Steeds meer ondernemers zoeken naar oplossingen om het facturatieproces efficiënter te maken. Zo is e-facturatie inmiddels een bekende ontwikkeling maar de mogelijkheden groeien nog steeds.
Eén van deze mogelijkheden is self-billing. Self-billing is een facturatieproces waarbij niet de leverancier (ofwel de aannemer), maar de klant (ofwel de afnemer) van goederen en diensten, een factuur opstelt. De klant factureert dus eigenlijk zichzelf.
Je weet als klant de overeengekomen prijs en de ontvangen hoeveelheid, dus waarom zou je niet zelf de afrekening kunnen maken?
In dit artikel duiken we daarom dieper in de mogelijkheden van self-billing. Hoe werkt het? Wat zijn de voor- en nadelen? En voor wie is het geschikt?
Wat is self-billing precies?
Self-billing (ook wel reversed billing genoemd) draait in feite het traditionele facturatieproces om: pas nadat de klant de gegevens die op de factuur komen heeft goedgekeurd, wordt er daadwerkelijk een factuur opgesteld. In het traditionele proces stuurt de leverancier een factuur naar de klant, waarna de klant gaat controleren of alle gegevens op de factuur kloppen.
Doordat er bij self-billing van tevoren gecontroleerd wordt, is het risico op onjuiste facturen minimaal en komen er dus veel minder correcties en creditfacturen aan te pas. Daarom nemen we self-billing eens onder de loep en gaan we na of het eventueel voor jouw bedrijf een uitkomst kan zijn.
Hoe werkt self-billing in de praktijk?
Het klinkt aantrekkelijk; minder administratieve rompslomp in de vorm van creditfacturen en correcties. Maar hoe werkt het dan precies? Ben je de tijd die je bespaart aan het achteraf corrigeren van foute facturen niet meteen kwijt aan het goedkeuren van gegevens voor de facturatie? Niet als je bijpassende facturatie software gebruikt.
Een voorbeeld van self-billingsoftware
Neem dit voorbeeld van self-billingsoftware voor zorgorganisaties waar veel externe professionals werken. Voorheen stuurden deze professionals (in dit geval de leverancier) allemaal op eigen wijze facturen naar de zorgorganisatie (de klant), waardoor de financiële afdeling veel tijd kwijt was, het overzicht gemakkelijk verloor en daardoor sneller fouten over het hoofd zag.
Nu genereert de zorgorganisatie zelf uniforme self-billing facturen:
- De zelfstandige voert in de software gewerkte uren en declareerbare onkosten in;
- Een budgethouder bij de zorgorganisatie controleert en accordeert deze gegevens;
- Zodra de software herkent dat de uren en onkosten zijn goedgekeurd, worden deze automatisch gefactureerd via een self-billing factuur.
Wettelijke eisen
Facturen moeten uiteraard aan allerlei eisen voldoen voordat deze als legitiem bestempeld kunnen worden. Vanwege deze eisen bestaat in sommige gevallen het misverstand dat self-billing niet legitiem is. Dit is niet het geval; de Belastingdienst keurt het gebruik van self-billing goed.
Er gelden wel enkele extra regels voor. Zo moet er bijvoorbeeld altijd "factuur uitgereikt door afnemer" vermeld worden op self-billing facturen, moeten alle partijen hebben ingestemd met het gebruik van self-billing, en gaat de leverancier akkoord dat hij verantwoordelijk blijft voor de juistheid van facturen, ook al genereert de klant ze.
Self-billing consequenties voor de leverancier
Hoewel self-billing de klant dus enorm kan helpen met efficiënt factureren, kun je je afvragen wat het voor de leverancier betekent. De leverancier staat immers een stukje controle af aan de klant, maar blijft wel verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur, toch? Niet per se.
Leveranciers voeren nog steeds zelf gegevens in omtrent de geleverde diensten en goederen en houden daar dus de controle over; de klant keurt deze gegevens slechts goed of af voordat er gefactureerd wordt. Tenzij de leveranciers onjuiste gegevens invoeren, is er dus niets aan de hand.
