Financiële administratie: tools, tips & tricks

Een goede financiële administratie is een moetje voor iedere ondernemer. Hier vind je daarom tools, tips en tricks die je financiele administratie makkelijker maken. Uitleg over hoe je zaken moet houden en tips om de boekhouding in te richten.

Administratie opzetten stappenplan

Administratie opzetten

Als je net start met je bedrijf is het verplicht om een administratie op te zetten. Maar waar moet je beginnen? Hier vind je een stappenplan en handige tips.

Bekijk stappenplan

Administratie bijhouden tips

Administratie bijhouden

Ok, je hebt een administratie, maar als je niet oppast kost het bijhouden je veel tijd. Wat moet je bijhouden, hoe doe je dit efficient en wat heb je hiervoor nodig? Ontdek het hier.

Bekijk tips en tools

Administratie software overzicht

Administratie software

Voor het bijhouden van je administratie heb je het juiste gereedschap nodig. Daarom vind je hier een compleet overzicht met software aanbieders die je financiele administratie ondersteunen.

Bekijk overzicht

Meer vragen over de financiële administratie?

net als veel andere ondernemers...

Het bijhouden van je betalingen, het verwerken van facturen of het uitbetalen van salarissen. Bij de meest ondernemers gaat hun hart er niet sneller van kloppen. Toch ontkom je er niet aan en is de financiële administratie van wezenlijk belang voor het succes van je bedrijf.

Je kunt dit daarom maar beter goed op orde hebben.

Uiteraard kun je de administratie uitbesteden zodat je zelf kunt focussen op de dingen waar je goed in bent. Maar ook dan zul je beslissingen moeten maken op basis van je financiën. Financiële basiskennis is daarom altijd handig om je bedrijf goed te runnen.

We snappen dat je nog met vragen zit. Daarom zullen we hieronder antwoord geven op de meestgestelde vragen over de financiele administratie. Denk aan:

Appwik expert

Meer weten over het opzetten en bijhouden van je boekhouding?

In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden op deze vragen, zodat je volledige controle krijgt op jouw boekhouding. Download de cursus boekhouden gratis!

Download gratis cursus

Wat valt onder de financiële administratie?

Of het nu gaat om een eenmanszaak of grote BV, iedere ondernemer heeft een aantal verplichtingen bij de Belastingdienst voor de financiele administratie.

Je zult de volgende zaken moeten bijhouden:​

  • Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, betalingen en andere bewijzen van uitgaven en inkomsten. Alle mutaties van financiele gegevens hou je bij en bewaar je de bewijzen van.
  • Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten. Denk bijvoorbeeld aan een laptop maar ook een pand, lening of gereedschap.
  • Debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
  • Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht gemaakt worden van alle posten en deze moet je schriftelijk bewijzen. Dit geldt voor zowel zzp' ers als vennootschappen. Een jaarrekening is overigens niet verlicht voor zzp' ers.
  • Salarisadministratie. Indien je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salarisadministratie maar vallen wel onder de administratie en moeten daarom bij het eerste punt worden bijgehouden.

De financiële administratie is overigens hetzelfde als de boekhouding. De boekhouding is op zijn beurt weer onderdeel van de complete administratie.

Is een boekhouding bijhouden verplicht?

Ja, voor iedere onderneming, groot of klein, is het bijhouden van een financiële administratie of boekhouding verplicht. Simpelweg, omdat het een wettelijke verplichting is vanuit de Belastingdienst. 

Een financiële administratie is de basis voor de btw-aangifte en daarom gelden er bepaalde regels voor het bijhouden en bewaren van de administratie. Daarnaast moeten ook je verkoopfacturen voldoen aan wettelijke eisen.

Een aantal voorbeelden van de voorwaarden van de Belastingdienst:

  • de btw-administratie bijhouden en bewaren in een controleerbare boekhouding.
  • op de facturen die je verstuurt is het verplicht om bepaalde gegevens te vermelden
  • de facturen bewaar je 7 jaar. Facturen over onroerende zaken zelfs 10 jaar.
  • uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je van de Belastingdienst terugvraagt.

