Administratiekantoor beginnen?

Bij het opzetten van je administratiekantoor heb je te maken met een aantal zakelijke uitdagingen. Hieronder vind je tips & tools waarmee je de 3 grootste uitdagingen aanpakt!

1. Efficiënt en eenvoudig administraties beheren?

Om je administraties eenvoudig en efficient te beheren, heb je software nodig. Maar hoe vind en kies je de software die bij jouw situatie past? 

We helpen je graag op weg. Het programma dat je kiest is essentieel voor het succes van jouw administratiekantoor. Het kloppende hart van je dienstverlening kun je wel stellen zelfs. Het is belangrijk dat het daarom aan al jouw wensen voldoet. Hier beheer je namelijk al je administraties in en dat wil je graag zo efficient mogelijk doen.

Automatiseren van het administreren

Het is aan te raden een pakket te kiezen waarmee je zoveel mogelijk administratieve handelingen kan automatiseren. Zo is het mogelijk om deze handelingen volledig te automatiseren:

Zo kun je bij verschillende pakketten de klant bonnetjes en inkoopfacturen direct in laten boeken. Kortom, automatisering is efficient en scheelt jou een hoop werk.

Geef real-time inzicht aan je klanten

Daarnaast kun je de samenwerking met de klant bevorderen door deze toegang te geven tot de belangrijkste financiele rapportages. Zo kan je klant direct de meest belangrijke informatie raadplegen en kun je eenvoudig inzichten delen. Ook het laten goedkeuren van de BTW-aangifte kan snel en eenvoudig met een goed boekhoudprogramma.

Koppelingen met andere software

Dubbel invoerwerk wil je voorkomen. Daarom is het van belang dat de programma’s die je gebruikt (of gaat gebruiken) met elkaar samenwerken. Zo voorkom je onnodige invoerfouten. Zo kun je bijvoorbeeld salarisadministratie software koppelen met een boekhoudpakket. De salariskosten worden dan automatisch verwerkt in de boekhouding. 

Wat heb je hiervoor nodig?

Hoe meer je van de administratieve taken kunt automatiseren, hoe meer je je kunt richten op je (potentiele) klanten. In eerste instantie heb je hiervoor een boekhoudprogramma nodig. De volgende tools kunnen we aanbevelen voor administratiekantoren: 

e-Boekhouden.nl Voor administratiekantoren 1e administratie gratis

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

#1 Boekhoudsoftware
Online samenwerken
Uitstekende helpdesk

Prijs: Gratis
Proefperiode: 6 maanden onbeperkt gratis administraties aanmaken en beheren
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

Visma Ideaal samenwerken met uw cliënt

Visma eAccounting is het meest complete online boekhoudpakket. Boekhouden én factureren is altijd onbeperkt. Voor maar €16 per maand heb je je boekhouding en facturatie geregeld, inclusief mobiele app, gebruiksvriendelijke software en uitstekende klantenservice. Maak vrijblijvend een gratis account aan en probeer het zelf!

Scherp geprijsd
Online samenwerken
Service management

Prijs: maandelijks €16,00
Proefperiode: 30 dagen voor cliënten
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

Kleisteen Wij helpen u met digitaliseren van uw kantoor

Online boekhouden voor MKB, ook geschikt voor meerdere medewerkers (rollen en rechten- systeem, facturen autoriseren). Veel functionaliteit, oa projecten, uren. Extra opties voor accountants en administratiekantoren, zoals electronisch klantendossier, kantoor-uren registratie, via gratis beheer-portal. Goede (voornamelijk online) helpdesk.

Kantoor op de kaart!
gratis workshops
persoonlijk

Prijs: maandelijks €2,00
Proefperiode: 60 dagen
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

Robotic accounting of no hands accounting?

