Als ondernemer overkomt het je vroeg of laat een keer: een klant betaalt niet binnen de betaaltermijn. Je hebt een keurige betaaltermijn van veertien dagen maar toch staat het factuurbedrag binnen deze periode op je bankrekening.
Misschien wacht je nog even tot de wettelijke betaaltermijn van dertig dagen is verstreken. Maar als er dan nog niet betaald is, wat doe je dan? Dan is het tijd om een betalingsherinnering op te stellen. Dat doe je zo.
Betaaltermijn
Nog even terug naar de betaaltermijn. Simpel gezegd zijn er twee manieren waarop een betaaltermijn tot stand komt. Of je komt contractueel een betaaltermijn overeen of de wettelijke betaaltermijn is geldig. Veel bedrijven hebben een betaaltermijn in de algemene voorwaarden staan. Dat is heel verstandig, maar het geeft je nog geen drukmiddel om klanten de factuur sneller te laten betalen. Een betaaltermijn van veertien dagen is wel gangbaar en dan ook aan te raden.
Betalingsherinnering, wat moet er op?
Als je een betalingsherinnering wilt opstellen kun je dat makkelijk doen met een online factuurprogramma. De software helpt je om de juiste gegevens op de betalingsherinnering te krijgen. Ondersteunt je factuurprogramma dit niet, maak dan een digitale factuur met de volgende gegevens er op:
- Het factuurnummer van de factuur waar het om gaat
- De datum van de factuur waar het om gaat
- Het bedrag van de factuur
- De vervaldatum van de factuur
Zo kan jouw klant de factuur snel terugvinden in zijn administratie. Schrijf er ook bij binnen welke termijn je de betaling verwacht. Het meest gangbaar is binnen vijf tot veertien dagen.
Hoe verstuur je een betalingsherinnering?
Het meest logisch is om een betalingsherinnering te versturen zoals je dat ook doet met facturen sturen. Dit doe je eenvoudig met een factuurprogramma die automatisch betalingsherinneringen verstuurd. Je stelt dan één keer de voorwaarden in zoals betaaltermijn en na hoeveel dagen een herinnering moet worden gestuurd. Vervolgens heb je hier geen omkijken meer naar. Scheelt en hoop tijd al je klanten te laat of niet betalen!
Toch is het niet onverstandig om de factuur ook op een andere manier te sturen. Als je gewend bent facturen vanuit je factuurprogramma te versturen, kun je nu ook even de moeite nemen om de factuur op de post te doen. Je wilt nu namelijk even zeker weten dat de factuur bij de klant aan komt. De volgende stap is namelijk een aanmaning en dan wordt het net even serieuzer.
Wat is een aanmaning?
Als je klant na een of twee betalingsherinneringen nog steeds zijn verplichting niet is nagekomen kun je een aanmaning sturen. Het verschil met een betalingsherinnering en een aanmaning zit voornamelijk in de toon. De toon van een aanmaning is veel dwingender. Waar je bij de herinnering de klant nog vriendelijk verzoekt om voor betaling te zorgen, ga je dat bij een aanmaning eisen. Je kunt dan al gaan dreigen om de zaak over te dragen aan een incassobureau en eventuele kosten te verhalen.
Je kunt ook wettelijke rente in rekening gaan brengen. Let bij wat je doet altijd wel op je klantrelatie en probeer erachter te komen waarom een factuur niet wordt betaald. Je wilt niet dat je door een misverstand een klant verliest.
Wil je snel zelf een factuur maken? Bekijk en vergelijk de beste factuurprogramma's met onze keuzehulp!
