Als ondernemer kom je er niet onderuit; je moet een sluitende boekhouding voeren. Een online boekhoudprogramma zou hiervoor een goede investering zijn. Maar hoe goed zijn online programma’s nu echt? Welke jubel verhalen over online boekhoudsoftware zijn waar en welke een grote fabel?
Onze experts op het gebied van online boekhouding zochten het voor je uit. Of je nu MKB ondernemer of een ZZP’er bent.
Verkopers van online boekhoudprogramma’s zijn niet anders dan andere verkopers. Ze doen er op hun website alles aan om je te laten geloven dat het programma je enkel voordelen zal bieden. Maar hoe zit dit in de praktijk? Is online boekhouden ‘to good to be true’?
12 feiten en fabels helder uitgelegd
Onze Appwiki experts werken dagelijks met boekhoudsoftware en kennen daarom zowel de up- als de downsides van online boekhouden met een programma. Bespaar jezelf een teleurstelling en profiteer van onze inside information over de volgende voor(oor)delen.
1. Online boekhouden is stressvrij boekhouden
De leveranciers van online boekhoudprogramma’s voor ZZP of boekhoudprogramma's voor MKB beloven je een stressvrij boekhoud walhalla. Je zal nooit meer te laat zijn met je btw-aangifte! Je betaalt facturen sneller door middel van een geïntegreerde iDEAL-koppeling! Je voldoet automatisch aan de richtlijnen van de Belastingdienst! And so on.
De voordelen zijn legio!
Nu is dit inderdaad ook allemaal te bereiken met een online boekhoudprogramma. De aanschaf van een online boekhoudprogramma is feitelijk te vergelijken met die van een koffiezetapparaat. Ga je voor filterkoffie, een bonenmachine of ga je voor opschenken? Welk apparaat is perfect voor jou? Welke machine gaat jou dat geluksgevoel bezorgen? Ook bij een online boekhouden hangt het uiteindelijke geluksgevoel van een aantal factoren af. Gelukkig zijn deze van tevoren door jezelf te beïnvloeden. Zelf boekhouden in bijvoorbeeld excel kan ontzettend frustrerend zijn.
Er is geen beste online boekhoudprogramma. Er is enkel het beste online boekhoudprogramma voor jou. Daarom raden wij je aan om altijd de verschillende boekhoudprogramma’s te vergelijken. Zo ontdek jij wat bij jouw bedrijf past.
2. Online boekhouding betekent inzicht in kosten en baten
Zeker geen fabel, mits je weet hoe het programma werkt en je dit in bijvoorbeeld een dashboard goed bijhoudt.
Niet alleen voor je eigen onderneming is het belangrijk dat je de kosten en baten goed inzichtelijk hebt. De aanschaf van een boekhoudingsoftware voor ZZP of MKB betekent dat je ook hiervoor het beste wilt voor je geld. De investering in de aanschaf moet zich terugbetalen in tijd en gemak. Je wilt een boekhoudprogramma dat voor jou het beste werkt, niet?
Verdiep je voor aanschaf goed in de abonnementsvorm van de boekhoudsoftware.
- Is alles bij de prijs inbegrepen wat je nodig hebt? Ook over een half jaar, wanneer je bedrijf is gegroeid?
- Betaal je extra voor bepaalde functionaliteiten? Of voor meer opslag?
- Kan je per maand opzeggen? Of per jaar?
Informeer echt grondig voor aanschaf, want je hebt nu nog zelf alles in de hand. Van software wisselen nadat je deze net perfect hebt ingericht is stressvol en kostbaar in zowel tijd als geld.
Kies een programma die qua interface en snufjes direct lekker voor je werkt. Wat dacht je van:
- Tijdige en eenvoudige btw-aangifte vanuit de boekhoudsoftware.
- Overzicht, juistheid en snelheid in je facturatie door templates en koppeling aan je bankboekingen.
- Orde in je administratie door het digitaal scannen van bonnen.
- Automatisch ingeladen bankafschriften om systematisch en eenvoudig af te letteren.
