1. Blog
  2. Voordelen online boekhouden

Alle voordelen van online boekhouden onderzocht: wat is waar en wat niet?

Als ondernemer kom je er niet onderuit; je moet een sluitende boekhouding voeren. Een online boekhoudprogramma zou hiervoor een goede investering zijn. Maar hoe goed zijn online programma’s nu echt? Welke jubelverhalen over online boekhoudsoftware zijn waar en welke een grote fabel? Onze experts op het gebied van online MKB boekhouding zochten het voor je uit.

Voordelen online boekhoudprogramma: te mooi om waar te zijn?

Verkopers van online boekhoudprogramma’s zijn niet anders dan andere verkopers. Ze doen er op hun website alles aan om je te laten geloven dat het programma je enkel voordelen zal bieden. Maar hoe zit dit in de praktijk? Is online boekhouden ‘to good too be true’? 

Onze experts werken dagelijks met boekhoudsoftware en kennen daarom zowel de up- als de downsides. Bespaar jezelf een teleurstelling en profiteer van onze inside information over de volgende voor(oor)delen. 

Voordeel of vooroordeel?

Iris
Iris
Appwiki expert

    1. Online boekhouden is stressvrij boekhouden

    Ja en nee. De leveranciers van online boekhoudprogramma beloven je een stressvrij boekhoud walhalla. Je zal nooit meer te laat zijn met je btw-aangifte! Je facturen sneller betaalt krijgt door middel van een geïntegreerde iDEAL-koppeling! Je voldoet automatisch aan de richtlijnen van de Belastingdienst! And so on.

    De voordelen zijn legio! 

    Nu is dit inderdaad ook allemaal te bereiken met een online boekhoudprogramma. De aanschaf van een online programma is feitelijk te vergelijken met die van een koffiezetapparaat. Koffie zetten op de echt ouderwetse manier, met een plastic filterhouder, papieren filter en losse koffie, kost zeker meer tijd en je knoeit meer. Moet je allemaal weer opruimen later. Zo is het ook met boekhouden in Excel. Wellicht een romantisch idee wanneer je zeeën van tijd hebt, of echt geen geld, of de uitzondering bent die echt heel netjes werkt, maar anders liever een apparaat. 

    Maar welk apparaat is perfect voor jou? Welke machine gaat jou dat geluksgevoel bezorgen? Elke ochtend een high tech espresso met een hartje erin is prachtig, maar kun je het apparaat bedienen en veroorloven? Uren moeten werken om je apparaat terug te moeten verdienen is immers ook niet echt stressvrij. 

    Ook bij een online boekhouden hangt het uiteindelijke geluksgevoel van een aantal factoren af. Gelukkig zijn deze van tevoren door jezelf te beïnvloeden.

    De juiste match

    Er is geen beste online boekhoudprogramma. Er is enkel het beste online boekhoudprogramma voor jou. Het programma moet onder andere matchen met:

    • je boekhoudkundige ervaringsniveau
    • je tech-savviness
    • je bedrijfsvorm
    • je budget
    • je smaak

    Wij kunnen je verzekeren: zonder enige boekhoudkundige ervaring een administratie opzetten in een programma gemaakt voor ervaren financials is alles behalve stressvrij. Na een half uur prutsen en vele onbegrijpelijke termen komt de stoom uit je oren en zou je graag je laptop van het balkon af kieperen. Niks tijdige btw-aangifte, want je krijgt je facturen er niet eens in. 

    Kies je daarentegen voor software die gemaakt is voor ondernemers en die je in alle stappen van de inrichting bij de hand neemt? Dan zou je je zomaar aan het eind van de dag een waar boekhoudkundig genie kunnen voelen. 

    Psst...wil je direct eenvoudig jouw match made in heaven vinden? Gebruik een slimme boekhoudprogramma keuzehulp. Niet verder vertellen he?

    Het beste prijsmodel

    Verdiep je voor aanschaf goed in de abonnementsvorm van de boekhoudsoftware.    