Meer weten? Bekijk hier alle eisen van de Belastingdienst voor het bijhouden van een administratie.

Waarom is een financiële administratie belangrijk? 

Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor jouw bedrijfsvoering.

Voor de Belastingdienst

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als je nog niet bent gestart met je onderneming. 

Als je net gestart bent kan je belasting besparen door goed te kijken naar aanloopkosten die je voor de start van je onderneming als zzp'er hebt gemaakt. Kosten die je voor je onderneming hebt gemaakt voordat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel mogen tot vijf jaar terug als aanloopkosten worden meegenomen.

Dit doe je dan in de aangifte inkomstenbelasting in het jaar waarin je start met inschrijving van je onderneming. Maar ook voor de btw aangifte mag je de btw op aanloopkosten in aftrek brengen.

Meer weten? Hier vind je alle eisen die de Belastingdienst stelt voor de administratie.

Voor je bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie heb je snel de beschikking over de cijfers en resultaten van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan antwoord op deze vragen:

  • Hoeveel klanten moeten nog een factuur betalen?
  • Welke facturen moet je zelf nog betalen?
  • Hoeveel omzet heb je gemaakt het afgelopen kwartaal of jaar?
  • Kan ik een investering maken in een nieuwe laptop of aankoop van een nieuwe website?
  • Heb je nog budget voor een marketingcampagne?

Aan de hand van deze informatie kun je inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel aanpassen hierop. Je bent in staat om weloverwogen besluiten te nemen, rendementen te verbeteren en de bedrijfsvoering te optimaliseren 

Zelf de administratie bijhouden of uitbesteden?

Moet je jouw boekhouding uitbesteden of toch zelf doen? Welke opties zijn er, wat zijn de kosten van deze opties? En wanneer is welke optie nou het meest geschikt? 

Zelf boekhouden stappenplan

Zelf de boekhouding doen

Hoewel het niet voor iedereen leuk is om zelf je boekhouding te doen, is dit zeker in de beginfase van je bedrijf aan te raden. Zeker als je goed met cijfers bent. Ten eerste hou je overzicht over je financiële zaken door dit zelf te doen. Daardoor kun je sneller handelen en besluiten maken die van invloed zijn op je financiën. Ten tweede bespaar je kosten op een boekhouder of accountant. Daarover later nog meer.

Zelf je boekhouding bijhouden kan op verschillende manieren en je kunt daarbij gebruik maken van verschillende tools.

Zelf boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma?

Een laagdrempelige oplossing voor het bijhouden van je boekhouding is Excel. Het grote voordeel is dat het een gratis oplossing is. Maar om met Excel een nauwkeurige boekhouding bij te houden, moet je kennis hebben van het werken met formules of je moet veel handmatig gegevens invoeren.

Handmatig boekhouden in Excel geeft je het gevoel van controle, maar het is een tijdrovende klus als je boekhouding complexer wordt. Die tijd inesteer je liever in je klantrelaties en het uitvoeren van je core business.

Een tweede optie is om te boekhouden met een boekhoudprogramma. Met name de online programma’s bieden veel mogelijkheden. Je kunt diverse taken hiermee automatiseren zodat je tijd bespaart en efficiënter werkt.

Bovendien heb je altijd en overal toegang tot je administratie en je gegevens zijn veilig en centraal opgeslagen.

De kosten

Excel of een ander spreadsheetprogramma is gratis. Voor online boekhoudsoftware geldt dat de prijs afhankelijk is van de functionaliteiten en mogelijkheden van het programma dat je kiest.

De meeste aanbieders vragen een vast bedrag per maand, variërend van tien (voor kleine onderneming/zzp'ers) tot zo’n honderd euro per maand (voor MKB/groot MKB).

Er zijn overigens aanbieders waarbij starters gratis het programma kunnen gebruiken. Meestal geldt dit voor een jaar. Na dit eerste jaar als ondernemer betaal je de normale maandelijkse kosten.

Ga je zelf boekhouden? Hier vind je een handig stappenplan om zelf eenvoudig de boekhouding te doen!

