Wil je efficiënt jouw contracten beheren? Kies dan voor contract management software. Met contractbeheer software heb je altijd en overal inzicht in je contracten. Ook vergeet je nooit meer een contract op tijd te verlengen of te beëindigen.
Wat is contract management software? Wanneer je ondernemer bent moet je veel contracten afsluiten. Denk aan de contracten met je leveranciers, een huurcontract, een leasecontract en de contracten van je werknemers. Al deze contracten moeten worden verlengd of, indien nodig, beëindigd. Het is dus belangrijk jouw contracten goed te beheren. Contract management software ondersteunt je hierbij. Een belangrijk doel van contractbeheer software is administratieve taken te stroomlijnen en kosten te verminderen door één proces van contract beheren te hanteren.
Contract management software helpt je eigenlijk in het hele contractproces. Het beheert nieuwe contractaanvragen en het slaat data op die er extra bij komen wanneer een contract wordt getekend. De software kan bovendien het hele proces van de contractonderhandeling volgen: van review tot goedkeuring. Het voorziet de juiste persoon van de juiste informatie bij elke handeling. Contractbeheer software geeft je als ondernemer dus een goed beeld van de status van elk contract.
Het stroomlijnen van contractbeheer is dus kosten- en tijdbesparend. Maar gebruikmaken van contractmanagement software levert nog meer voordelen op:
Omdat alle contracten digitaal zijn opgeslagen in de cloud, hoef je geen gebruik meer te maken van archiefkasten. Dit scheelt alleen veel ruimte en kosten, maar ook veel speurwerk.
Je kunt je contract management systeem koppelen met je factuurprogramma. Dit heeft als groot voordeel dat inkoopfacturen automatisch worden gematcht met contractuele afspraken en dus automatisch worden betaald. Dit scheelt je veel handmatig overtypen van gegevens.
Heb je veel herhalende contracten (mantelcontracten)? Dan kun je jouw contracten koppelen (matchen) aan een inkooptype in je contractmanagementsysteem (bijvoorbeeld een inkopen bij een leverancier). Hiermee koop je dus een vast aantal producten op een vast tijdstip van de maand in. Zo voorkom je dat je ongestructureerde inkopen doet bij verschillende leveranciers tegen onvoordelige inkoopvoorwaarden. Ook doe je geen inkopen meer buiten het contract om.
Sommige contract management software hebben een workflowmodule. Wanneer je een workflow inricht, krijgt de juiste persoon op het juiste moment een melding van acties die moeten worden ondernomen, inclusief de juiste informatie. Je kunt de workflow zo inrichten dat medewerkers, klanten en leveranciers worden gekoppeld aan bepaalde meldingen, waarop zij actie kunnen ondernemen.
Voordat je contact management software aanschaft, moet je van tevoren voor jezelf duidelijk hebben wat de software voor jou moet doen. Heb je al een factuurprogramma? Kies dan voor contractbeheer software die koppelbaar is. Of wil je juist efficiëntere samenwerking? Dan is namelijk een contract management systeem met een workflowmodule het best voor jou. Dit kost wat tijd, maar wanneer je het juiste programma hebt gevonden beheer je jouw contracten als nooit tevoren