Bonnen scannen en bewaren met deze 5 apps

Moet je nog regelmatig een aantal bonnen of facturen bij elkaar zoeken voordat je de BTW-aangifte doet als ondernemer? Niet nodig, want je kunt nu eenvoudig je BTW bonnetjes scannen en bewaren met een bonnen app. Dat scheelt jou veel zoekwerk en inscan werk.

Zo voorkom je dat:

• Je bonnetjes kwijtraakt en dus extra BTW moet betalen
• Je overzicht verliest over je uitgaven
• Je boekhouding niet up-to-date is

Met een bonnetjes app scan je eenvoudig een bon of factuur door met je smartphone of tablet een foto ervan te maken. Met een scan en herken-functie kan de app vervolgens de bon of factuur automatisch verwerken in de administratie. Zo bespaar je niet alleen veel tijd maar bewaar je ook alle bonnen en facturen veilig online. 

We zetten hieronder een aantal handige apps op een rij om bonnen en facturen te scannen en bewaren. 

Meer apps om bonnen en facturen te scannen en bewaren

De bovenstaande apps zijn slechts een selectie uit alle bonnen apps die er zijn. Veel verschillende bedrijven, betekent ook veel verschillende apps die je kunt gebruiken om jouw bonnen in te scannen. Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk dan hier het complete overzicht. Vertel ons over je bedrijf en we maken alvast een voorselectie met de beste bonnetjes apps voor je bedrijf. Vergelijk vervolgens de beste 3 softwarepakketten met elkaar en ontdek de verschillen.

Tips voor het gebruik van een bonnen app

Hoe haal je het maximale uit de app en bespaar je zo veel mogelijk tijd? Hier vind je een aantal handige tips:

Leer jezelf aan om direct bij ontvangst een foto te maken

Als je jezelf dit aanleert, beperk je namelijk zo veel mogelijk de kans dat je alsnog bonnetjes vergeet of verliest. En daarmee is de kans dat je meer BTW of omzetbelasting moet betalen kleiner. 

Overigens kun je bonnetjes direct weggooien nadat je er een foto van hebt gemaakt. De Belastingdienst staat namelijk toe dat je facturen en bonnen in een andere vorm opslaat dan je deze oorsponkelijk hebt ontvangen. Dit houdt in dat je het origineel niet hoeft te bewaren mits je de volgende regels toepast:

• je neemt alle gegevens over
• je zet de gegevens inhoudelijk correct over
• je zorgt ervoor dat de gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn (7 jaar) toegankelijk is 
• je kunt de gegevens binnen redelijke tijd inzichtelijk maken 
• de controle van de gegevens is binnen redelijke tijd mogelijk

Kortom, weggooien mag, maar zorg ervoor dat je de bon of factuur digitaal goed opslaat en eenvoudig kunt terugvinden.

Sla je bonnen direct gestructureerd op in mappen

Binnen de apps kun je vaak mappen aanmaken waarin je verschillende type bonnen en facturen kunt opslaan. Deel deze mappen direct in naar type uitgave (zoals auto/reiskosten, lunch/diner, kantoorartikelen, telefoon, internet etc.). Op deze manier kun je bonnen en facturen eenvoudig terugvinden. 

Koppel de bonnen app aan de boekhouding

Je kunt de bonnen app eenvoudig koppelen aan je boekhoudpakket. Zo verwerk je direct de uitgaven in je boekhouding zonder dat je opnieuw de gegevens hoeft over te typen. 

Weten hoe?

Ontdek in 10 vragen hoe je het beste boekhoudprogramma kiest voor het verwerken en scannen van bonnetjes en facturen. Download gratis en vrijblijvend onze checklist en kom erachter welk boekhoudprogramma het beste bij je past. 

Veel bonnen en facturen? Gebruik, scan en herken

Met een scan en herken-functie beperk je de tijd van het verwerken van bonnen en facturen aanzienlijk. Zo blijkt dat je al snel 60% van de tijd en kosten bespaart ten opzichte van het handmatig verwerken. Heb je dagelijks meerdere bonnen en facturen te verwerken? Dan kan een scan en herken-functie dus al snel uit.