraag je het bedrag uiterlijk [nieuwe datum] over te maken via [betaallink] of naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]. Is er een reden waarom de betaling uitblijft, bijvoorbeeld een vraag over de factuur? Neem dan contact met me op, dan lossen we het samen op.
Ontvang ik de betaling niet op tijd, dan ben ik genoodzaakt verdere stappen te zetten en wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
Voorbeeld 3: kosteloze 14-dagenbrief voor particulieren
Is je klant een consument? Dan ben je wettelijk verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Daarin geef je je klant 14 dagen om zonder extra kosten te betalen, en vermeld je hoeveel incassokosten hij betaalt als hij dat niet doet.
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Beste [naam],
Factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor een bedrag van € [bedrag] is nog niet betaald. De betaaltermijn is verlopen op [vervaldatum].
Ik geef je de gelegenheid om het bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief zonder extra kosten te betalen via [betaallink] of naar [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer].
Is het bedrag na deze termijn niet betaald, dan breng ik incassokosten van € [bedrag incassokosten] in rekening en geef ik de vordering uit handen.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]
Voorbeeld 4: betalingsherinnering in het Engels
Subject: Payment reminder invoice [invoice number]
Dear [name],
According to our records, invoice [invoice number] dated [invoice date] for € [amount] is still outstanding. The payment was due on [due date].
Could you please transfer the amount within 7 days using this payment link: [payment link], or to [IBAN] in the name of [company name], quoting [invoice number]? I have attached the invoice for your convenience.
If you have already paid, please disregard this message. Do not hesitate to contact me if you have any questions.
Kind regards,
[name]
[company name]
Tip van Appwiki: geen zin om deze teksten elke keer zelf te versturen? In e-Boekhouden.nl stel je je eigen herinneringssjablonen in, met een iDEAL-betaallink en QR-code erbij.
Wat kost een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is in principe kosteloos. Bij particuliere klanten mag je geen herinnerings- of administratiekosten rekenen. Incassokosten mag je pas rekenen als je klant ook na de kosteloze 14-dagenbrief niet heeft betaald.
Bij zakelijke klanten ligt dat anders. Is de betaaltermijn verstreken, dan heb je recht op wettelijke handelsrente en een vergoeding van minimaal € 40 aan incassokosten. Laat je klant wel weten dat je deze kosten in rekening brengt, bijvoorbeeld in je herinnering of je algemene voorwaarden.
Betalingsherinneringen automatisch versturen
Elke openstaande factuur zelf bijhouden en opvolgen kost tijd, en er glipt al snel iets doorheen. Met facturatie- of boekhoudsoftware gaat het grotendeels vanzelf. Zo werkt het in een aantal populaire pakketten:
- e-Boekhouden.nl: je stelt meerdere herinneringsmomenten in en verstuurt herinneringen en aanmaningen met je eigen sjablonen, per mail of per post. In de open postenlijst zie je welke herinneringen al verstuurd zijn.
- SnelStart: in SnelStart Web stuur je een herinnering met één druk op de knop. Vanaf het pakket inBalans stel je herinneringen en aanmaningen automatisch in.
- BUNNI: je krijgt een seintje bij een onbetaalde factuur en stuurt met één klik een herinnering vanaf je eigen e-mailadres.
- Payt: een losse tool voor debiteurenbeheer die je koppelt aan je boekhoudpakket. Herinneringen gaan automatisch de deur uit, met een iDEAL-betaalknop erin.
Benieuwd welk pakket het beste bij jou past? Vergelijk de beste facturatieprogramma's of bekijk alle debiteurenbeheer software.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering is een vriendelijke reminder: je gaat ervan uit dat je klant de factuur is vergeten. Een aanmaning stuur je pas als ook na de herinnering niet is betaald. De toon is dan zakelijker en je geeft een laatste termijn. Ook laat je weten welke stappen volgen als er niet wordt betaald, zoals het rekenen van rente en incassokosten of het uit handen geven van de vordering. Let bij alles wat je doet wel op je klantrelatie: je wilt geen klant verliezen door een misverstand.
