Rondrijden in een auto van de zaak klinkt leuk en meestal is dit ook zo. Maar het is wel belangrijk om goed bij te houden hoeveel je rijdt, want van de Belastingdienst mag dit niet onbeperkt gebeuren. Volgens de Belastingdienst is een auto van de zaak onderdeel van je salaris, en moet om deze reden ook belast worden. Het is daarom erg belangrijk om je rittenregistratie goed bij te houden, want de Belastingdienst wil altijd actuele gegevens in kunnen zien. Een goede ritregistratie is daarnaast niet alleen voor een werknemer relevant, maar ook zeker voor een werkgever. Want wanneer een werknemer te veel privékilometers maakt, kan een eventuele boete namelijk ook (deels) worden verhaald op de werkgever.
Wat is rittenregistratie voor het ZZP?
Met de rittenregistratie leg je alle gereden kilometers vast die je met je bedrijfsauto hebt gereden. Aan het einde van het kalenderjaar kun je dan bij de Belastingdienst aantonen dat je dat betreffende jaar niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden. Ook wanneer je niet zelf, maar bijvoorbeeld een collega, in de bedrijfsauto rijdt is ritadministratie verplicht.
Heb je bij een onverwachte controle van de Belastingdienst de rittenadministratie niet op orde, dan kun je een hoge boete verwachten. Voor het bijhouden van de gereden kilometers kun je gebruik maken van pen en papier, Excel of van bijvoorbeeld cloud software. Cloud software is software beschikbaar op het internet, waarbij al je gegevens online worden opgeslagen. Maar waar moet je beginnen met je rittenadministratie? Eén ding scheelt, er is niet per se een foute manier van rittenregistratie voor het ZZP. Of je de gereden kilometers bijhoudt met pen en papier, Excel of met behulp van software, voor alle geldt: doe het met regelmaat, nauwkeurig en behoud het overzicht.
Wat moet ik vermelden in mijn rittenregistratie?
Als ZZP’er is het belangrijk om zo precies mogelijk aan te geven welke kilometers je hebt gemaakt en of dit privé of zakelijke kilometers waren. Een sluitende rittenregistratie bestaat tenminste uit:
- Het automerk
- Het autotype
- Het kenteken
- De periode waarin je over de auto beschikt
- De ritgegevens
Over het algemeen zijn bovenstaande gegevens niet zo ingewikkeld om bij te houden. Pas bij de ritgegevens moet je echt opletten. Dit onderdeel vraagt een duidelijke omschrijving van de gereden kilometers, kilometerstanden en bestemmingen. Deze gegevens verwacht de Belastingdienst per rit:
- Wie heeft er gereden in de auto?
- Op welke datum is de auto gebruikt?
- Het ritnummer
- Betreft het een privé of zakelijke rit?
- Wat was de begin- en eindstand op de kilometerteller?
- Vanaf welk adres ben je vertrokken en waar ging de rit naartoe?
- Welke route heb je afgelegd?
Ontdek in deze video hoe je makkelijk je ritten kunt registreren:
Hoe lang moet je de ritadministratie bewaren?
Net zoals veel administratie voor de Belastingdienst, moet ook de rittenregistratie zeven jaar bewaard worden. Op ieder moment moet je deze gegevens kunnen tonen. Zoals genoemd is het belangrijk om een goede en accurate rittenadministratie bij te houden, want de Belastingdienst werkt ook samen met het CJIB (Centraal Justitieel Incassobureau). Dit is de instantie die boetes uitdeelt en beheert. Dus heb je op een bepaalde route een boete gekregen, maar ben je hier volgens je rittenregistratie niet geweest? Dan kan dit uiteindelijk resulteren in een boete wegens fraude.
Op welke manieren kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?
Je kunt je rittenadministratie op verschillende manieren bijhouden. De ene manier past misschien beter bij een ZZP’er en de andere is meer geschikt voor grotere organisaties. Uiteindelijk kies je de methode die het beste bij jou past.