Wil je zeker weten dat jij het beste boekhoudprogramma kiest dat bij jouw bedrijf past? Wil je niet onnodig teveel betalen of teveel ingewikkelde functionaliteiten tot je beschikking hebben? Bij Appwiki vergelijk je de verschillende boekhoudpakketten met elkaar zodat je jouw eigen top drie kunt samenstellen. Zo weet je zeker dat jij het beste kiest!
3. Iedereen kan boekhouden met een online boekhoudprogramma
Wij durven te beweren dat dit waar is en daarom is dat ook zeker een voordeel van het bijhouden van je boekhouding met een online boekhoudprogramma. Voor nagenoeg iedereen is er een online boekhoudprogramma die matcht.
De moderne generatie boekhoudsoftware met hun slimme snufjes en uitgebreide tutorials nemen je volledig bij de hand. Hiervoor is geen enkele boekhoudkundige voorkennis nodig.
In de expert reviews van de verschillende programma’s kan je lezen welke ondersteuning de tool je kan bieden bij het boekhouden, en of ie matcht met je ervaringsniveau, smaak en budget.
4. Werken met online boekhoudsoftware scheelt tijd
Geen fabel als je maar wel het pakket kiest dat bij jou past!
Door de slimme automatiseringen in een online programma, kan je veel tijd besparen bij het doen van je administratie. Wat dacht je van:
- Eenmalig een factuur aanmaken en deze periodiek herhalen.
- Terugkerende betalingen automatisch laten afletteren.
- Onderweg met de boekhoud app je bonnetjes verwerken.
- Een btw-aangifte automatisch klaargezet en met een druk op de knop indienen bij de Belastingdienst.
- Je offerte omzetten in een factuur in één klik.
- Gewerkte uren die geschreven zijn in de uren module van het boekhoudprogramma automatisch opnemen op je factuur.
- Bankafschriften automatisch ingelezen.
- Het betaaloverzicht van je verstuurde facturen automatisch up-to-date hebben. Je ziet direct wie je een betaalherinnering moet sturen.
- Software voor al je bedrijfsprocessen die aan elkaar te koppelen is. Gegevens hoef je niet dubbel in te voeren.
- Verschillende autorisatieniveaus. Iedereen heeft op zijn eigen niveau toegang tot de software. Je hoeft dus geen overzichten te printen of face-to-face te bespreken.
- Alerts instellen voor indicatoren waarover je op de hoogte gebracht wilt blijven. In het dashboard zie je in een oogopslag hoe je bedrijf er financieel voorstaat. Je hoeft hiervoor dus niet eindeloos rond te zoeken en te vragen.
- Seintje ontvangen wanneer een offerte te lang openstaat. Wellicht ben je dan nog op tijd met het binnenhalen van de klant. Veel efficiënter dan weer op zoek naar een nieuwe lead.
- Inkoopfacturen die je automatisch kan doorzetten naar je betaalrekening, zodat je ze direct kunt betalen.
Appwiki extra tip! Niet elk boekhoudprogramma beschikt over dezelfde functionaliteiten en biedt dezelfde koppelmogelijkheden. Leveranciers maken vaak een keuze aan de hand van de eisen en wensen van hun doelgroep. Kijk dus goed welke automatiseringen jij nodig hebt om je administratie te versnellen. En kies hier je boekhoudprogramma op uit.
Een boekhoudprogramma bespaart je veel tijd en dus geld. We geven in de onderstaande video nog 3 tips!
5. Online boekhouden is veilig
Absoluut geen fabel!
Dit is het speerpunt voor de leverancier van de online boekhoudsoftware. Zijn corebusiness hangt ervan af, dus reken maar dat hij hier veel aandacht aan besteedt. Groot voordeel is dus dat jij je niet bezig hoeft te houden met de beveiliging van jouw administratie of boekhouding. Geen geklooi met het beveiligen van je eigen servers, of het moeten hebben van een ruimte met harde schijven.
De beste online boekhoudprogramma's zorgen er bovendien voor dat de laatste ontwikkelingen op het gebied van boekhouding en het bijhouden van de financiële administratie erin verwerkt zijn. Alles zodat het voldoet aan de richtlijnen van de Belastingdienst. En altijd met de laatste ontwikkelingen en de nieuwste handige features binnen handbereik.