Met een online boekhoudprogramma kun je al veel handelingen automatiseren. Hiermee automatiseer je bijvoorbeeld:

  • het updaten van een debiteurenoverzicht via een bankkoppeling 
  • het versturen van periodieke facturen 
  • het maken en versturen van betalingsherinneringen

Maar wil je een stapje verder met automatiseren dan kun je gebruik maken van robotic accounting. Dit betekent dat nog meer handelingen worden vervangen door robots en algoritmes. Heel concreet zou je robotic accounting kunnen zien als een verzamelnaam van aantal vergaande automatiseringsfuncties, zoals:

  • elektronisch facturen versturen en verwerken in UBL format (ook wel e-factureren genoemd)
  • het automatisch verwerken van inkomende facturen via een scan en herken functie of app
  • elektronisch btw aangifte en ICP aangifte indienen
  • elektronisch deponeren van de jaarrekening
  • het real-time uitwisselen van gegevens met andere systemen via een API

Zo bespaar je nog meer tijd op administratieve taken, waardoor je nog meer tijd over hebt voor het (financieel) adviseren van klanten.

Meer weten? Hier vind je meer informatie over de werking en voordelen van robotic accounting.

Iris Appwiki expert

Gratis automatiseringsgids voor de accountancy

Welke kansen biedt automatisering voor jouw administratiekantoor? Ontdek met deze gids hoe je klanten optimaal bedient en adviseert. In 5 stappen jouw bedrijf klaar voor de toekomst!

Download gratis automatiseringsgids

Hoe kies je de software voor jouw situatie?

1. Bekijk de aanbieders
We hebben een overzicht voor je gemaakt met de beste software aanbieders voor administratiekantoren. 

2. Maak een voorselectie
Selecteer je bedrijfsvorm, branche en bedrijfsgrootte en bepaal welke functies je nodig hebt.

3. Vergelijk je persoonlijke top 3
Voeg de 3 beste software toe aan jouw vergelijking en vergelijk deze op prijs, functies en reviews.

4. Probeer de beste software
Probeer gratis en vrijblijvend jouw software top 3. Door meerdere oplossingen te ervaren, weet je welke het beste bij je past.

5. Evalueer en maak je keuze
Vergelijk en beoordeel van jouw top 3 de mogelijkheden, gebruiksgemak en support. 

Support en training

De meeste boekhoudprogramma's bieden live support en trainingen aan. Zo kun je als je vragen hebt hen direct inschakelen. Bovendien helpen de trainingen jou het optimale uit je boekhoudpakket te halen. Hierdoor kun je vaak klanten nog beter adviseren of processen nog slimmer en efficienter inrichten.

Goedkoop is vaak ...

Het is belangrijk is dat het softwarepakket past bij jouw bedrijf en manier van werken. Werkt een programma niet helemaal lekker of moet je toch vaak zoeken naar een overzicht of functie? Zonde van je tijd. Deze tijd kun je beter besteden aan (facturabele) uren voor je klanten.

Kortom, is het ene pakket wat duurder dan het andere maar werkt het fijner voor jou? Staar je dan ook niet blind op de prijs. Software die bij je werkwijze past en intuitief werkt, betaalt zich snel terug.

Help mij kiezen

Om je zoektocht iets eenvoudiger te maken vind je hieronder een aantal pakketten die wij kunnen aanbevelen aan administratiekantoren en boekhouders. Met deze pakketten is het mogelijk om administraties voor een groot deel of zelfs volledig te automatiseren.

1. e-Boekhouden.nl Gratis! Boekhoudpakket voor Accountancy (#1)

Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.

Belastingdienst erkend
#1 Boekhoudsoftware
Helpdesk, Cursus & App

Proefperiode: 15 maanden gratis en vrijblijvend. Daarna €7,95. Wordt niet automatisch verlengd!
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

2. Twinfield maakt professioneel boekhouden persoonlijk

Twinfield International is marktleider op het gebied van online boekhouden in Europa en onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting. Wolters Kluwer is wereldwijd marktleider in fiscale, boekhoud- en auditdiensten. Online boekhouden via Twinfield is flexibel boekhouden voor zowel kleine als grote organisaties. Hierbij wordt op een efficiënte, veilige en directe manier een administratie gevoerd en kan informatie gedeeld worden met een administratie- of accountantskantoor.

Uitgebreid
Professioneel
Slim samenwerken

Proefperiode: Vrijblijvend 30 dagen gratis
Reviews: 10/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

3. Ficsus.nl

Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!