Registratie in Excel:
Hoe groter je organisatie wordt, hoe ingewikkelder je urenregistratie is. Maar ben je ZZP’er en nog alleen? Dan is rittenregistratie in Excel misschien wel iets voor jou. Je maakt nog niet zoveel ritten en hebt dus ook nog niet zoveel administratie. Aangezien spreadsheetprogramma’s als Excel gratis te gebruiken zijn, zal je dit in de opstartfase wat geld besparen.
Rittenregistratie ZZP met software
Naarmate je organisatie en het aantal ritten groeit, groeit ook je administratie. Er zijn meer auto’s op de weg en er worden meer kilometers afgelegd. Het wordt dan ook al snel onoverzichtelijk wanneer je de rittenregistratie in Excel blijft doen. Daarom zijn er veel softwareleveranciers die urenregistratie software aanbieden met de mogelijkheid om hier je rittenregistratie in bij te houden. Vaak kun je dan zelfs met een mobiele telefoon direct je uren invoeren. Zo is je administratie altijd up-to-date en vergeet je het niet achteraf in te voeren. Let bij het selecteren van je software wel op de functie ‘rittenregistratie’. Niet iedere urenregistratie software heeft deze functionaliteit. Daarnaast komt er ook steeds meer rittenregistratie software op de markt, waarbij de focus geheel ligt op het registreren van de ritten.
Moet ik mijn uren handmatig of met software bijhouden?
Zoals al duidelijk is geworden verschilt het per onderneming welke methode geschikt is. Daarom volgt hier een opsomming van de voor- en nadelen van het handmatig bijhouden van de rittenadministratie:
Voordelen:
- Spreadsheet programma’s zijn gratis te gebruiken. De meeste computers hebben standaard Excel of Google Spreadsheet beschikbaar
- Je hebt de volledige vrijheid. Je kunt het gehele document zelf vormgeven en aanpassen aan de functionaliteiten die jij nodig denkt te hebben
Nadelen:
- Het is tijdrovend. Je dient alles volledig zelf in te vullen
- Je moet alles zelf invullen, en daarom is de kans op fouten groter. Zeker naarmate de administratie uitgebreider wordt
- Je moet verstand hebben van formules. Alle spreadsheet programma’s werken hiermee en het vereist dus de nodige kennis om een document geschikt te maken voor de administratie
- Het is niet mogelijk om een helpdesk te raadplegen wanneer je met vragen zit
- Wanneer je computer het begeeft, is je Excel bestand en dus ook je administratie verdwenen
- Het is niet mogelijk om Excel te koppelen aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Wanneer je gebruik maakt van urenregistratie software is dit wel mogelijk en dit zorgt ervoor dat je veel tijd bespaart
Houd je rittenregistratie goed bij
Het is belangrijk om voor de Belastingdienst goed je rittenregistratie bij te houden. Dit zorgt ervoor dat een eventuele boete voorkomen wordt. Voor beginnende ondernemers kan Excel uitkomst bieden, maar urenregistratie software met rittenregistratie betaalt zichzelf al snel terug wanneer de administratie groeit. Deze rittenregistratie software scheelt dan veel tijd en zorgt ervoor dat je altijd beschikt over een actuele urenregistratie.
Gratis rittenregistratie software proberen
In de veel gevallen kun je als ZZP’er rittenregistratie software gratis proberen voor een gedurende een proefperiode. Deze proefperiode omvat meestal veertien of dertig dagen. Zo kun je kosteloos ontdekken wat de mogelijkheden zijn van de gekozen ritadministratie software. Na de proefperiode kun je vervolgens besluiten om de software aan te schaffen of verder te zoeken. De proefperiode is vrijblijvend, je zit dus nergens aan vast. Zo weet je zeker dat je de de rittenregistratie software vindt die bij jou als ZZP’er past!