Mocht de Belastingdienst ineens andere eisen stellen aan het bijhouden van de boekhouding of dat je andere zaken moet gaan bewaren? Dan kun je ervan op aan dat jouw online boekhoudsoftware hier al direct vanaf moment één rekening mee houdt. Door gebruik te maken van online boekhouden zul je altijd volgens de laatste regels en eisen van de wet jouw boekhouding doen.
Het is van belang dat je zelf veilig werkt met de software. Dat wil zeggen: de autorisatieniveaus goed instelt voor je medewerkers en een veilig wachtwoord kiest!
6. Altijd werken met de laatste technologie
Door te kiezen voor een online boekhoudprogramma kan je geen updates missen, dus je werkt inderdaad met de laatste technologie. De leverancier verwerkt deze immers voor je. Hier moeten we echter wel een kleine kanttekening bij plaatsen. De ene tool is hier veel verder in dan de ander. Hier hangt vaak een prijskaartje aan vast. Met een offline boekhoudprogramma ben je zelf verantwoordelijk voor de updates, dus daar heb je minder kans dat je werkt met de laatste technologie.
Zorg ervoor dat je altijd weet wat de kosten en baten zijn van jouw boekhoudprogramma en of je echt alle laatste snufjes en technieken nodig hebt. Of dat je je ook prima redt met een iets minder gecompliceerd pakket.
Wil je zeker weten dat jij het beste boekhoudprogramma kiest dat bij jouw bedrijf past? Wil je niet onnodig teveel betalen of teveel ingewikkelde functionaliteiten tot je beschikking hebben? Bij Appwiki vergelijk je de verschillende boekhoudpakketten met elkaar zodat je jouw eigen top drie kunt samenstellen. Zo weet je zeker dat jij het beste kiest!
7. Aanschaf van online boekhoudsoftware scheelt geld aan een boekhouder
De huidige generatie boekhoudsoftware is zo ingericht dat ze werken als een boekhoudkundige assistent. Ze staan bol van de aanwijzingen en tutorials waardoor je veel zelf kunt. Veel ondernemers kiezen voor een vorm waarbij ze zelf het eenvoudige boekhoudkundige werk doen, zoals het inboeken van facturen en het afletteren. Met een boekhoudprogramma is de btw-aangifte eenvoudig zelf te doen.
Eens per jaar kan een boekhouder dan desgewenst even alles voor je controleren, de enkele wat ingewikkeldere boekingen doen en de jaarrekening opmaken. In de basis bespaar je dus zeker op boekhouder kosten.
Er zijn wel enkele voorwaarden:
- Jij en je boekhoudsoftware zijn goed op elkaar afgestemd. De software en bijbehorende abonnementskosten passen bij de fase van je bedrijf. Een veelzijdig boekhoudprogramma met uitgebreide functionaliteiten én hoge maandprijs kan duurder uitpakken dan het inhuren van een boekhouder.
- Je boekhouder is goed thuis in het online boekhoudprogramma. Wanneer je wilt samenwerken met een boekhouder voor je online boekhouding, zorg er dan voor dat deze goed thuis is in het boekhoudprogramma. Een boekhouder die gewend is aan zijn eigen offline boekhoudprogramma zal meer uren maken wanneer jij hem verplicht in jouw online programma te werken. Je kunt dan beter een andere boekhouder zoeken.
8. Online betekent boekhouden vanaf elke locatie
Absoluut een feit, zolang jij internettoegang hebt kun je overal ter wereld aan de slag met jouw boekhouding. Met een online softwarepakket ben je nooit meer verplicht om je boekhouding op kantoor bij te houden.
Veel software programma’s kun je ook als app downloaden, waardoor je nog meer gemak ervaart van het hebben van je boekhouding online. Vergelijk via Appwiki de verschillende boekhouding leveranciers en ontdek of zij ook een app van het door jou gekozen pakket aanbieden. Dan heb je jouw boekhouding echt letterlijk altijd bij de hand!
