7 beste apps om uitgaven bij te houden

Moet jij vaak bonnetjes bij elkaar zoeken aan het einde van de week? Of wellicht wanneer je de btw aangifte wilt doen? Niet handig en ontzettend veel werk. Raak je daarnaast geregeld bonnen kwijt? Zonde want daardoor mis je belastingaftrek.

Waarschijnlijk ken je het huishoudboekje wel, wat velen thuis bijhouden. Zie een uitgaven app als het digitale huishoudboekje voor jouw onderneming. Het maakt het verantwoorden en bijhouden van je inkomsten en uitgaven een stuk makkelijker. 

Hieronder zetten we de beste apps om je zakelijke uitgaven bij te houden op een rij. En mocht je een app gevonden hebben, dan leggen wij nog eens stap voor stap uit hoe het werkt en hoe je eenvoudig met die app uitgaven kan bijhouden.

Uitgaven bijhouden met een app

Met een app kun je eenvoudig bonnen scannen, declareren en verwerken in je boekhouding. Hiermee wordt het bijhouden van je uitgaven bijna een feestje. Maar hoe zorg je er nu voor dat je de juiste app kiest?

Door je bonnen in een uitgaven app op te slaan zul je jezelf niet meer in de volgende situatie herkennen:

• Bonnetjes kwijt raken door je enorm drukke week
• Bonnen niet kunnen invoeren doordat ze onleesbaar zijn geworden
• Het overzicht verliezen van je uitgaven
• Chaotisch declaratieproces
• Belastingvoordeel mislopen door het ontbreken of incorrect invoeren van bonnetjes

Als jij met een app uitgaven gaat bijhouden kom je deze situaties niet meer tegen.

Hieronder vind je de zeven beste uitgaven apps om eenvoudig je uitgaven bij te houden. Met een uitgaven app maak je gemakkelijk een foto van een bonnetje of factuur, sla je dit op in de app en heb je alle uitgaven per maand bij elkaar staan in een gestructureerd overzicht.

Manieren om je uitgaven bij te houden

Over het algemeen is het handig om met een budget app alles bij te houden. Dit geldt voor zowel je vaste lasten en uitgaven, maar ook voor hoeveel geld je binnenkrijgt en waarvoor. Op die manier zie je met een uitgaven bijhouden app direct waar je geld naartoe gaat en of je genoeg geld overhoudt elke maand.

Het bijhouden van je uitgaven en inkomsten is iets dat elke ondernemer zal moeten doen en verantwoorden. Zowel voor je eigen bedrijfsvoering als voor de Belastingdienst. Het handigste is om je dagelijkse uitgaven bij te houden, zodat je niet ineens een week of langer werk moet leveren.

Een app biedt je dan ontzettende handige handvatten om dit eenvoudig te doen en elke eind van de maand een duidelijk overzicht te hebben.

Hoe werkt een uitgaven app?

Hieronder staat in stappen uitgelegd hoe je een bon of factuur verwerkt met een uitgaven app. Het handigste is om een app te kiezen die je kunt combineren met het programma dat je gebruikt voor je boekhouding.

Downloaden, koppelen en inloggen. Na het inloggen selecteer je om welke administratie het gaat. Daarna ben je helemaal ready to go en kun je jouw uitgaven eenvoudig bijhouden.

Vervolgens kun je in vijf eenvoudige stappen jouw uitgaven bijhouden en verwerken in de app die je gebruikt.

Stap 1: Maak een foto

Bij een uitgave hoort een bon. Deze bonnen vormen een belangrijk onderdeel van jouw verantwoording over wat ‘erin komt’ en ‘eruit gaat’. In de app neem je eenvoudig een foto van je bonnetje of factuur en kun je de foto vaak bijsnijden in het gewenste formaat.

Een groot voordeel is dat je de foto binnen de app maakt en deze daarom niet allemaal in je privé fotoalbum op je mobiel terugvindt. Hierdoor lopen zaken en privé niet direct door elkaar, ook al gebruik je de app en de mobiele telefoon ook voor privé zaken.

Stap 2: Label de foto

Is het een foto van een bonnetje of factuur? Het is belangrijk om dit op verschillende manieren bij te houden. In de app kun je gemakkelijk labels toevoegen. Zo kun je altijd ontdekken welke uitgaven je hebt gedaan en welke bonnen hier tegenover staan.

Zo houd je niet alleen veel overzicht in de uitgaven per maand, maar kun je ook bijhouden wat je nog moet factureren. Facturen die je zelf verstuurt verwerk je uiteraard in je facturatie, maar kun je met de app ook koppelen aan je bon of factuur.

Stap 3: Details toevoegen

Na het maken en labelen, ga je in de volgende stap verder met de details van de bon of de factuur. Geef elke foto een omschrijving en plaats er eventueel opmerkingen bij. Op die manier kun je zien waar je welk bedrag aan hebt uitgegeven.

Bovendien kun je hiermee ook eenvoudig de juiste data aan de factuur of bon koppelen. Mocht je de bonnen dan nodig hebben om je uitgaven te verantwoorden, dan zoek je snel binnen de app op de data die jij eraan gekoppeld hebt.

Stap 4: Opslaan of verzenden van bonnetjes en facturen

De volgende stap is het opslaan of verzenden van de foto. Wanneer je op verzenden drukt, gaat de foto van je bonnetje naar de software en kun je dit altijd openen. Ook kun je de foto opslaan, hier kun je later nog wijzigingen aan toevoegen voordat je dit ook verzendt.

Stap 5: Koppel je uitgaven app aan de boekhouding

Mocht jouw boekhouding programma een app aanbieden dan kun je vaak gebruik maken van een gratis versie. Op die manier kun je eenvoudig je maandelijkse inkomsten en uitgaven loggen en verwerken in een gratis app.

Je kunt de uitgaven bijhouden app eenvoudig koppelen aan de boekhouding. Zo heb je de bonnetjes direct bij de hand als je gaat boekhouden. Dat werkt een stuk efficiënter en makkelijker, de boekhouding bijhouden is immers al een lastig genoeg karwei als je er niet zoveel verstand van hebt.

Door bovenstaande vijf stappen te volgen zul je eenvoudig jouw uitgaven kunnen bijhouden en verantwoorden indien nodig.

Kies de beste apps voor 2022

Bovenaan dit artikel vond je al de zeven beste apps voor 2022 (en verder). Afhankelijk van jouw bedrijf en jouw wensen wat betreft het bijhouden van je uitgaven kun je hieruit een keuze maken.

Zit jouw perfecte match er niet tussen voor je bedrijf? Dan hebben we een overzicht van alle uitgaven apps bij elkaar. Je kunt de filters gebruiken om je bedrijfsvorm te kiezen en de gewenste functies die jij graag in je uitgaven app wil. Vervolgens vergelijk je je eigen top drie uitgaven apps met elkaar en ontdek je de verschillen.

Probeer jouw perfecte match vervolgens gratis uit met een proefperiode. Succes met het bijhouden van je uitgaven, met een goede app wordt het in ieder geval al een stuk makkelijker.