Waarom is urenregistratie zo belangrijk voor de ZZP’er?

Als hardwerkende ondernemer vraag je jezelf vaak af waar de tijd blijft. Tijdens drukke dagen vliegen de uren voorbij. Werk je in vast dienstverband, dan maakt het niet uit. De volgende werkdag ga je weer verder waar je was geëindigd. Als je als ondernemer per uur factureert, gaat dat anders. Dan zul je jouw uren moeten verantwoorden en effectief moeten bijhouden.

Het is van belang dat je elke activiteit moet kunnen verantwoorden aan opdrachtgevers en de Belastingdienst (om te kunnen profiteren van de ondernemersaftrek). Je ontkomt daarom niet aan het fenomeen urenregistratie.

Ondanks het feit dat urenregistratie niet in alle gevallen verplicht is, is het zeker handig om bij te houden. Op deze manier kunnen ZZP’ers eenvoudig aantonen dat zij in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek.

Maar waarom is het van belang de urenregistratie goed bij te houden en hoe doe je dat? In dit artikel lees je alle ins en outs over urenregistratie en krijg je antwoord op deze vragen.

Waarom een urenregistratie bijhouden als zzp'er?

Urenregistratie is het urenoverzicht dat je als zelfstandig ondernemer of werknemer bijhoudt. Uit het urenoverzicht wordt duidelijk waaraan uren zijn gespendeerd en waarom.

Profiteren van belastingvoordeel

Als ZZP’er kun je ervoor kiezen de gewerkte uren bij te houden, en wel om twee redenen. De eerste reden omvat het bij de Belastingdienst aan kunnen tonen dat je meer hebt gewerkt dan het urencriterium van 1225 uur. Wanneer je aan dit urencriterium voldoet, komen je als ZZP’er namelijk in aanmerking voor de zelfstandigen- en startersaftrek.

In dit geval is het bijhouden van de uren dan ook verplicht. Al jaren is de zelfstandigenaftrek maximaal € 7.280. Ook dit jaar is dat het geval. Hierbij wordt echter door de Belastingdienst wel een kanttekening geplaatst. 

Maak je in 2018 of in 2019 minder winst dan € 7.280? Dan is de zelfstandigenaftrek het bedrag van je winst. Het restant wordt dan automatisch verrekend door de Belastingdienst in de komende/ daaropvolgende negen jaar.

De zelfstandigenaftrek kan worden verhoogd met de startersaftrek. Ook deze blijft al enkele jaren stabiel, namelijk € 2.123,-. Mocht je als laatbloeier zijn gestart en op 1 januari de AOW-leeftijd hebben bereikt? Dan is de startersaftrek € 1.062,- in plaats van € 2.123,-. 

Beide bedragen kunnen van de gemaakte winst worden afgetrokken, waardoor je als ZZP’er minder belasting hoeft te betalen.

Verantwoording van uren naar facturen

De tweede reden omvat het kunnen verantwoorden van de gewerkte uren aan opdrachtgevers. Het is belangrijk dat je als zelfstandige ondernemer werkt op uurbasis, de uren registreert en verantwoordt waaraan de uren zijn besteed. Dit voorkomt eventuele discussies met opdrachtgevers.

Wanneer een opdrachtgever navraag doet over waaraan de uren zijn besteed, dan wil je dat ook eenvoudig kunnen aantonen. Het is daarom handig om de urenregistratie op te splitsen in verschillende categorie taken en bij deze taken helder uit te leggen wat deze inhouden. Vooral wanneer je afwijkt van het begrote aantal uren, is een goede verantwoording van belang.

Welke uren moet je registreren en verantwoorden?

Het urencriterium omvat alle uren die je besteedt aan je onderneming. Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt bij opdrachtgevers, maar ook de uren die je stopt in het bijhouden van de administratie, het ontwikkelen van een zakelijke website en het opstellen van offertes.

Hieronder vind je op een rij, alle uren die gerekend kunnen worden tot het urencriterium.

