Bonnen scannen en bewaren met deze 5 apps

Bonnetjes 8 dagen geleden Leestijd minuten
Arjan

Arjan

Appwiki expert

Moet je nog regelmatig een aantal bonnen of facturen bij elkaar zoeken voordat je de BTW-aangifte doet als ondernemer?

Niet nodig, want je kunt nu eenvoudig je BTW bonnetjes scannen en bewaren met een app.

Zo voorkom je dat:

  • je bonnetjes kwijtraakt en dus extra BTW moet betalen
  • je overzicht verliest over je uitgaven
  • je boekhouding niet up-to-date is

Met een app scan je eenvoudig een bon of factuur door met je smartphone of tablet een foto ervan te maken. Met een scan en herken-functie kan de app vervolgens de bon of factuur automatisch verwerken in de administratie. Zo bespaar je niet alleen veel tijd maar bewaar je ook alle bonnen en facturen veilig online. 

We zetten hieronder een aantal handige apps op een rij om bonnen en facturen te scannen en bewaren. 

1. Bizcuit

Bizcuit automatiseert het hele betalingsproces. Je factuur wordt in drie stappen geboekt, geaccordeerd en direct betaald vanuit je administratie. Met Bizcuit creëren wij een volledig geautomatiseerde betalingsflow.

Integratie met Minox
Veilig autoriseren
Fingerprint scanning

Prijs: Op aanvraag
Reviews: geen
Bekijk reviews 

2. Heeros

Heeros beschikt over scan- en herkensoftware voor inkoopfacturen gebaseerd op OCR. Facturen worden bij binnenkomst automatisch herkend. Heeros beschikt over oplossingen voor e-facturatie, inkoopfacturen en verkoopfacturen. Heeros onderhoudt en ontwikkelt zelf de OCR software. Hierdoor kunnen wensen van klanten sneller worden geïmplementeerd.

Snelle invoer
Combi met mobiele app
Inzicht in alle bonnen

Prijs: Op aanvraag
Reviews: geen
Bekijk reviews 

3. Zoho

Wanneer je voor Zoho kiest, krijg je meer dan een enkel product. Je krijgt de toewijding van Zoho voor het continu verfijnen en verbeteren van jouw gebruikservaring. Zoho biedt waardevolle software waar je als klant graag voor wilt betalen. Veel van de producten zijn ontwikkeld om aan de eigen behoeften te voldoen, Zoho draait volledig op de eigen software. Met Zoho Expense automatiseer je onkostendeclaraties. Registreer uitgaven waar je ook bent en dien een volledig rapport in met je smartphone. Voorkom verwarring over toegestane uitgaven of bestedingslimieten. Zo zorg je dat het onkostenbeheer van je bedrijf wordt gehandhaafd.

Handige analysetool
Importeer kaart
Eenvoudig in gebruik

Prijs: vanaf €0,00
Reviews: geen
Bekijk reviews 

4. TriFact365

TriFact365 geeft jou 100% realtime factuurherkenning. Het uploaden van facturen en bonnetjes is eenvoudig. Met de automatische boekingsvoorstellen bespaar je tijd en geld. Bonnetjes scannen doe je on-the-go met de TriFact365 app. De bonnen kun je realtime uploaden en verwerken. Via de mobiele app kun je direct autoriseren en procureren.

Real-time uploaden
Snel goedkeuren
Uploadhistorie

Prijs: vanaf €0,99
Reviews: geen
Bekijk reviews 

5. Basecone

Basecone herkent aangeleverde facturen automatisch en doet vervolgens een boekingsvoorstel. Door de autorisatiemodule heb je altijd controle over je documentenstroom. Doordat documenten worden opgeslagen in de cloud kun je ze altijd en overal inzien. Basecone heeft bovendien integraties met verschillende boekhoudpakketten. Met de Basecone webapplicatie verwerk je al je facturen en bonnen automatisch online. Met de autorisatie app Basecone Flux kan je overal en altijd documenten autoriseren. Met de upload en declaratie app Basecone Spenser kan je eenvoudig en snel facturen uploaden en digitaal declareren. Zo heb je nooit meer last van zoekgeraakte bonnetjes en declaraties.

UBL ready
Snel bonnen uploaden
Eenvoudig in gebruik

Prijs: vanaf €1,00
Reviews: geen
Bekijk reviews 

Meer apps om bonnen en facturen te scannen en bewaren

De bovenstaande apps is slechts een selectie uit alle bonnen apps. Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk dan hier het complete overzicht. Vertel ons over je bedrijf en we maken alvast een voorselectie met de beste bonnetjes apps voor je bedrijf. Vergelijk vervolgens de beste 3 softwarepakketten met elkaar en ontdek de verschillen. 

 

Vergelijk alle bonnetjes apps

Tips voor het scannen en bewaren van bonnetjes en facturen

Hoe haal je het maximale uit de app en bespaar je zo veel mogelijk tijd? Hier vind je een aantal handige tips:

Leer jezelf aan om direct bij ontvangst een foto te maken

Als je jezelf dit aanleert, beperk je namelijk zo veel mogelijk de kans dat je alsnog bonnetjes vergeet of verliest. En daarmee is de kans dat je meer BTW of omzetbelasting moet betalen kleiner. 

Overigens kun je bonnetjes direct weggooien nadat je er een foto van hebt gemaakt. De Belastingdienst staat namelijk toe dat je facturen en bonnen in een andere vorm opslaat dan je deze oorsponkelijk hebt ontvangen. Dit houdt in dat je het origineel niet hoeft te bewaren mits je de volgende regels toepast:

  • je neemt alle gegevens over
  • je zet de gegevens inhoudelijk correct over
  • je zorgt ervoor dat de gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn (7 jaar) toegankelijk is 
  • je kunt de gegevens binnen redelijke tijd inzichtelijk maken 
  • de controle van de gegevens is binnen redelijke tijd mogelijk

Kortom, weggooien mag, maar zorg ervoor dat je de bon of factuur digitaal goed opslaat en eenvoudig kunt terugvinden.

Sla je bonnen direct gestructureerd op in mappen

Binnen de apps kun je vaak mappen aanmaken waarin je verschillende type bonnen en facturen kunt opslaan. Deel deze mappen direct in naar type uitgave (zoals auto/reiskosten, lunch/diner, kantoorartikelen, telefoon, internet etc.). Op deze manier kun je bonnen en facturen eenvoudig terugvinden. 

Koppel de app aan de boekhouding

Je kunt de bonnen app eenvoudig koppelen aan je boekhoudpakket. Zo verwerk je direct de uitgaven in je boekhouding zonder dat je opnieuw de gegevens hoeft over te typen. 

Veel bonnen en facturen? Gebruik scan en herken

Met een scan en herken-functie beperk je de tijd van het verwerken van bonnen en facturen aanzienlijk. Zo blijkt dat je al snel 60% van de tijd en kosten bespaart ten opzichte van het handmatig verwerken. Heb je dagelijks meerdere bonnen en facturen te verwerken? Dan kan een scan en herken-functie dus al snel uit.

Gerelateerde artikelen

Vandaag

De beste 7 apps om eenvoudig je uitgaven bij te houden

Bonnetjes

Je uitgaven bijhouden met een app. Nooit meer rondslingerende bonnetjes, Door de uitgaven bij te houden in een app, verlies je nooit meer het overzicht van je uitgaven.

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products