    ✓ Is alles bij de prijs inbegrepen wat je nodig hebt? Ook over een half jaar, wanneer je bedrijf is gegroeid? 
    ✓ Betaal je extra voor bepaalde functionaliteiten? Of voor meer opslag?
    ✓ Kan je per maand opzeggen? Of per jaar?

    Informeer echt grondig voor aanschaf, want je hebt nu nog keus. Van software wisselen nadat je deze net perfect hebt ingericht is stressvol en kostbaar in zowel tijd als geld. 

    Smaken of afkraken

    Over smaak valt niet te twisten. Zo is het ook met boekhoudprogramma’s. Kies een programma die qua interface en snufjes direct lekker voor je werkt. Er zijn vele tools op de markt en voor elk wat wils qua kleurgebruik, opzet en smaak. 

    Online boekhouden met de juiste tool is stressvrij boekhouden

    Wanneer je de online boekhoudsoftware met aandacht uitzoekt, is het inrichten van de software een makkie. Het boekhoudprogramma gaat daarna direct voor je werken. Wat dacht je van:

    ✓ tijdige en eenvoudige btw-aangifte vanuit de boekhoudsoftware
    ✓ overzicht, juistheid en snelheid in je facturatie door templates en koppeling aan je bankboekingen. 
    ✓ orde in je administratie door het digitaal scannen van bonnen.
    ✓ automatisch ingeladen bankafschriften om systematisch en eenvoudig af te letteren.

    Dit is slechts een kleine greep uit de automatiseringen waarmee een online boekhoudprogramma je helpt stressvrij te boekhouden. Welke stressfactoren kan jij missen als kiespijn? Met deze keuzehulp kom je er snel achter welke boekhoudsoftware deze vandaag al voor je weg kunnen nemen. 

    2. Iedereen kan boekhouden met een online boekhoudprogramma

    Wij durven te beweren dat dit waar is. Voor nagenoeg iedereen is er een online boekhoudprogramma die matcht. De moderne generatie boekhoudsoftware met hun slimme snufjes en uitgebreide tutorials nemen je volledig bij de hand. Hiervoor is geen enkele boekhoudkundige voorkennis nodig.

    Wil je je toch verder verdiepen, dan zijn er online vele nuttige cursussen boekhouden beschikbaar. Deze maken je binnen no-time tot een boekhoudkundige professional. In de expert reviews van de verschillende programma’s kan je lezen welke ondersteuning de tool je kan bieden bij het boekhouden, en of ie matcht met je ervaringsniveau, smaak en budget. 

    Inrichting zelf doen of samen doen?

    De verschillende boekhoudprogramma’s die op de markt zijn, bieden allemaal hun eigen manier van ondersteuning bij het gebruik van de tool. Kijk daarom ook hier wat er bij je past. 

    • Houd je van lezen? Ga dan voor een boekhoudprogramma met uitgebreide geschreven handleidingen. 
    • Liever wat moderner? Er is ook online boekhoudsoftware die werkt met video-tutorials, of ingebouwde stap-voor-stap aanpak in de software zelf. 
    • Liever offline? Diverse boekhoud tools bieden offline cursussen op locatie aan.
    • Best of both worlds? Sommige boekhoudprogramma’s bieden een moderne tussenvorm: een videogesprek waarin een medewerker je volledig begeleidt bij het opzetten van je boekhouding. Het programma is dus persoonlijk met je opgezet, vanuit je eigen luie stoel.

    3. Werken met online boekhoudsoftware scheelt tijd

    Stellig ja. Dit is wat een boekhoudprogramma zou moeten doen. Door de slimme automatiseringen in een online programma, kan je veel tijd besparen bij het doen van je administratie. Wat dacht je van:

    ✓ eenmalig een factuur aanmaken en deze periodiek herhalen.
    ✓ terugkerende betalingen automatisch laten afletteren.
    ✓ onderweg met de boekhoud app je bonnetjes verwerken.
    ✓ een btw-aangifte automatisch klaargezet en met een druk op de knop indienen bij de Belastingdienst.
    ✓ je offerte omzetten in een factuur in één klik.
    ✓ gewerkte uren die geschreven zijn in de uren module van het boekhoudprogramma automatisch opnemen op je factuur.
    ✓ bankafschriften automatisch ingelezen.
    ✓ het betaaloverzicht van je verstuurde facturen automatisch up-to-date hebben. Je ziet direct wie je een betaalherinnering moet sturen. 
    ✓ software voor al je bedrijfsprocessen die aan elkaar te koppelen is. Gegevens hoef je niet dubbel in te voeren.
    ✓ verschillende autorisatieniveaus. Iedereen heeft op zijn eigen niveau toegang tot de software. Je hoeft dus geen overzichten te printen of face-to-face te bespreken. 
    ✓ alerts instellen voor indicatoren waarover je op de hoogte gebracht wilt blijven. In het dashboard zie je in een oogopslag hoe je bedrijf er financieel voorstaat. Je hoeft hiervoor dus niet eindeloos rond te zoeken en te vragen. 
    ✓ seintje ontvangen wanneer een offerte te lang openstaat. Wellicht ben je dan nog op tijd met het binnenhalen van de klant. Veel efficiënter dan weer op zoek naar een nieuwe lead. 
    ✓ inkoopfacturen die je automatisch kan doorzetten naar je betaalrekening, zodat je ze direct kunt betalen. 

    Let op! Niet elk boekhoudprogramma beschikt over dezelfde functionaliteiten en biedt dezelfde koppelmogelijkheden. Leveranciers maken vaak een keuze aan de hand van de eisen en wensen van hun doelgroep. Kijk dus goed welke automatiseringen jij nodig hebt om je administratie te versnellen. En kies hier je boekhoudprogramma op uit. 

    Wanneer je merkt dat je huidige boekhoudsoftware je geen tijd bespaart, is het tijd voor actie. Natuurlijk, overstappen op een ander boekhoudpakket is tijdrovend. Maar jarenlang werken met een boekhoudprogramma die niet voor je werkt is slopend. Vaak bieden leveranciers een overstapservice aan, zodat je eenvoudig kunt overstappen naar hun tool. 

    Maak je persoonlijke boekhoud top 3 met de keuzehulp

    4. Online boekhouden is veilig

    Ja, want dit is het speerpunt voor de leverancier van de online boekhoudsoftware. Zijn corebusiness hangt ervan af, dus reken maar dat hij hier veel aandacht aan besteed. En jij dit dus zelf niet meer hoeft te doen. Geen geklooi met het beveiligen van je eigen servers, of het moeten hebben van een ruimte met harde schijven. Waarvan je er dan eigenlijk ‘s avonds ook nog een mee naar huis moet nemen, want wat als er brand uitbreekt vannacht?

    Om je gegevens zo goed mogelijk te beschermen, nemen de leveranciers vele maatregelen. De grootste risico’s zullen dan ook bij jou als gebruiker liggen. 
    Het is van belang dat je zelf veilig werkt met de software. Dat wil zeggen: de autorisatieniveaus goed instelt voor je medewerkers. Een veilig wachtwoord kiest. Je onbeveiligde telefoon niet in de trein laat slingeren.

    De ene tool neemt wel meer maatregelen dan de ander om veilig gebruik in de hand te werken. Eist de tool bijvoorbeeld het instellen van een veilig wachtwoord? Logt de boekhoud app je na een tijd automatisch uit op je mobiel? Geeft de tool tips over veilig gebruik in bijvoorbeeld tutorials? 

    Nog niet overtuigd en wil je meer weten over de veiligheid van online tools?

    5. Met een online boekhoudprogramma werk je altijd met de nieuwste technologie

    Ja en nee. Door te kiezen voor een online boekhoudprogramma kan je geen updates missen. De leverancier verwerkt deze immers voor je. Jij werkt dus altijd met de laatste versie van het programma, want een andere versie is simpelweg niet beschikbaar. Met een offline boekhoudprogramma is dit niet zo. Dan zal je zelf moeten bijhouden wanneer er een update is en deze zelf moeten installeren. 