• Het opzetten van je onderneming
• De reistijden
• De administratie
• De acquisitie
• Het ontwikkelen en uitwerken van concepten
• Het volgen van scholing, een cursus of het lezen van vakliteratuur
• Het bijhouden en onderhouden van de websites
• Alle verkoopwerkzaamheden
• Alle werkgerelateerde inkopen
• Het kantooronderhoud, inclusief schoonmaken

Al deze verschillende werkzaamheden moeten qua uren wel in verhouding zijn met elkaar. Wanneer je bijvoorbeeld de helft van de gewerkte uren toeschrijft aan het schoonmaken van het kantoor, zal de Belastingdienst dit waarschijnlijk niet accepteren. Het is daarom van belang dat je de gewerkte uren goed bijhoudt, zodat je er zeker van bent dat je niet te maken krijgt met eventuele problemen.

Hoe de urenregistratie bijhouden?

Er zijn verschillende manieren om de urenregistratie bij te houden:

Excel of ander spreadsheet programma

Een eenvoudige, maar ook enigszins verouderde manier om dit te doen is in een Excel-bestand. Er zijn verschillende gratis urenregistratie templates te downloaden. Deze kunnen vervolgens in een Excel-bestand worden geladen.

Een groot voordeel is dat dit over het algemeen vaak gratis is en er op de meeste pc’s en laptops wel Excel of ander spreadsheet programma geïnstalleerd staat. Je kan eenvoudig en snel aan de slag. Als je zelfstandig ondernemer bent, met weinig opdrachtgevers, is dit waarschijnlijk nog goed te doen.

Maar wanneer je met meerdere projecten (verschillende opdrachtgevers) bezig bent tegen verschillende tarieven, kun je al snel het overzicht kwijtraken en zelfs gewerkte uren vergeten te registreren. Dat is natuurlijk zonde, je werkt niet voor niets.

Uren registreren met software of app

Wil je liever niet handmatig de gewerkte uren bijhouden, dan biedt urenregistratie software de uitkomst. Er zijn al softwarepakketten beschikbaar voor een paar euro per maand. Deze euro’s heb je snel terugverdiend als je kijkt naar de tijdwinst die het oplevert.

Alle urenregistratie pakketten werken met behulp van een online dashboard. Dat maakt het mogelijk om vanaf elke willekeurige locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer uren te registreren en weet je zeker dat je urenoverzicht up-to-date is.

Met een urenregistratie systeem kan je op vrijwel elk moment informatie opvragen over een bepaalde opdrachtgever, dag of maand. Zo draai je eenvoudig overzichten uit en wordt factureren ook een stuk eenvoudiger. Er zijn zelfs pakketten waarmee je automatisch de gewerkte uren kunt factureren aan opdrachtgevers.

Urenregistratie software voor ZZP'ers op een rij

Hieronder vind je vijf aanbieders van urenregistratie software geschikt die geschikt zijn voor ZZP'ers.

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk dan het complete overzicht met urenregistratie software.

Altijd en overal uren registreren met een app

Je smartphone heb je eigenlijk altijd wel op zak. Ook werken steeds meer mensen vanuit huis of op flexplekken. Veel urenregistratie software komen met een mobiele app. Zo kun je onderweg, waar je ook bent, je uren registreren. 

Wil je op de minuut af je uren registreren, dan is een urenregistratie pakket met een timer wellicht de oplossing. Je zet de timer aan wanneer je begint met werken en kunt deze op pauze zetten als er bijvoorbeeld een andere bezigheid tussendoor komt. Als je vervolgens klaar bent met werken, zet je de timer stop en heb je het exacte aantal gewerkte uren direct en automatisch geregistreerd.

Investeren in urenregistratie software of app?

Het bijhouden van je uren is, net zoals de administratie, nooit echt een leuke bezigheid. Toch is het wel belangrijk dat het gebeurt en dat het goed gebeurt. In eerste instantie om bij de Belastingdienst aan te tonen dat je als ZZP’er in aanmerking komt voor de zelfstandigen- en eventueel de startersaftrek.

Daarnaast is urenregistratie ook handig voor je eigen inzicht. Je kunt namelijk eenvoudig en snel inzicht krijgen in hoeveel uren je hebt besteed aan een bepaald project.

Kortom, heb je weinig opdrachtgevers, dan kun je prima uit de voeten met een Excel-bestand en bijbehorend template. Wil je liever niet handmatig de gewerkte uren bijhouden en werk je aan meerdere projecten tegen verschillende tarieven, dan is investeren in urenregistratie software de juiste keuze!