Het grootste verschil met de traditionele situatie is dat de leverancier niet meer zelf facturen hoeft op te stellen. Terugblikkend op het voorbeeld: omdat de zorgorganisatie nu self-billing facturen genereert voor de externe professionals, hebben zij hier zelf weinig omkijken meer naar. Ook voor de leverancier kan het dus voordelen meebrengen. Die administratieve werkzaamheden zijn voor de meeste zelfstandigen wel het laatste waar ze zich graag mee bezighouden.
De voordelen en nadelen op een rijtje
De oplettende lezer heeft inmiddels wel opgemerkt wat de grootste voordelen zijn die self-billing met zich meebrengt. We zetten ze nog eens allemaal op een rijtje voor je:
- Het bespaart je financiële afdeling en je leveranciers veel tijd;
- Vanwege het controlemoment komt er geen onjuiste informatie meer op de factuur;
- Het risico op menselijke fouten is lager door verdere automatisering;
- Creditnota’s en correctiefacturen komen nagenoeg niet meer voor;
- Aangezien je leveranciers zelf geen facturen meer maken en je facturen niet meer achteraf hoeft te controleren, worden ze sneller betaald;
- De financiële afdeling kan het overzicht beter behouden, heeft een gestroomlijnder proces en kan dus eerder de periodeafsluiting verrichten;
- Een beter overzicht voorkomt dubbel betaalde facturen en dubbel in rekening gebrachte kosten.
Eigenlijk is de eenmalige tijdsinvestering die het kost om over te stappen het voornaamste nadeel aan self-billing. De financiële afdeling van je bedrijf gaat met een nieuwe methode werken, je leveranciers moeten akkoord gaan met de overstap en je investeert ten slotte in bijbehorende facturatie software. Die overstap is dus niet voor elke organisatie even aantrekkelijk. Zo’n investering wil je waarschijnlijk maken als je verzekerd bent van een wezenlijke daling in je kosten.
Voor wie is self-billing dan het meest geschikt?
In theorie zou self-billing voor elke organisatie een goede investering kunnen zijn. De praktijk wijst namelijk uit dat er bij elke organisatie wel veel onjuiste en dubbel betaalde facturen voorkomen; een van de belangrijkste problemen die je met self-billing tegengaat. Maar vooral bij organisaties met een grote externe schil, oftewel waar veel zzp’ers/freelancers, externe professionals en inhuur- en flexkrachten actief zijn, heeft self-billing de potentie om een groot verschil te maken.
Van al deze externe partijen krijg je namelijk apart inkoopfacturen, elk met een andere opmaak en variërende details die wel of niet worden vermeld. Tel daarbij op dat een regelmatig bijgehouden en overzichtelijke administratie zelden prioriteit nummer #1 is voor zzp’ers en je kunt wel inschatten hoeveel werk het kost om je financiële administratie foutloos bij te houden. Door over te stappen op self-billing elimineer je in één keer het meeste administratieve werk dat je aan deze partijen kwijt bent. Oftewel: hoe meer je bedrijf werkt met externe medewerkers, hoe meer winst er te behalen is met het gebruik van self-billing.
Trends
Al jaren ervaart de Nederlandse arbeidsmarkt een gestage groei richting zelfstandigheid, wat er ook op duidt dat self-billing aantrekkelijker wordt. Steeds minder werkenden zijn in loondienst bij een bedrijf, terwijl een steeds groter deel van de arbeidsmarkt ingenomen wordt door zelfstandigen.
In 2018 hadden bijna 1,1 miljoen werkenden een hoofdbaan als zzp’er; dat is 12,2 procent van alle werkenden. Daarnaast groeit de uitzendbranche ook. Per 2018 is ongeveer 1 op de 10 werknemersbanen in de uitzendbranche. Al met al zijn er dus steeds minder mensen in loondienst bij het bedrijf waarvoor ze werkzaamheden uitvoeren. De toename verschilt per sector. Zo groeit het aantal zelfstandigen vooral snel in sectoren als de bouw, de zorg en het onderwijs. Juist in deze sectoren groeit de potentie van self-billing dus het meest.
Ga dus een keer na waar er nog verbetering te behalen valt binnen jouw organisatie. Wie weet kom je erachter dat jouw organisatie de perfecte kandidaat is voor een self-billing proces.
