vliegende-start-rittenregistratie.png

Hoe doe ik mijn rittenregistratie?

Rondrijden in een auto van de zaak klinkt leuk en meestal is dit ook zo. Maar het is wel belangrijk om goed bij te houden hoeveel je rijdt, want van de Belastingdienst mag dit niet onbeperkt gebeuren. Volgens de Belastingdienst is een auto van de zaak onderdeel van je salaris, en moet om deze reden ook belast worden. Het is daarom erg belangrijk om je rittenregistratie goed bij te houden, want de Belastingdienst wil altijd actuele gegevens in kunnen zien. Een goede ritregistratie is daarnaast niet alleen voor een werknemer relevant, maar ook zeker voor een werkgever. Want wanneer een werknemer te veel privékilometers maakt, kan een eventuele boete namelijk ook (deels) worden verhaald op de werkgever.

Wat moet ik vermelden in mijn rittenregistratie?

Voor je rittenregistratie is het belangrijk om zo precies mogelijk aan te geven welke kilometers je hebt gemaakt en of dit privé of zakelijke kilometers waren. Een sluitende rittenadministratie bestaat tenminste uit:

  • Het automerk
  • Het autotype
  • Het kenteken
  • De periode waarin je over de auto beschikt
  • De ritgegevens

Over het algemeen zijn bovenstaande gegevens niet zo ingewikkeld om bij te houden. Pas bij de ritgegevens moet je echt opletten. Dit onderdeel vraagt een duidelijke omschrijving van de gereden kilometers, kilometerstanden en bestemmingen. Deze gegevens verwacht de Belastingdienst per rit:

  • Wie heeft er gereden in de auto?
  • Op welke datum is de auto gebruikt?
  • Het ritnummer
  • Betreft het een privé of zakelijke rit?
  • Wat was de begin- en eindstand op de kilometerteller?
  • Vanaf welk adres ben je vertrokken en waar ging de rit naartoe?
  • Welke route heb je afgelegd?

Ontdek in deze video hoe je makkelijk je ritten kunt registreren:

Hoe lang moet je de ritadministratie bewaren?

Net zoals veel administratie voor de Belastingdienst, moet ook de rittenregistratie zeven jaar bewaard worden. Op ieder moment moet je deze gegevens kunnen tonen. Zoals genoemd is het belangrijk om een goede en accurate administratie bij te houden, want de Belastingdienst werkt ook samen met het CJIB (Centraal Justitieel Incassobureau). Dit is de instantie die boetes uitdeelt en beheert. Dus heb je op een bepaalde route een boete gekregen, maar ben je hier volgens je kilometerregistratie niet geweest? Dan kan dit uiteindelijk resulteren in een boete.

ritten-registreren-pen-papier
Je kunt je ritten met pen en papier registreren, maar dat kost veel tijd

Op welke manieren kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?

Je kunt je rittenadministratie op verschillende manieren bijhouden. De ene manier past misschien beter bij een ZZP’er en de andere is meer geschikt voor grotere organisaties. Uiteindelijk kies je de methode die het beste bij jou past.

Registratie in Excel:

Hoe groter je organisatie wordt, hoe ingewikkelder je urenregistratie is. Maar ben je nog alleen? Dan is rittenregistratie in Excel misschien wel iets voor jou. Je maakt nog niet zoveel ritten en hebt dus ook nog niet zoveel administratie. Aangezien spreadsheetprogramma’s als Excel gratis te gebruiken zijn, zal je dit in de opstartfase wat geld besparen. Hieronder kun je eenvoudig een gratis template downloaden waarmee je je ritten bij kunt houden.

  • We verstrekken dit adres niet aan derden

Rittenregistratie software

Naarmate je organisatie en het aantal ritten groeit, groeit ook je administratie. Er zijn meer auto’s op de weg en er worden meer kilometers afgelegd. Het wordt dan ook al snel onoverzichtelijk wanneer je de rittenregistratie in Excel blijft doen. Daarom zijn er veel softwareleveranciers die urenregistratie software aanbieden met de mogelijkheid om hier je rittenregistratie in bij te houden. Vaak kun je dan zelfs met een mobiele telefoon direct je uren invoeren. Zo is je administratie altijd up-to-date en vergeet je het niet achteraf in te voeren. Let bij het selecteren van je software wel op de functie ‘rittenregistratie’. Niet iedere urenregistratie software heeft deze functionaliteit. Daarnaast komt er ook steeds meer rittenregistratie software op de markt, waarbij de focus geheel ligt op het registreren van de ritten.

ritten-registreren-app
Met een rittenregistratie app kun je nauwkeurig je ritten bijhouden

Moet ik mijn uren handmatig of met software bijhouden?

Zoals al duidelijk is geworden verschilt het per onderneming welke methode geschikt is. Daarom volgt hier een opsomming van de voor- en nadelen van het handmatig bijhouden van de rittenadministratie:

Voordelen:

  • Spreadsheet programma’s zijn gratis te gebruiken. De meeste computers hebben standaard Excel of Google Spreadsheet beschikbaar
  • Je hebt de volledige vrijheid. Je kunt het gehele document zelf vormgeven en aanpassen aan de functionaliteiten die jij nodig denkt te hebben
ritten-registreren-voordelen
Je ritten registreren met software heeft veel voordelen

Nadelen:

  • Het is tijdrovend. Je dient alles volledig zelf in te vullen
  • Je moet alles zelf invullen, en daarom is de kans op fouten groter. Zeker naarmate de administratie uitgebreider wordt
  • Je moet verstand hebben van formules. Alle spreadsheet programma’s werken hiermee en het vereist dus de nodige kennis om een document geschikt te maken voor de administratie
  • Het is niet mogelijk om een helpdesk te raadplegen wanneer je met vragen zit
  • Wanneer je computer het begeeft, is je Excel bestand en dus ook je administratie verdwenen
  • Het is niet mogelijk om Excel te koppelen aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Wanneer je gebruik maakt van urenregistratie software is dit wel mogelijk en dit zorgt ervoor dat je veel tijd bespaart

Houd je rittenregistratie goed bij

Het is belangrijk om voor de Belastingdienst goed je rittenregistratie bij te houden. Dit zorgt ervoor dat een eventuele boete voorkomen wordt. Voor beginnende ondernemers kan Excel uitkomst bieden, maar urenregistratie software met rittenregistratie betaalt zichzelf al snel terug wanneer de administratie groeit. Deze rittenregistratie software scheelt dan veel tijd en zorgt ervoor dat je altijd beschikt over een actuele urenregistratie.

Populaire software

Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als online redacteur degene die de content van de websites creëert en waarborgt en in zijn blogs je wegwijs maakt in de materie van allerhande software. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Products