Excel ontgroeid? 8 kenmerken die hierop duiden

Je bent een tijd geleden voor jezelf begonnen. En de zaken gaan goed: de opdrachten stromen binnen en je krijgt steeds meer klanten. Jouw onderneming groeit, maar daarmee ook het administratieve werk.

Het Excel-sheet waarmee je jouw administratie doet, werkte tot voor kort nog goed, maar begint nu misschien toch op sommige vlakken tekort te schieten. Aan veel kenmerken kun je merken dat een Excel-sheet niet meer voldoet.

In deze blog vertellen we je welke dit zijn. Herken jij één of meerdere van de onderstaande kenmerken? Dan ben je Excel waarschijnlijk ontgroeid en is het tijd om na te denken om bedrijfssoftware te gaan gebruiken.

Kenmerk 1: Je verliest het overzicht

Eén van de eerste voorbodes dat je jouw Excel-sheet bent ontgroeid is het verlies van overzicht. Dit kan op allerlei vlakken zijn, maar een belangrijke is het verlies van overzicht op je financiën. Met een Excel-sheet heb je namelijk geen realtime inzicht in bankmutaties. Dit is toch een essentieel onderdeel voor jou om grip op de zaak te houden. Wanneer je kiest voor een boekhoudprogramma worden alle mutaties direct inzichtelijk en heb je altijd en overal overzicht. Hier vind je een stappenplan waarmee je zelf kunt boekhouden.

Benieuwd naar de beste boekhoudsoftware? Wij geven je hieronder de top 3 van beste boekhoudprogramma's.

Bekijk hier alle aanbieders van boekhoudsoftware

Kenmerk 2: Je vergeet uren te registreren

Ook bij het uren registreren geldt dat wanneer je nog een kleine onderneming hebt een Excel-sheet prima voldoet. Maar werk je op uurbasis en voor meerdere opdrachtgevers op één dag? Dan is een half uurtje vergeten te registreren zo gebeurd. Helemaal wanneer je hard werkt en de uren bijhoudt in Excel. Met urenregistratie softwaremet een timer, voorkom je dit. Je kunt namelijk de timer makkelijk aan- en uitzetten op elk device. Zo ga je nooit meer gratis aan het werk omdat je jouw uren bent vergeten te registreren.

Bekijk hier alle aanbieders van urenregistratie software

Kenmerk 3: De rittenregistratie begint onoverzichtelijk te worden

Meer klanten betekent ook meer afspraken buiten het kantoor. En wanneer je meer zakelijk gaat rijden, is een overzichtelijke rittenadministratie van groot belang wanneer je bijtelling wilt ontlopen. Een rittenadministratie bijhouden in Excel is dan wellicht niet ideaal, want de gereden kilometers meteen invoeren in een Excel-sheet in de auto is lastig. Ritten registreren met urenregistratie software met een rittenregistratie-functie is veel laagdrempeliger. Je voert meteen na een rit met je smartphone in hoeveel kilometers je hebt gereden en of deze privé of zakelijk waren. Zo houd je jouw rittenadministratie overzichtelijk.

Kenmerk 4: Factureren wordt tijdrovend

Naarmate jouw onderneming groeit, neemt de factuurstroom ook toe. Waar je voorheen makkelijk één of twee keer per maand jouw facturen verwerkte in je Excel-sheet, moet je het nu regelmatiger factureren zodat je niet het overzicht verliest. En ook al kost het invoeren van een factuur in Excel niet veel tijd, wanneer het aantal toeneemt begint het toch een tijdrovende bezigheid te worden. Met een factuurprogramma worden deze saaie en repetitieve handelingen voor je uit handen genomen. Je hoeft ook geen facturen meer te dupliceren met Excel, waardoor het maken van fouten met dubbele factuurnummers wordt uitgebannen. Dit brengt ons bij kenmerk 5.

Bekijk hier alle aanbieders van facturatie software

Kenmerk 5: Je begint fouten te maken

Een fout maken met dubbele factuurnummers ligt dus op de loer wanneer jouw onderneming groeit en je in Excel werkt. Maar je kunt ook op andere manieren snel een foutje maken in je Excel-sheet. Zo kun je een formule-fout maken zonder dat je het doorhebt. Op deze manier kan een hele boekhouding onbruikbaar worden. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma hoef jij je hierover geen zorgen te maken. Factuurnummers volgen elkaar automatisch op en over formules hoef jij je helemaal niet meer te ontfermen.

Kenmerk 6: Je archiefkast puilt uit

Als je Excel gebruikt voor de boekhouding, heb je daarin waarschijnlijk netjes een overzicht met alle in- en verkoopfacturen. Maar je moet deze zelf ook ergens opslaan, minimaal zeven jaar. Meestal gebeurt dat in een ordner die in een archiefkast staat. Wanneer de zaken goed gaan, neemt het aantal facturen toe en daarmee het aantal ordners. Met boekhoudsoftware in de cloud heb je dit probleem niet. Je kunt namelijk met je smartphone een foto van een factuur maken, deze wordt vervolgens automatisch voor je opgeslagen.

Kenmerk 7: Je raakt bonnetjes kwijt

Op dezelfde manier kun je jouw bonnetjes ordenen en bewaren. De Belastingdienst erkent digitale versies van bonnetjes. Dus wanneer je bijvoorbeeld materiaal hebt gekocht voor een opdracht, maak je hiervan een foto. Het bonnetje wordt veilig opgeslagen en het papieren bonnetje kun je weggooien. Nog een groot voordeel: de BTW-aangifte wordt een stuk simpeler waardoor je nooit te laat aangifte doet.

Kenmerk 8: Je doet te laat BTW-aangifte

Want ook te laat BTW-aangifte doen is een kenmerk dat erop duidt dat je Excel bent ontgroeid. Je hebt het immers al druk genoeg met je nieuwe opdrachten. Alle bonnetjes netjes bewaren en correct in je Excel-sheet invoeren wordt zo steeds complexer. Het eerste euvel is verholpen met het digitaal bewaren van je bonnetjes. Maar de BTW-aangifte is verplicht en moet je dus blijven doen. Met een boekhoudprogramma waarmee je elektronisch aangifte kunt doen, doe je het ook nog eens heel snel. Zo zie je er minder tegenop en stel je de BTW-aangifte niet meer uit tot het laatste moment.

Investeer in bedrijfssoftware

Natuurlijk, je bespaart geld met het werken in een gratis spreadsheet, maar de tijd van elk dubbeltje moeten omdraaien ligt nu achter je. Want ook in dit geval gaat het spreekwoord "van geld geld maken" op. Met bedrijfssoftware bespaar je namelijk veel tijd en uiteindelijk geld. Veel automatische handelingen worden voor je geautomatiseerd. Ook maak je minder fouten waardoor je professioneler overkomt bij je klanten, die hierdoor sneller bij jou terug zullen komen.