Wat zijn de wettelijke eisen voor facturen?

Wanneer je zakelijk diensten of producten levert moet je deze leveringen factureren. Dit doe je door een factuur te maken en versturen. De Belastingdienst stelt iedere onderneming verplicht om een administratie van verzonden en ontvangen facturen bij te houden.

Dit doen zij omdat op basis van de administratie bepaald kan worden hoeveel BTW, Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting je bedrijf af moet dragen. Op deze pagina lichten we de wettelijke eisen aan een factuur toe en komen alle aspecten van een factuur sturen aan bod.

Factuurvereisten die niet mogen ontbreken

Je moet van de Belastingdienst minimaal de volgende gegevens op de facturen vermelden:

• Volledige naam van zowel jezelf als de afnemer;
• Volledig adres van jezelf en de afnemer;
• Je btw-identificatienummer;
• KVK nummer( Indien ingeschreven kvk);
• Datum waarop de factuur is overhandigd;
• Factuurnummer (elk nummer mag maar 1 voorkomen);
• Beschrijving van wat er geleverd is en de hoeveelheid daarvan of wat voor dienst er verleend is en de omvang daarvan;
• Het btw-bedrag;
• Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen/diensten;
• De datum waarop de diensten/goederen geleverd zijn;
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw;
• Als er verschillende btw-tarieven gehanteerd worden, moeten de aparte bedragen vermeld worden.

In sommige gevallen kunnen de factuurvereisten verschillen. Als je bijvoorbeeld zakendoet met het buitenland moeten er extra gegevens vermeld worden, maar als je een factuur van onder de € 100 inclusief verstuurt hoeven er minder gegevens genoteerd te worden.

Elektronische facturen

Voor een elektronische of digitale factuur gelden dezelfde eisen als voor papieren facturen. Van deze facturen moet een (digitale) kopie bewaard worden in de administratie.

Factureren volgens de wettelijke eisen met een factuurprogramma

Met factuur software kan je het factureren digitaliseren, waardoor je facturen online kunt versturen naar je klanten. Door te werken met een factuurprogramma zullen alle facturen voldoen aan de wettelijk gestelde eisen. Maar hoe kies je de beste software? Wat is jouw wensenlijst bij het kiezen van facturatie software, welke functies heb je nodig om snel en efficiënt te kunnen werken? Gebruik je daarnaast al andere software en andere apps? Start hieronder de keuzehulp en wij vergelijken voor jou de beste software. Zo vinden we de software die bij jou past.

Eisen voor een vereenvoudigde factuur

In principe zijn er twee verschillende soorten facturen te onderscheiden. Namelijk facturen met een waarde boven de €100,- en facturen met een waarde kleiner dan €100,-. Voor een factuur met een waarde onder de honderd euro gelden minder regels. Bij de zogenaamde vereenvoudigde factuur kun je volstaan met de volgende gegevens:

• De factuurdatum;
• De eigen NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats);
• Een beschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten;
• Het te betalen BTW-bedrag.

Voor facturen met een waarde boven €100,- gelden de wettelijke eisen.

Rekeningnummer en IBAN op de factuur

Het is niet wettelijk verplicht om het eigen rekeningnummer op facturen te zetten. Indien je wilt voorkomen dat de klant langs moet komen om de factuur contant te voldoen, is het vermelden van een rekeningnummer wel zo handig. Je kunt je rekeningnummer bij de NAW gegevens vermelden of onderaan de factuur. Sinds februari 2014 kun je alleen nog (giraal) betalen en betaald worden met een IBAN rekeningnummer. Dit rekeningnummer is langer dan je oude rekeningnummer, dat nu niet meer te gebruiken is. Je IBAN nummer kun je achterhalen door contact op te nemen met je bank. De meeste banken vermelden je IBAN nummer alle bankafschriften of op je bankpas.

Betalingstermijn van je facturen

Niet wettelijk verplicht maar wel erg belangrijk bij een factuur maken: de betalingstermijn. Zeker als bedrijven wat krap bij kas zitten wordt de betaling vaak zo lang mogelijk uitgesteld. Door een betalingstermijn op te nemen in je facturen weet je wanneer je het factuurbedrag op je rekening kunt verwachten. En natuurlijk, als het nodig is, kunt beginnen met het versturen van aanmaningen.

Factuur administratie bijhouden

Als ondernemer ben je verplicht om een deugdelijke en inzichtelijke administratie bij te houden. Dit betekent onder andere dat je alle facturen die je verstuurt en ontvangt minimaal 7 jaar moet bewaren. Facturen van onroerende zaken moet je tien jaar bewaren. De Belastingdienst kan ervoor kiezen om de administratie te controleren. Op basis van de administratie doe je BTW aangifte en bereken je de fiscale winst van je onderneming.

Wat als je niet aan de factuurvereisten voldoet?

Als je niet aan de factuurvereisten voldoet, riskeer je een boete.

• Bij de eerste overtreding volgt er een boete van 25 euro per factuur met een minimum van €50 en een maximum van €500
• Bij de tweede overtreding is het minimumbedrag €125 en kan het oplopen tot een maximum van €1.250
• Bij alle overtredingen hierna kost het €250 euro met een maximum van €5.000

Ook de gegevens op het factuur moeten correct zijn. Als de gegevens niet correct zijn, riskeer je een geldboete die tot 200 procent van het gefactureerde bedrag kan oplopen. Als het geen fraude blijkt te zijn maar slechts een vergissing, wordt de boete beperkt tot tussen de 60 en 100 procent van het bedrag op de factuur.

Beste factuurprogramma's op een rij

Wil je eenvoudig facturen sturen die aan alle wettelijke eisen voldoen? Gebruik dan facturatie software! Met behulp van een factuurprogramma kun je eenvoudig en snel online facturen maken en automatisch versturen. Wij hebben de vijf beste boekhoudprogramma’s voor je onderzocht en hieronder weergegeven.