Bekijk stappenplan

Boekhouding uitbesteden of zelf doen

Boekhouding uitbesteden

Als je een complexe boekhouding hebt en je ervan verzekerd wilt zijn dat jouw boekhouding in orde is, dan kun je de administratie het beste uitbesteden. De taken of werkzaamheden die je aan een boekhouder uitbesteed zijn helemaal aan jou. Je kunt ervoor kiezen om alleen je belastingaangiftes door een boekhouder of accountant te laten doen, of je volledige administratie uit handen geven inclusief het verwerken van je facturen en bonnetjes. Uiteraard is deze laatste optie wel duurder.

Kosten boekhouder of accountant

De kosten voor een boekhouder of accountant zijn afhankelijk van de service die je kiest, maar ook de werkervaring van degene die je inhuurt.

Boekhouder

Sommige ondernemers kunnen heel goed zelf hun maandelijkse boekhouding bijhouden, maar hebben de hulp van een boekhouder nodig voor het doen van belastingaangifte. Wil je jouw volledige administratie uitbesteden? Dan zijn daar uiteraard hogere kosten aan verbonden.

Een boekhouder kost gemiddeld ongeveer 80 euro per maand. De kosten kunnen aardig uiteenlopen tussen verschillende boekhouders (ongeacht wat je wil laten doen). Dit varieert van ongeveer 40 euro tot 120 euro per uur:

  • beginnende boekhouder: 40 - 60 euro per uur
  • boekhouder met 2-5 jaar ervaring: 60 - 80 euro per uur
  • ervaren boekhouder: 80 - 120 euro per uur

Accountant

Een accountant inhuren is voor zzp’ers vaak een grote uitgave. Maar heb je een complexe boekhouding? Dan bespaar je ook tijd en (belasting)geld. Accountants zijn erg sterk in het toepassen van Belastingregels. Ook als je grote investeringen gaat doen, kan een accountant je vaak beter adviseren en helpen dan een boekhouder.

Een indicatie van de kosten voor een accountant (afhankelijk van de werkervaring):

  • beginnende accountant: 60 - 75 euro per uur
  • accountant met 2-5 jaar ervaring: 70 - 120 euro per uur
  • ervaren boekhouder: 120 - 200 euro per uur

Twijfel je nog over de keuze om de boekhouding zelf te doen of uit te besteden? Bekijk ons blog met alle voor- en nadelen van beide opties.

Meer informatie

Hoe organiseer je deze administratie slim?

Je administratie bijhouden en organiseren zien velen als een vervelende taak, maar een overzichtelijke administratie kan juist veel rust en voldoening geven. Zeker als je het gestructureerd en regelmatig doet. 

Het is slim om vaste momenten in te plannen voor bepaalde taken, per week, maand of per kwartaal. Dat is goed voor de gezondheid van je bedrijf, en die van jezelf.

Slim bijhouden van je administratie met softwareVerwerk simpel bonnetjes in de boekhouding door er een foto van te maken.

Als ondernemer moet je een hoop administratie bijhouden. Met een goede planning kom je een heel eind. Maar grote tijdswinst pak je door administratieve taken te automatiseren. Hieronder een aantal tips om dit slim te doen.

Administratie met Excel vs. online software

Veel startende zzp’ers gebruiken Excel voor het bijhouden van hun administratie, maar dat is tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Het is veel praktischer om gebruik te maken van software; voor vrijwel elke administratieve taak bestaat er een stuk boekhoud- of administratiesoftware, al dan niet geïntegreerd in een groter pakket. 

Dagelijkse administratie eenvoudig bijhouden

Dagelijkse administratie, zoals uren- en rittenregistratie, gaat tegenwoordig gemakkelijk en snel met handige mobiele apps of online software. Deze software werkt vrijwel automatisch, waardoor je een hoop tijd en gestuntel met Excel-sheets kunt voorkomen. Bovendien vergeet je zo minder snel uren of ritten te registreren. 