    Daarentegen is het niet gezegd dat de tool van je keuze beschikt over de nieuwste technologieën op het gebied van online boekhouden. De ene tool is hier veel verder in dan de ander. Hier hangt vaak een prijskaartje aan vast. 

    Need to have or nice to have 

    De hamvraag is: heb je deze hypermoderne functies echt nodig? Zijn ze nice to have, een leuk hebbeding, maar niet essentieel? Of scheelt de functie je echt veel boekhoudtijd? 

    Een voorbeeld van zo’n moderne functie is de scan & herken-functionaliteit. De inkoopfacturen worden automatisch door het boekhoudprogramma verwerkt. Je hoeft de gegevens dus niet meer handmatig over te nemen in je boekhouding. Vaak betaal je per verwerkte factuur. Aan jou om uit te rekenen of het je daadwerkelijk wat oplevert. 

    Ook is de ene leverancier veel voorzichtiger met de implementatie van nieuwe technologie dan de ander. Sommigen maken de functionaliteit al beschikbaar voor hun klanten in de proeffase. Dit is leuk, omdat je voorloopt op je concurrenten en altijd werkt met het nieuwste van het nieuwste. Het nadeel is dat eventuele bugs mogelijk nog niet uit de software zijn. Hier moet je dus mee om kunnen gaan.

    6. Aanschaf van online boekhoudsoftware scheelt geld aan een boekhouder

    Jazeker! De huidige generatie boekhoudsoftware is zo ingericht dat ze werken als een boekhoudkundige assistent. Ze staan bol van de aanwijzingen en tutorials waardoor je veel zelf kunt. Veel ondernemers kiezen voor een vorm waarbij ze zelf het eenvoudige boekhoudkundige werk doen, zoals het inboeken van facturen en het afletteren. Met een boekhoudprogramma is de btw-aangifte eenvoudig zelf te doen. Eens per jaar kan een boekhouder dan desgewenst even alles voor je controleren, de enkele wat ingewikkeldere boekingen doen en de jaarrekening opmaken. 

    Er zijn wel enkele voorwaarden:

    ✓ jij en je boekhoudsoftware zijn goed op elkaar afgestemd. 

    De software en bijbehorende abonnementskosten passen bij de fase van je bedrijf. Een veelzijdig boekhoudprogramma met uitgebreide functionaliteiten én hoge maandprijs kan duurder uitpakken dan het inhuren van een boekhouder.

    ✓ je boekhouder is goed thuis in het online boekhoudprogramma. 

    Wanneer je wilt samenwerken met een boekhouder voor je online boekhouding, zorg er dan voor dat deze goed thuis is in het boekhoudprogramma. Een boekhouder die gewend is aan zijn eigen offline boekhoudprogramma zal meer uren maken wanneer jij hem verplicht in jouw online programma te werken. Je kunt dan beter een andere boekhouder zoeken.

    Zien is geloven

    Wil jij zelf ervaren of een online boekhoudprogramma je die voordelen kan bieden waar je op hoopt? Maak dan gebruik van de gratis proefperiodes die de leveranciers van online boekhoudprogramma’s klanten aanbieden. Zo kan je het programma zelf beoordelen op de voor(oor)delen. Enjoy!

    Gerelateerde artikelen

    25 juli 2019

    Administratie bijhouden als zzp'er?

    Facturatie Algemeen Urenregistratie Rittenregistratie Boekhouding

    Je administratie en boekhouding bijhouden is niet altijd leuk. Maar wel heel belangrijk!

    31 januari 2019

    Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

    Boekhouding Excel

    Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

    30 mei 2019

    Boekhoudprogramma kiezen in 5 stappen

    Boekhouding

    Of je nou net bent begonnen of al jaren een bedrijf hebt, je zal de boekhouding moeten bijhouden. In deze blog lees je hoe.

    Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

    Dit is Appwiki

    Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

    Appwiki werkt voor jou

    Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

    En zo werkt Appwiki

    We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

    Products