Kilometerregistratie software voor ZZP'ers

Kilometerregistratie software voor ZZP'ers

Als zelfstandige op zoek naar kilometerregistratie software? Hier vergeijk je de beste kilometerregistratie voor ZZP'ers. Maak een shortlist op basis van functies waar de software aan moet voldoen. Met kilometerregistratie voor het ZZP hou je eenvoudig en efficiënt je gereden kilometers bij. Geen losslingerend papierwerk, maar alles bij elkaar opgeslagen in de cloud.

Wat is kilometerregistratie voor het ZZP?

Met de kilometerregistratie leg je alle gereden kilometers vast die je met je bedrijfsauto hebt gereden. Je kunt aan het einde van het kalenderjaar dan bij de Belastingdienst aantonen dat je dat betreffende jaar niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden. Ook wanneer je niet zelf in de bedrijfsauto rijdt is kilometeradministratie verplicht. Heb je bij een controle van de Belastingdienst de kilometeradministratie niet op orde, dan kun je een hoge boete verwachten. Voor het bijhouden van de gereden kilometers kun je gebruik maken van pen en papier, Excel of van bijvoorbeeld cloud software.

Cloud software is software beschikbaar op het internet, waarbij al je gegevens in de cloud worden opgeslagen. Maar waar moet je beginnen met je kilometeradministratie? Eén ding scheelt, er is niet per se een foute manier van kilometerregistratie voor het ZZP. Of je de gereden kilometers nou bijhoudt met pen en papier, Excel of met behulp van software, voor alle geldt: zolang je het maar regelmatig doet, nauwkeurig noteert en het overzicht behoudt.

Wat moet ik vermelden in mijn kilometerregistratie?

Als ZZP’er is het voor de kilometerregistratie van belang om zo precies mogelijk aan te geven welke kilometers je hebt gereden en of dit privé- of zakelijke kilometers waren. Een sluitende kilometeradministratie bestaat tenminste uit de volgende punten:

• Het automerk;
• Het autotype;
• Het kenteken van de de auto;
• De periode waarin je over de auto beschikt;
• De ritgegevens.

Over het algemeen zijn de bovenstaande gegevens niet erg ingewikkeld om bij te houden. Alleen het onderdeel ritgegevens kan nog voor enige verwarring zorgen. Dit onderdeel van de kilometerregistratie vraagt een duidelijke notering en omschrijving van de gereden kilometers, soort kilometers (privé of zakelijk), kilometerstanden en bestemmingen. Per gereden rit verwacht de Belastingdienst de volgende gegevens:

• Wie er in de auto heeft gereden (jij zelf of je personeel);
• De datum van de rit;
• Het karakter van de rit (privé of zakelijk);
• Het ritnummer;
• De begin- en eindstand van de kilometerteller;
• Het begin- en eindadres van de rit;
• De route die je hebt afgelegd.

Hoe lang moet je de kilometeradministratie bewaren?

Net als veel ander papierwerk voor de Belastingdienst, moet ook de kilometerregistratie zeven jaar bewaard worden. De Belastingdienst kan op ieder gewild moment je kilometeradministratie opvragen. Bovendien werkt de Belastingdienst nauw samen met het CJIB (Centraal Justitieel Incassobureau). Dit is de instantie die boetes beheert en uitdeelt. Mocht je dus op een bepaalde route een boete hebben gekregen, maar blijkt uit jouw kilometeradministratie dat je deze route niet hebt gereden, dan kun je een fixe boete verwachten wegens fraude. Zorg er daarom altijd voor dat je je kilometerregistratie nauwkeurig bijhoudt en op ieder moment van de dag op orde hebt.

Op welke manier houd ik mijn kilometerregistratie bij?

Als ZZP’er kun je de kilometerregistratie op verschillende manieren bijhouden. De ene manier past wellicht beter bij jou dan een andere. Uiteindelijk moet je kiezen voor de methode die het beste bij jou past.

Kilometerregistratie in Excel

Hoe groter de organisatie, hoe ingewikkelder de administratie kan zijn. Maar ben je ZZP’er en nog alleen, dan is de kilometeradministratie bijhouden in Excel een geschikte optie. Je maakt nog niet zoveel ritten en hebt dus ook een kleine kilometeradministratie. Vaak zijn spreadsheets zoals Excel gratis te gebruiken, net als de spreadsheetprogramma’s Numbers (Apple) en Google spreadsheets. In de opstartfase van je onderneming kan het gebruik van één van deze spreadsheets je geld besparen.