Kost het bijhouden van debiteuren en crediteuren kost teveel tijd? Kom je niet meer aan je ‘echte’ werk toe? Dat hoeft tegenwoordig gelukkig echt niet meer zo te zijn. Veel boekhoudprogramma's zijn zo ingericht dat je met slechts enkele clicks een inkoopfactuur of verkoopfactuur kunt inboeken. In dit artikel leggen we uit hoe je een inkoopfactuur inboekt, wat er op moet staan en geven we je handige tips om dit proces makkelijker te maken met behulp van boekhoudsoftware.
Inkoopfacturen verwerken
Wat is een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur lijkt veel op een verkoopfactuur, maar dan omgekeerd: je ontvangt deze als ondernemer wanneer je goederen of diensten inkoopt en nog moet betalen. Vaak staat er een betalingstermijn vermeld. Inkoopfacturen kunnen ook bonnetjes zijn bij kleinere aankopen.
Hoe boek je een inkoopfactuur in?
Zoek de originele inkoopfactuur van je leverancier erbij en controleer of alle gegevens kloppen. In je boekhoudsoftware ga je naar de optie voor het inboeken van inkoopfacturen en vul je de gegevens in. Selecteer de juiste grootboekrekeningen waaraan de kosten moeten worden toegewezen. Als alles klopt, sla de inkoopfactuur op in het systeem.
Bewaar de originele inkoopfactuur, zodat deze altijd terug te vinden is.
Wat moet er op een inkoopfactuur staan?
Een inkoopfactuur moet bepaalde gegevens bevatten om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Bij boekhoudprogramma's zoals E-boekhouden staat dit al goed aangegeven.
- Naam en volledig adres van de leverancier
- BTW-identificatienummer van de leverancier
- Naam en volledig adres van de koper (jouw bedrijf)
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
- Het soort goederen of diensten, plus de hoeveelheid
- Eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen
- Het BTW bedrag en het BTW tarief
- Vergoeding (prijs exclusief BTW)
- Bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
De voordelen van online boekhoudsoftware
Voordeel 1: Automatisering
We willen allemaal de klusjes die we niet graag doen, kunnen automatiseren. In het geval van het inboeken van inkoopfacturen is dat mogelijk met een online boekhoudprogramma. Hiermee kun je niet alleen je zakelijke administratie automatiseren, het zorgt er ook voor dat je direct voldoet aan alle regels van de Belastingdienst. Bovendien staan al je belangrijke documenten veilig op één centrale plek, wat het zoeken naar bonnetjes en facturen tijdens de BTW-aangifte aanzienlijk vermindert.
Voordeel 2: Slimme functies
Door je boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren, bespaar je kostbare tijd. Functies zoals automatische bankkoppelingen en de scan & herken optie maken dit mogelijk. Veel boekhoudprogramma’s bieden daarnaast een online koppeling met de Kamer van Koophandel, waardoor je direct bij het inboeken kunt controleren of het BTW-nummer correct is en je de adresgegevens automatisch kunt inladen.
Voordeel 3: Koppelingen en digitale toegang
Het is soms zelfs mogelijk om je boekhoudprogramma te koppelen met een leverancier, zodat inkoopfacturen automatisch betaald en verwerkt worden. Zo hoef je nergens meer naar om te kijken. En als je toch hulp nodig hebt, kun je jouw boekhouder toegang geven. Hij of zij kan je dan online en op afstand bijstaan, zonder dat je met mappen vol documenten of schoenendozen vol bonnetjes aankomt. Wel zo prettig.
Boekhoudprogramma voor het inboeken van inkoopfacturen
E-Boekhouden biedt uitgebreide mogelijkheden voor het automatiseren van inkoopfacturen. Met functies zoals scan & herken en mail & herken worden documenten automatisch gescand en herkend. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten, waardoor jij je kunt richten op wat echt belangrijk is voor je bedrijf. Meer weten? Bekijk onze informatiepagina over E-boekhouden en maak gebruik van de 15 maanden gratis proefperiode.