9. Koppelen van apps en andere software
Koppelen van andere apps en zaken worden door veel boekhoudprogramma’s ondersteund, maar welke dit zijn is per leverancier verschillend. Over het algemeen kun je met een goed boekhoudprogrammakoppelingen maken met:
- Belastingdienst
- Banken (bijv. zakelijke rekening bij Rabobank, ABN Amro, ING etc.)
- CRM systeem
- Debiteurenbeheer
- Facturatieprogramma
- Kilometerregistratie
- Kassa systeem
- Urenregistratie
- Webwinkel
Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met je bank of een uitgaven app. Met deze app houdt je nauwkeurig alle bonnetjes bij door er een foto van te maken en het op te slaan in je boekhouding. Met een bankkoppeling worden al je banktransacties automatisch gekoppeld aan je boekhoudprogramma. Deze worden ingeladen bij je inkomsten of uitgaven.
Voor deze functie heb je wel een zakelijke rekening nodig!
Wil je zeker weten dat jij het beste boekhoudprogramma kiest dat bij jouw bedrijf past? Wil je niet onnodig teveel betalen of teveel ingewikkelde functionaliteiten tot je beschikking hebben? Bij Appwiki vergelijk je de verschillende boekhoudpakketten met elkaar zodat je jouw eigen top drie kunt samenstellen. Zo weet je zeker dat jij het beste kiest!
10. Boekhouden op elk besturingssysteem
Werk je thuis met een Mac en zakelijk met Windows? Geen probleem. Wanneer je een online boekhoudprogramma gebruikt dat via de browser te benaderen is, kun je je boekhouding op bijna elk systeem bekijken.
Het maakt dan niet uit of je in een Linux, Windows, Android of Mac omgeving werkt. Goed online boekhoudprogramma zorgt ervoor dat deze op elk besturingssysteem goed functioneert. Hierdoor hoef jij je nooit niet druk te maken dat sommige functionaliteiten op een ander besturingssysteem niet aanwezig zijn.
11. Geen papieren meer bewaren
Het grote voordeel van online boekhouden is dat je geen stellingkasten meer nodig hebt om je administratie, facturen en andere bonnetjes te bewaren. Wettelijk gezien ben jij verplicht om deze een aantal jaar te bewaren. Hoeveel jaar dat is is afhankelijk van wat voor soort factuur of bon.
Een offline bon kun je eenvoudig scannen met de beste online boekhoudprogramma's die er zijn.
12. Snel facturen maken
Daarnaast maakt een administratieprogramma het mailen van facturen en aanmaningen heel eenvoudig. Binnen een mum van tijd staan de facturen (of aanmaningen) klaar om verstuurd te worden. Dat kan omdat een administratie software een email functie heeft. Zo kun je met één druk op de knop of zelfs automatisch een factuur of herinnering sturen. Zo worden facturen vaker op tijd betaald.
Ook kan je makkelijk (financiële) informatie delen met een administratieprogramma. Administratie software biedt je de mogelijkheid om meerdere gebruikers aan te melden. Daarnaast zijn er ook diverse boekhoudprogramma's die een zogenoemde meekijk account hebben, zodat een accountant of boekhouder mee kan kijken.
Zien is geloven. De feiten en fabels van online boekhouden
Hierboven vind je elf fabels en feiten rondom de voordelen van online boekhouden. De voordelen zijn groot en zorgen ervoor dat je veel tijd en geld bespaart. Je krijgt inzicht en weet beter hoe en wat je kunt met een online boekhoudprogramma. Maar zoals het met alle oplossingen is.
Het beste pakket is … die het beste bij jouw bedrijf past!
Wil jij zelf ervaren of een online boekhoudprogramma je die voordelen kan bieden waar je op hoopt? Maak dan gebruik van de gratis proefperiodes die de leveranciers van online boekhoudprogramma’s klanten aanbieden. Zo kan je het programma zelf beoordelen op de voor(oor)delen. Vergelijk dan de verschillende boekhouding leveranciers en kies het pakket dat bij jou past.En onthoud, laat je niet leiden door fabels, maar pak de feiten erbij!
