Financiële administratie: tools, tips & tricks

Wat valt onder de financiële administratie?

Of het nu gaat om een eenmanszaak of grote BV, iedere ondernemer heeft een aantal verplichtingen bij de Belastingdienst voor de financiele administratie.

Je zult de volgende zaken moeten bijhouden:​

• Alle financiële gegevens zoals; kassabonnen, facturen, betalingen en andere bewijzen van uitgaven en inkomsten. Alle mutaties van financiele gegevens hou je bij en bewaar je de bewijzen van.
• Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten. Denk bijvoorbeeld aan een laptop maar ook een pand, lening of gereedschap.
• Debiteuren-, crediteuren- en voorraadadministratie. Hiervan is het verplicht eens per jaar een overzicht te maken.
• Resultatenrekening en balans. Eens per jaar moet er een overzicht gemaakt worden van alle posten en deze moet je schriftelijk bewijzen. Dit geldt voor zowel zzp' ers als vennootschappen. Een jaarrekening is overigens niet verlicht voor zzp' ers.
• Salarisadministratie. Indien je medewerkers in dienst hebt moet je deze gegevens bewaren. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salarisadministratie maar vallen wel onder de administratie en moeten daarom bij het eerste punt worden bijgehouden.

De financiële administratie is overigens hetzelfde als de boekhouding. De boekhouding is op zijn beurt weer onderdeel van de complete administratie.

Is een boekhouding bijhouden verplicht?

Ja, voor iedere onderneming, groot of klein, is het bijhouden van een financiële administratie of boekhouding verplicht. Simpelweg, omdat het een wettelijke verplichting is vanuit de Belastingdienst. 

Een financiële administratie is de basis voor de btw-aangifte en daarom gelden er bepaalde regels voor het bijhouden en bewaren van de administratie. Daarnaast moeten ook je verkoopfacturen voldoen aan wettelijke eisen.

Een aantal voorbeelden van de voorwaarden van de Belastingdienst:

• de btw-administratie bijhouden en bewaren in een controleerbare boekhouding.
• op de facturen die je verstuurt is het verplicht om bepaalde gegevens te vermelden
• de facturen bewaar je 7 jaar. Facturen over onroerende zaken zelfs 10 jaar.
• uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je van de Belastingdienst terugvraagt.

Meer weten? Bekijk hier alle eisen van de Belastingdienst voor het bijhouden van een administratie.

Voor de Belastingdienst

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als je nog niet bent gestart met je onderneming. 

Als je net gestart bent kan je belasting besparen door goed te kijken naar aanloopkosten die je voor de start van je onderneming als zzp'er hebt gemaakt. Kosten die je voor je onderneming hebt gemaakt voordat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel mogen tot vijf jaar terug als aanloopkosten worden meegenomen.

Dit doe je dan in de aangifte inkomstenbelasting in het jaar waarin je start met inschrijving van je onderneming. Maar ook voor de btw aangifte mag je de btw op aanloopkosten in aftrek brengen.

Meer weten? Hier vind je alle eisen die de Belastingdienst stelt voor de administratie.

Voor je bedrijfsvoering

Met een goed bijgehouden administratie heb je snel de beschikking over de cijfers en resultaten van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan antwoord op deze vragen:

• Hoeveel klanten moeten nog een factuur betalen?
• Welke facturen moet je zelf nog betalen?
• Hoeveel omzet heb je gemaakt het afgelopen kwartaal of jaar?
• Kan ik een investering maken in een nieuwe laptop of aankoop van een nieuwe website?
• Heb je nog budget voor een marketingcampagne?

Aan de hand van deze informatie kun je inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel aanpassen hierop. Je bent in staat om weloverwogen besluiten te nemen, rendementen te verbeteren en de bedrijfsvoering te optimaliseren 

Zelf de boekhouding doen

Hoewel het niet voor iedereen leuk is om zelf je boekhouding te doen, is dit zeker in de beginfase van je bedrijf aan te raden. Zeker als je goed met cijfers bent. Ten eerste hou je overzicht over je financiële zaken door dit zelf te doen. Daardoor kun je sneller handelen en besluiten maken die van invloed zijn op je financiën. Ten tweede bespaar je kosten op een boekhouder of accountant. Daarover later nog meer.

