vliegende-start-urenregistratie.png

Urenregistratie voor de beginnende ZZP’er

Als hardwerkende ondernemer vraag je jezelf vaak af waar de tijd blijft. Tijdens drukke dagen vliegen de uren voorbij. Werk je in vast dienstverband, dan maakt het niet uit, je volgende werkdag ga je weer verder waar je was geëindigd. Als je als ondernemer per uur factureert, gaat dat anders. Het is van belang dat je elke bezigheid moet kunnen verantwoorden aan opdrachtgevers. Je ontkomt daarom niet aan het fenomeen urenregistratie. Ondanks het feit dat urenregistratie niet in alle gevallen verplicht is, is het zeker handig om bij te houden. Op deze manier kunnen ZZP’ers eenvoudig aantonen dat zij in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek. Maar waarom is het van belang de urenregistratie goed bij te houden en hoe doe je dat? In dit blog lees je alle ins en outs over urenregistratie en krijg je antwoord op deze vragen.

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie is het urenoverzicht dat je als zelfstandig ondernemer of werknemer bijhoudt. Uit het urenoverzicht wordt duidelijk waaraan uren zijn gespendeerd en waarom.

Waarom urenregistratie bijhouden?

Als ZZP’er kun je ervoor kiezen de gewerkte uren bij te houden, en wel om twee redenen. De eerste reden omvat het bij de Belastingdienst aan kunnen tonen dat je meer hebt gewerkt dan het urencriterium van 1225 uur. Wanneer je aan dit urencriterium voldoet, komen je als ZZP’er namelijk in aanmerking voor de zelfstandigen- en startersaftrek. In dit geval is het bijhouden van de uren dan ook verplicht. In 2017 omvat de zelfstandigenaftrek een bedrag van 7280 euro. Deze kan worden verhoogd met de startersaftrek van 2123 euro. Beide bedragen kunnen van de gemaakte winst worden afgetrokken, waardoor je als ZZP’er minder belasting hoeft te betalen.

De tweede reden omvat het kunnen verantwoorden van de gewerkte uren aan opdrachtgevers. Het is belangrijk dat je als zelfstandige ondernemer, wanneer je werkt op uurbasis, de uren registreert en verantwoordt waaraan de uren zijn besteed. Dit voorkomt eventuele discussies met opdrachtgevers. Wanneer een opdrachtgever navraag doet over waaraan de uren zijn besteed, dan wil je dat ook eenvoudig kunnen aantonen. Het is daarom handig om de urenregistratie op te splitsen in verschillende categorie taken en bij deze taken helder uit te leggen wat deze inhouden. Vooral wanneer je afwijkt van het begrote aantal uren, is een goede verantwoording van belang.

Urenregistratie ZZP'er
Als zelfstandige ondernemer is het belangrijk om je gewerkte uren te registreren

Welke uren moet je registreren en verantwoorden?

Het urencriterium omvat alle uren die je besteedt aan je onderneming. Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt bij opdrachtgevers, maar ook de uren die je stopt in het bijhouden van de administratie, het ontwikkelen van een zakelijke website en het opstellen van offertes. Hieronder vind je op een rij, alle uren die gerekend kunnen worden tot het urencriterium.

  • Het opzetten van je onderneming
  • De reistijden
  • De administratie
  • De acquisitie
  • Het ontwikkelen en uitwerken van concepten
  • Het volgen van scholing, een cursus of het lezen van vakliteratuur
  • Het bijhouden en onderhouden van de websites
  • Alle verkoopwerkzaamheden
  • Alle werkgerelateerde inkopen
  • Het kantooronderhoud, inclusief schoonmaken

Al deze verschillende werkzaamheden moeten qua uren wel in verhouding zijn met elkaar. Wanneer je bijvoorbeeld de helft van de gewerkte uren toeschrijft aan het schoonmaken van het kantoor, zal de Belastingdienst dit waarschijnlijk niet accepteren. Het is daarom van belang dat je de gewerkte uren goed bijhoudt, zodat je er zeker van bent dat je niet te maken krijgt met eventuele problemen.

Ontdek in deze video op welke manieren je jouw uren kunt registreren:

Hoe de urenregistratie bijhouden?