Wekelijkse en maandelijkse administratie efficiënter maken

Ook de wekelijkse of maandelijkse administratie kun je eenvoudig online bijhouden. Gebruik facturatieprogramma’s om snel en gemakkelijk facturen te maken. Je kunt deze zelfs automatisch laten versturen, op vaste momenten in de maand. Veel van deze programma’s beschikken bovendien over de functie om offertes te maken. Vaak kun je deze omzetten naar een factuur zodra een opdracht door de klant is geaccepteerd. 

Een ander handig aspect van veel van de software, is dat het bijhoudt of een betaling binnenkomt of niet en je een waarschuwing ontvangt wanneer de betaaltermijn is verlopen. Zo hoef je zelf niet meer door je facturen en bankrekening te spitten om te zien of je al je geld hebt ontvangen. Wel zo efficiënt.

Btw-aangifte doen

En wil je zo snel mogelijk btw-aangiftes doen, bonnen in je administratie vastleggen en transacties op je bankrekening verwerken? Er zijn genoeg programma’s die een volledig pakket aanbieden, zodat je alles op een plek hebt. 

Benieuwd hoe je de btw-aangifte makkelijker en daarme leuker maakt? Download dan onze btw-aangifte stoomcursus voor zzp'ers.

Welke tools heb je nodig?

Online je administratie bijhouden is niet moeilijk met de juiste tools. De tools zijn inmiddels zover ontwikkeld dat deze heel veel werk voor je uit handen nemen. Bovendien heb je nu wat basiskennis om zelf aan de slag te gaan. Daarvoor heb je geen boekhouder meer nodig. De tools bieden uitgebreide tutorials of handleidingen waardoor je snel zelf kunt boekhouden, factureren of debieturen kunt beheren.

Hieronder vind je een aantal oplossingen die wij aanraden.

1. e-Boekhouden.nl

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

Gratis voor starters!
Belastingdienst Erkend
Helpdesk, Cursus & App

Prijs: Gratis
Proefperiode: 15 maanden gratis! Daarna €7,95. Wordt niet automatisch verlengd!
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

2. Ficsus.nl

Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link

Prijs: Gratis
Proefperiode:
Reviews: 9.5/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

3. Unit4 Bedrijfssoftware

Unit4 Bedrijfssoftware is dé leverancier van administratieve software voor meer dan 3.000 accountants en 100.000 ondernemers. Jarenlange ervaring zorgt ervoor dat we begrijpen wat je nodig hebt. 350 experts staan dagelijks klaar zodat jij zorgeloos kan ondernemen. Met Unit4 Bedrijfssoftware, heb je alles onder controle!

40 jaar ervaring
Altijd overal inzicht
> 100.000 klanten

Prijs: vanaf €39,00
Proefperiode:
Reviews: 7.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

4. Exact

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.

Win tijd
Eenvoudig factureren
220+ koppelingen

Prijs: maandelijks €39,00
Proefperiode: 30
Reviews: 6.8/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

5. DigiBTW

Online boekhouden speciaal voor zzp'ers. Het meest gebruiksvriendelijke en voordeligste systeem. Zelf boekhouden, zonder boekhouder. Zonder beperkingen, compleet met o.a. facturatie, uren, ritten en btw-aangifte. Probeer gratis.

Zelf boekhouden
Inclusief facturatie
Slechts 10,- p.m.

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode: 1 maand gratis
Reviews: 9.8/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

Administratie software vergelijken?

Relevante artikelen

rawpixel-658248-unsplash.jpg
5 oktober 2020

Aanloopkosten? Neem ze op in je boekhouding!

Boekhouding

Aanloopkosten? Neem ze op in je boekhouding! Ben je dit jaar een eigen bedrijf begonnen? Kijk dan nog eens naar de kosten die je hebt gemaakt in de aanloopperiode, daar valt namelijk winst te behalen...

Lees meer 
2 oktober 2020

Hoe moet je de administratie bewaren en beheren?

AdministratieBoekhouding
2 maart 2020

Administratie bijhouden als zzp'er?

AdministratieBoekhouding

Interessante bronnen:

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products