Zelf je boekhouding bijhouden kan op verschillende manieren en je kunt daarbij gebruik maken van verschillende tools.

Zelf boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma?

Een laagdrempelige oplossing voor het bijhouden van je boekhouding is Excel. Het grote voordeel is dat het een gratis oplossing is. Maar om met Excel een nauwkeurige boekhouding bij te houden, moet je kennis hebben van het werken met formules of je moet veel handmatig gegevens invoeren.

Handmatig boekhouden in Excel geeft je het gevoel van controle, maar het is een tijdrovende klus als je boekhouding complexer wordt. Die tijd inesteer je liever in je klantrelaties en het uitvoeren van je core business.

Een tweede optie is om te boekhouden met een boekhoudprogramma. Met name de online programma’s bieden veel mogelijkheden. Je kunt diverse taken hiermee automatiseren zodat je tijd bespaart en efficiënter werkt.

Bovendien heb je altijd en overal toegang tot je administratie en je gegevens zijn veilig en centraal opgeslagen.

De kosten

Excel of een ander spreadsheetprogramma is gratis. Voor online boekhoudsoftware geldt dat de prijs afhankelijk is van de functionaliteiten en mogelijkheden van het programma dat je kiest.

De meeste aanbieders vragen een vast bedrag per maand, variërend van tien (voor kleine onderneming/zzp'ers) tot zo’n honderd euro per maand (voor MKB/groot MKB).

Er zijn overigens aanbieders waarbij starters gratis het programma kunnen gebruiken. Meestal geldt dit voor een jaar. Na dit eerste jaar als ondernemer betaal je de normale maandelijkse kosten.

Ga je zelf boekhouden? Hier vind je een handig stappenplan om zelf eenvoudig de boekhouding te doen!

Bekijk stappenplan

Boekhouding uitbesteden

Als je een complexe boekhouding hebt en je ervan verzekerd wilt zijn dat jouw boekhouding in orde is, dan kun je de administratie het beste uitbesteden. De taken of werkzaamheden die je aan een boekhouder uitbesteed zijn helemaal aan jou. Je kunt ervoor kiezen om alleen je belastingaangiftes door een boekhouder of accountant te laten doen, of je volledige administratie uit handen geven inclusief het verwerken van je facturen en bonnetjes. Uiteraard is deze laatste optie wel duurder.

Kosten boekhouder of accountant

De kosten voor een boekhouder of accountant zijn afhankelijk van de service die je kiest, maar ook de werkervaring van degene die je inhuurt.

Boekhouder

Sommige ondernemers kunnen heel goed zelf hun maandelijkse boekhouding bijhouden, maar hebben de hulp van een boekhouder nodig voor het doen van belastingaangifte. Wil je jouw volledige administratie uitbesteden? Dan zijn daar uiteraard hogere kosten aan verbonden.

Een boekhouder kost gemiddeld ongeveer 80 euro per maand. De kosten kunnen aardig uiteenlopen tussen verschillende boekhouders (ongeacht wat je wil laten doen). Dit varieert van ongeveer 40 euro tot 120 euro per uur:

• beginnende boekhouder: 40 - 60 euro per uur
• boekhouder met 2-5 jaar ervaring: 60 - 80 euro per uur
• ervaren boekhouder: 80 - 120 euro per uur

Accountant

Een accountant inhuren is voor zzp’ers vaak een grote uitgave. Maar heb je een complexe boekhouding? Dan bespaar je ook tijd en (belasting)geld. Accountants zijn erg sterk in het toepassen van Belastingregels. Ook als je grote investeringen gaat doen, kan een accountant je vaak beter adviseren en helpen dan een boekhouder.

Een indicatie van de kosten voor een accountant (afhankelijk van de werkervaring):

• beginnende accountant: 60 - 75 euro per uur
• accountant met 2-5 jaar ervaring: 70 - 120 euro per uur
• ervaren boekhouder: 120 - 200 euro per uur

Twijfel je nog over de keuze om de boekhouding zelf te doen of uit te besteden? Bekijk ons blog met alle voor- en nadelen van beide opties.

Meer informatie