Er zijn verschillende manieren om de urenregistratie bij te houden. Een eenvoudige, maar ook enigszins verouderde manier om dit te doen is in een Excel-bestand. Er zijn verschillende gratis urenregistratie templates te downloaden. Deze kunnen vervolgens in een Excel-bestand worden geladen. Een groot voordeel is dat dit over het algemeen vaak gratis is en er op de meeste pc’s en laptops wel Excel of Numbers geïnstalleerd staat. Je kan eenvoudig en snel aan de slag. Als je zelfstandig ondernemer bent, met weinig opdrachtgevers, is dit waarschijnlijk nog goed te doen. Maar wanneer je met meerdere projecten (verschillende opdrachtgevers) bezig bent tegen verschillende tarieven, kun je al snel het overzicht kwijtraken en zelfs gewerkte uren vergeten te registreren. Dat is natuurlijk zonde, je werkt niet voor niets.

Eenvoudig uren registreren met software

Wil je liever niet handmatig de gewerkte uren bijhouden, dan biedt urenregistratie software de uitkomst. Er zijn al softwarepakketten beschikbaar voor een paar euro per maand. Deze euro’s heb je snel terugverdiend als je kijkt naar de tijdwinst die het oplevert. Alle urenregistratie pakketten werken met behulp van een online dashboard. Dat maakt het mogelijk om vanaf elke willekeurige locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer uren te registreren en weet je zeker dat je urenoverzicht up-to-date is. Met een urenregistratie systeem kan je op vrijwel elk moment informatie opvragen over een bepaalde opdrachtgever, dag of maand. Zo draai je eenvoudig overzichten uit en wordt factureren ook een stuk eenvoudiger. Er zijn zelfs pakketten waarmee je automatisch de gewerkte uren kunt factureren aan opdrachtgevers.

Urenregistratie software ZZP'er
Met urenregistratie software kun je makkelijk je uren bijhouden

Altijd en overal uren registreren

Je smartphone heb je eigenlijk altijd wel op zak. Ook werken steeds meer mensen vanuit huis of op flexplekken. Veel urenregistratie software komen met een mobiele app. Zo kun je onderweg, waar je ook bent, je uren registreren. Wil je op de minuut af je uren registreren, dan is een urenregistratie pakket met een timer wellicht de oplossing. Je zet de timer aan wanneer je begint met werken en kunt deze op pauze zetten als er bijvoorbeeld een andere bezigheid tussendoor komt. Als je vervolgens klaar bent met werken, zet je de timer stop en heb je het exacte aantal gewerkte uren geregistreerd.

Investeren in urenregistratie software

Het bijhouden van je uren is, net zoals de administratie, nooit echt een leuke bezigheid. Toch is het wel belangrijk dat het gebeurt en dat het goed gebeurt. In eerste instantie om bij de Belastingdienst aan te tonen dat je als ZZP’er in aanmerking komt voor de zelfstandigen- en eventueel de startersaftrek. Daarnaast is urenregistratie ook handig voor je eigen inzicht. Je kunt namelijk eenvoudig en snel inzicht krijgen in hoeveel uren je hebt besteed aan een bepaald project.

Kortom, heb je weinig opdrachtgevers, dan kun je prima uit de voeten met een Excel-bestand en bijbehorend template. Wil je liever niet handmatig de gewerkte uren bijhouden en werk je aan meerdere projecten tegen verschillende tarieven, dan is investeren in urenregistratie software de juiste keuze!

Populaire software

Rating:
Reviews: te weinig reviews
Boekhouden
Rating:
Reviews: 68
CRM
Rating:
Reviews: te weinig reviews
Kassa

Het beginpunt voor je online software

Ontdek, vergelijk & vind de beste business apps met de selectietool
Vergelijk & probeer
Anne Hoekman - Appwiki expert
Geschreven door:
Anne Hoekman
Appwiki expert

Anne maakt jouw bedrijfsprocessen graag slimmer, flexibeler en sneller. Dit doet zij door je te helpen met het vinden van de beste software. Software die het beste past bij jouw bedrijf en bedrijfsprocessen. Op basis van je bedrijf, je wensen en de software die je gebruikt, maakt zij een persoonlijke software top 3 voor jou.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Appwiki expert
Iris Kluin
Appwiki expert
blog-boekhoudmanieren-excel-vs-software.png

Doe je de boekhouding in Excel of met boekhoudsoftware?

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Over het algemeen houden startende ondernemers...

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Lees het in deze blog.

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
Products