Gratis en vrijblijvend
Gratis helpdesk
Belastingdienst-Link

Proefperiode:
Reviews: 9.5/10
Bekijk reviews  Ga naar de website  Bekijk prijs  Bekijk proefperiode

Kost dit je te veel uitzoekwerk of heb je hulp nodig bij je keuze? Onze experts helpen je graag verder met een persoonlijke software top 3 voor jouw situatie. Het advies is volledig gratis en vrijblijvend.

2. Hoe krijg ik nieuwe klanten?

Cruciaal voor een goede start van je administratiekantoor zijn de klanten.

De vraag is alleen, hoe je effectief nieuwe klanten werft? Bovendien wil je het maximale uit je huidige klanten halen. CRM software is hier uitermate geschikt voor.

Je zult je wellicht afvragen wat heb ik aan een CRM als ik net een administratiekantoor start?

Grip op je potentiële klanten

In de eerste plaats bespaar je met een CRM veel tijd. Tijd die je zeker in de beginfase goed kunt gebruiken. Met een CRM krijg je controle over je potentiële klanten (leads). Je weet precies wat je met welke potentiële klant hebt afgesproken en wat de volgende stap is in het verkoopproces. Dit maakt je acquisitie veel gestructureerder en effectiever.

Meer omzet uit bestaande klanten

Hoe meer je weet over je klanten; hoe beter je ze kan helpen met je diensten. En dus hoe groter de kans is dat ze klant worden en blijven. CRM software helpt je met organiseren van deze klantinformatie.

Hoe vaak heb je gehad dat je vergeet een klant te bellen of een offerte te sturen? Vast wel eens. Met een CRM is dat verleden tijd. Je beschikt altijd over de belangrijkste klantinformatie zodat je meteen weet wat de status van elke klant is. Dit maakt dat je de klant beter kan helpen en voor jezelf is het een stuk efficiënter.

Nog meer tijd besparen

Een CRM brengt alle klantinformatie en communicatie op één plek samen. Je hoeft niet meer te graven in je mailbox naar het laatste contact met een bepaalde klant. Je hebt alles overzichtelijk in één systeem. Zo kun je beter met de klant communiceren en heb je altijd inzicht in de status van facturen, offertes en lopende projecten.

Benieuwd welke CRM software past bij jouw bedrijf? We hebben de beste software voor je op een rij gezet.

De beste CRM software voor de accountancy

Ontvang de software top 3 voor jouw situatie

3. Hoe onderscheid ik mij van andere kantoren?

Hoe onderscheid ik mijn administratiekantoor van de concurrent? 

De klant staat centraal, dit klinkt aannemelijk maar in de praktijk wordt het niet altijd goed nageleefd. Je bedrijf is er tenslotte voor de klanten. Om dit goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat je jouw doelgroep goed kent en weet wat er speelt binnen de markt van je doelgroep. 

Als je de klant begrijpt kun je hem ook beter helpen en adviseren. Dit bevordert de samenwerking en de service van jouw administratiekantoor.

Toevoegen van waarde

Jouw administratiekantoor onderscheiden van de concurent doe je door het toevoegen van waarde voor je klanten. Dit kun je op meerdere manieren invullen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbreiden van je dienstverlening. Je kunt naast het boekhouden ook salarisadministratie of een verlof en verzuim administratie bijhouden voor je klant. Of de klant voorzien van financieel advies bij investeringen.

Wel is het belangrijk dat je iets doet waar je echt goed in bent en waar je passie voor hebt. Je klanten merken dit snel genoeg.

Trend: toenemende automatisering van administraties

Steeds meer administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd. Dit klinkt misschien als een bedreiging voor administratiekantoren, maar het biedt ook juist kansen. Zeker als je net begint met een administratiekantoor kun je hier goed op inspringen. Je kunt namelijk alles vanaf de grond opbouwen. Je processen zijn dan nog relatief eenvoudig aan te passen.

Benieuwd welke kansen dit voor jouw biedt? Ontdek het in onze automatiseringsgids voor de accountancy.

 

De beste boekhoudprogramma's voor administratiekantoren

Products